Контроль и его аспекты

Содержание:

 

Введение.......................................................................................................................3

1. Понятие функций управления  и их взаимосвязь..................................................4

2. Контроль в системе управления............................................................................4

2.1. Сущность  и задачи контроля...............................................................................5

2.2. Виды контроля......................................................................................................8

2.3. Процесс  контроля...............................................................................................11

2.4. Поведенческие  аспекты

3. Контроль  и контроллинг.......................................................................................12

3.1. Характерисктики  эффекитивного контроля.....................................................22

3.2. Проблемы  осуществления контроля.................................................................22

3.3. Организационно-методические основы создания системы контролинга на предприятии...............................................................................................................25

4. Заключение.............................................................................................................24

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность данной темы:

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует  достичь цель в какое-то время, точно  зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить  организацию отклониться от основного  курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Поэтому тему контроля как функции управления мы считаем актуальной в наши дни, ведь не зря во многих изданиях авторы упоминают о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления, и о необходимости рассматривать управление как своего рода бесконечный процесс. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Вы, быть может, уже начали удивляться, как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Все это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

Цели  данной работы:

В данной курсовой работе нам хотелось бы изучить  функцию контроля подробнее, а также  поставить целью желание:

1. выявить  сущность контроля и понять  его необходимость;

2. узнать  какие существуют виды контроля;

3. изучить,  как проходит процесс контроля  и характеристики его эффективности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие функций управления и их взаимосвязь

 

Управление в организации это  процесс, состоящий из последовательных действий по реализации функций управления для того, чтобы сформулировать и достичь ее цели (целей).

Функциями управления называют управленческие действия, направленные на решение конкретных производственных и социальных задач для достижения целей организации.

Функции управления можно также определить как виды управленческой деятельности, необходимые для организации и руководства тем или иным объектом (организацией, предприятием, подразделением, группой) для осуществления целенаправленной деятельности по достижению желаемого результата. Содержание функции управления отражает две стороны управленческой деятельности. Во-первых, функция определяет необходимые действия (что необходимо делать) и, во-вторых, раскрывает онкретное содержание этих действий (как это делать).

Основными функциями  управления являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.

Функция планирования может быть определена как способ, с помощью которого руководство  обеспечивает единое скоординированное  направление усилий всех сотрудников  на достижение общих целей организации (включая и формулирование самих целей).

Функция организации  представляет вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение нормального  функционирования организации в  соответствии с определенным планом достижения желаемого результата. Она обеспечивает координацию деятельности всех подразделений и сотрудников организации для достижения поставленных целей [5, c.365].

Функция контроля в управлении реализуется как  процесс, посредством которого руководство  организации удерживает ее на запланированной траектории достижения целей, получая информацию о текущих результатах деятельности и устраняя выявленные отклонения от установленных показателей.

Функция мотивации  предусматривает действия, направленные на то, чтобы побудить всех сотрудников организации к результативной деятельности для достижения ее целей.

Приведенные функции управления находятся в  тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует с функциями  организации и контроля, функция  организации, в свою очередь, тесно связана с функциями планирования и контроля, а последняя (то есть функция контроля) взаимосвязана с функцией организации и функцией планирования. Функции планирования, организации и контроля тесно взаимосвязаны с функцией мотивации.

Приведенную взаимосвязь функций управления принято называть внешней. Вместе с тем существует и тесная внутренняя взаимосвязь рассматриваемых функций, проявляющаяся в том, что элементы всех этих функций являются составной частью каждой из них. Действительно: функция планирования содержит элементы функций организации, контроля и мотивации; функция организации элементы функций планирования, контроля и мотивации; функция контроля элементы функций планирования, организаций и мотивации; функция мотивации элементы функций планирования, организации и контроля [8, c.176]. 

 

 

 

 

 

 

 

2. Контроль в сиситеме управления

 

2.1. Сущность  и задачи контроля

 

Контроль представляет собой одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

измерения и анализа ее результатов, полученных в результате контроля;

корректировки хозяйственных, технологических, организационных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля .

Первый этап — выработка стандартов, демонстрирует органическую связь  функций планирования и контроля. Данные стандарты согласуются с  методологией управленческого учета предприятия, а именно:

внешними стандартами и нормами;

внутренними (корпоративными) стандартами;

стандартами на функциональность бизнес-процессов  предприятия.

Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых  поддается измерению. В свою очередь эти цели формируются из процесса планирования и стратегий организации. Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, должны характеризоваться наличием временных  рамок и конкретных критериев (например, производительность труда к определенному времени должна быть повышена на 10%). Т.е. критерии, результативность которых оценить трудно, должны быть выражены косвенными показателями (например, удовлетворенность работой можно оценить показателем текучести). Однако косвенные показатели должны быть обстоятельно взвешены, так как на них могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные.

Второй этап процесса контроля состоит  в сопоставлении реально достигнутых  результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, а также насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии дается оценка, как реальности выработанных стандартов, так и масштабов отклонений, которые служат основой для принятия соответствующих управленческих решений. Это наиболее заметный этап всей системы контроля.

На третьем, заключительном этапе контроля менеджер должен провести корректировку в  хозяйственной, технологической, организационной, финансовой и других видах деятельности организации и в зависимости от полученной информации пересмотреть стандарт либо в сторону повышения или занижения, либо — стабилизации контролируемого показателя.

Во всех случаях сотрудники организации  должны знать, что их ошибки или достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и осуществляет контроль, со всей очевидностью послужат основанием для распределения вознаграждений или наказаний.

Слово «контроль» как и слово  «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. — в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе — это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль  — это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Дитеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления — это синонимы».

 Контроль — измерение степени достижения намеченных целей, оценка того, что еще необходимо сделать, и принятие корректирующих мер для достижения поставленных целей. Эта функция включает в себя следующие четыре элемента (задачи):

— нормы — показатели индивидуальной и (или) коллективной трудовой деятельности, принятые приемлемыми для данных производственных и иных условий;

— измерение — количественное определение по заранее установленным правилам и методам степени достижения поставленных целей;

— оценка деятельности — выявление причин невыполнения норм, отступления от правил и стандартов, поиск способов исправления допущенных ошибок;

— корректировка — принятие мер для преодоления сложившихся неблагоприятных тенденций или для извлечения выгод из благоприятных обстоятельств и тенденций.

Данный  перечень функций и задач, как  утверждается в книге для первого  курса «Менеджмент в здравоохранении», подготовленной при участии Открытого  британского университета, выдается в качестве конспекта слушателям некоторых британских курсов повышения квалификации по менеджменту. Как видим, он несколько отличается и от перечня функций Файоля, и от перечня Мескона, Альберта, Хедоури. В частности, в книге Мескона и его соавторов мотивация выделена в отдельную функцию. Здесь же она входит как элемент (задача) в функцию руководства. Таким образом, можно, пожалуй, сделать вывод, что единый список функций для всех предприятий вряд ли можно составить. Это объясняется тем, что каждое предприятие уникально, и не только различием содержания своих культурных ценностей, но и функциональным разнообразием. С уверенностью можно сказать только о двух вещах. Первое. Такие функции, как планирование, организация, контроль будут иметь место на каждом предприятии. Распорядительство же, координация, руководство и т.п. — в модификациях, которые определяются спецификой предприятия. Второе. Можно, очевидно, вести речь о функциях первого порядка и о функциях второго порядка. Так, в частности, в приведенном выше списке мотивацию можно отнести к функции второго порядка, т.е. к функции, которая входит в функцию «руководство», являющуюся функцией первого порядка. Таким образом, определение функциональной структуры управления на предприятии является задачей творческой, ибо однозначных решений, которые можно получить посредством тех или иных формальных методов, нет.

Под контролем понимают систему  регулярной проверки состояния и  результатов функционирования организации, ее отдельных элементов, внешнего окружения.

Контроль  различается по объектам, степени  их охвата (сплошной или выборочный); необходимости их разрушения при  этом; по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный).

В системе  управления контроль решает несколько задач.

Во-первых, он позволяет выявить во внешней  и внутренней среде организации  факторы, которые могут оказать  существенное

влияние на ее функционирование и развитие, а следовательно, и своевременно отреагировать. Кроме того, в этом процессе отслеживаются тенденции в развитии организации, их направление и глубина.

Во-вторых, контроль позволяет своевременно обнаружить нарушения, ошибки и промахи и  оперативно принять необходимые  меры по их устранению.

В-третьих, результаты контроля служат основой  оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

Цели контроля будут достигнуты, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Прежде  всего контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Речь не идет о том, что он должен быть тотальным, с охватом всех событий. В то же время контроль должен обеспечить достаточно полную и объективную картину ситуации. Это можно обеспечить, если система контроля имеет стратегическую направленность, охватывающую основные приоритетные сферы функционирования и развития организации. Второстепенные сферы деятельности организации тщательно и постоянно проверять не целесообразно, а некоторые и совсем не имеет смысла, так как отвлекается много сил и средств.

Контроль  делается не ради выявления проблем, а для успешного решения и  достижения конкретных результатов, выявления  отклонений от научно обоснованных стандартов. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно. Главная цель контроля — не исправление, а предотвращение ошибок, что обходится гораздо дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемую часть стратегического планирования.

Эффективный контроль увязывается не только с  процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими  в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы  выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение. В этой связи необходимо широко использовать эффективные средства контроля.

 Чрезмерный  контроль над людьми, тем более  из недоверия, следует избегать. Иногда нужно, как говорят,  «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения своих обязанностей и проверять лишь самое важное — результаты.

С другой стороны, продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным  признаком, свидетельствующим о  безразличном отношении руководства к людям, делам организации или подразделения, что неминуемо вызывает обратную реакцию.

Возложение  на конкретное лицо или группы лиц  функций контроля требует от них  не только формального положения  в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к ним коллег и подчиненных.

Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами, к которым  можно отнести:

1) охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;

2)  непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически);

3)  привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;

4)  наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;

5)  увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;

6) гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;

7)  своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;

8)  ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;

9)  экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (противное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией);

10)  индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);

11) максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, исключение слежки за людьми, поиска козлов отпущения, создание благоприятного морально- психологического климата;

12)  соответствие характеру контролируемого процесса;

13) регулярное подведение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Виды  контроля. Классификация 

 

Контроль  подразделяется на внешний и внутренний, внутренний управленческий и ревизию.

Внутренний  контроль предусмотрен Уставом организации, фирмы, когда предусмотрено создание ревизионной комиссии на фирме, штатного аудитора-бухгалтера, приглашенный аудитор по договору с оплатой за оказание фирме консалтинговых, юридических или аудиторских услуг.

Внутренний  управленческий учет осуществляется руководителями и контролирует выполнение распоряжений, инструкций: должностных, технологических, общесанитарных, противопожарных, противоэпиде-миологических и других. Внешний контроль могут осуществлять государственные контролирующие органы, такие как союз потребителей, профсоюзы, аудиторские фирмы и компании, экспертные бюро, сертификационные, лицензионные и другие общественные объединения.

Внешний контроль разнообразен, имеет элементы механизма контроля на стадии получения  сведений и выявления нарушений.

Выдача  разрешений на вид деятельности осуществляется контролирующими органами в виде разрешения или согласия на совершение (много) разового доступа, Аккредитация – устанавливается для осуществления контроля образовательной деятельности, обязательной сертификации брокерской работы. Аккредитация является результатом изучения или проверки с точки зрения способности эффективно и качественно осуществлять установленную деятельность.

Экспертиза – проводится при  контрольной деятельности для оценки продукции, оценки процедур после экспертных исследований по научно-обоснованным методикам в экспертных лабораториях и центрах. Выставление стационарных и временных постов на контролируемых объектах применяют в сферах особо важного контроля, например санитарного и эпидемиологического, на таможнях, налоговые посты на спиртоводочных предприятиях. 
 
Сертификация продукции и услуг – это подтверждение того, что продукция соответствует требованиям ГОСТа, показателям качества для защиты потребителя от недобросовестных производителей, контроля безопасности, создания благоприятных условий для предпринимателей на рынке. 
 
Контроль с сертификацией проводится за счет испытаний и проверки соответствия стандарта и заявленного качества. 
 
Сертификат безопасности, выдаваемый заявителю, подтверждает соответствие условий труда и техники безопасности при изготовлении продукции. 
 
Обязательная сертификация устанавливается специальными законами на особо опасных производствах, добровольная сертификация продукции проводится по инициативе производителя и за его счет с целью подтверждения, что данная продукция соответствует требованиям стандартов, ТУ и рецептур. 
 
Формы реагирования контролирующих органов на нарушения многообразны, они включают полномочия в виде пресечения выявленных нарушений. 
 
Реализация таких полномочий предусматривает представление предписаний, ограничений, и запретов на определенные виды деятельности, наложение штрафов, уничтожение вредной продукции, заявление исков в суд. 
 
Маркирование осуществляется на товарах и продукции, поступающих в торговлю, строительство и защищает продукцию от подделок. Разновидностью маркировки являются акцизные марки, клеймо. 
 
Идентификационные обозначения и регистрация позволяют контролировать субъекты в налоговой инспекции, регистрировать ценные бумаги и договора, интегральные и микросхемы, внешнеторговые сделки. 
 
Существуют формы негосударственного контроля между субъектами и потребителями, работодателями и профсоюзами. Лизингодатели осуществляют контроль за соблюдением условий договора как общественного контроля. 
 
Внутрикорпоративный контрольно-коллективный контроль участников или потребителей вида услуг (у риэлтеров), участников рынка ценных бумаг. 
 
Саморегулирование – это контроль за исполнением своими членами коллектива или участие в защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг. Контроль несут как общественные объединения, так и инвесторы и физические лица. 
 
По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп; различают контроль внутренний и внешний. Контроль называется внутренним тогда, когда субъект и объект контроля входят в одну систему, а внешним, когда субъект контроля не входит в ту же систему, что и объект. 
 
Контроль, в котором субъектом является руководитель производством, начальник цеха, директор предприятия или объединения; руководитель подразделения или службы. В зависимости от категорий руководителей и задачи контроля целесообразно различать типы контроля. 
 
Любой конкретный вид контроля, например, контроль руководителей производства, имеет некоторые общие для всех конкретных видов контроля признаки. С помощью определенного набора этих признаков или характеристик проводится различение одного вида контроля от других видов. Такими характеристиками или признаками могут служить: задача контроля, объект и субъект контроля, типы и общие методы контроля.

 

Различение  видов контроля осуществляется на основе классификации. Любая классификация  проводится путем выделения какого-либо признака или основания, а также  некоторого набора таких признаков  или оснований.

Существует  множество оснований или признаков для различения отдельных видов контроля. В литературе встречаются, например, следующие признаки или основания: время осуществления, применяемые формы и методы, сфера и объекты контроля; классификация задач, методологическая основа классификации; задачи, масштабы, время. С помощью признаков или оснований проводится характеристика конкретных видов контроля, то есть обобщающая характеристика каждого отдельного вида контроля, что служит базой для сравнения их между собой. На базе этого сравнения и строится классификация видов контроля. 
 
Проведем общую характеристику вида контроля с помощью признаков или оснований контроля, рассмотренных выше. Анализ различных видов контроля позволяет сделать вывод о целесообразности включения в систему таких признаков или оснований следующих: субъект и объект контроля; задача контроля и тип контроля; общие методы контроля. На рис. приведена схема общей классификации видов контроля. 
 
Конкретная видовая характеристика контроля начинается с описания задачи контроля. При этом особо важно выделение двух черт, характеризующих задачу контроля. Во-первых, характер субъекта, поставившего задачу контроля. Субъект может быть внешним или внутренним по отношению к объекту контроля. Во-вторых, какой является эта задача контроля – общей или частной. 
 
На основании характеристики задачи контроля выделяются линейный, функциональный и операционный типы контроля. Таким образом, тип контроля является обобщенным признаком или основанием для характеристики вида контроля. Другим таким основанием, или признаком, является один или несколько общих методов контроля – предварительный, направляющий, фильтрующий, последующий. 
 
Два выделенных основания, или признака, наложенные на объект контроля, состояние и поведение которого измеряется, оценивается и корректируется с помощью общих и частных методов контроля, позволяют выделить конкретный вид контроля. 
 
Характеристика вида контроля по данной логической схеме позволяет также расширить характеристику понятия контроля вообще в дополнение к характеристике понятия контроля с точки зрения происхождения, значения и смысла контроля, приведенного в предыдущей части работы. С помощью данной логической схемы проведем характеристику видов контроля в системе управления производством. 
 
Государственный контроль осуществляется от имени государства с использованием государственных полномочий. 
 
Общественный контроль осуществляется от имени общественных организаций, контрольные полномочия которых не носят, как правило, юридически властного характера. 
 
Народный контроль представляет собой сочетание государственного контроля с общественным контролем трудящихся на предприятиях, фирмах, учреждениях и организациях. 
 
Названные виды контроля используются во всех сферах государственной и общественной жизни. Поскольку объектом нашего исследования является управление организацией и его отдельные звенья, то мы рассмотрим сферу действия этих родовых видов контроля применительно к производству. Каждый из родовых видов контроля осуществляется посредством конкретных видов контроля, представляющих собой исторически сложившуюся устойчивую форму контроля. Например, родовой вид – государственный контроль – осуществляется посредством следующих конкретных видов контроля: контроля Государственной Думы и Совета Федерации, контроля Правительства, судебного контроля, контроля прокуратуры, Госарбитража, Министерств Финансов, по налогам и сборам и другим ведомств, госинспекций. Увязывание сферы действия этих конкретных видов контроля с определенным объектом позволяет рассматривать их с конкретными субъектами контроля и давать конкретную характеристику на основе признаков, выделенных в предыдущей части работы и характеризующих более полно рассматриваемый вид контроля.