Контроль и функции менеджмента

     1 Контроль как функция  менеджмента

     Контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции: планирование, организация, руководство и мотивация. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

     Контроль  не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы  достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

     основными причинами необходимости контроля являются:

• неопределенность, сложность и динамичность среды;
• предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
• поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

      Функции контроля.

Можно выделить важные функции контроля:

      Проверочная - установление целесообразности, обоснованности, законности решений;  проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений.

        Информационная - сбор, передача, обработка  информации о состоянии объекта.

      Диагностическая - изучение и оценка реального положения  дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его  изменения и возможностей, скрытых резервов.

      Прогностическая - создающая основу предположений  о будущем состоянии объекта и возможных отклонений от заданных параметров.

      Коммуникационная - обеспечивающая установление и поддержание обратной связи.

      Ориентирующая - подсказывающая, на что нужно обращать особое внимание.

      Стимулирующая - по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание.

      Корректирующая - на основе полученных результатов состояние и поведение объекта изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или  устойчивость функционирования при отклонении от них.

      Защитная - способствует сохранности ресурсов.

      Особенности и виды контроля.

      Контроль - это важная и сложная функция  управления. Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

      1. Контроль должен быть всеобъемлющим.  Это означает не контроль за каждым движением подчиненных, а всесторонняя осведомленность о текущих делах.

      2. Контроль проводится не ради  самого себя, а должен быть ориентирован на результат.

      3. Система контроля должна иметь  стратегическую направленность, задаваемую  основными приоритетами развития  организации.

     4. Контроль должен быть своевременным,  направленным не на исправление, а на предотвращение ошибок.

     5. Контроль должен быть гибким, приспосабливаемым к происходящим изменениям.

     6. Контроль должен быть индивидуализирован, направлен на конкретные процессы, результаты.

     7. Ориентированность контроля на  человека означает его объективность и доброжелательность. При его проведении недопустимы скрытые наблюдения, которые ухудшают морально-психологический климат. Выводы, полученные в результате контроля, должны доводиться до сотрудников.

     8. Необходимо избегать чрезмерного  контроля над людьми, поскольку это вызывает чувство раздражения.

     9. Цели контроля должны быть  простыми и понятными. Если  система контроля слишком сложна, то люди ее не понимают и не поддерживают.

     10. Стандарты должны быть осмысленными, восприниматься сотрудниками. Люди должны наглядно представлять, чем и как они помогают фирме в достижении ее целей. Кроме того, стандарты должны быть жесткими, но достижимыми.

     11. Контроль должен быть экономичным, т.е. применяться в тех случаях, когда выгоды от его применения превышают затраты на его проведение.

Рис. 1.  Основные виды контроля.

• Предварительный контроль.

  Осуществляется  до фактического начала работ.  Средства осуществления — реализация  определенных правил, процедур и  линий поведения. Используется  по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

• Текущий контроль.

  Осуществляется  непосредственно в ходе проведения  работ. Базируется на измерении  фактических результатов, полученных  после проведения работы. Для  осуществления контроля аппарату  управления необходима обратная связь;

• Заключительный контроль.

  Одна  из функций состоит в том,  что контроль дает руководству  информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается  проводить в будущем. Также  способствует мотивации, так как  измеряет достигнутую результативность.[2,c.11] 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Мерчандайзинг

     Мерчандайзинг - направление маркетинга, способствующее стимулированию розничных продаж через привлечение внимания конечных покупателей к определенным маркам или группам товаров в местах продаж без активного участия специального персонала. Большинство покупателей спешит, иногда забывая сделать все необходимые покупки. Продавцы не могут помочь всем покупателям выбрать нужный товар.

     Мерчандайзинг делает товар легко доступным  для потребителя и продавца. Правильная выкладка товара и рекламные материалы напоминают покупателю о товарах фирмы и влияют на решение о покупке. Мерчандайзинг – комплекс мер, направленный на продвижение и сбыт товаров в магазине.

     Мерчандайзинг – (термин merchandaising (от английского merchandise – товар; to merchandise - торговать) переводится как «искусство розничной торговли» сбытовая политика розничного торговца, продвижение и сбыт определенных товаров в собственном магазине. С точки зрения профессии мерчандайзинг – это самостоятельный вид профессионально осуществляемой деятельности по управлению поведением покупателей, основанный на анализе распределения познавательных ресурсов человека.

     Мерчендайзинг - эффективная технология управления выкладкой и размещением товара, позволяющая значительно увеличить продажи продукта в розничных торговых точках.

     Мерчандайзинг — «язык общения» между магазином  и покупателем.

     Мерчандайзинг построен на наблюдении за поведением покупателя в торговой точке.[4,c.56]

     Задачи  мерчандайзинга:

     - Информирование покупателя о месте нахождении выкладки товара

     - Предоставление максимально полной  информации о сути товара и  цене.

     - Привлечение максимального внимание  к конкретному месту выкладки  товара

     - Воздействие на покупателя с  целью убеждения его сделать  покупку немедленно, «Здесь и сейчас!».

     - Предотвращение наступления товара-конкурента  методами повсеместного брэндирования.

     - Управление сбытом: продажу дополнительных  инвестиций.

     - Коммуникационной политики: разработка  программы маркетинговых коммуникаций; обеспечение покупателей необходимой информацией; совершенствование видов и способов рекламы в местах продажи; сокращение продолжительности мыслительного процесса, проходящего с момента знакомства покупателей с товаром до момента его полного освоения, обеспечение доступности товаров для покупателей в процессе выбора без участия продавцов-консультантов; организация распределения познавательных ресурсов во времени и пространстве торгового зала; сокращение периода адаптации покупателей в торговом зале; создание атмосферы магазина, адекватной психологическому состоянию посетителей.

     - Управление поведением потребителей: увеличение средней суммы покупки.

     Поставщик может поддержать продажи собственных  продуктов, марок; увеличить объемы реализации; увеличить общую прибыль  магазина и показатели по оборачиваемости; представить на рынке как можно больше позиций производимого ассортимента; достичь оптимальности в торговом ассортименте; определить перспективные и неперспективные позиции и группы товаров; обратить внимание на разработанные новые продукты и собственные специальные предложения. Сформировать устойчивый спрос на различные виды товаров. Сформировать приверженность к отдельным маркам. Сформировать приверженность к магазину и отдельным маркам. Участвовать в формировании потребностей и развитии вкусов покупателей. Завоевать новых покупателей своих продуктов. Повысить степень удовлетворенности приобретениями и повышения процента лояльных к магазину покупателей. Завоевать новых покупателей путем создания устойчивых конкурентных преимуществ магазина. Стимулировать импульсную покупку. Повысить эффективность предложения товаров в магазине, и тем самым увеличить общее число покупок, сделанных за время пребывания в магазине. Выступать в роли консультанта, обеспечивая покупателей полной информацией, необходимой для принятия быстрого решения о покупке большего числа товаров. Основные цели и задачи мерчандайзинга Поставщик Розничный торговец. Повлиять на решение покупателя в пользу выбора именно данного продукта. Повлиять на приобретение большего числа необходимых покупателю товаров именно в данной торговой точке. Привлечь внимание покупателя именно к данному товару. Выделить собственную продукцию среди конкурентов с помощью доступных средств сенсорной стимуляции. Расставить акценты в соответствии с общей атмосферой магазина, концепцией представления товаров. Достичь сбалансированности композиционных решений и подчинения средств эмоционального воздействия общей идее, лежащей в основе индивидуальности магазина. Довести до потребителя информацию о свойствах и преимуществах товара; обучать и консультировать персонал магазина. Максимально полно удовлетворить потребности покупателей в информации для осуществления выбора, что положительно влияет как на образ магазина, так и на увеличение числа покупок. Сформировать положительный образ производителя путем заботы о качестве своих товаров и расширения предложения.[4,c.63] 
 
 
 
 
 

3 Коммуникации и эффективность управления

Коммуникация - это процесс обмена информацией, включающий субъекты коммуникации (отправителя  и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (передаваемую информацию).

Эффективные коммуникации являются необходимым  условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с другими организациями - исследовательскими, консультационными, контролирующими и т.д. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации. Поэтому руководители основную часть своего времени тратят на коммуникации.

Коммуникационные потребности организации зависят от:

- характеристик  внешней среды организации (ее  динамичности, сложности, неопределенности);

- задач,  решаемых организацией (например, если  ставится задача выпустить качественно  новый товар, захватить новые рынки сбыта, осуществить модернизацию производства, диверсификацию деятельности, то потребность в коммуникациях резко возрастает);

- основных  характеристик организации - масштабов,  структуры, сферы деятельности, характера  производимой продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и т.д.

Средства коммуникации включают технические средства связи (телефон, телефакс, телекс, почту, электронную почту), а также служебные записки, отчеты, справочные и рекламные материалы.

Классификация коммуникаций осуществляется в зависимости от:

- средств  коммуникации;

- целей  и задач, решаемых в процессе  коммуникаций.

- субъектов  коммуникации (внешних и внутренних);

Межуровневые коммуникации используются для доведения до исполнителей плановых заданий, решений о реорганизации (от вышестоящего уровня вниз, к исполнителям); предоставления отчетов о выполненной работе, использовании ресурсов, предложений (от исполнителя вверх, к руководителю). При этом определяется форма предоставляемой информации, осуществляется выбор средств. Коммуникации между подразделениями одного уровня включают, например, обмен информацией между отделами маркетинга, финансов, производственным и т.д.

В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи: разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; мотивация исполнителей; сбор информации о проблеме; сбор предложений исполнителей для внесения корректировок в плановые задания, распределение ресурсов. Важной спецификой коммуникаций между руководителем и рабочей группой является возможность более широкой обратной связи.

Коммуникационный процесс

В процессе обмена информацией можно выделить четыре элемента:

- отправитель  информации;

- сообщение  в формализованном виде;

- средство  передачи информации (канал связи);

- получатель  информации, который интерпретирует  ее.

Межличностные коммуникации

Основная  часть времени руководителя приходится на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому очевидна значимость повышения эффективности межличностных коммуникаций, анализа возникающих преград.

Различное восприятие информации участниками  коммуникационного процесса, например, отправителем и получателем, может  быть обусловлено их служебным положением, опытом, ценностями, интересами. Под  воздействием этих и других факторов реальная информация может восприниматься полностью или частично, отторгаться, восприниматься в искаженном виде.

Ослаблению  семантических барьеров способствует использование соответствующего языка, отдельных слов и терминов, стиля изложения, доступных получателю информации, исключающих двойственное толкование содержания.

Менеджер - это не только отправитель информации в форме решений. Прежде всего  он получатель информации от своих  подчиненных. Недостаточно лишь внимательно  выслушать их; необходимо поощрять предложения, например, по совершенствованию работы организации.

В невербальной коммуникации используются не слова, а  другие средства: выражение лица, жесты, позы, интонация, модуляция голоса, грамотность, четкость, и ясность  речи и т.д. Непунктуальность (опоздание или слишком ранний уход) могут существенно снижать эффективность коммуникаций.

Плохая  обратная связь или ее отсутствие может привести к искажению информации, ошибочным действиям.

Повышению эффективности межличностных коммуникаций способствуют:

- тщательный  анализ передаваемой информации, использование точных формулировок  целей, критериев оценки действий, имеющихся ограничений;

- правильное  использование жестов, интонаций;

- внимание  к проблемам других, открытость;

- установление эффективной обратной связи, в частности, путем контроля понимания полученной информации либо первых результатов.

Эффективность межличностных коммуникаций в значительной мере определяется коммуникационным стилем, то есть способом взаимодействия индивида с другими индивидами. Важными характеристиками этого стиля являются:

1) открытость  индивида по отношению к другим  членам организации;

2) адекватность  обратной связи, то есть насколько  часто и открыто индивид высказывает  свои оценки поведения и действий коллег. Качественная двухбалльная оценка этих характеристик дает следующие возможные коммуникационные стили.

1. При  низкой оценке обеих характеристик  стиль может быть определен  как “замыкание в себе”.

2. Стиль  “открытие себя” имеет место  при высокой открытости и низкой степени адекватности обратной связи.

3. Стилю  “реализация себя” соответствуют  высокие оценки обеих характеристик.  Ясно, что данный стиль наиболее  предпочтителен в общении, однако  и он имеет органичения.

4. Стиль  “защита себя” предполагает, что индивид часто и охотно высказывает другим свое мнение о них и их действиях, поведении. Однако сам он остается достаточно скрытным.

5. Компромиссным  является стиль, когда индивид  проявляет открытость лишь в  том случае и в той мере, в какой это делают другие члены организации.

Организационные коммуникации

Организационные коммуникации включают обмен информацией внутри организации между ее подразделениями.

Участники таких коммуникаций образуют коммуникационную сеть - соединение подразделений организации  с помощью коммуникационных потоков. Главная задача организационных коммуникаций - это не передача отдельных символов, конкретного сообщения, а формирование и совершенствование информационных потоков.

Коммуникационная сеть организации включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Вертикальные связи устанавливаются между руководителем и исполнителями. Примером таких связей является цепь команд (сверху вниз) и предоставление отчетной информации (снизу вверх). Горизонтальные коммуникации существуют между подразделениями организации или ее членами, принадлежащими к одному уровню организационной структуры. Диагональные коммуникации - это связи с подразделениями других уровней организации, не относящиеся к вертикальным связям.[5,c.76] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список использованных источников

1  А.Н. Дятлов, М.В. Плотников. Общий менеджмент. Основы управления персоналом. М.: Дело, 2003 – 336 с.

2 Виханский О.С. Наумов А.И. Менеджмент. Учебник. – М.: Экономист, 2006-277с.

3 Основы менеджмента. www.managment.aaanet.ru  Сайт кафедры теории и технологии менеджмента экономического факультета ЮФУ (РГУ)

4 Парамонова Т.Н., Рамазанова Н.А., Мерчандайзинг: учебное пособие: - М.: ИД ФБК - Пресс, 2004 - 144с.

5 Сокира  Т.С. Коммуникации в организации: Учеб. Пособие.- Алматы: КазНТУ,2001-155с.