Контроль и ревизия. 45

Содержание 

     1. Предварительный, текущий и последующий  контроль……………..3

     2. Основные цели и задачи ревизии  операций с денежной наличностью.  Нарушения и злоупотребления,  допускаемые при нарушении кассовых  операций…………………………………………………………………………6

     3. Задача …………………………………………………………………14

     Список  использованных источников………………………………….17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Предварительный, текущий и последующий  контроль 

     Под формой финансово-экономического контроля понимают конкретное выражение и  организацию контрольной деятельности. В зависимости от времени осуществления в качестве форм финансово-экономического контроля выделяют: предварительный, текущий и последующий контроль. Эти три формы находятся в тесной взаимосвязи и тем самым отражают непрерывный характер контроля.

     Предварительный контроль осуществляется до принятия управленческих решений и совершения хозяйственных операций. Он носит профилактический, предупреждающий характер. Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств, на отпуск продукции и др. Целью предварительного контроля является предотвращение незаконных действий, нерационального использования средств, выявление недостатков и нарушений до совершения финансовых или хозяйственных операций. Он применяется преимущественно на стадии согласования и утверждения смет, договоров, при подписании распорядительных и исполнительных документов на осуществление хозяйственных операций. Перед тем как выписать расходный кассовый ордер на выдачу подотчетной суммы, бухгалтерия предприятия проверяет наличие денег, целесообразность затрат, соответствие их потребностям нормам и тому подобное.

     Предварительный контроль проводится на первых трех стадиях  процесса управления: постановки проблемы; определения цели; планирования мероприятий по достижению цели.

     Текущий (оперативный) контроль имеет оперативный характер и осуществляется в процессе выполнения хозяйственных операций. Текущий контроль возлагается в основном на службы внутрихозяйственного контроля. Его задание — оперативное выявления и своевременное пресечение нарушений и отклонений, которые возникли в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Например, товар может быть выдан покупателю после предыдущей оплаты, осуществленной через банк (если такая форма оплаты принята, узаконена). Этим предприятие проверяет законность хозяйственных операций, рациональность расходования средств, материальных ценностей, предотвращает случаям бесхозяйственности и злоупотреблений. При необходимости текущий контроль позволяет регулировать быстро меняющиеся хозяйственные ситуации, предупреждать потери и убытки. Главная особенность текущего контроля заключается в оперативном выявлении отклонений от норм законодательства, принятых решений, утвержденных плановых показателей и нормативов путем оперативного сопоставления с фактическими данными в момент совершения финансово-хозяйственных операций.

     Осуществляется  текущий контроль на основе данных первичных документов, оперативного и бухгалтерского учета, инвентаризаций и визуального наблюдения.

     Последующий (ретроспективный) контроль осуществляется после завершения хозяйственных операций по окончанию определенного отчетного периода. Его цель — установить правильность, законность и экономическую целесообразность осуществленных хозяйственных операций, выявить недостатки в роботе предприятия, факты бесхозяйственности и краж. За его результатами разрабатываются мероприятия по ликвидации выявленных недостатков и устранения причин и условий их возникновения. Основное назначение последующего контроля – выявление нарушений законодательства в истекшем периоде, установление достоверности бухгалтерского учета и отчетности, сохранности имущества, хозяйственной целесообразности и законности оперативных управленческих решений, выполнения предписаний вышестоящих и других органов управления.

     Количество  объектов последующего контроля определяется самим проверяющим исходя из различных  факторов: задач и целей проверки, финансовых затрат на его осуществление  и др. В качестве субъектов последующего контроля выступают различные финансовые и налоговые органы, органы валютного и таможенного контроля и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Основные  цели и задачи ревизии  операций с денежной наличностью. Нарушения  и злоупотребления, допускаемые при нарушении кассовых операций

          Цель ревизии состоит в обеспечении контроля за соблюдением законодательных норм относительно проведения кассовых операций, установлении случаев злоупотреблений, их предупреждении (профилактике) и разработке конкретных мер по укреплению кассовой дисциплины субъектов хозяйствование.

     Основными задачами ревизии является проверка:

• обеспечения сохранения средства, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в кассе, своевременного и полного их оприходования и расходование по целевому назначению;
• законности и хозяйственной целесообразности кассовых операций и соблюдение установленных правил их осуществления;
• соблюдения установленного лимита остатков денежной наличности в кассе и сроков их сохраняемости;
• реальности сумм средств в пути и т.п.

     Ревизия кассовых операций осуществляется в  такой последовательности: сначала проводят внезапную инвентаризацию кассы, потом проверяют соблюдения порядка ведения кассовых операций, затем осуществляют сплошную документальную ревизию относительно оприходования и выдачи денег из кассы; дальше переходят к встречной проверке операций на счете 50 «Касса» и счетов, которые с ним корреспондирую. Только после этого начинают документальную ревизию средств в пути.

     Источниками ревизии являются: приходные и расходные кассовые ордера с приложенными к ним документами; отчеты кассира (кассовые книги); кассовые чеки и контрольные кассовые ленты; сообщения банка об установленном лимите денежной наличности в кассе; журнал-ордер № 1, ведомость № 1; чековые книжки, корешки использованных чеков, аннулированные чеки, машинограммы и т.п.

     Рассмотрим  основные нарушения и злоупотребления, допускаемые при нарушении кассовых операций.

     1. Несоблюдение лимита кассовой наличности. Согласно п. 1 Порядка ведения кассовых операций автономные учреждения должны хранить денежные средства в банках, а для расходования наличных денежных средств в учреждении должна быть предусмотрена касса. При этом в кассе может храниться определенное количество наличных денежных средств в пределах установленного лимита, который определяется банком по согласованию с руководителями учреждений. Установление лимита означает, что наличные денежные средства, превышающие лимит остатка денег, должны сдаваться в банк. Несоблюдение указанного требования является достаточно распространенным нарушением.

     Если у учреждения отсутствуют счета в коммерческих банках и имеются только лицевые счета в органах Федерального казначейства, то лимит остатка кассы в этом случае будет устанавливаться учреждению Федеральным казначейством.

     По  учреждению, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих  учреждений банка, лимит остатка  кассы считается нулевым, а не сданная учреждением в банк денежная наличность – сверхлимитной.

     Вместе  с тем допускается хранение в  кассе наличных денежных средств  сверх установленного лимита. Такое  правило действует в отношении  оплаты труда, выплаты пособий по соцстрахованию и стипендий. При  этом срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать трех рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций). По истечении трех (пяти) рабочих дней, установленных для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, кассир обязан: 
          - в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилии лиц,– которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

     - составить реестр депонированных сумм;

     - в конце– платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;

     - записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер № _».

     Депонированные  суммы должны быть сданы в банк, и на сданные суммы должен быть составлен один общий расходный  кассовый ордер (п. 10 Порядка ведения кассовых операций).

     2.Несоблюдение порядка документального оформления кассовых операций. Согласно п. 167 Инструкции № 157н прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ (например, по Квитанции и приходным кассовым ордерам). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

     При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, выплату денежного довольствия или содержания, стипендий. 

     При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам  взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется Ведомость  на выдачу денег из кассы подотчетным  лицам Выдача заработной платы, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, премий и стипендий производится из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, заверенным руководителем организации и главным бухгалтером.

     Учет  кассовых операций в учреждениях, как в валюте РФ, так и в иностранной валюте ведется в кассовой книге. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте отражаются на отдельных листах кассовой книги по видам иностранной валюты. В учреждения может быть только одна кассовая книга, наличие нескольких кассовых книг является грубейшим нарушением кассовой дисциплины.

     Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 8 Инструкции № 157н). Кроме того, согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения.

     Прием и выдача денег по кассовым ордерам  могут производиться только в  день их составления. Несоблюдение данного правила является довольно-таки распространенным нарушением. В частности, к его нарушению можно отнести случаи несвоевременного оприходования наличных денежных средств.

     Согласно  п. 5 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ и п. 19 Порядка ведения кассовых операций внесение исправлений в расходные и приходные кассовые документы не допускается. Кроме того, в указанных документах также не допускается наличие подчисток и каких-либо помарок. Аналогичное требование установлено и для кассовой книги (п. 23 Порядка ведения кассовых операций).

     3. Несоблюдение порядка выдачи и расходования наличных денег. Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, расходуются на цели, указанные в корешках чековых книжек, которые выдаются автономному учреждению органами Федерального казначейства бесплатно по его заявлению, в порядке, установленном Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства».

     Накануне  дня получения наличных денег  учреждение представляет в орган  Федерального казначейства заявку на получение наличных денег в двух экземплярах и заполненный чек. Заявка оформляется отдельно по каждому  лицевому счету и виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги: средства от приносящей доход деятельности, средства дополнительного бюджетного финансирования и т. д.

     В соответствии с п. 4 Порядка ведения кассовых операций наличные деньги, полученные автономным учреждением в банке, могут расходоваться только на цели, указанные в чеке. Расходование денежных средств на иные цели является нецелевым использованием денежных средств. Вместе с тем привлечь автономное учреждение к административной ответственности по ст. 15.14 КоАП РФ невозможно, так как автономное учреждение не является получателем бюджетных средств.

     Выдача  денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу  производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем расходный кассовый ордер, не производится.

     Выдача  денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном  кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и подлежат перечислению в доход бюджета (п. 27 Порядка ведения кассовых операций). Отметим, что на практике встречаются случаи расхождений между суммами, указанными в расходном кассовом ордере и отраженной собственноручно получателем. Эта разница также подлежит взысканию с кассира.

     При осуществлении расчетов наличными денежными средствами немаловажным является соблюдение их предельного размера. Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами. В настоящее время предельный размер расчетов установлен в сумме 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

     4. Нарушение требований к оборудованию помещения кассы.   Нарушение требований к оборудованию кассы является наиболее распространенным нарушением. Требования по технической укрепленности и оборудованию помещения кассы приведены в приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. Они распространяются на все объекты (вновь проектируемые, реконструируемые и технически перевооружаемые), расположенные на территории РФ, независимо от их ведомственной принадлежности. 
 
Согласно п. 3 Требований для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим условиям:

     - быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

     - располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В– двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

     - иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

     - закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и– внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

     - оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

     - иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

     - располагать исправным огнетушителем.

     Кроме того, помещение кассы должно быть оборудовано средствами охранной и  охранно-пожарной сигнализации.

     5. Прочие нарушения. Кроме всего вышеперечисленного к нарушениям кассовой дисциплины относятся: 
         - отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром, а также неознакомление его под роспись с– Порядком ведения кассовых операций (п. 32 Порядка ведения кассовых операций); 
        - нарушение порядка и сроков проведения внеплановых и плановых– инвентаризаций. Внеплановая инвентаризация должна проводиться в сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров (п. 37 Порядка ведения кассовых операций).

     Кроме того, согласно п. 30 Порядка ведения кассовых операций комиссией, назначаемой руководителем учреждения, должна проводиться проверка наличия учтенных дубликатов ключей от кассы. Указанная проверка должна проводиться не реже одного раза в квартал. Учтенные дубликаты ключей должны храниться у руководителя учреждения в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др., а не у главного бухгалтера и тем более у самого кассира;

       - нарушение сроков представления отчета об израсходованных подотчетных суммах (п. 11 Порядка ведения кассовых операций); 
наличие недостач (излишков) денежных средств в кассе;

     - хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не– принадлежащих учреждению, а являющихся, например, собственностью кассира (п. 30 Порядка ведения кассовых операций).

     Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций может быть административная, налоговая, материальная и уголовная ответственность (при выявлении случаев растраты, кражи и т. д.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Задача 3

     1. Движение сумм задолженности  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отдельных работников ООО «Восход» приведено в выписке из ведомости № 7 за сентябрь 2008 года (таблица 1):

     Таблица 1 - Выписка из ведомости № 7 за сентябрь 2008 года

     Установлено, что выдача авансов осуществлялась по заявлениям подотчетных лиц и расходным кассовым ордерам.

2. По авансовому отчету работника отдела снабжения А.Ф. Сорокина 
   (№ 18 от 13.09.2008) списаны командировочные расходы в сумме 1216 
   рублей.   К   отчету   приложены   оправдательные  документы:   проездные 
   билеты до ст. Тбилисской и обратно - 265 рублей, счет гостиницы - 576 
   рублей (в том числе НДС - 96 рублей), суточные за два дня - 200 рублей. 
   В учете отражено: дебет счета 26, кредит счета 71 на сумму 1216 рублей.
3. По расходному кассовому ордеру № 18 от 05.09.2008 завхозу С.К. 
   Перову   выдано  на  приобретение  канцелярских  товаров   700  рублей. 
   Авансовый   отчет   был   представлен   10.09.2005.   К   отчету   приложен 
   кассовый чек магазина «Елена» на сумму 800 рублей. В учете отражено: 
   дебет счета 10, кредит счета 71 на сумму 800 рублей.
4. По авансовому отчету работника отдела снабжения А.Ф. Сорокина 
   от 22.09.2008 списаны представительские расходы в сумме 2600 рублей. 
   Оправдательные документы отсутствуют. В учете отражено: дебет счета 
   26, кредит счета 71 на сумму 2600 рублей.

     Задание:

1. Составить план проверки расчетов с подотчетными лицами.
2. Выявить характер расчетов с подотчетными лицами, правильность 
   составленных бухгалтерских проводок.

     План  проверки расчетов с подотчетными лицами:

     - правильность выдачи денег под отчет;

     - законность и целесообразность  расходования подотчетных сумм;

     - правильность оформления авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов и своевременность  представления их в бухгалтерию предприятия;

     - состояние учета расчетов с  подотчетными лицами. Источниками  ревизии являются: приказы и распоряжения  по предприятию,

     - авансовые отчеты с приложенными  документами, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (журнал- ордер, оборотная ведомость, главная книга), баланс и т.п.

     Выявленные  ошибки:

     1. На предприятии ООО «Восход» установлено, что выдача авансов осуществлялась по заявлениям подотчетных лиц и расходным кассовым ордерам. Для того, чтобы организовать своевременный и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

     2. В авансовом отчете работника  А.Ф. Сорокина, не предоставлено командировочное удостоверение, сумма предоставленных оправдательных документов меньше суммы отраженной в учете.

     Бухгалтер неверно отражает сумму в учете, проведено 1216 руб., нужно 1041руб.

     3. Недолжна быть выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам.

     4. Не соблюдаются сроки по предоставлению авансовых отчетов, деньги выданы 05.09.05, а отчет предоставлен 10.09.05.

     5. Неверно отражена в учете сумма  800руб. по авансовому отчету  С.К. Перову, так как в оправдательных  документах представлен только  кассовый чек, без товарного  чека.

     6. Так как С.К. Переву выдали в подотчет 700руб., а потратил он 800руб., при условии, что с документами все в порядке в учете отсутствует проводка возмещения денежных средств С.К. Переву.

     7. 22.09.08 списаны представительские расходы на сумму 2600руб. Без оправдательных документов бухгалтер не должен был проводить сумму в учете.

     8. Бухгалтер неверно заполнил конечное  сальдо, в случае  А.Ф. Сорокина,  сумма 3114руб, должна быть по  Дт, так как это сотрудник должен  денежные средства. В случае  С.К.  Перова, сумма 435руб. должна быть по Кт так как фирма должна  сотруднику. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованных источников 

     1. Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль: учеб.пособие / Под ред.проф. М.В. Мельника.- М.: ИД ФБК-Пресс, 2010-520с

     2. Пудовкин Ю.И. анализ нарушений в финансовой-хозяйственной деятельности: библ.журн. «Бюджетные и некоммерческие организации. Для руководителей и главных бухгалтеров».- Вып. 7, перераб. и доп.-М.: «ЭКАР»,2006.-88с

     3. Пупко Г.М. Аудит и ревизия: учеб. Пособие. – М.: Интерпрессервис; Мисанта, 2009 – 429с.

     4. Федотов Е.С. Контроль и ревизия  : учебно-методический комплекс.-М.: Изд-во «Экзамен», 2011.-144с. (Серия «Документы и комментарии»).