Контрольная работа по дисциплине Организации делопроизводства и персональному менеджменту

Министерство  образования Российской Федерации

ФГБОУ ВПО

Всероссийский заочный  финансово-экономический институт

Кафедра экономики  предприятий и предпринимательства

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине

Организации делопроизводства и персональному менеджменту

Вариант №8

 

 

 

 

Специальность менеджмент организации

№ зачетки 08ММБ02175

4 курс

выполнил Зайцева  Ольга Владимировна

проверил Савенкова  Ольга Юрьевна

 

 

 

Липецк 2012

Содержание

 

1.Требования, предъявляемые  к деловой речи……………………………3

2.Охарактеризуйте справочно-информационные  документы……………7

3.Приведите образец приказа………………………………………………20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Требования, предъявляемые к деловой речи.

В современном мире речь играет огромную роль в жизнедеятельности любого человека. Посредством речи мы познаем  окружающий мир, передаем свои знания и опыт друг другу, аккумулируем их для передачи будущим поколениям.

Одним из самых массовых видов общения  в мире является деловое общение, при котором люди обмениваются деловой  информацией и опытом работы. Как  правило, целью делового общения  является достижение конкретного результата, решение определенной задачи.

Самой важной отличительной особенностью делового общения от неформального  является тот факт, что в процессе делового общения поставлены определенные задачи и некие цели, которые требуют  соответствующего разрешения. Именно это обстоятельство не позволяет  прекратить деловое общение (например, процесс переговоров) в любой  момент, по крайней мере, этого невозможно сделать без потерь в получении  информации для обеих сторон. Тогда  как в обычном дружеском общении  практически никогда нет цели достичь определенных результатов, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон) в любой момент. Опасения невозможности восстановления процесса общения заново минимальны.

Деловая речь чаще всего выражается посредством официально-делового функционального  стиля речи. Это обусловлено тем, что в деловой речи присутствует такая типичная черта официально-делового стиля, как стандартизированность. Общение осуществляется по определенным речевым стандартам, шаблонам, которые оказываются здесь неизбежными, необходимыми и даже целесообразными. Существует 2 особенности официально-делового стиля:

Выражаемое содержание исключает  всякую двусмысленность и любые  разночтения.

Более или менее ограниченный круг тем.

С точки зрения языка официально-деловой  стиль характеризуется следующими признаками:

- наличие определенного запаса  средств выражения;

- характер и необходимость формулирования  правовых норм;

- особый «строгий» способ изложения;

- отсутствие индивидуальных форм  и способов изложения.

Деловой речи не свойственен такой  способ изложения как рассуждение. Средств выражения логичности и последовательности изложения в деловой речи в 3 раза меньше, чем в научной. Повествование как способ изложения также не характерен для деловой речи, так как здесь, как правило, нет необходимости рассказывать о каких-либо событиях. Основной способ изложения для деловой речи - описание, иностилевые включения в ее составе недопустимы.

Деловая речь может содержать единицы  нейтральных и книжных слов. Но в основе лексики делового общения - термины, в состав которых входят:

общелитературные слова, получившие значения наименования лиц по действию, состоянию (свидетель, вкладчик);

названия документов (акт, протокол, справка);

обозначение обязательных элементов  документа, действий официальных лиц, служебных процедур (повестка дня  согласована);

слова - канцеляризмы, которые за пределами  делового стиля не употребляются (нижеподписавшийся);

архаическая малочастотная лексика  общелитературного языка, активная в дипломатическом стиле (наименование глав государств, официальных представителей);

сложносокращенные слова при строго установленных правилах их сокращения (Госплан);

унифицированные графические сокращения (и т.д., обл);

эмоционально-окрашенная лексика  общенационального языка, которая  при использовании в этикетных  формулах, утрачивает свою оценочность (уважаемый коллега).

Фразеологические особенности  деловой речи отражаются в стремлении к стандарту, речь лишена образности и эмоциональности.

Морфологические особенности складываются из частотности употребления отдельных  разрядов слов. Так наиболее часто  употребляется имя существительное, особенно сложные. В деловой речи очень активны отглагольные существительные и как следствие неизбежна активность родительного падежа зависимых существительных. Самые малоупотребимые разряды слов в деловой речи - личные формы глаголов и междометья. Из глаголов в деловом стиле чаще всего употребим инфинитив в значении императива (уволить, зачислить).

Для делового общения также характерны:

замена простых предлогов сложными (в связи);

частое использование предлога по;

использование формы мужского рода при наименовании женщин по профессии;

использование прописной буквы  в личных и притяжательных местоимениях (вы, ваш).

Среди синтаксических особенностей делового стиля необходимо выделить:

использование сложных синтаксических конструкций, т.к. простые предложения  не могут отразить последовательность фактов, причин и мотивов;

широкое употребление неполных, безличных, инфинитивных предложений со значением  императивности (поручить студентам);

применение страдательных оборотов типа «направлен на работу»;

В зависимости от тематики и жанров деловая речь может подразделяться на две разновидности:

официально-документальный стиль;

обиходно-деловой стиль.

К первому относится язык законодательных  и дипломатических документов, а  также документов, связанных с  деятельностью государственных  органов.

В обиходно-деловом стиле в зависимости  от жанра, содержания и характера  использованных языковых средств различаются  служебная переписка между учреждениями и организациями, с одной стороны, и частные деловые бумаги - с  другой.

1. Варьирование тональностью выступления.  Деловая речь не должна быть  монотонной, напротив, следует использовать  различной тональности: мажорной  и минорной, торжественной и упрекающей, предупреждающей и просящей, шутливой  и строгой.

2. Выделение главных мыслей. Следует  использовать такие речевые элементы, как короткие паузы (не нарушающие, однако, общего хода выступления), смена темпа речи, высоты голоса  и т.п. Наиболее важные моменты  речи следует представлять более  громким, твердым голосом.

 

Требования к речевой  коммуникации в деловой среде  могут быть сформулированы следующим  образом:

• Чётко определяйте цели своего сообщения.
• Делайте сообщения понятными и доступными для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.
• Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.
• В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналя вашего понимания и готовности к совместным действиям.

 

2.Охарактеризуйте  справочно-информационные документы

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная  записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим  звеном между организациями, переписка  может составлять до 80% входящей и  исходящей документации.

Переписку отличает широкое  видовое разнообразие - от имеющих  нормативный характер писем и  телеграмм государственных органов  до обращений граждан и типовых  заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Информационный обмен  с помощью переписки следует  использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или  вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями  составителя.

Обычно докладная записка  информирует руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя  докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения  или организации; внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию его  непосредственного руководителя с  целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки  составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе  бумаги. Обязательными реквизитами  докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место  составления (для внешней докладной  записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для  успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных  клиентах. Внутреннюю докладную записку  подписывают составитель (если она  представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает  руководитель организации.Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины  какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации  и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка  оформляется на стандартном листе  бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу. Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки  состоит из двух частей: первая часть  содержит факты, послужившие поводом  к ее написанию, вторая - причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку  подписывает ее составитель. Датой  объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение - это документ, представляющий собой разновидность  докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному  вопросу. Составляется аналогично докладной  записке, как правило, по заданию  руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника  учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями  или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется  на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном  листе бумаги. Обязательными реквизитами  заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный  номер, адресат, фамилия и должность  заявителя, подпись.

Текст заявления состоит  из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу  предоставить отпуск..." и др.), затем  излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь  приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к  заявлению о приеме на работу прилагаются  подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография  и др.).

Заявление подписывается  составителем.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных  бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать.

Телекс - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной  сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм  использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами  телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса  аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Телекс отличается от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором приводится информация об адресате и отправителе и указывается время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

· маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

· индивидуальный номер абонента;

· сокращенное название организации (фирмы);

· сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего  абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. В некоторых  случаях указывается время окончания  передачи телекса.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного  телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце  текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные  для деловых писем; предпочтение отдается наиболее коротким словам и  нейтральной и конкретной деловой  лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

Текст телекса должен содержать  конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных  случаях допускается краткое  доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса  заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения - исключает  необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут  встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса - это знаки сличения, относящиеся  к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.

Оплата за телекс зависит  от времени, в течение которого передается информация.

Факсограмма (телефакс, факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна  телексной связи, но обладает очевидным  преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или  телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе, - приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой - в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствуй виду документа, и должны быть напечатаны четким, кою шрифтом.

Не допускается волнистость  или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой  стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. -

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения  и т.п.).

Обязательными реквизитами  телефонограммы являются исходящий  регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный  номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует  избегать труднопроизносимых слов и  сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается  руководителем или ответственным  исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается  список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Протокол заседания - это  документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений  коллегиальным органом или группой  работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы  следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного  порядка (например, протокол санитарного  инспектора, протокол дорожно-транспортного  происшествия и др.), а также протоколы  договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов  директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы  заседания или звукозаписи, а  также материалов, подготовленных к  заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино- фото- фонодокументами.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей  в протоколе несет секретарь (ответственный  секретарь) коллегиального органа или  секретарь руководителя.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа иди руководитель организации.

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии-присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в  алфавитном порядке, с указанием  места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно  действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается  повесткой дня, вопросы в которой  располагаются по степени их сложности  и важности. Вопросы формулируются  в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу  повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ).

В разделе "СЛУШАЛИ" в  кратких протоколах указываются  фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия  и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен  докладчиком в письменном виде, допускается  после указания темы выступления  в скобках делать отметку: "(Текст  доклада прилагается)".

В разделе "ВЫСТУПИЛ И" в кратких протоколах указываются  только фамилии лиц, выступивших  в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии  выступившего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается простое решение, которое  формулируется кратко, точно, лаконично  избежание двоякого толкования.

Постановляющая часть  может подразделяться на пункты.

Участник совещания или  заседания может представить  особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном  листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают  председатель и секретарь. В особо  важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания  и т.д.). Если оно продолжалось несколько  дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных  фактов, событий, действий.

Существует множество  разновидностей актов с точки  зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния  техники безопасности, противопожарной  безопасности, условий труда, результатов  деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования  аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные  факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт  может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей  акт. В конце текста акта указываются  количество составленных экземпляров  и их местонахождение. Количество экземпляров  акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о  количестве экземпляров акта следует  отметка о наличии приложений к акту (если они имеются);

При составлении актов  ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его  подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное  с содержанием акта, обязано подписать  его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.