Контрольная работа по дисциплине Реинжиниринг бизнес-процессов

Минский филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)»

Минский филиал МЭСИ

Кафедра Экономики                           Контрольная работа   по дисциплине Реинжиниринг бизнес-процессов

Вариант

3

Студентка

Ф.И.О., № группы

подпись

Дата

Руководитель

Васильев В.П.

Ф.И.О.

подпись

Дата

Зарегистрировано  на кафедре

Ф.И.О.

Подпись

Дата

Минск  2012 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Реинжиниринг бизнес-процессов  берет свое начало, как это общепризнанно, в двух статьях, написанных в 1990 году Хаммером (Hammer) и Давенпортом и Шортом (Davenport and Short). Тем не менее, хотя самому термину РБП всего только несколько лет, многие из теорий, на которых он базируется, намного старше.

Десятилетиями менеджеров учили, как это описано у Дракера (Drucker), что существует разница между производительностью (efficiency) и эффективностью (effectiveness). Производительность означает "делать что-то как следует", тогда как эффективность — "делать что следует". Мы часто стараемся сконцентрироваться на том, чтобы стать все более и более производительными, не понимая, что тратим большую часть своего времени на ненужные вещи. Так, в компаниях многие люди тратят большую часть своей трудовой жизни на то, чтобы на выходе получить какой-либо продукт, точный по форме, вовремя и хорошо оформленный и так далее; но, к сожалению, часто этот продукт либо не является необходимым, либо не используется людьми, для которых он предназначался.

В 1980-х гг. во многих организациях была внедрена система Всеобщего  качества (Total Quality). Основные связи между этой системой и РБП подробно рассматриваются далее в этой главе, но именно эта система подвела нас к идее управления процессами. Многие методы системы Всеобщего качества заставляют нас по-новому посмотреть на работу, которую мы делаем, и на цели, для которых мы ее делаем, и эти методы дают нам ценную информацию для управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM). Такие методы, как метод анализа процессов (Method for Analyzing Processes, MAP), внутрифирменная оценка деятельности (In-Department Evaluation of Activity, IDEA), анализ восприятия процессов (Process Perception Analysis, PPA) использовались более десяти лет, как, например. Управление качеством процессов (Process Quality Management, PQM), суть которого подробно описана в гл. 6, поскольку оно играет важную роль в любом масштабном проекте по реинжинирингу бизнес-процессов.

Целью данной работы является отражение роли творчества в процессе реинжиниринга.

 

 

 

 

1.  Человеческий фактор в реинжиниринге бизнес-процессов. Роли участников проекта РБП. Роль творчества в процессе реинжиниринга

Хотя сама идея спроектировать совершенно новый процесс, освобожденный  от стереотипов, определяющих его сегодняшнюю  форму, кажется весьма привлекательной, ее потенциал очень редко используют полностью. Одна из причин этого в том, что людям и группам необыкновенно трудно дается творческое мышление. По определению творческое мышление означает способность видеть вещи в новом свете, генерировать идеи, которых раньше не существовало. В большинстве организаций мало сотрудников способны на это, так как их этому почти не учили.

Психологи определяют творчество как совокупность четырех различных  компонентов, и раз уж нам придется использовать их в процессе реинжиниринга, было бы полезно понять, в чем они заключаются и как их можно увидеть на практике.

Первый компонент —  сходство (подобие): обычно это способность  увидеть между вещами связи, которых  раньше никто не замечал. Примером может  послужить группа, заметившая связь  между обслуживанием автомобилей во время гонки "Формула 1" и наземным обслуживанием самолетов.

Второй компонент —  альтернативные функции: это способность  обнаружить альтернативные возможности  использования одной и той  же вещи. Хороший пример подобного  типа мышления — группа врачей, которые искали способы снизить количество пациентов, не являющихся на прием. Их решение состояло в том, чтобы люди сами звонили врачу и назначали время, вместо того, чтобы это делала медсестра в регистратуре. Хотя люди обычно сами назначают визит к дантисту или даже в парикмахерскую, никому не приходило в голову, что таким же способом можно назначать визит к обычному врачу. Когда пациенты сами звонили, они, разумеется, назначали удобное для себя время, а потому гораздо реже пропускали визит к врачу.

Третий компонент — множество примеров (ответов): он включает в себя умение видеть множество различных ответов на один и тот же вопрос. В решении производственных проблем этот компонент можно заметить, когда найдено множество самых разных, подчас далеко не очевидных причин проблемы. Часто проблема решается при обращении к той причине, которую раньше никто не видел.

Пример подобного типа мышления можно привести из нашего опыта работы с одной компанией, занимающейся оптовой торговлей  продуктами питания. Группа складских работников пыталась снизить количество неправильно выполненных заказов. Чаще всего ошибка была в том, что в супермаркет отправляли продукцию не того размера, и это обходилось компании в сотни тысяч фунтов стерлингов в год. На первый взгляд, причина здесь одна: ошибка сотрудника. Оператор подъемника брал поддон с большими банками, скажем, консервированных бобов вместо маленьких. Проблема была решена, когда поняли, что корень зла в не писанном правиле, будто товары на складе должны быть расположены в том же порядке, что и в обслуживаемом супермаркете, т.е. по ассортиментным группам. Поэтому было очень просто ошибиться: ведь одинаковые товары всех размеров хранились близко друг к другу. Решение группы состояло в том, чтобы хранить товары разных размеров в разных местах склада. Такое решение возникло только потому, что команда смогла обнаружить причину, которую раньше никто не замечал, а не ограничилась лежащей на поверхности человеческой ошибкой.

Четвертый компонент  — обозначение (naming), т.е. умение интерпретировать одну и ту же вещь или явление множеством различных способов. В производственных ситуациях обозначение требует способности увидеть что-либо под другим углом и найти в этом новые возможности. Примером может служить ситуация с группой сотрудников полиграфической промышленно­сти, которая решила, будто типографские ошибки — самая частая причина производственных проблем. Однако, снижение количества этих ошибок не дало того экономического эффекта, которого руководство фирмы ожидало от проблемной группы. Причина в том, что группа рассматривала производственные проблемы односторонне, с точки зрения частоты их возникновения. Тогда вместо вопроса "Какие проблемы чаще всего возникают?" группа поставила вопрос иначе: "Какие проблемы дороже всего обходятся фирме?" В результате самой "дорогостоящей" проблемой был назван "перерасход типографской краски", хотя эта проблема возникала не столь уж часто.

В ходе реинжиниринга  процесса команда должна использовать все эти виды творчества; заимствовать новые идеи из других процессов, на первый взгляд не связанных с рассматриваемым, придумывать новые способы использования имеющихся ресурсов, человеческих или технических, изобретать новые, лучшие пути удовлетворения потребностей клиентов. Существуют определенные приемы, которые могут помочь команде в этом, но эти приемы эффективны только в сочетании с правильным настроем. Важная задача коммуникатора в реинжиниринговой команде — создать психологическую готовность к творческому мышлению.

Один из способов добиться этого — использовать различные упражнения, выдвигающие творчество на первый план в решении задач команды. В качестве такого упражнения можно использовать загадку: "На крыше сидели пять голубей, одного убил охотник. Сколько голубей осталось на крыше?" Чаще всего люди сразу отвечают: четыре. Через несколько секунд кое-кто понимает, что четыре оставшихся в живых голубя, скорее всего, улетели, испугавшись звука выстрела, и предлагает другой ответ: остался только один мертвый голубь. Многие соглашаются с предложенным ответом. Но если попросить дать еще ответы, можно получить самые разные решения — от нуля до пяти: ведь голуби могут остаться, чтобы оплакивать своего погибшего друга или унести его с собой на небо. Многие на этом останавливаются, думая, будто дали все возможные ответы. Если их попросить дать новые ответы, они приходят в замешательство. Через несколько секунд кто-нибудь обычно догадывается, что голубей может быть больше, и предлагает ответ, где фигурируют новые голуби. Люди осознают, что у проблемы может быть любое количество решений, которое ограничено только их собственными творческими способностями.

Из этого упражнения, где упор делается на один из компонентов  творчества, а именно, на разнообразие ответов, можно сделать полезный вывод: люди часто дают лишь ограниченное число лежащих на поверхности решений проблемы и на этом и останавливаются, будучи уверенными, что других решений нет и быть не может. Важно заставлять искать новые пути, даже если ясно, что таковых не может быть, — вот главный итог этого упражнения. Аналогично, реинжиниринговая команда должна анализировать не только самоочевидные варианты, но и исследовать такие возможности, которые раньше никому не приходили в голову; группа должна осознавать, что эти возможности существуют, но без определенных умственных усилий их бы никто не заметил.

Иногда эти ограничения  настолько глубоко укоренились  в человеческом сознании, что стали  почти невидимыми. Как рыба, не знающая, что живет в мокрой среде, люди быстро забывают о том, что их окружает, и не видят, что альтернативы есть. Важная роль внешнего коммуникатора здесь состоит в том, чтобы помочь людям "увидеть лес за деревьями", задавая вопросы вроде:

Подготовка реинжиниринговой команды к творческому мышлению — это шаг, необходимый для  создания такой обстановки, в которой творческое мышление может расцвести и в которой команда полностью осознает природу стоящей перед ней задачи. Существует ряд приемов, позволяющих стимулировать развитие новых идей; все они основаны на испробованных и прове­ренных методах решения проблем. Но до того, как перейти к ним, мы охарактеризуем роль факторов, которые обеспечивают создание нового процесса при помощи новаторского использования технологических и человеческих ресурсов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Практическое  задание

Рассмотрим информационные потоки предприятия (рисунок 2.1).

Заказчик (юридическое  лицо) делает заявку у агента по продажам (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на производство, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного лица, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров. После получения заявки необходимая продукция отправляется в производство.

Когда изделия готовы, они отправляются на склад готовой продукции, параллельно с ними следуют сведения о заказе. При поступлении изделий они размещаются на местах хранения, также происходит оповещение торгового агента, который в свою очередь оповещает заказчика. В случае готовности заказчика забрать продукцию, менеджер формирует заявку на отгрузку со склада (может быть в форме служебной записки). По факту прибытия транспорта заказчика происходит его загрузка и печать товарно-транспортных накладных на все транспортные единицы.

 

 

Рисунок 2.1 – Схема  информационных потоков предприятия

 

Кроме этого случая продукция  может изготавливаться в так  называемом “свободном производстве”. При этом она принимается на хранение без данных о заказе и хранится до поступления соответствующей заявки от торгового агента. На рисунке 2.2 приведена схема склада с железнодорожной рампой.

 

Рисунок 2.2  – Принципиальная схема склада

В типичном складе готовой  продукции предприятия выделяют следующие части:

1. участок разгрузки (на рисунке 2.2 - железнодорожная рампа). На данном участке производится механизированная и ручная разгрузка транспортных средств;
2. приемочная экспедиция (размещается в отдельном помещении склада). Здесь осуществляется приемка прибывшей в нерабочее время продукции по количеству мест и ее кратковременное хранение до передачи в основной склад. Грузы в приемочную экспедицию поступают из участка разгрузки;
3. участок приемки (размещается в основном помещении склада). На данном участке производится приемка товаров по количеству и по качеству. Грузы на участок приемки могут поступать из участка разгрузки и из приемочной экспедиции;
4. участок хранения (главная часть основного помещения склада). Здесь происходит размещение груза на хранение, а также отборка груза из мест хранения;
5. участок комплектования (размещается в основном помещении склада). На данном участке осуществляется формирование грузовых единиц, содержащих подобранный в соответствии с заказами покупателей ассортимент товаров;
6. отправочная экспедиция связывает транспорт и покупателя: здесь происходит кратковременное хранение подготовленных к отправке грузовых единиц, организация их доставки покупателю;
7. участок погрузки (на рисунке 2.2 – автомобильная рампа). Погрузка транспортных средств (ручная и механизированная).

С учетом сказанного выше, целесообразной является разработка программного средства обработки информации о движении готовой продукции на складах с использованием системы штрихового кодирования. Для этого необходимо разработать систему штрих-кодов, основанную на классификаторах объектов учета, спроектировать базу данных, организовать заполнение и ведение справочников, автоматизировать существующий процесс создания учетной документации, ввести систему отчетов. Программный комплекс должен быть построен с использованием архитектуры “клиент-сервер” за счет следующих преимуществ этой архитектуры построения приложений: рабочая загрузка естественным образом распределена на множестве компьютеров; пользователи могут легко пользоваться совместными данными; чувствительные к повреждению данные можно надежно защитить в централизованном порядке.

Программно-аппаратная платформа  включает в себя следующие компоненты: в качестве базовой операционной системы выбрать Microsoft Windows Server 2000/2003 или Microsoft Windows 2000 Professional/XP Professional, что обусловлено следующими ее возможностями:   интегрированная встроенная сетевая среда;   интегрированная (встроенная) служба удаленного доступа; возможность централизованного администрирования сети;   высокий уровень защиты информации;   высокий уровень администрирования прав доступа пользователей к хранящейся информации и системным ресурсам; высокая отказоустойчивость (использование файловой системы NTFS, автоматическое резервное копирование по расписанию, тиражирование информации и др.); единый вход пользователя в систему (одним подключением к сети пользователь имеет доступ ко всем “разрешенным” серверам) и другие;  в качестве СУБД выбрать SQL Server 2005 за счет следующих преимуществ этой системы: 1) обеспечение технологии “клиент-сервер”; наличие мощного встроенного механизма защиты данных и возможность использования средств защиты операционной системы Windows 2000/2003 Server; встроенное тиражирование информации (репликация); простота и легкость администрирования баз данных; резервное копирование информации; автоматическое выполнение большинства процессов; большие объемы обрабатываемой информации; высокая скорость обработки информации; достаточная плотность упаковки информации.

В качестве первичных источников поступления информации рассмотреть данные, полученные путем конвертирования имеющихся справочников, находящихся в формате dbf. Дальнейшее поступление информации может осуществляться из нескольких источников: путем конвертирования из функционирующих систем;  с терминала сбора данных;   с бумажных носителей.

Важнейшей частью проекта  является база данных, ее создания составим инфологическую модель.

Инфологическая модель (ИМ) предметной области – это описание предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства. Содержит исходную информацию о предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием.

Требования, предъявляемые к инфологической модели: адекватное отображение (язык для представления ИМ должен обладать достаточными выразительными возможностями); непротиворечивость (не должна допускаться  неоднозначная трактовка модели); легко расширяемость (обеспечение ввода новых данных без изменения ранее определенных); гибкий язык (язык должен быть применим как при ручном, так и при автоматизированном проектировании); понятность всем пользователям.

Цель инфологического моделирования  – создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

С точки зрения инфологической модели в данном проекте можно выделить 3 типа таблиц или блоков данных: информационные таблицы; служебные таблицы; справочники.

Первый блок содержит постоянную информацию, реализованную в виде справочников.

Первый блок – это блок учета  товародвижения и текущего состояния  наполняемости мест хранения. Для решения задач данного блока используется промежуточная информация, которая в последствии используется для выполнения соответствующих расчетов. В результате обработки данной информации формируются итоговые документы, итоговые ведомости, а также итоговые таблицы, необходимые для формирования итоговых отчетов. Вся эта информация необходима для контроля процесса учета и анализа его результатов (таблица 2.1).

 

Таблица 2.1 – Информационные таблицы

Идентификатор	Наименование таблицы
TaskReceiptHeading	Документ задания на приход, шапка
TaskReceipt	Документ задания на приход, таблица
TaskReleaseHeading	Документ задания на расход, шапка
TaskRelease	Документ задания на расход, таблица
MovementHeading	Документ внутреннего перемещения, шапка
Movement	Документ внутреннего перемещения, таблица
ReceiptHeading	Документ прихода, шапка
Receipt	Документ прихода, таблица
ReleaseHeading	Документ расхода, шапка
Release	Документ расхода, таблица
InventoryHeading	Документ инвентаризации, шапка
Inventory	Документ инвентаризации, таблица
ShiftHeading	Документ смены места хранения, шапка
Shift	Документ смены места хранения, таблица
InfoTerminal	Информация терминала
Process	Движения продукции
Remains	Остатки на складе
StoragePlaces	Доступные места хранения

 

Второй блок данных содержит постоянную информацию, реализованную виде справочников, которые являются источником информации при учете поступления и реализации товаров, а также при формировании отчетной документации (таблица 2.2).

Таблица 2.2  –   Справочники

Идентификатор		Наименование таблицы
Group		Группы (модели)
Divisions		Подразделения
Production		Продукция
CharacteristicsTypes		Виды свойств
Characteristics		Свойства
Workers		Сотрудники
Enterprises		Предприятия (собственные)
TypesOfPrices		Типы цен
Prices		Цены
Certificates		Сертификаты
Orders		Заказы
Items		Изделия
Articles		Предметы
Sets		Комплекты
TypeOfPallet	Типы паллет
NameOfUnits	Наименования единиц измерения
Units	Единицы измерения
Barcode	Штрих коды
Bank	Банки
BankAccount	Банковские счета
SettlementAccount	Расчетные счета
Contractors	Контрагенты
Posts	Должности
Countries	Страны
Contract	Договоры
Currency	Валюты
CurrencyRate	Курсы валют
Cities	Города
AimOfPurchasing	Цели приобретения
VAT	Ставки НДС
TypeOfProcess	Вид движения

 

Третий блок содержит служебную информацию, определяющую текущее состояние системы и возможность доступа к данным (таблица 2.3).

 

Таблица 2.3 –   Служебные таблицы

Идентификатор	Наименование таблицы
USERS	Пользователи системы
CFG	Конфигурация системы
CONSTANTS	Константы

 

С точки зрения складского учета готовой промышленной продукции выделяют следующие логические множества. Изделие – мельчайшая учетная единица, (например, диван или кухонный гарнитур). Изделие может обладать свойствами (цвет, размер, материал). Каждому изделию присваивается уникальный штрих-код, который является его идентификатором при операциях прихода, расхода и инвентаризации. Комплект – изделие, состоящее из нескольких предметов (например, набор мягкой мебели). Каждый предмет комплекта получает уникальный штрих-код, отличающийся от штрих-кода изделия последней цифрой. Продукция – разновидность изделий, то есть к продукции принадлежат технологически одинаковые изделия. Продукция производится на основании заказов. Если изделия приходит из так называемого “свободного производства”, то соответствующее поле в документе прихода нулевое, но при добавлении его в базу формируется внутренний заказ. Группа – объединение структурно одинаковой, но технологически различной продукции.

На рисунке 2.3 приведена модель данных, связанных с классификаций элементов учета.

 

Рисунок 2.3 – Модель данных, связанных с классификаций элементов учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Существует множество  факторов, определяющих инициирование внедрения РБП в организации. Но самый главный и значимый фактор — это успехи, уже достигнутые конкурентами с помощью РБП, и, соответственно, стимул или страх, порожденный этими успехами. Вторым по важности из этих инициирующих факторов является генеральный директор или главный менеджер, который видит перспективу, порождаемую радикальными изменениями и развитием.

Хотя во многих случаях  второй фактор — наилучший для стартовой позиции, ему присущи неизбежные трудности, поскольку большинство людей не видят перспективы, и поэтому их трудно бывает убедить в правильности выбора РБП и необходимости идти на какой-либо риск. Кроме того, реальность получения большой выгоды всегда вызывает сомнения, и не только у скептиков.

Однако, если конкурент  внедряет РБП и объявил о больших  выгодах, тогда легче убедить  людей в компании, что это не еще один красивый бантик на их обычной работе, а то, что нужно для выживания. Нельзя не отметить, что анализ изменений процессов в целом по компании показывает, что наиболее успешными являются те, которые начинаются в критической ситуации. Мы не слишком преувеличим, если скажем, что чем больше реальная опасность, тем больше вероятность успеха. Логика здесь в том, что такая реальная опасность стимулирует умственную деятельность, необходимую для осознания истинных потенциальных выгод.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Данько Т.  Реинжиниринг бизнес-процессов М: ЭКСМО, 2005.

2. Тельнов Ю. Реинжиниринг бизнес-процессов. М: Финансы и статистика, 2005.

3. Технология реинжиниринга бизнеса. / Мишурова И.В., Кутелев П.В. - МарТ, 2003.
4. Реинжиниринг производства Учебное пособие. / Оголева Л.Н. п, Р - КноРус, 2005.
5. Щенников С.Ю. Реинжиниринг бизнес-процессов. Экспертное моделирование, управление и оценка. М: Ось-89, 2004.
6. Хаммер Майкл, Чампи Джеймс. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе (Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution), 2006.
7. Робсон Майк, Уллах Филип Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов/Пер. с англ. под ред. НД. Эриашвили. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997.
8. Железко Б., Ермакова Т., Володько Л. Реинжиниринг бизнес – процессов, 2006.
9. Сгибнев А. В. Информационные технологии и реинжиниринг бизнес-процессов в российских условиях, М.: КомКнига, 2005.
10. Уткин Э. А. Бизнес – реинжиниринг. М: Экмос, 1998.
11. http://www.chronos.msu.ru/RREPORTS/kryuchkov_reinzhiniring/kryuchkov_reinzhiniring.htm
12. http://www.lionsconsult.narod.ru/Article-ReengineeringEP.htm
13. http://www.de.uspu.ru/FMPK/PK/Materials