Контрольная работа по "Информатика". 17

 

 

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

 

Вариант 03.

 

Теоретические вопросы 

 

Вопрос 4. Корпоративные информационные системы.

Вопрос 29. Реинжиниринг бизнес-процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретические вопросы

 

Вопрос 3. Корпоративные информационные системы

 

Существует  множество определений информационной системы (ИС), и каждое из них включает в себя перечисление составных частей ИС. Однако дадим развернутое определение данного понятия:

Информационная  система – это взаимосвязанная  совокупность информации, программных и технических средств, персонала, информационных технологий и менеджмента для решения определенного перечня функциональных задач с целью информационной поддержки пользователей.

Но в определении  ИС важно следующее:

- информация  – это не любые сведения; она  несет в себе нечто новое,  уменьшающее имеющую неопределенность;

- информация  существует вне ее создателя,  это отчужденное от ее создателя знание; знание – это отражение действительности в мышлении человека;

- информация  становится сообщением, так как  она выражена на определенном языке в виде знаков;

- сообщение  может быть записано на материальном  носителе;

- сообщение доступно для воспроизведения без участия автора;

- информация  передается в каналы общественной  коммуникации.

Информация  в информационных системах – это  документы, представляющие собой входную информацию, поступающую от различных источников на бумажном и магнитном носителе; это компьютерные базы данных, и, наконец, выходная информация, предоставляемая пользователям ИС.

Программные и  технические средства служат для  преобразования входной и хранящейся в базе данных информации в выходную. В технологических процессах этого преобразования принимает участие персонал ИС (операторы, программисты, сетевые администраторы, информатики - экономисты и т.д.)

Информационная  система является сложной структурой, содержащей большое количество элементов  и связей между ними, и нуждается в соответствующем менеджменте – информационном.

Круг функциональных задач, возлагаемых на ИС, расширялся по мере развития информационных технологий (ИТ), позволяющих изменять предназначение ИС.

В ИС можно выделить следующие процессы преобразования информации, составляющие замкнутый контур информационного обмена между субъектом и объектом управления:

- получение  информации;

- сбор информации;

- хранение информации;

- вычислительная  обработка;

- выдача информации.

В состав ИС входят функциональная и обеспечивающая части. Основой ИС является база данных, которую можно назвать информационной моделью предметной области. В ней присутствует информация об объектах предметной области в виде перечня атрибутов и связей между объектами.

Программно-технический комплекс – это подсистемы программного и технического обеспечения ИС, предназначенного для решения функциональных задач и управления базой данных.Программное обеспечение является ведущим в программно-техническом комплексе, т.к. оно выдвигает требования к конфигурации технических средств.

Функциональная часть  системы – это совокупность задач  предметной области, которые способна решать ИС в интересах информационной поддержки пользователей.

Предметная область –  это область деятельности пользователей  ИС. Не все ее задачи могут быть автоматизированы. Автоматизация предполагает формализованную постановку и решение задачи. В то же время целый ряд задач не поддается формализации. Выходом из этого положения является использование диалогового решения задачи, в котором формализуемая часть передается машине, а неформализуемая - пользователю.

Функциональная задача –  часть автоматизированной функции  управления, характеризуемая конечным результатом в конкретной форме.

Описание постановки задачи предусматривает следующее:

- содержательное описание задачи (ее сущность, цели и т.п.);

- составление информационно-технологической схемы решения задачи с выделением этапов решения и соответствующей входной и выходной информации;

- описание входной информации (первичные документы, файлы базы данных);

- описание выходной информации (отчеты, справки);

- написание алгоритма решения задачи в виде последовательности формул или блок-схемы;

- описание порядка работы пользователя с выходной информацией для принятия решений;

- составление принципиальной диалоговой модели.

Разработкой, внедрением, сопровождением и эксплуатацией корпоративных информационных систем занимаются специалисты по информационным технологиям (ИТ).

Информационные технологии являются очень широким понятием, поскольку они определяют методы и средства создания, сбора, регистрации, передачи, обработки, хранения и выдачи информации в информационных системах.

Как видно из приведенного определения, информационные технологии включают в себя алгоритмические  проблемы (как делать), а также технические средства и программное обеспечение (при помощи чего делать) всех этапов работы с информацией. Это очень широкий круг вопросов для изучения и для применения. Даже изучение ограниченного круга вопросов информационных технологий, связанного с КИС, представляет собой сложную задачу. Это связано с тем, изучение КИС включает не только технические и программные средства, но предметную область, обслуживаемую КИС, т.е. хозяйственную деятельность предприятия.

ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия) — корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу, и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

Но помимо этого  есть одно замечание. Комплексная автоматизация бизнес процессов предприятия на базе современной аппаратной и программной поддержки может называться по-разному. В настоящее время наряду с названием Корпоративные информационные системы (КИС) употребляются, например, следующие названия:

- Автоматизированные системы управления (АСУ);

- Интегрированные системы управления (ИСУ);

- Интегрированные информационные системы (ИИС);

- Информационные системы управления предприятием (ИСУП).

В общем виде можно дать некоторые основные признаки корпоративной информационной системы:

1.Интегрированность.

В первом признаке и скрыты все функциональные признаки конкретной корпоративной информационной системы конкретной компании, они строго индивидуальны для каждой компании. Например, для одной компании корпоративная информационная система должна иметь класс не ниже ERP, а для другой – система такого класса совершенно не оптимальна, и только увеличит издержки. А если копнуть глубже, то и в понятие ERP (а уж тем более ERPII) разные компании, исходя из своих потребностей, могут вкладывать разный смысл, разные функции, разные реализации. Общими для всех компаний могут быть только функции бухгалтерского учета и заработной платы, регламентируемые внешним законодательством, все остальные – строго индивидуальны.

2. Открытость  и масштабируемость.

Корпоративная информационная система - это не совокупность программ автоматизации бизнес-процессов компании (управления производством, ресурсами и компанией), это сквозная интегрированная автоматизированная система, в которой каждому отдельному модулю системы (отвечающему за свой бизнес-процесс) в реальном времени (или близком к реальному) доступна вся необходимая информация, вырабатываемая другими модулями (без дополнительного и, уж тем более, двойного ввода информации).

3. Корпоративная  информационная система должна  быть открытой для включения  дополнительных модулей и расширения  системы как по масштабам и функциям, так и по охватываемым территориям.

В основе ERP систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделенных соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Итак, основные функции ERP систем:

- ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления;

- формирование планов продаж и производства;

- планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции;

- управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов;

- планирование производственных мощностей от укрупненного планирования до использования отдельных станков и оборудования;

- оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет;

- управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов, необходимых для их реализации.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций МRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

 Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжелых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнерской компании — поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

 

Преимущества КИС.

Без ERP-системы крупный производитель вынужден работать со множеством приложений, которые не способны взаимодействовать между собой. Ниже приводятся задачи, которым нужно взаимодействовать между собой:

- технический  дизайн (наилучший способ произвести  изделие);

- отслеживание  заказов: от принятия до выполнения;

- цикл получения  дохода – от накладной до  получения наличных;

- управление  взаимозависимостью сложных спецификаций  материалов;

- проверка на  соответствие бланков заказов  (что было заказано), квитанций о поступлении товаров (что было получено) и затрат (счет-фактура от производителя);

- бухгалтерский  учет для всех этих задач, учет доходов, затрат и прибыли на детальном уровне.

Учет изменений, как продукт производили ранее  и того, как будут производить теперь. Для управления переходом со старой версии на новую можно использовать как дату начала использования некоторых элементов, так и дату прекращения использования. Часть изменения может быть промаркирована для идентификации номеров версий.

В ERP-системах применяется компьютерная защита как от внешних злоумышленников, таких как промышленные шпионы, так и от внутренних, например, расхитителей. Исказив данные в спецификации материалов преступники могут добавить яды в пищевые продукты или организовать другую диверсию. Меры безопасности ERP-систем обычно позволяют предотвратить такое развитие событий.

Недостатки КИС.

Большинство проблем  с ERP-системами, возникают у организаций из-за недостаточных вложений в обучение персонала, включая сотрудников, которые участвуют во внедрении и испытании изменений системы, а также в отсутствии политики фирмы, направленной на защиту целостности данных в ERP-системе и правильности их использования.

Ограничения ERP-систем заключаются в следующем:

- Успех внедрения зависит от квалификации и опыта персонала, включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-системой управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемой ERP-системы.

- Текучесть кадров: новые менеджеры, нанимаемые компанией, недостаточно осведомленные о применяемой ERP-системе, могут предлагать изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранной ERP-системы.

- Возможности индивидуальной  доработки ограничены. Иногда такая  доработка может подразумевать  структурные изменения ПО ERP, что обычно не допускается производителем.

- Перепроектирование бизнес-процессов  под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-системой, может привести к потере конкурентоспособности фирмы.

- Установка ERP-систем может быть очень дорогостоящей.

- Производители ERP-систем могут взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-систему или ее прибылей.

- Ответы службы поддержки  на вопросы персонала фирмы  часто не соответствуют применяемой системе. Опасения по поводу компьютерной безопасности возрастают, например, когда обычному пользователю объясняют, как сходу изменить базу данных, в то время как политика компании требует обязательного аудита всех изменений, для соответствия определенным стандартам.

- ERP-системы часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения.

- ERP-системы могут быть сложны в использовании.

- Система может страдать  от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников.

- После установки системы,  затраты на переход на другую  версию для одного из партнеров  могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне).

- Стирание границ предприятия может создать проблемы с отчетностью, сферами ответственности и моральным состоянием сотрудников.

- Меры по нераспространению  секретной информации между подразделениями могут снизить эффективность программного обеспечения.

- Часто возникают проблемы с совместимостью с устаревшими системами партнеров.

- Система может обладать  избыточными функциями, по сравнению  с фактическими потребностями заказчика.

КИС и  Internet- технологии.

Использование технологий Internet при построении КИС открывают еще одну интересную возможность. С их помощью любая компания может организовать в Internet полнофункциональное виртуальное представительство.

Во многих компаниях по всему миру уже существует сервис ввода заказов на продукцию через Internet. Одной из первых этот сервис предоставила компания Cisco Systems сделав существенно повысив уровень качества обслуживания своих потребителей.

Под виртуальным представительством (организацией) можно понимать полный спектр информационной поддержки всех поставщиков, дистрибуторов и потребителей продукции компании. Таким образом, осуществляется функция полной обратной связи по всему жизненному циклу изделий.

Дистрибуторы и потребители  продукции могут напрямую заказывать продукцию через Internet. При этом заказ, после его ввода и подтверждения становится документом в КИС и встает в очередь на обработку. Заказчик в любое время сможет контролировать этапы выполнения заказа, вплоть до отгрузки. Поставщики сырья и материалов, могут незамедлительно информировать КИС о переносах сроках поставки тех или иных комплектующих, для того, чтобы система успела переформировать производственный план и/или запустить в производство имеющиеся запасы комплектующих.

Через сервер виртуального представительства, потребители продукции могут получать всевозможную техническую и информационную поддержку, заполнять заказы на гарантийное и постгарантийное обслуживание, вносить свои предложения и замечания, участвовать в дискуссиях, касающихся обсуждения тех или иных изделий. Кроме того, может быть организована оперативная “горячая” линия поддержки всех потребителей, как по электронной почте, так и online. На основании анализа предложений и материалов дискуссии могут быть оперативно сделаны выводы о выпуске новых видов продукции или смене конфигурации существующих.

Одним из самых  тривиальных и действенных методов  конкурентной борьбы является снижение конечной цены продукции за счет снижения различных элементов спектра затрат, влияющих на ее себестоимость. Однако, если Ваше предприятие даже и добилось существенного уменьшения затрат, очень часто случается, что до конечного потребителя продукция доходит по прежней цене, а весь выигрыш в рентабельности распределяется замысловатым образом по цепочке распределения. Тем самым, обороты предприятия изготовителя не растут, а адекватной информации о том, почему это происходит у руководства нет. Исходя из этого, очень важно налаживать регулярный обмен информацией между всеми участниками логистической цепочки, чтобы четко представлять себе все ее элементы, где возникает дополнительное ценообразование. С помощью виртуальных представительств, может быть налажен оперативный мониторинг движения товара по всей цепочке поставок, и проанализирована эффективность данного канала распределения в целом.

Будущее КИС.

ERP-система сегодня — больше, чем просто система поддержки управленческих решений. Безусловно, ERP позволяет максимально оптимизировать процессы управления предприятием, что и делает этот класс решений популярным. Однако, принять решение о приобретении системы этого класса довольно сложно, так как фактически, речь идет о долгосрочных инвестициях, а это, прежде всего, оценка рисков и выгод внедрения, то есть, управленческая психология.

Одной из главных  причин ослабевания позиций «стандартных» ERP-систем является необходимость долгосрочных инвестиций, что требует от руководства предприятия понимания того, какие управленческие функции должны быть включены в стандартный пакет системы, какие будут востребованы в будущем, и каким образом эти функции будут интегрированы в систему. Прогнозировать сегодня, что будет актуально для предприятия через 10 лет, практически невозможно. Это заставляет менеджмент, особенно малого и среднего бизнеса, откладывать принятие решений по внедрению масштабных систем и обращать взор на менее функциональные, но и менее дорогостоящие решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос  19. Реинжиниринг бизнес-процессов

 

Общее управление деловыми действиями (бизнес-процессами) называют инжинирингом бизнеса, подразумевая постоянное улучшение процессов.

Бизнес-планирование предполагает первоначальное проектирование бизнеса или, другими словами, первоначальное проектирование развития деловой единицы. В последующем предприятие также нуждается в непрерывном проектировании.

Реинжиниринг  нацелен на то, чтобы не только каждое звено бизнеса действовало продуктивно, но и на то, чтобы вся система их взаимодействия была нацелена на получение максимального эффекта мультипликации, т.е. того эффекта, который невозможно получить каждому в отдельности, но реально достичь за счет совместных усилий, организованных оптимальным образом.

При реинжиниринге  бизнеса принципиальное значение имеет  согласованность, взаимообусловленность и взаимодополняемость действий.

Еще одна особенность  реинжиниринга в его системе - каждый работник нацеливается не столько на хорошее и своевременное выполнение своих обязательств, сколько обеспечить максимально высокий конечный результат бизнеса, т.е. всегда следует «подставить плечо» сотруднику, который в такой помощи нуждается. Это труд, приносящий прибыль, а повышение финансовых результатов бизнеса позволяет существенно расширить материальное стимулирование.

Результаты  более напряженного и продуктивного  труда приносят высокий заработок, общественное признание, высокий имидж работника и большее моральное удовлетворение.

Основателем теории реинжиниринга считают М. Хаммера, который в соавторстве с Дж. Чампи выпустил книгу «Реинжиниринг  корпорации: манифест для революции в бизнесе».

Реинжиниринг  обычно представляют как фундаментальное  переосмысление и радикальную перестройку бизнес-процессов в целях улучшения таких важных показателей: стоимость, качество, уровень сервиса, скорость функционирования, финансы, маркетинг, построение информационных систем для достижения радикального, скачкообразного улучшения деятельности фирмы.

Бизнес-реинжиниринг применяется только тогда, когда  есть острая нужда во «взрывном» воздействии.

Главная цель - резкое ускорение реакции предприятия  на изменения в требованиях потребителей при многократном снижении затрат всех видов.

Ключевые понятия реинжиниринга бизнес-процессов.

Фундаментальный – должны быть получены ответы на наиболее существенные вопросы о деятельности предприятия: «Почему мы должны делать то, что мы делаем?», «Почему мы должны делать это тем способом, которым мы делаем?». Реинжиниринг сначала определяет, ЧТО предприятие должно делать, и только затем — КАК делать.

Радикальный –  радикальность означает изменение  вещей в самом их корне. В бизнес-реинжиниринге  радикальность означает отбрасывание всех существующих структур и процедур и воплощение новых способов выполнения работ.

Кардинальный  – если прибыль предприятия уменьшается  всего на 10%, затраты всего на несколько  процентов превышают запланированные, если показатель качества нужно лишь немного улучшить, если обслуживание заказчиков требует лишь определенного ускорения. В этом случае реинжиниринг предприятию не нужен, тогда применяются обычные методы, например программа постепенного улучшения качества.

Реинжиниринг  применяется в трех основных ситуациях:

1. В условиях, когда фирма находится в глубоком кризисе, который может выражаться в явно неконкурентном  уровне издержек, массовом отказе потребителей от продукта фирмы и т.п.

2. Когда текущее  положение фирмы может быть  признано удовлетворительным, но прогнозы ее деятельности являются неблагоприятными. Фирма сталкивается с нежелательными для себя тенденциями в части конкурентоспособности, доходности, уровня спроса.

3. Реализацией  возможностей реинжиниринга занимаются  благополучные, быстрорастущие и агрессивные организации. Их задача состоит в ускоренном наращивании отрыва от ближайших конкурентов и создании уникальных конкурентных преимуществ. Применение реинжиниринга в этой ситуации является лучшим вариантом ведения бизнеса.

Участники реинжиниринга бизнес-процессов.

Лидер проекта  реинжиниринга - один из высших менеджеров фирмы, который возглавляет реинжиниринговую деятельность. Помимо организационных обязанностей, он отвечает за идеологическое обоснование проекта реинжиниринга, создание общего духа новаторства, энтузиазма и ответственности.

Управляющий комитет - состоит из членов высшего руководства  фирмы, лидера реинжиниринга, менеджеров процессов. Осуществляет функции наблюдения, согласования целей и стратегии реинжиниринга, согласования интересов различных рабочих команд и решения конфликтных ситуаций между ними.

Менеджер, осуществляющий оперативное руководство реинжинирингом бизнеса в целом. Функции:  разработка методик и инструментов реинжиниринга, обучение и координация владельцев процессов, помощь в организации рабочих команд.

Менеджеры  процессов - руководители, каждый из которых ответственен за обновление отдельного делового процесса. Менеджер формирует команду для перестройки данного процесса, обеспечивает условия для ее работы, осуществляет функции наблюдения и контроля.

Рабочая команда  реинжиниринга - группа работников фирмы (методисты, администраторы, сотрудники по обеспечению качества изделий, документирования, координации), а также внешние участники (консультанты, разработчики). Все они и осуществляют непосредственную работу по реинжинирингу конкретного процесса.

Формирование  команд, осуществляющих реинжиниринг бизнес-процессов, требует значительных инвестиций, необходимых для проведения первоначального анализа бизнес-процессов, их перепроектирования и последующего внедрения в практику функционирования организации.

Этапы реинжиниринга.

1 этап: Стратегическое планирование.

Начинается  с пересмотра целей предприятия, анализа потребителей, производимых продуктов и услуг. При разработке стратегического плана необходимо:

- Определить  предназначение организации и  ее перспективы

- Выделить основные  группы потребителей и их потребности

- Произвести  анализ конкурентов

- Определить  ключевую компетенцию организации

Ключевая компетенция  — это те деловые процессы, ноу-хау, опыт и умение, которые напрямую связаны с миссией предприятия.

- Определить  список ключевых задач (увеличение  прибыли; повышение эффективности  производства; рост предприятия;  создание деловой репутации; технологическое превосходство; снижение риска банкротства и т.п.)

2 этап: Описание бизнес архитектуры организации.

 Основное  назначение данного этапа реинжиниринга  состоит в том, чтобы дать описание существующей бизнес архитектуры предприятия.

Являясь по своей  природе многогранной по формам и  содержанию представления, организация  как совокупность взаимосвязанных компонентов может быть описана в виде целого ряда самостоятельных, законченных «проекций», количество которых кроме всего прочего определяется главным образом целями менеджмента.