Контрольная работа по "Информатика". 5

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И  ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ

 

 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине:

«ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ»

ВАРИАНТ №13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛ:

Студент  2 курса 

Заочного отделения

 

ПРОВЕРИЛ:

Пр. Малаш Ю.Т.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МОСКВА 2013

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Форматирование  ячеек. Стили ячеек. Условное  форматирование. Управление правилами.

 

Условное форматирование помогает решать определенные вопросы в отношении данных. Условное форматирование можно применить к диапазону ячеек, таблице или отчету сводной таблицы Excel. При использовании условного форматирования в отчете сводной таблицы необходимо учитывать ряд важных различий.

Преимущества условного  форматирования

При анализе данных часто возникают следующие вопросы.

Каковы исключения в  сводных доходах за последние  пять лет?

Каковы рыночные тенденции  по результатам опроса общественного  мнения за два последних года?

Чьи продажи в этом месяце составили 50 000 рублей?

Каково общее распределение сотрудников по возрасту?

Для каких продуктов  рост дохода составил более 10% в год?

Кто из студентов является лучшим и худшим на младшем курсе?

Условное форматирование помогает ответить на эти вопросы, упрощая  выделение интересующих ячеек или диапазона ячеек, выделение нетипичных значений и визуализацию данных с помощью гистограммы, цветовых шкал и наборов значков. Условный формат изменяет внешний вид диапазона ячеек на основе условия (или критерия). Если условие истинно, диапазон ячеек форматируется на основе этого условия; если условие ложно, диапазон ячеек не форматируется на основе этого условия.

При создании условного  форматирования можно ссылаться  на другие ячейки только в пределах одного листа; нельзя ссылаться на ячейки других листов одной и той же книги или использовать внешние ссылки на другую книгу.

Условное форматирование в отчете сводной таблицы

Условное форматирование в отчете сводной таблицы имеет  несколько отличий от диапазона  ячеек или таблицы Excel.

При изменении макета отчета сводной таблицы путем фильтрации данных, скрытия, свертывания и развертывания уровней либо перемещения полей условное форматирование сохраняется до тех пор, пока не будут удалены поля базовых данных.

Область действия условного  форматирования для полей в области значений может основываться на иерархии данных и определяется всеми видимыми дочерними элементами (нижестоящим уровнем в иерархии) родительского объекта (вышестоящим уровнем в иерархии) в строках для одного или нескольких столбцов или в столбцах для одной или нескольких строк.

В иерархии данных дочерние элементы не наследуют условное форматирование от родительских, а родительские —  от дочерних.

Задать область действия условного форматирования для полей  в области значений можно тремя  способами: по выделению, по соответствующему полю и по полю значения.

По умолчанию поля в области значений выбираются по выделению. Изменить способ выбора на выбор по соответствующему полю или  полю значения можно с помощью  переключателя Применить правило форматирования к диалогового окна Создание правила форматирования или диалогового окнаИзменение правила форматирования. Эти три способа определения области предоставляют больше возможностей выбора в зависимости от потребностей.

Определение области  по выделению.   Этот способ позволяет выбрать:

набор смежных полей  в области значений (например, все  итоговые значения по продуктам для  одного региона);

набор несмежных полей  в области значений (например, итоговые значения по продуктам для разных регионов на разных уровнях в иерархии данных).

Определение области  по полю значения    Этот способ позволяет:

избежать необходимости  выделять много несмежных областей;

применить условное форматирование к набору полей в области значений на всех уровнях иерархии данных;

включить промежуточные и общие итоги.

Определение области  по соответствующему полю    Этот способ позволяет:

избежать необходимости  выделять много несмежных областей;

применить условное форматирование к набору полей в области значений на одном уровне иерархии данных;

исключить промежуточные итоги.

Когда условное форматирование применяется к полям в области  значений по максимальным и минимальным  значениям, а также значениям  больше и меньше среднего, правило  форматирования основывается на выборе всех видимых значений по умолчанию. Однако при определении области по соответствующему полю можно применить условное форматирование не ко всем видимым значениям, а к каждому из следующих сочетаний элементов:

столбец и поле родительской строки;

строка и поле родительского  столбца.

Форматирование всех ячеек с использованием двухцветной шкалы

Цветовые шкалы —  это визуальные направляющие, которые  помогают понять принцип распределения  и разброса данных. Двухцветная шкала  помогает сравнить диапазон ячеек за счет использования градации двух цветов. Уровень затенения цвета соответствует более высоким или низким значениям. Например, в красно-зеленой шкале можно указать, что ячейки с более высокими значениями тяготеют к зеленому, а ячейки с более низкими значениями — к красному.

На листах книги может использоваться одновременно сколько угодно правил условного форматирования. Для удобства просмот*ра и управления правилами можно включить «Диспетчер правил условного форматирования». 

• В окне открытой книги перейдите к вкладке «Главная».
• В группе «Стили» раскройте меню кнопки «Условное форма*тирование» и выберите пункт «Управление правилами».
• В окне «Диспетчер правил условного форматирования» (рис. 3.42) в графе «Показать правила форматирования для:» раскройте список и выберите фрагмент или лист для просмот*ра использованных правил условного форматирования.
• Для корректировки правила необходимо выбрать его из списка и щелкнуть по кнопке «Изменить правило».
• Затем в окне «Изменение правила форматирования» введите новые правила форматирования и закройте окно кнопкой «ОК».
• Для перемещения выбранного правила по списку правил ис*пользуйте кнопки «Вверх» и «Вниз».
• Для удаления выбранного правила используйте кнопку «Уда*лить правило».
• После нужных действий закройте окно кнопкой «ОК».

Рис. 1 Окно «Диспетчер правил условного форматирования»

Как быстро перенести условное форматирование на другие ячейки?

• В окне открытого листа выделите ячейку с созданным услов*ным форматированием.
• Перейдите к вкладке «Главная» и в группе «Буфер обмена» щелкните по кнопке «Формат по образцу» (рис. 3.43).
• При нажатой левой кнопке протащите курсором по нужным ячей*кам, к которым необходимо применить условное форматирование.

Рис. 2. Вкладка «Главная». Кнопка «Формат по образцу»

Как найти и выделить все ячейки на листе с условным форматированием?

• В окне открытого листа перейдите к вкладке «Главная».
• В группе «Редактирование» раскройте меню кнопки «Найти и выделить» и выберите пункт «Условное форматирование» (рис. 3.44).
• На табличном поле листа выделятся все ячейки с условным форматированием.

Рис. 3. Вкладка «Главная». Меню кнопки «Найти и выделить». Пункт «Условное форматирование»

Как найти и выделить ячейки на листе  с нужным условным форматированием?

• В окне открытого листа выделите ячейку с нужным форма*тированием и перейдите к вкладке «Главная».
• В группе «Редактирование» раскройте меню кнопки «Найти и выделить» и выберите пункт «Перейти».
• В окне «Переход» нажмите кнопку «Выделить».
• В окне «Выделение группы ячеек» активируйте пункт «Ус*ловные форматы».
• Для поиска ячеек с одинаковым условным форматированием включите пункт «Этих же».
• Закройте окно кнопкой «ОК».

Цветовые шкалы —  это визуальные направляющие, которые  помогают понять принцип распределения  и разброса данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек за счет использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средними значениями — желтыми, а ячейки с низкими значениями — красными.

Проблема: условное форматирование, примененное  к ячейкам в диапазоне, не отображается.

Если одна или несколько ячеек  в диапазоне содержат формулу, возвращающую ошибку, условное форматирование не применяется ко всему диапазону. Чтобы гарантировать применение условного форматирования ко всему диапазону, воспользуйтесь функцией «ЕСТЬ» или «ЕСЛИОШИБКА» для возврата значения, отличного от ошибки.

Быстрое форматирование

Выделите одну или несколько  ячеек в диапазоне, таблице или  отчете сводной таблицы.

На вкладке Главнаяв группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Цветовые шкалы.

Выберите трехцветную  шкалу. Верхний цвет соответствует  высоким значениям, центральный  цвет — средним значениям, а нижний цвет — низким значениям. 

СОВЕТ.   Просмотрите значки цветовой шкалы и определите значок, соответствующий трехцветной шкале. 

СОВЕТ.   Способ определения области для полей из области значений отчета сводной таблицы можно изменить с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Расширенное форматирование

Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами.

Будет отображено диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

Выполните одно из следующих  действий.

Для добавления условного  форматирования нажмите кнопку Создать правило.

Будет отображено диалоговое окно Создание правила форматирования.

Для изменения условного  форматирования выполните следующие действия.

Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

Гистограммы помогают просмотреть  значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее, тем значение выше, а чем короче, тем значение ниже. Гистограммы оптимальны при определении основных показателей, особенно в больших объемах данных — например, максимального и минимального объема продаж игрушек в отчете о праздничных продажах.

Проблема: условное форматирование, примененное к ячейкам в диапазоне, не отображается.

Если одна или несколько  ячеек в диапазоне содержат формулу, возвращающую ошибку, условное форматирование не применяется ко всему диапазону. Чтобы гарантировать применение условного форматирования ко всему диапазону, воспользуйтесь функцией «ЕСТЬ» или «ЕСЛИОШИБКА» для возврата значения, отличного от ошибки.

Быстрое форматирование

Выделите одну или  несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выделите пункт Гистограммы, а затем выберите гистограмму.

 

СОВЕТ.   Способ определения области для полей из области значений отчета сводной таблицы можно изменить с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Расширенное форматирование

Выделите одну или  несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Начальная страница в группе Стили щелкните стрелку рядом с пунктом Условное форматирование, а затем выберите пункт Управление правилами.

Будет отображено диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

Выполните одно из следующих  действий.

Для добавления условного  форматирования нажмите кнопку Создать правило.

Будет отображено диалоговое окно Создание правила форматирования.

Для изменения условного  форматирования выполните следующие  действия.

Форматирование всех ячеек с использованием набора значков

Набор значков используется для аннотирования и классификации  данных по трем-пяти категориям, разделенным  пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков из 3 стрелок красная стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а зеленая стрелка вниз соответствует низким значениям.

Проблема: условное форматирование, примененное к ячейкам в диапазоне, не отображается.

Если одна или несколько  ячеек в диапазоне содержат формулу, возвращающую ошибку, условное форматирование не применяется ко всему диапазону. Чтобы гарантировать применение условного форматирования ко всему  диапазону, воспользуйтесь функцией «ЕСТЬ» или «ЕСЛИОШИБКА» для возврата значения, отличного от ошибки.

Быстрое форматирование

Выделите одну или  несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выделите пункт Набор значков, а затем выберите набор значков.

Способ определения  области для полей из области  значений отчета сводной таблицы можно изменить с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Расширенное форматирование

Выделите одну или  несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Начальная страница в группе Стили щелкните стрелку рядом с пунктом Условное форматирование, а затем выберите пункт Управление правилами.

Будет отображено диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

Выполните одно из следующих  действий:

Для добавления условного  форматирования нажмите кнопку Создать правило.

Будет отображено диалоговое окно Создание правила форматирования.

Для изменения условного  форматирования выполните следующие  действия.

Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

Выберите правило, а затем нажмите  кнопку Изменить правило.

Будет отображено диалоговое окно Изменение правила форматирования.

В разделе Применить правило к выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

только эти ячейки, чтобы выбрать  поля по выделению;

все ячейки <поля значения> с теми же полями, чтобы выбрать поля по соответствующему полю;

все ячейки <поля значения>, чтобы  выбрать поля по полю значения.

В разделе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать все ячейки на основании их значений.

В разделе Измените описание правила в списке Формат Стиля выберите пункт Набор значков.

Выберите набор значков. По умолчанию  используется набор 3 сигнала светофора без обрамления. Число значков и операторы сравнения, заданные по умолчанию, и пороговые значения для каждого значка могут быть различны для разных наборов значков.

При необходимости можно изменить операторы сравнения и пороговые  значения. Размеры диапазонов значений по умолчанию для всех значков одинаковы, но их можно изменить в соответствии с определенными требованиями. Убедитесь, что пороговые значения находятся в логической последовательности — от высших к низшим, сверху вниз.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Автоматизация  работы современного офиса. Используемое программное обеспечения

 

Существует несколько подходов к определению понятия "офис".

Если рассматривать  толкования, приводимые в словарях, то понятие офис может определять канцелярию, справочное бюро (inquiry office), редакцию (editorial office), издательство (publishing office), учреждение (public office), головную контору объединения или предприятия, ведомство, государственный архив (record office), заводоуправление, министерство (см . Foreign Office , UK , Office of Education , USA)1.

Например, Американский словарь английского языка Н.Уэбстера термин "офис" определяет как "место, где совершается служба или деловые  операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью". На практике сложилось несколько подходов к определению понятия офиса. В широком смысле, офис - это организация, на входе и выходе которой - "бумаги", являющиеся:

письмом или заключением (или визой), фиксирующим решение, принятое должностным лицом или  организацией в целом в ответ  на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.),

договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с  некоторым юридическим или физическим лицом,

распорядительным или  учетным документом, выпущенным для  фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной  инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и  др.), и т.п.

Более узкий подход к  определению понятия офиса, заключается в следующем. Офис - это организация типа канцелярии, функция которой получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение. Причем данное определение зачастую основывается на толковании понятия документ как любого сообщения, передаваемого между участниками бизнес-процесса. Офисы представляют собой системы деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет рассматриваться как полнофункциональное предприятие2. В качестве задач автоматизации офиса часто выделяют задачи, общие для офисов всех видов, т.е. задачи, связанные с "переработкой" документов. К подобным задачам относятся: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.

Как уже отмечалось, разнообразия офисов велико (канцелярии, бюро, редакции и т.д.). Исходя из этого, отсутствует  понятие "офисная информационная система" (т.к. это теряет смысл). Совершенно очевидно, что офисная информационная система (ИС) заводоуправления будет иметь мало общего с офисной ИС министерства иностранных дел или издательского дома.

Поэтому такие ИС сложно рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота, то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и соответствующих средствах автоматизации офиса. Однако, часто оказывается, что в современных информационных систем предприятий "офисного типа" сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не исчезнуть совсем. В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений. Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться. Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации3.

Рассмотрим задачи автоматизации  бизнесс-процессов офисов и рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации  документооборота и систем доставки информации являются следующие:

интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

ликвидация бумажного  потока, автоматизация рутинных операций;

автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия  и за его пределами;

формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

планирование и управление ресурсами;

автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

обеспечение рассылки и  приема документов через внешние  системы (Internet , Telex , Fax , почтовые системы);

формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Современные системы  автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки  информации, которая содержит следующие компоненты:

многопользовательские СУБД;

средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

локальные сети;

средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный  доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

надежность доставки (исключение возможности потери документов);

повышенные вероятностно-временные  характеристики;

достоверность передаваемых документов;

конфиденциальность документов;

контроль доставки сообщений  и регистрация трафика;

возможность доступа  к внешним телематическим услугам  для передачи и приема информации из внешних систем;

отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов)4.

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Основным принципом  документооборота является отсутствие локальных архивов документов (таких  архивов не существует ни у кого). И это обусловливается тем, что  любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, вполне реально рискует оказаться неисполненным5. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ..."). Рассмотрим типы документов. Типов документов, используемых в работе предприятия, может быть достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). Некоторые типы документов представлены на рисунке 1.

 

Рисунок 1. Типы документов

 

Однако, представленные типы документов, в свою очередь, могут  быть разделены всего на 3 вида (рис. 2).

 

Рисунок 2. Типы документов

 

Входящие – это  документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные  сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно на входящем документе.

Исходящие документы. Большинство  исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»)6