Контрольная работа по «Информационной системе предприятия»

    ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ

    ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ 

    КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ

    ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ 
 
 
 

    КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

    по  дисциплине

    «Информационная система предприятия»

    Вариант №7 
 
 

                                     Исполнитель:

                                          студентка 6 курса

                                          ГЕА

                                          специальность       МО

                                          № зачетной книжки

                                     Руководитель:

                                          ЛАА 
 
 
 
 

    Владимир  – 2010

    Содержание

1. Концепция управления предприятием или планирования ресурсов

   в масштабе предприятия  – ERP и ERPII………………………………..3

2. Информационные технологии организации электронного

   документооборота…………………………………………………………11

Список  использованной литературы………………………………………20

Приложение 1. Традиционное ERP – планирование ресурсов

                предприятия………….……………………………………….21

Приложение 2. Общий вид системы ERP …………………………………..22

Приложение 3. Общий вид функционирования имитационной

                концепции ERPII .................……………….………………..23

Приложение 4. Пример взаимосвязи функциональных блоков

                ERP-системы …........................................................................24

Приложение 5. Сравнение свойств отечественных и зарубежных

                систем электронного документооборота ..……………......25

Приложение 6. Примеры систем электронного документооборота ………..26

Приложение 7. Общая логическая схема устройства системы

                электронного документооборота ...………………………..27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. Концепция управления предприятием или планирования

    ресурсов в масштабе предприятия - ERP и ERPII

    В начале 1990-х гг. аналитическая компания Gartner Group ввела новое понятие. Системы  класса MRPII в интеграции с модулем  финансового планирования (Finance Requirements Planning - FRP) получили название систем планирования ресурсов предприятий (Enterprise Resource Planning - ERP). Иногда также встречается термин «планирование ресурсов в масштабах предприятия» (Enterprise-wide Resource Planning).

    Цель  ERP – эффективное управление предприятием. ERP – это концепция создания современных информационных систем предприятия, в основе которой лежит понятие бизнес-процесса, или процессного подхода к управлению предприятием.

    Бизнес-процесс  – последовательность бизнес-операций, которая заканчивается значимым для владельца бизнес-процесса или организации результатом, т.е. приводит к достижению поставленной цели наиболее эффективным путем. Под бизнес-операцией понимается элементарная функция (передать, вычислить, размножить, проконтролировать), которая регламентирована во времени, имеет начало и окончание, характеризуется наличием ответственного за ее выполнение, качеством и стоимостью выполнения, т.е. всеми признаками, позволяющими оценивать эффективность бизнес-операции и бизнес-процесса в целом.

    В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища (репозитория) данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию: плановую и финансовую информацию, производственные данные, данные по персоналу и др. Наличие единого корпоративного репозитория устраняет необходимость в передаче данных от одной системы к другой (например, от производственной системы к финансовой или к кадровой), а также обеспечивает одновременную доступность информации для любого числа сотрудников предприятия, обладающих соответствующими полномочиями. Целью ERP-систем является не только улучшение управления производственной деятельностью предприятия, но и уменьшение затрат и усилий на поддержку его внутренних информационных потоков.

    Основные  функции ERP-систем:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, которые определяют состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления;
• формирование планов продаж и производства;
• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции;
• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов;
• планирование производственных мощностей: от стратегии всего предприятия до планов использования отдельных станков и оборудования;
• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет;
• управление проектами, включая планирование этапов и ресурсов, необходимых для их реализации.

    Существует  немало определений ERP-систем. Одно из них, наиболее часто встречающихся, следующее:

    ERP-система – это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду (ИИС) для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия. Основой ИИС предприятия являются именно ERP-системы.

    По  первоначальному определению Американского  общества по управлению производством и запасами (American Production and Inventory Control Society - APICS): «ERP – метод для эффективного планирования и контроля всех ресурсов, необходимых для того, чтобы принять, выполнить, отгрузить и учесть заказы клиентов в производственной, дистрибьюторской или сервисной компании».

    Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании (прил. 1). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

    Общий вид системы ERP представлен в Приложении 2. В систему поступают входные данные по бизнес-процессу. Выходные данные содержат всю необходимую информацию по управлению конкретным бизнес-процессом. Предусматриваются интеграция бизнес-процессов и автоматическое получение информации, необходимой для управления предприятием в целом. Кроме того, данная система обеспечивает связь с информацией подразделений предприятия.

    Существуют  два основных вида ERP: имитационная и аддитивная.

    Первый  вид ERP носит название имитационной концепции, так как имитирует (повторяет) реальную организационную структуру предприятия. Он используется при автоматизации бизнес-процессов, происходящих внутри отдельных подразделений.

    Позже в ERP-системы стали включать дополнительный модуль APS (Advanced Planning and Scheduling) – методику планирования, использующую методы математической оптимизации в составлении календарных планов, так как при решении даже вроде бы простых по постановке задач дискретного планирования для распределенной дистрибьюторской сети обыкновенные алгоритмы становятся неработоспособными из-за большой размерности обрабатываемых данных.

    В конце 90-х гг. ХХ века была разработана также методология «Планирование ресурсов предприятия, синхронизированное с запросами потребителя» (Customer Synchronized Resource Planning - CSRP), которая охватывает взаимодействие предприятия с клиентами: оформление наряд-заказа, техническое задание, поддержку клиентов, планирование ресурсов в зависимости от объема и состава клиентских заказов. Если стандарты MRP/MRPII/ERP ориентированы на управление запасами и мощностями, планирование, производство и продажу продукта, то в стандарт CSRP включен полный цикл жизненного цикла изделия – от его проектирования с учетом требований заказчика до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи.

    Этот  новый тип КИС в некоторых  источниках стали называть ERPII- системами, основа которых – управление взаимодействием компании с внешней средой. Там где можно, внутренние и конфиденциальные процессы становятся внешними и открытыми. Излишняя тайна корпоративной информации, которая усложняла деятельность, исчезает. На смену ей приходит четко регламентированная политика в сфере информационной безопасности и безопасности самих информационных систем.

    ERPII представляет собой расширенный вариант ERPI. Она обеспечивает прямую и обратную связь с поставщиками и потребителями (клиентами) продукции.

    В имитационной системе ERPII можно выделить три вида модулей: основные модули управления предприятием; специализированный модуль автоматизации взаимоотношений с клиентами; специализированный модуль автоматизации взаимоотношений с поставщиками.

    Основные  модули управления предприятием представляют собой модули по функциональным подразделениям предприятия, т.е. плановому, финансовому, бухгалтерии, продажи, логистики, складам и цехам.

    Специализированный  модуль автоматизации взаимоотношений с клиентами имеет аббревиатуру CRM (Customer Relationship Management — Управление взаимоотношениями с клиентами). Этот модуль предназначен для выполнения функций маркетинга. Он позволяет на основе заранее подготовленных и введенных в модуль исходных данных осуществить анализ информации о продуктах и услугах предприятия, состоянии их продвижения на рынок, спроса на продукцию. Модуль может выполнять специальные процедуры согласования с клиентами сроков и условий поставки продукции, а также осуществления ее гарантийного обслуживания в процессе эксплуатации. Основной задачей модуля «Управление взаимоотношениями с клиентами» является, прежде всего, сохранение уже существующих клиентов и оптимизация взаимоотношений с ними.

    Специализированный модуль для автоматизации взаимоотношений с поставщиками имеет аббревиатуру SRM (Supplier Relationship Management — Управление взаимоотношениями с поставщиками). Модуль предназначен для реализации функций поиска поставщика, согласования условий закупки сырья, материалов и комплектующих. План закупок у конкретных поставщиков согласовывается с планами производства предприятия-получателя. Модули CRM и SRM могут также включать модуль управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management), который оптимизирует управление логистическими цепочками на основе согласования взаимодействия всех операций цепочки. Это позволяет оптимально структурировать схемы взаимодействия всех участников с точки зрения номенклатуры, объемов, сроков, маршрутов перемещения.

    В качестве специализированных модулей возможно использование модулей системы автоматизированного проектирования конструкторской и технологической подготовки производства (САПР).

    Общий вид функционирования имитационной концепции ERPII представлен в Приложении 3. На рисунке выделены материальные и информационные процессы. Материальные процессы — процессы снабжения, производства и продажи (сбыта). Они осуществляются непосредственно на предприятии, а также между предприятием, поставщиками и клиентами. Информационные процессы представлены основными модулями системы ERPII и специализированными модулями SRM и SCM . Система ERPII реализует информационные процессы между предприятием, поставщиками и клиентами непосредственно и с помощью Интернета.

    Аддитивная  концепция ERP применяется для автоматизации бизнес-процессов, происходящих внутри предприятия в целом, а не отдельных его подразделений. Такой подход связан с изменением организационной структуры предприятия с целью достижения коренных улучшений управления предприятием. Основное внимание при аддитивной концепции обращается на организацию помощи должностному лицу в принятии им решения по бизнес-процессу или по совокупности бизнес-процессов предприятия в целом.

    Необходимо  помнить, что на современном уровне развития программных средств концепция ERP реализуется с помощью множества дополнительных модулей, которые интегрированы с базовым набором модулей. В связи с этим большое значение имеют средства интеграции ERP-систем с приложениями, как уже используемыми на предприятии, так и новыми, позволяющими реализовать все множество задач управления промышленным предприятием.

    ERP-системы предназначены для управления всей финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия. Они используются для оперативного предоставления руководству предприятия информации, необходимой для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями. ERP-системы позволяют использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учетом.

    Реализуемая в ERP система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям данных). Внедряемые в связке с системами контроля качества и поддержки отношений с клиентами, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

    В типизированных ERP-системах реализованы  следующие основные функциональные блоки:

• Планирование продаж и производства. Результатом действия блока является разработка плана производства основных видов продукции.
• Управление спросом. Блок предназначен для прогноза будущего спроса на продукцию, определения объема заказов, которые можно предложить клиенту в конкретный момент времени, определения спроса дистрибьюторов, спроса в рамках предприятия и др.
• Укрупненное планирование мощностей. Используется для конкретизации планов производства и определения степени их выполнимости.
• Основной план производства (план-график выпуска продукции). Определяется продукция в конечных единицах (изделиях) со сроками изготовления и количеством.
• Планирование потребностей в материалах. Определяются виды материальных ресурсов (сборных узлов, готовых агрегатов, покупных изделий, исходного сырья, полуфабрикатов и др.) и конкретные сроки их поставки для выполнения плана.
• Спецификация изделий. Определяет состав конечного изделия, материальные ресурсы, необходимые для его изготовления, и др. Фактически спецификация является связующим звеном между основным планом производства и планом потребностей в материалах.
• Планирование потребностей в мощностях. На данном этапе планирования более детально, чем на предыдущих уровнях, определяются производственные мощности.
• Маршрутизация / рабочие центры. С помощью этого блока конкретизируются как производственные мощности различного уровня, так и маршруты, в соответствии с которыми выпускаются изделия.
• Проверка и корректировка цеховых планов по мощностям.
• Управление закупками, запасами, продажами.
• Управление финансами (ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами, планирование финансовой деятельности и др.).
• Управление затратами (учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг).
• Управление проектами/программами.
• Управление персоналом.

    Кроме того, для ERP-систем практически обязательным является наличие возможности электронного обмена данными с другими приложениями, а также моделирования ряда ситуаций, связанных в первую очередь с планированием и прогнозированием.

    В соответствии с современными требованиями ERP-система должна помимо ядра, реализующего стандарт MRPII (или его аналога для непрерывного производства), включать следующие модули:

• управления логистическими цепочками (Distribution Resource Planning - DRP);
• усовершенствованного планирования и составления производственных графиков (Advanced Planning and Scheduling - APS);
• управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relation Management - CRM, ранее назывался модулем автоматизации продаж - Sales Force Automation);
• электронной коммерции (Electronic Commerce - ЕС);
• управления данными об изделии (Product Data Management - PDM);
• надстройки Business Intelligence, включающий решения на основе технологий OLAP (On-Line Analytical Processing) и DSS (Decision Support Systems);
• автономный модуль, отвечающий за конфигурирование системы (Standalone Configuration Engine - SCE);
• окончательного (детализированного) планирования ресурсов FRP (Finite Resource Planning).

    В Приложении 4 показан пример взаимосвязи функциональных блоков ERP-системы. 

    2. Информационные технологии организации электронного

    документооборота

    Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

    В современном учреждении основными  технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

    Создание  ИСП предполагает организацию  электронного документооборота. Электронный документооборот для организации — это регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

    Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

    Из  перечисленных факторов, стимулирующих  организации к приобретению систем электронного документооборота, видно, что электронный документооборот понятие не столько технологическое, сколько организационное.

    Система электронного документооборота должна:

• обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
• обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
• допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
• поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
• осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
• обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
• поддерживать технологию HSM;
• протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
• поддерживать удаленный доступ к информации.

    Сложились в основном две технологии традиционного документооборота, которые условно называют «отечественная» и «западная».

    Традиционная  отечественная технология имеет следующие особенности:

• четко выраженный вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель — исполнитель — руководитель);
• отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, в которые заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.;
• ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов.

    Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управления делами, секретариаты, канцелярии. Основная проблема традиционной технологии — централизованное отслеживание движения документов в реальном времени. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживают их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

    Традиции  западной технологии существенно отличаются от отечественных и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников. К особенностям западной технологии относятся следующие:

• характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
• отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
• регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы); некоторые виды документов вообще не регистрируются.

    Не  создаются также специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством (прил. 5).

    Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задачи таких систем — обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

    Программные системы западной технологии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей. Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

    Системы электронного документооборота, внедряемые на отечественных предприятиях, подразделяются на три вида в зависимости от характера их создания: разработки российских компаний; программные решения российских компаний на основе западных систем; русифицированные версии популярных западных систем (прил. ).

    Рассмотрим  некоторые из этих систем.

    Евфрат – для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.

    Евфрат  – это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

    Дополнительные  возможности:

• Показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам.
• Печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке.
• Совместная работа с другими приложениями: MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

    Новый подход к созданию документов:

• Новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников.
• Предварительный просмотр файлов перед внесением в систему.
• Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе.
• Слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, происходящие с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках.
• Загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.
• Новый вид документов, создаваемых на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы.