Контрольная работа по «Менеджменту». 20

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ 

АНГАРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕХНИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ И БИЗНЕСА

КАФЕДРА «ЭКОНОМИКИ, МАРКЕТИНГА И ПСИХОЛОГИИ  УПРАВЛЕНИЯ»

 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 16

По дисциплине

«Менеджмент» 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                             Выполнила студентка  группы БУАз-09-1 

                              Е.Ю.Швецова 
 

                    Проверила 
 

                      Басова 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ангарск 2011

     СОДЕРЖАНИЕ:

   1Значение  и сущность информации

   1.1Определение  информации

   2 Информационная база

   2.1Характеристика  информационной базы

     3  Сущность процесса принятия управленческого  решения

    3.1 Информация-предмет труда

     4 Методы сбора информации

     4.1 Внешние и внутренние источники информации

   4.2 Первичная информация    

    5 Информационно - управляющие системы

     6  Понятие коммуникации

     6.1 Коммуникации как обмен информацией

      6.2 Виды коммуникации

      Заключение

      Практические задания

      Литература 
 

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

В современных  условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим  органом обычно ставятся задачи получения  информации, ее переработки, а также  генерирования и передачи новой  производной информации в виде управляющих  воздействий. Такие воздействия  осуществляются в оперативном и  стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения  требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху будет являться умение четко ориентироваться в потоке информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией.

1.Значение и  сущность информации 

1.1. Определение  информации

“Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение),

первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с  помощью условных сигналов, технических  средств, и т.д.);   информация  это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация-это основное  условие конкурентной способности организации.

С середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен  сведениями между людьми, человеком  и автоматом, автоматом и автоматом». Наиболее

примечательное  свойство информации - способность  вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания  в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация  к изменяющимся потребностям. Практически  ценность информации прямо пропорциональна  той роли, которую она играет в  принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь  ею. Сама по себе она стоит немного. Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад  в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В  этой своей функции информация является элементом  конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит  из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты,оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.   Информация сама по себе не существует. Существуют лишь данные, из которых можно получить информацию. К исходным данным, потенциально несущим информацию, предъявляются различные требования, в том числе:

1) значимость,  которая определяет, насколько привлекаемая  информация

влияет на результаты финансовых решений;

2) полнота, которая  характеризует завершенность круга  информативных

показателей, необходимых  для проведения анализа, планирования и принятия управленческих решений;

3) достоверность,  которая определяет, насколько формируемая  информация

адекватно отражает реальное состояние и результаты финансовой деятельности, характеризует внешнюю финансовую среду. Достоверность в значительной степени определяется надежностью источника (например, данные бухгалтер­ского учета и данные, циркулирующие на фондовом рынке);

4) своевременность,  которая характеризует соответствие  формируемой

информации потребности  в ней по периоду ее использования. Для финансового менеджмента имеют значение не данные вообще, а данные в нужном объеме и в нужное время;

5) понятность, которая  определяется простотой ее построения,

соответствия  и определенным стандартом представления  и доступностью понимания теми категориями пользователей, для которых она предназначена;

6) релевантность  (избирательность), определяющая достаточно  высокую

степень используемости формируемой информации в процессе управления финансовой деятельностью предприятия;

7) сопоставимость, которая определяет возможность  сравнительной оценки

стоимости и  результатов финансовой деятельности, возможность проведения

сравнительного  финансового анализа предприятия;

8) эффективность,  которая означает, что затраты  по привлечению

определенных  информационных показателей не должны превышать эффект, получаемый в результате их использования;

9) необходимая  достаточность, которая отражает  необходимые для

конкретного предприятия  объем и точность информации. Содержание системы информационного обеспечения финансового менеджмента, ее широта и глубина определяются отраслевыми особенностями деятельности предприятий, их организационно-правовой формой функционирования и др.

2. Информационная  база.

2.1. Характеристика  информационной базы.

Основу информационного  обеспечения составляет информационная база, в

состав которой входят пять укрупненных блоков:      

     Первый  блок включает в себя законы, постановления и другие нормативные  акты, положения и документы, определяющие  правовую основу финансовых институтов, рынка ценных бумаг.

     Во  второй блок входят нормативные  документы государственных органов

(Министерства  финансов РФ, Банка России и  др.), международных организаций  и различных финансовых институтов, содержащие требования, рекомендации  и количественные нормативы в  области финансов к участникам  рынка (положение о выплате  дивидендов по акциям и процентов  по облигациям, сообщения Минфина  РФ о различных процентных  ставках и т. п.).

    Третий  блок включает бухгалтерскую  отчетность, которая является наиболее  информативным и надежным источником, характеризующим имущественное  и финансовое положение предприятия.

     Четвертый  блок включает сведения финансового  характера, публикуемые

органами государственной  статистики, биржами и специализированными

информационными агентствами. Стоит отметить, что  этот раздел информационного обеспечения  пока еще недостаточно развит в России, хотя, по опыту развитых стран, именно он является наиболее существенным для  принятия решений в области управления финансами.

     Пятый блок содержит сведения, не имеющие непосредственного отношения к информации финансового характера или генерируемые вне какой-либо устойчивой информационной системы (например, официальная статистика, имеющая общеэкономическую направленность, данные аудиторских компаний, данные, публикуемые в различных средствах массовой информации, неофициальные данные и т. п.).

По аналитическим  возможностям рассмотренные источники  информации можно разделить на две  большие группы:

1)  характеризующие собственное имущественное и финансовое положение

предприятия;

2)  характеризующие окружающую среду (прежде всего рынок ценных бумаг).

3 Основные свойства и виды информации

Применительно к компьютерной обработке данных под информацией понимают некоторую  последовательность символических  обозначений (букв, цифр, закодированных графических образов и звуков и т. п.), несущую смысловую нагрузку и представленную в понятном компьютеру виде. Каждый новый символ в такой  последовательности символов увеличивает  информационный объем сообщения. Информация может существовать в виде:

текстов, рисунков, чертежей, фотографий; световых или  звуковых сигналов;

радиоволн; электрических  и нервных импульсов; магнитных  записей;

жестов и мимики; запахов и вкусовых ощущений;

хромосом, посредством  которых передаются по наследству признаки и свойства организмов, и т. д.

Предметы, процессы, явления материального или нематериального  свойства, рассматриваемые с точки  зрения их информационных свойств, называются информационными объектами.

Что можно делать с информацией:

создавать 

принимать 

комбинировать 

хранить

передавать 

копировать 

обрабатывать 

искать 

воспринимать 

формализовать 

делить на части 

измерять 

использовать 

распространять 

упрощать 

разрушать

запоминать 

преобразовывать 

собирать 

и т. д.

Все эти процессы, связанные с определенными операциями над информацией, называются информационными  процессами.

Информация обладает следующими свойствами:

достоверность

полнота

точность

ценность

своевременность

понятность 

доступность

краткость и  т. д.

Информация достоверна, если она отражает истинное положение  дел. Недостоверная информация может  привести к неправильному пониманию  или принятию неправильных решений. Достоверная информация со временем может стать недостоверной, так  как она обладает свойством устаревать, т. е. перестает отражать истинное положение  дел.

Информация полна, если ее достаточно для понимания  и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие решений или может повлечь  ошибки.

Точность информации определяется степенью ее близости к  реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.

Ценность информации зависит от того, насколько она  важна для решения задачи, а  также от того, насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельности человека.

Только своевременно полученная информация может принести ожидаемую пользу. Одинаково нежелательны как преждевременная подача информации (когда она еще не может быть усвоена), так и ее задержка.

Если ценная и своевременная информация выражена непонятным образом, она может стать  бесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, на котором  говорят те, кому предназначена эта  информация.

Информация должна преподноситься в доступной (по уровню восприятия) форме. Поэтому одни и  те же вопросы по-разному излагаются в школьных учебниках и научных  изданиях.

Информацию по одному и тому же вопросу можно  изложить кратко (сжато, без несущественных деталей) или пространно (подробно, многословно). Краткость информации необходима в справочниках, энциклопедиях, всевозможных инструкциях.

 3 Сущность процесса принятия управленческого решения

 3.1 Информация-предмет труда

Управленческий  процесс объединяет в себе такие  моменты как управленческий труд, его предмет и средства, и реализуется в определенном продукте.

Предметом и  продуктом труда в управлении является информация; в первом случае она — «сырая», а поэтому не может применяться на практике; но она служит основой подготовки решения, то есть преобразования информации, которой  можно руководствоваться для  осуществления конкретных действий.

Преобразованная информация приобретает самостоятельное  существование и может накапливаться (кто не видел груду документов на столе!), что приводит к усложнению процесса управления, усилению господства прошлых решений над текущими. Последнее, правда, в определенной степени полезно, так как порождает так называемый организационный порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание управленческих механизмов и выполнение соответствующих действий без специальных распоряжений. Однако он ограничен, так как не в состоянии подчинить и координировать все организационные элементы.

Средствами управленческого  труда является все то, что способствует осуществлению операций с информацией  — от компьютеров, телефонов до авторучки  и бумаги. При этом выделяют: средства составления документов (принтеры, диктофоны и пр.); средства обработки и оформления документов (штемпели, резаки, дыроколы); средства группировки и хранения документов (папки, скоросшиватели, картотеки); средства выполнения вычислительных операций; средства оперативной связи; мебель.

 Понятие "решение"  в научной литературе трактуется  по-разному. Оно понимается и  как процесс, и как акт выбора, и как результат выбора.

 Решение как  процесс характеризуется тем,  что он, протекая во времени,  осуществляется в несколько этапов. В связи с этим здесь уместно  говорить об этапах подготовки, принятия и реализации решений.  Этап принятия решений можно  трактовать как акт выбора, осуществляемый  индивидуальным или групповым  лицом, принимающим решение с  помощь определенных правил.

 Решение как  результат выбора представляет  собой предписание к действию

(план работы, вариант проекта и т.п.).

 Решение является  одним из видов мыслительной  деятельности и проявлением воли  человека. Его характеризуют следующие  признаки:

- возможность  выбора из множества альтернативных  вариантов: если нет альтернатив,  то нет выбора и, следовательно,  нет и решения;

- наличие цели: бесцельный выбор не рассматривается  как решение;

- необходимость  волевого акта руководителя при  выборе решения, так как субъект  принятия решения формирует его  через борьбу мотивов и мнений.

 Управленческие  решения могут быть обоснованными,  принимаемыми на основе экономического  анализа и многовариантного расчета,  и интуитивными, которые хотя и экономят время, но содержат в себе вероятность ошибок и неопределенность.

 Само по  себе принятие решения есть  компромисс. Принимая решения, необходимо  взвешивать суждения о ценности, что включает рассмотрение экономических  факторов, технической целесообразности  и научной необходимости, а  также учитывать социальные и  чисто человеческие факторы.

 Принять «правильное»  решение, – значит выбрать  такую альтернативу из числа  возможных, в которой с учетом  всех этих разнообразных факторов  будет оптимизирована общая ценность.

 Часто бывает  необходимо несколько поступиться  одной из характеристик

 (например, надежностью), с тем чтобы получить выигрыш в другой (например, в затратах). Задачей лица, принимающего решения, является отыскание альтернатив, представляющих собой оптимальный компромисс при учете всех рассматриваемых факторов.

 В некоторых  случаях оптимальный компромисс  можно найти, обращаясь к научным  методам принятия решений, т.  е. используя математические методы  оптимизации, теорию вероятностей, математическую статистику или  теорию полезности. В других случаях  принятие решений является исключительно  сложным вопросом, который носит  субъективный характер и предполагает  учет неколичественных человеческих  факторов и суждений о ценности. Однако наиболее часто при  принятии решений производится  учет как количественных, так  и качественных факторов, которые  должны рассматриваться одновременно.

 Есть мнение, что принятие решений по существу  является искусством. Это убеждение  прочно укоренилось в сознании  многих людей, занятых в сфере  административного и государственного  управления. Однако появление вычислительной  техники и успехи, достигнутые  в разработке научных методов  принятия решений, привели к  изменению этих взглядов. Ранее  считалось, что принятие решений  носит полностью качественный  характер и является субъективным делом. В настоящее время в этой области интенсивно внедряются количественные методы.

 Принимаемые  решения должны основываться  на достоверной, текущей и прогнозируемой  информации, анализе всех фактов, оказывающих влияние на решения,  с учетом предвидения его возможных  последствий.

 Руководители  обязаны постоянно и всесторонне  изучать поступающую информацию  для подготовки и принятия  на ее основе управленческих  решений, которые необходимо согласовывать  на всех уровнях внутрифирменной  иерархической пирамиды управления.

 Количество  информации, которую необходимо  переработать для выработки эффективных  управленческих решений, настолько  велико, что оно давно превысило  человеческие возможности. Именно  трудности управления современным  крупномасштабным производством  обусловили широкое использование  электронно- вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико- математических методов.

 Поскольку  руководитель имеет возможность  выбирать решения, он несет  ответственность за их исполнение. Принятые решения поступают в  исполнительные органы и подлежат  контролю за их реализацией. Поэтому управление должно быть целенаправленным, должна быть известна цель управления. В системе управления обязательно должен соблюдаться принцип выбора принимаемого решения из определенного набора решений. Чем больше выбор, тем эффективнее управление. При выборе управленческого решения к нему предъявляются следующие требования: обоснованность решения; оптимальность выбора; правомочность решения; краткость и ясность; конкретность во времени; адресность к исполнителям; оперативность выполнения.

4 Методы сбора информации

4.1 Внешние и внутренние источники информации

 При проведении  маркетинговых исследований применяется  2 вида информации: первичная и  вторичная. Вторичная информация  – это данные, собранные ранее  любой другой организацией для  целей, не связанных с целью  данного маркетингового исследования. Она сосредоточена во внешних  и внутренних источниках. К внутренним  источникам информации относятся:  бухгалтерская отчетность, обзоры  рекламации покупателей, сведения  торговых агентов и других  специалистов. Внешние источники  информации: данные международных  организаций, официальной статистики  государства и правительства,  научных исследователей, данные  с выставок и ярмарок, данные  с конференций и совещаний.  Достоинства вторичной информации: быстрота получения, возможность  анализа альтернативных источников, дешевизна сбора и достоверность  информации. Недостатки: быстрая устареваемость, несоответствие информации поставленной цели исследования и возможная предвзятость учреждений.

 Первичная  информация собирается в случаях,  когда вторичные данные не  дают информации, достаточной для  проведения маркетинговых исследований. К первичной информации относят  неопубликованные данные, полученные  самими исследователями. Их получают  способами наблюдения, эксперимента, интервью. Достоинства: высокая надежность  собранных данных. Недостаток: значительные  стоимостные и временные затраты  на ее получение.

4.2 Первичная информация

Если более  дешевая вторичная информация (внешняя  и внутренняя) не позволяет сделать  окончательные выводы по ситуации для  принятия обоснованного маркетингового решения, необходимо собирать первичную  информацию. Она, естественно, намного  дороже вторичной, так как предполагает большие затраты труда высококвалифицированных  специалистов. Первичная информация характеризует в основном клиентов. Таким образом, можно сказать, что логика маркетинговых исследований выражается в последовательном переходе от общего к частному: сначала необходимо сделать SWOT-анализ по всем факторам маркетинга, указанным на рис. 3.2, дать их полную характеристику (в основном по вторичной информации), затем изучить структуру рынка (т.е. произвести его сегментирование) и выполнить позиционирование товара на этом рынке. Только после этого можно приступать к еще более глубокому познанию своих покупателей, используя специфические методы сбора первичной информации об их поведении, образе жизни и т.п. За рубежом такую работу чаще всего осуществляют специальные исследовательские организации. В России таких организаций пока еще очень мало. Но исследования по сбору первичной информации проводить надо. Кто же тогда должен их проводить? Чаще всего сами организации, фирмы — все те, кому такая информация нужна.

В настоящее  время сбор первичной информации организациями, фирмами, испытывающими  потребность в ней, осуществляется следующим образом. Фирмы составляют анкеты и нанимают посторонних молодых  людей (часто студентов) для анкетирования  потенциальных покупателей. От приглашенных студентов-исследователей требуется  только одно: сдать заполненные анкеты заказчику и получить за это оговоренную  заработную плату. Вот они и заполняют  эти анкеты сами, а потом сдают  их заказчику, как будто провели  обследование по-настоящему (автор  не писал бы об этом, если бы сам не видел, как подобное делают некоторые  нанятые на работу студенты в перерывах  между занятиями). Нередко заказчик маркетингового исследования не удосуживается  провести хотя бы поверхностный инструктаж нанятых для сбора данных студентов.

Пользы от подобных исследований, естественно, никакой. И  можно сказать, что отсутствие первичной  информации для фирмы предпочтительнее, чем наличие ложной. Поэтому российскому  предпринимателю, решившемуся на такое  исследование, можно порекомендовать  только одно: разработав анкету и наметив  круг опрашиваемых покупателей, закрыть  на несколько дней фирму, если она  небольшая, и всех своих работников, в том числе и себя, направить на анкетирование, на опросы, не забыв объяснить своим работникам, что от качества собранной ими информации зависит будущее фирмы, а следовательно, и их будущее. Если же все-таки фирма для проведения опросов решит нанять студентов, то кроме тщательного инструктирования ей полезно будет провести пилотное (пробное) обследование, в процессе которого можно не только выявить слабые места проекта в целом (например, в содержании анкеты), но и обучить молодых людей на практике правилам сбора данных, указать им на ошибки, которые непременно будут, ибо многие из них впервые столкнутся с такой работой.

Почему же зарубежные исследователи рынка (консультационные фирмы) не врут своим заказчикам и  стараются обеспечить необходимую  точность и достоверность предоставляемых  ими данных? Ответ прост. Они живут  за счет проведения таких исследований. Это для них единственная и  постоянная работа. И если их рекомендации окажутся неверными, то их имидж на рынке таких услуг сильно пострадает — никто не будет к ним больше обращаться с такими заказами. А  поскольку в нашей стране таких  консультационных фирм пока еще очень  мало, наши предприниматели сами должны организовывать исследования по сбору  первичной информации, осуществляя  постоянный контроль над работой  своих подчиненных в процессе обследования, ибо трудно придумать  что-нибудь важнее правдивой и точной информации для обеспечения успешного  бизнеса. В процессе выполнения этого этапа происходит отбор источников информации, из которых можно получить полную, достоверную и актуальную информацию, необходимую для руководства