Контрольная работа по «Менеджменту». 31

17. Что лежит  в основе разделения функций  на общие и конкретные? Дайте краткую характеристику тех и других.

Общие функции управления

Основополагающие функции управления, которые раскрывают содержание процесса управления любой организации вне зависимости от ее особенностей (размера, названия. формы собственности) и определяют специфику управленческой деятельности, называются общими, основными функции управления. Общие функции управления являются обязательными также при осуществлении всех других функций управления.

Впервые разработку общих функций выполнил Анри Файоль. По его утверждению, "управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать". Другие авторы предложили иные названия этих функций. Обзор современной литературы позволяет сделать вывод, что наиболее последовательно и обосновано содержание управления представлено в концепции менеджмента, разработанной Э.М.Коротковым. В соответствии с этой концепцией основой любого управления служит предвидение (планирование), организация, контроль.

Планирование - это определяющая и ведущая функция управления. Планирование осуществляет постановку целей и задач управления, определяет пути и средства их достижения. Оно выражается в конкретных расчетах, заданиях и показателях. Результатом реализации этой функции выступают бизнес-планы, сбалансированные по всем видам ресурсов.

Посредством планирования устанавливаются основные направления приложения усилий и выработки решений, которые обеспечивают единство целей для всех членов организации. Функция планирования по своей сущности отвечает на вопросы, касающиеся фактического состояния и возможностей организации, ее реально достижимых целей и конкретных путей их реализации. Другими словами, планирование - это один из способов, с помощью которых руководство обеспечивает объединение усилий всех членов организации, направленных на достижение ее общих целей. Планирование - непрерывный процесс в силу того что при достижении одних целей заново определяются другие, а также вследствие того, что с изменениями окружающей среды цели пересматриваются и согласуются с реальностью. Функция планирования пронизывает все виды управленческой деятельности.

Планирование в организации делится на два вида: перспективное (долгосрочное) и текущее. Перспективное планирование в современных условиях часто приобретает черты стратегического планирования или более того - стратегического управления

Процесс текущего планирования начинается после одобрения варианта перспективного плана. На его основе происходит распределение заданий отдельным подразделениям организации.

Организация как функция является базисной функцией менеджмента. В широком смысле - это вид деятельности управленческого персонала, направленный на обеспечение нормального функционирования предприятия (фирмы, корпорации). Ее задачи - определение круга работ по осуществлению намеченных планов; определение характера связей (взаимоотношений) между производственными и управленческими подразделениями, а также между отдельными участками процесса управления; установление прав и обязанностей должностных лиц и исполнителей. В содержание этой функции входит проектирование процесса труда вплоть до разделения работ на отдельные операции, установление прав и обязанностей должностных лиц и исполнителей, определение характера взаимоотношений между подразделениями, а внутри них - между участниками совместного труда. Поскольку все работы на предприятии выполняют люди, то важным аспектом данной функции является определение исполнителя каждого конкретного задания, включая деятельность по управлению (подбираются исполнители для конкретной работы, им выдаются задания и полномочия или права по использованию ресурсов предприятия). Концепция внесения систематического начала в деятельность людей может быть расширена до создания структуры организации в целом.

Поскольку функция организации предполагает сведение воедино всех специалистов фирмы, задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность каждого из них.

Контроль - составная часть оперативного управления. Он имеет большое значение для создания информационной базы, обеспечивающей обоснованное принятие новых решений по определению цели и выработке плана. Контроль является средством обратной связи в системе управления.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей. Он позволяет установить, насколько точно достигнуты запланированные на определенный период цели. Он служит средством измерения того, что было в действительности получено по сравнению с ожидаемым результатом. Знание фактического состояния дел, основанное на контроле и анализе, позволяет предпринимать грамотные действия для коррекции (регулирования) серьезных отклонений от исходного плана. Одно из возможных действий - пересмотр первоначальных целей, с тем чтобы они стали реальнее и более соответствовали ситуации.

Функция контроля связана с учетом и анализом. Учет во многих случаях является средством контроля. А на основе анализа оценивается состояние объекта управления, результаты решения поставленных задач и потенциальные возможности.

Принято различать три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль начинается до решения управленческих задач, т.е. до начала работ. При этом виде контроля анализируются все виды ресурсов организации.

Текущий, или оперативный, контроль осуществляется от начала хозяйственной операции до момента достижения требуемого результата. Цель текущего контроля - вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов, чтобы не допустить серьезных ошибок и сбоев в деятельности организации.

Заключительный контроль ставит своей целью помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа вы- полнена.

Планирование, организация и контроль - это основы управления. Но это еще не все управление. Необходимо мотивировать деятельность людей, так как без определенной заинтересованности человек не будет творчески работать, как бы его хорошо не организовывали и не контролировали. Ведь поведение людей всегда мотивировано. Они могут трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а могут уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив, стимул поведения. Этот вид управленческой деятельности, как нам представляется, Э.М.Коротков вполне обоснованно назвал функцией активизации, потому что понятие активизации включает и мотивирование, и воодушевление, и стимулирование.

Активизация - это достижение целей организации на основе обеспечения полноценной отдачи от каждого работника предприятия и слаженной работы всего коллектива. В содержание функции активизации входят разработка и осуществление мероприятий, направленных на то, чтобы система поощрения коллективов и отдельных работников соответствовала задачам и особенностям каждого этапа развития экономики. Основная задача данной функции - применение максимально эффективных форм стимулирования, позволяющих полнее раскрыть возможности исполнителей, повысить их трудовую активность.

Активизация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом влияния сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Активизация работников для эффективного осуществления их деятельности предполагает правильное определение реальных потребностей людей и способов  их удовлетворения через хорошую работу.

К основным функциям относят также функции регулирования, координации и исследования.

Регулирование - это действия по устранению отклонений от объективно обусловленных режимов функционирования, обеспечение естественных возможностей проявления закономерных процессов и тенденций. Регулировать - это значит действовать по объективным законам, поддерживать режим деятельности в рамках существующих законов и закономерностей. Таким образом, регулирование как вид управленческой деятельности направлено на поддержание требуемого соответствия между различными элементами системы, на ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий, графиков, норм выработки. В этом плане регулирование является частью текущего координирования.

Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними и налаживания взаимодействия различных подразделений (отделов, служб) в системе организации.

В рыночной экономике происходит значительный рост неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Вместе с тем сокращается необходимость в вертикальной координации, когда реализуется принцип рыночной экономики - принцип договорных контрактных отношений, означающий переход управления на основу соглашения между равноправными экономическими субъектами.

Исследование. Современное управление немыслимо без проведения работ по исследованию результатов всех видов деятельности организации. Это вызвано условиями конкуренции, темпами технического и технологического развития, сложностью современной общественной и социально-экономической обстановки.

Рассмотренные основные функции управления отражают содержание управленческой деятельности (структурно- содержательный аспект управления) независимо от конкретных условий или сфер управления. Чтобы управлять, нужно обязательно предвидеть (планировать), организовывать работу, контролировать ее (обратная связь), регулировать и координировать деятельность людей, активизировать ее и исследовать все происходящие в организации процессы, чтобы повышать эффективность управленческих решений. Все это представляет собой структурно-содержательный аспект управления.

Однако основные функции не отражают обязательную последовательность действий, не характеризуют процесс деятельности. Последовательность действий в управлении отражают процессуально-содержательные функции управления: целеполагание, определение ситуации, определение проблемы, осуществление решения проблемы (перевод управляемой системы в новое состояние).

С целеполагания начинается процесс управления. Именно целеполагание определяет всю последовательность действий. Определение ситуации - это распознавание и оценка положения, в котором находится организация. Другими словами, оценка состояния управляемой системы относительно цели управления. Из неадекватности цели и ситуации вытекает проблема, противоречие, которое необходимо разрешить в первую очередь. Затем находится решение проблемы.

Таким образом, содержание процесса управления характеризуют как структурно-содержательный, так и процессуально- содержательный аспекты управленческой деятельности. 

Конкретные функции управления

Конкретные функции присущи тем или иным объектам, сферам, стадиям деятельности организации и характеризуют их специфику. В условиях функционирования предприятия, фирмы эти объекты, сферы, стадии, этапы воздействия выступают обособленно, а управление ими выделяется в качестве конкретных или специфических функций управления организацией.

В связи с тем, что носителями конкретных (специфических) функций управления являются части управляющей системы, главным вопросом при классификации конкретных функций служит выделение структурно обособленных стадий, этапов или объектов процесса управления.

Так, производственно-хозяйственная деятельность организации может быть подразделена на следующие стадии и этапы.

Подготовительная стадия (три этапа):

1. Научно-техническая подготовка производства.
2. Экономическая подготовка производства.
3. Социальная подготовка производства.

Производственная стадия (три этапа):

1. Основное производство.
2. Вспомогательное производство.
3. Обслуживающее производство.

Заключительная стадия (два этапа):

1. Реализация продукции.
2. Финансовая деятельность.

Обособившиеся этапы производственно-хозяйственной деятельности представляют собой объекты управления. В свою очередь, каждый из этих этапов может быть представлен более мелкими структурными объектами управления.

Установление количественного состава объектов управления является основанием для определения конкретных функций, соответствующих каждому выделенному объекту управления

Наиболее распространенной классификацией конкретных функций по стадиям и этапам производственно-хозяйственной деятельности организации является следующая: управление научно-технической подготовкой производства; управление основным производством; управление вспомогательным и обслуживающим производством; управление качеством продукции; управление персоналом; управление трудом и заработной платой; управление маркетингом; управление материально-техническим обеспечением; управление финансами и кредитом; управление сбытом продукции; управление капитальным строительством; управление социальным развитием; управление внешнеэкономической деятельностью; управление охраной окружающей среды; управление менеджментом.

Конкретные функции на предприятии осуществляют организационно обособленные подразделения. Так, функцию управления научно-технической подготовкой производства выполняет технический отдел; функцию управления основным производством - планово-производственный отдел; управление вспомогательным и обслуживающим производством - отдел главного механика и энергетика; управление качеством продукции осуществляет отдел технического контроля. К реализации остальных конкретных функций привлечены отделы кадров, труда и заработной платы, маркетинга, материально-технического обеспечения, главной бухгалтерии и финансов, сбыта продукции, социального развития, управления внешнеэкономической деятельностью, охраны окружающей среды и менеджмента.

Взаимосвязь функций управления

Как ранее отмечалось, в организационно-техническом плане управление организацией подразделяется на функции по двум основным признакам: по содержанию процесса управления и по принадлежности к видам производственно-хозяйственной деятельности. Деление на функции по содержанию процесса является основополагающим. Носителем общих (основных) функций служит вся управляющая система. Ею определяется круг задач, которые призвано решать управление как часть совокупного общественного труда, затрачиваемого на планирование, организацию, регулирование, координацию, активизацию, контроль и исследование.

При классификации функций по принадлежности к сферам производственно-хозяйственной деятельности организации их группируют применительно к объектам, стихиям, этапам или видам деятельности, осуществление которых составляет задачу управления. Обусловлено это тем, что функционирование каждой сферы производственно-хозяйственной деятельности требует осуществления всех общих функций управления - планирования, организации, регулирования, координирования, активизации, контроля и исследования,

Носителями конкретных функций, таким образом, являются части управленческой системы: сферы, стадии, этапы производственно-хозяйственной деятельности организации.

Функции звеньев структуры управления, выделенные относительно конкретных объектов, в совокупности представляют взаимодействие конкретных и основных функций управления.

Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие функции остались сравнительно неизменными. Конкретные же функции видоизменяются вместе с углубляющимися процессами разделения труда, под воздействием научно-технического прогресса и внешней среды: одни исчезают, другие возникают вновь, третьи теряют свое значение, четвертые усиливаются. Этим, например, обусловлено возникновение таких функций управления, как функции научно-технической информации, внешнеэкономических связей, маркетинга, охраны окружающей среды.

Совокупность функций служит основой для формирования организационных структур управления. При этом в зависимости от объема работы, обусловленной типом и сложностью изготавливаемой продукции, специализацией и масштабами предприятия, стоимостью основных производственных фондов, числом потребителей и поставщиков, одну функцию управления могут выполнять несколько служб или, наоборот, одно подразделение объединяет несколько функций управления.

Таким образом, функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными, так и неразрывно связанными между собой, более того, они как бы проникают друг в друга. Например, планирование, являясь лишь одной из общих функций, вместе с тем охватывает всю систему управления.

ВЫВОДЫ

1. Обособление функций управления - следствие разделения и специализации труда в обществе и управлении.

2. Функция управления представляет собой целенаправленный специализированный вид управленческой деятельности.

3. Функции управления состоят из взаимосвязанных социальных, общих (основных) и конкретных (специализированных) функций.

4. Общие (основные) функции раскрывают содержание процесса управления любой организацией вне зависимости от её особенностей (размера, назначения, формы собственности).

5. Содержание процесса управления включает также процессуально-содержательные функции управления: целеполагание, определение ситуации, определение проблемы, осуществление

6. Конкретные функции присущи сферам, стадиям, этапам производственно-хозяйственной деятельности организации и являются частью управляющей системы.

7. Каждая конкретная функция является, в свою очередь, комплексной и включает в себя все общие функции управления.

43. Дайте понятие  и характеристику стилей руководства.

Каждый руководитель в управленческой деятельности выполняет служебные обязанности в определенном, свойственном только ему стиле работы. Честерфилд говорил, что "стиль - одежда мысли", а Бюффон утверждал даже, что "стиль - это сам человек". Справедливость этих афоризмов подтверждается и современным толкованием стиля работы, который оценивается как совокупность типичных и относительно устойчивых приемов воздействия руководителя на подчиненных с целью эффективного выполнения управленческих функций и стоящих задач.

Существует сложное соотношение между понятиями "стиль деятельности" и "тактика поведения". Возникает как бы противоречие между этими понятиями: "стиль деятельности" - устойчивая система приемов и способов деятельности, психологических средств уравновешивания индивидуальности субъекта с объективными требованиями деятельности и "тактика поведения" - целесообразное использование средств, форм и методов адекватно условиям для достижения победы. Соответственно, противоречивость понятий ставит ряд вопросов: каким образом разнообразные задачи решаются субъектом посредством определенного стиля деятельности? Как происходит перестройка стиля деятельности в разных условиях? Какие особенности стиля являются устойчивыми, а какие - вариативно изменчивыми? Существует ли граница вариаций стиля?

В литературе утвердилось словосочетание "индивидуальный стиль деятельности", поскольку под ним понимается индивидуальная система психологических средств, к которым прибегает человек в целях наилучшего уравновешивания своей индивидуальности с внешними условиями деятельности. Фактически данный стиль присущ многим лицам, обладающим одинаковыми типологическими особенностями. Индивидуальность скорее реализуется в стилях деятельности, отражающих своеобразную, а порой и неповторимую манеру выполнения тех или иных действий. Поэтому мы считаем целесообразным различать понятия: "типический стиль деятельности", присущий определенному типу людей, и "индивидуальный стиль деятельности", присущий данному индивиду.

Администраторы имеют определенные и устоявшиеся стили управления – к примеру, в исследовании стилей управления в области образования они варьируются от авторитарного до демократического. Многие администраторы действуют по-разному во время кризисных ситуаций по сравнению с благоприятными ситуациями.

Основные виды стилей руководства

Основные характеристики административных стилей руководства:

1.   Демократический

Отражает систему взаимоотношений, для которой характерно постоянное взаимопонимание между администратором и членами коллектива. Педагоги и администраторы вместе работают над целями, задачами, планами, методикам и проблемами. Решения принимаются всеми членами коллектива, и ответственность принимают на себя все члены группы.

2.   Кооперативный

Часть полномочий по управлению передана коллективу. Комитет - это тот орган, который наиболее часто используется для функционирования кооперативного стиля руководства. Обычно вопросы управления являются постоянными обязанностями членов комитета. Например, решение вопросов распределения заработной платы может принимать коллегиальный орган-комитет.

Этот стиль имеет варианты: - коммуникационный стиль (менеджер затрудняется в принятии решения и информирует сотрудников, последние задают вопросы, высказывают свое мнение, однако в конце концов должны следовать указаниям менеджера); - консультативный стиль управления (то же самое, но решения принимаются совместно совещательно); - совместное решение (менеджер выдвигает проблему, указывает ограничения, сотрудники сами принимают решение, менеджер сохраняет право вето).

3.   Ограниченное участие

Незначительная часть управленческих функций делегируется персоналу. Специальным рабочим группам предлагается решить вопросы планирования и дать рекомендации. Однако, конечное решение никогда не поручается комитету, принимающему участие в рассмотрении какой-либо проблемы.

4.   Бюрократический

При этом стиле управления почти нет места сотрудничеству или даже ограниченному участию кого-либо. Обычно основным источником управленческих решений являются официальные документы, справочники, правила или другие руководства к действию. Место в занимаемой структуре - это главное, и власть непосредственно связана с занимаемым местом. Здесь превалируют традиция и стабильность, изменения редки: конечно, они никогда не устанавливаются снизу.

5.   Невмешательский

Это хаотичный подход администратора, который, как страус, прячет голову в песке в затруднительных ситуациях. Он позволяет каждому члену коллектива вести себя так, как ему удобно, не заботясь об объективной оценке или последствиях. Он не способствует выработке коллективных решений и не может принять на себя ответственность в трудной ситуации. Подчиненные ничего не знают о способах контроля. Каждый сам решает свои проблемы или терпит неудачу.

6.    Благожелательный деспот

Этот администратор обычно улыбается, слушает вас (или делает вид, что слушает), а затем поступает, как считает нужным. Он обычно говорит: "Я слушаю Вас", "Мы, может быть, примем Ваше предложение". Не потребуется много времени для того, чтобы обнаружить, что это лишь отговорки.

7.   Авторитарный

Все решения принимает сам руководитель, ни с кем не советуясь. Он всегда указывает всем сверху и не выносит никаких отступлений от собственных планов. Он знает "что лучше" для сотрудников и предприятия.

Авторитарный стиль управления имеет разновидности: - диктаторский стиль (менеджер все решает сам, сотрудники исполняют под угрозой санкций); - автократический (менеджер имеет в своем распоряжении обширный аппарат власти); - бюрократический (авторитет менеджера покоится на формальных иерархических положениях системы); - патриархальный (менеджер имеет авторитет «главы семьи», сотрудники неограниченно ему доверяют); - благосклонный (менеджер использует свои неповторимые личные качества и пользуется высоким авторитетом, сотрудники поэтому следят за его решениями).

Смешанные стили управления

При анализе полученных экспериментальных данных было отмечено, что существуют руководители, которые имеют два равнозначных ведущих стиля. Для данной выборки (стили руководства в области образования) таким смешанным стилем является тип управления, объединяющий демократический и авторитарный стили. На основании данных можно сделать вывод, что чаще всего руководители выбирают в качестве ведущего смешанный стиль (демократически-авторитарный), второй по числу выбравших его - кооперативный стиль, затем демократический и т. д. замыкают ряд авторитарный и бюрократический типы, их выбирают наиболее редко.

Используя показатели, характеризующие проявление отдельного стиля для каждого испытуемого, можно построить графики структуры административных стилей, а на основе их анализа предложить обобщенные, наиболее типичные структурные профили стилей руководства: "сотрудничество", "бюрократ-автократ", "демократ-автократ".

Стиль руководства "сотрудничество" - стиль руководителя, который, в основном, использует демократический и кооперативный стили. Авторитарный, бюрократический, благожелательно-деспотичный и невмешательский для них не характерны.

Стиль руководства "бюрократ-автократ" - это стиль руководителя, который использует авторитарный, бюрократический и благожелательно-деспотичный стили, отказывается от стилей сотрудничества, отношение к невмешательскому противоречиво.

Стиль руководства "демократ-автократ" - стиль руководителя, чаще всего использующего демократический и авторитарный стили, часто кооперативный, отрицает невмешательский, бюрократический и благожелательно-деспотичный стили.