Контрольная работа по "Организации работы с кадрами"

               Перевозский  Строительный  Колледж

                                                       Заочное отделение

                                                  Контрольная работа

                      По  организации работы с кадрами.

                        Кузьмина  Павла  Александровича

          Оценка                             «          »                         2003г.

         Преподаватель  Дианова  Валентина  Григорьевна

План.

1.    Организация контроля за выполнением планов.

2.    Ведение личных дел.

3.    Планирование как основа организации работы с кадрами.

4.    Задача.

1.    Организация контроля за выполнением планов.

Управленческий контроль состоит в наблюдении за течением процесса производственной и служебной деятельности объекта управления,, в сравнении контролируемых параметров с заданной программой, в выявлении отклонений от этой программы, их времени, места, причин и характера. Но контроль охватывает, кроме того, и оценку результатов данного процесса. Тем самым контроль включает и проверку исполнения.

Главная цель контроля в организации – повышение качества и эффективности производственной деятельности организации. Достижение этой цели предполагает решение следующих основных задач:

определение фактического состояния производственной и служебной деятельности организации;

оценка качества и своевременности исполнения законов, установок и указаний руководства, выполнения планов;

выявление и упреждение ошибок и недостатков в процессе осуществления служебной деятельности проверяемых органов, условий и причин, их порождающих, разработка предложений по устранению и предотвращению на будущее;

выявление позитивного опыта решения производственных и служебных проблем с учётом складывающейся обстановки, вскрытие потенциальных, неиспользованных резервов и возможностей их решения в целях обобщения и распространения такого опыта, совершенствования производственной деятельности;

оказание по итогам проверки (контроля) результатов работы контролируемых лиц, их соответствия занимаемым должностям.

Основные принципы контроля:

принцип целенаправленности реализуется главным образом правильным выбором вопросов, подлежащих контролю путём определения, исходя из специфических особенностей организации, её функций и задач, ключевых пунктов контроля, позволяющих судить о положении дел в целом или наиболее важных моментов в планах, реализация которых обеспечивает успех деятельности организации в целом;

принцип конкретности как продолжение и развитие требования о его целенаправленности предполагает, что конкретными должны быть не только цели контроля, но и его результат;

принцип объективности означает: контроль должен быть непредвзятым, должен способствовать выявлению не только негативных, но и положительных моментов в деятельности контролируемого органа, выводы по результатам контроля должны базироваться на достоверных фактах, а не на слухах,

домыслах, непроверенной информации, контроль должен учитывать всё многообразие как внутренних так и внешних факторов;

принцип своевременности контроля исходит из того, что эффективность контроля определяется не скоростью или частотой его проведения, а получением информации, необходимой для своевременного воздействия на контролируемый процесс;

принцип действенности определяет его направленность не столько на выявление недостатков и положительных моментов, сколько на выработку конкретных мер по устранению выявленных недостатков и содействие распространению и внедрению прогрессивного опыта.

Процедура контроля включает три основные стадии: установление нормативов контроля; сопоставление данных о фактическом положении дел с нормативными; выработка предложений (мер) по реализации результатов контроля.

Установление нормативов – это определение того, что, как, по каким критериям следует контролировать. Важнейшими нормативами являются: требования нормативных актов, регламентирующие деятельность организации; поддающиеся проверке планы её деятельности.

Сопоставление данных – состоит в определении того, насколько процесс реализации принятого решения, выполнения плана соответствует намеченному и ожидаемым результатам. При этом важное значение имеют правильное определение масштаба допустимых отклонений – насколько допустимы или безопасны для процесса реализации принятого решения отклонения от установленных нормативов.

Выработка мер – заключается в том, чтобы оценить полученную информацию и решить, необходимо ли продолжать действовать так, а если не так, то как иначе. Меры по реализации результатов контроля могут быть трёх видов: «ничего не предпринимать», если установлено, что фактически результаты контролируемой деятельности не отличаются от заданных стандартов или находятся в пределах допустимых отклонений; «внести коррективы», то есть устранить серьёзные негативные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, или использовать благоприятные отклонения с максимальной пользой; «изменить нормативы контроля», если сами нормативы оказались нереальными, ошибочными, затрудняющими течение производственного процесса.

2.    Ведение личных дел.

   Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приёме на работу. Порядок работы с личными делами е регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

   Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приёма на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

   Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:

-         внутренняя опись документов дела;

-         дополнение к личному листку по учёту кадров;

-         личный листок по учёту кадров;

-         автобиография;

-         копии документов об образовании;

-         характеристики или рекомендательные письма;

-         заявление о приёме на работу;

-         трудовой договор;

-         копия приказа о приёме на работу.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в личные дела не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учёту кадров» и «Дополнение к личному листку».

Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности и др. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника.

Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка, отражаются в дополнении к личному листку. Дополнение к личному листку включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела. Первый раздел – сведения о работе. Второй раздел – изменения в учётных признаках работника.

Помещаемая в личное дело копия приказа о приёме на работу должна иметь отметку о заверении копий. Вместо копии приказа в личное дело может быть помещена выписка из него. Выписка делается только после подписания приказа руководителем организации.

При подготовке личного дела о передаче в архив в конце дела помещается заверительная надпись, которая составляется на листе-заверителе дела. Лист-заверитель служит для учёта количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Работники кадровых служб, на которых возложено ведение личных дел, обязаны постоянно следить за состоянием личных дел и своевременно вносить изменения в учётные данные работника. Не следует требовать от работника повторного заполнения личного листка и написании автобиографии в целях обновления личного дела. Все изменения в учётных данных работника отражаются в дополнении к личному листку по учёту кадров.

Документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учёта личных дел. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определённым должностным лицам. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело.

Личные дела хранятся в отделе кадров как документы строгой отчётности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров, а в небольших организациях, где нет самостоятельной кадровой службы, на руководителя организации.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении личному листку по учёту кадров. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

3.    Планирование, как основа организации работы с кадрами.

Планирование можно рассматривать в двух аспектах. В широком смысле – это деятельность по выработке политики и стратегии организации и способов их реализации; в узком – по составлению официальных документов – планов.

В рамках кадрового планирования, являющегося элементом общей системы планирования организации, решаются задачи обеспечения её рабочей силой необходимой численности и качества, эффективной использования последней, совершенствования социальных отношений. специфика кадрового планирования, как и формирования соответствующих стратегий, состоит в наличии двух подходов: самостоятельного для организаций, продуктом деятельности которых является персонал, и подчинённого производственным, инвестиционным, финансовым, коммерческим и иным планам - для остальных.

С помощью кадрового планирования можно определить, например:

-         сколько работников, какой квалификации, когда и где будут необходимы;

-         какие требования предъявляются к тем или иным категориям работников (профессионально-квалификационные модели должностей);

-         каким образом привлечь нужный и сократить ненужный персонал;

-         как использовать персонал в соответствии с его потенциалом;

-         как обеспечить развитие этого потенциала, повысить квалификацию людей;

-         как обеспечить справедливую оплату труда, мотивацию персонала и решить его социальные проблемы;

-         каких затрат потребуют проводимые мероприятия.

Процесс планирования персонала, как и планирования вообще, базируется на ряде принципов, т.е. правил, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления. Основным из них сегодня считается участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. При составлении социальных планов этот принцип является безусловным, в остальных случаях его применение желательно.

Другим принципом планирования персонала считается его непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности организации и тем обстоятельством, что сам персонал находится в постоянном движении. В соответствии с этим принципом планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс. Принцип непрерывности требует, чтобы все планы разрабатывались с учётом перспектив, также того, что они послужат основой составления планов в будущем, а очередные планы базировались на предшествующих, учитывали результаты их выполнения, т.е. соблюдалась определённая преемственность.

Непрерывность планирования позволяет реализовать такой его принцип, как гибкость, подразумевающий возможность постоянного внесения коррективов в ранее принятые кадровые решения или их пересмотра в любой момент в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые подушки, дающие при необходимости свободу маневра в определённых пределах.

Единство и взаимосвязь деятельности отдельных частей организации требует соблюдения в планировании такого принципа, как согласование планов по персоналу в форме координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали» – между подразделениями одного уровня, а интеграция – «по вертикали», между выше- и нижестоящими.

Важным принципом планирования является экономичность, суть которой состоит в том, чтобы затраты на составление плана были меньше эффекта, приносимого его выполнением. Наконец, одним из принципов планирования является создание необходимых условий для выполнения плана.

Перечисленные выше принципы являются универсальными, пригодными для различных уровней управления; в то же время на каждом уровне могут применятся и свои специфические принципы. Например, при планировании в подразделении важную роль играет принцип узкого места, говорящий, что общую результативность будет определять работник, обладающий самой низкой производительностью. В то же время на уровне организации этот принцип обычно не применяется. Зато едва ли не важнейшим специфическим принципом здесь является научность планирования.

Планирование персонала должно обеспечивать максимальное раскрытие способностей работников и их мотивацию, учёт экономических и социальных последствий принимаемых в фирме решений. Поскольку сегодня персонал является решающим фактором деятельности любой организации, об эффективности его планирования свидетельствует степень достижения

организационных целей.

4.    Задача.

13.04. начальник смены предоставил начальнику цеха докладную записку о том, что Исаев И.Т. 12.04. отсутствовал на работе в течение всего рабочего дня. Каких-либо объяснений Исаев на следующий день дать не смог. 14.04. начальник цеха адресовал её инспектору кадров с резолюцией: «Объявить строгий выговор и уменьшить очередной отпуск на 1 день».

Сформулируйте указанную меру дисциплинарного взыскания в письменном виде полностью.

Согласно КЗоТ РФ Исаев И.Т. совершил прогул (ст.81 ч.6 п.а), следовательно к нему может быть применено дисциплинарное взыскание ст.192 («За совершение дисциплинарного проступка, то есть ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1)    замечание;

2)    выговор;

3)    увольнение по соответствующим основаниям»).

   В соответствии со ст.193 («До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт.

Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания») Исаеву И.Т. был объявлен строгий выговор.

   В виду того, что Исаевым И.Т. были нарушены «Правила внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций» (Утверждены Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам по согласованию ВЦСПС (Постановление от 20 июля 1984г. №213) у него был уменьшен очередной отпуск на 1 день (п.7.3 – рабочим и служащим, совершившим прогул без уважительных причин, очередной отпуск в соответствующем году уменьшается на число дней прогула, при этом отпуск не должен быть менее двух рабочих недель).

5.    Список литературы.

1.     Трудовой кодекс РФ принят 01 февраля 2002г.

2.     Веснин В.Р. «Практический менеджемент персонала» М. 1998г.

3.     Печникова А.В. «Документация отдела кадров предприятия» М. 2000г.

4.     Андреева В.И. «Делопроизводство в кадровой службе» М. 2000г.

5.     Булыгин Ю.Е. «Основы теории организации социального управления» М. 2001г.