Контрольная работа по «Организация складского учета в системе 1С: Предприятие 7.7»

 

Санкт-Петербургский Государственный  Аграрный Университет

 

 

Кафедра «ВТ»

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Организация складского учета

в системе 1С: Предприятие 7.7»

 

 

 

 

 

 

 

                          Выполнила:

                 Студентка-заочница 6 курса

экономического факультета

Специальность: бухгалтерский  учет, анализ, аудит 

Шифр: 0888016

 

Китаева Ирина Александровна

 

Проверил: 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург - Пушкин

 

2013

 

Оглавление

 

 

1. Организация бухгалтерского складского учета 3

2. Автоматизированная информационная технология складского учета с использованием АИС. 5

2.1. Общая характеристика АИС 5

2.2. Назначение и основные возможности системы 6

2.3. Основные термины и понятия системы 8

2.4. Режимы работы системы 15

3. Информационное обеспечение системы 17

3.1. Классификатор учетных номенклатур, порядок их формирования и ведения 17

3.2. Первичные документы и подготовка их к обработке 17

3.3. Организация массивов условно-постоянной информации 19

4. Технологический процесс обработки информации складского учета. 22

4.1. Элементы пользовательского интерфейса 22

4.2. Первоначальная настройка программы 24

5. Технология формирования базы данных 26

5.1. Технология формирования условно-постоянной информации складского учета 26

5.2. Технология формирования переменной базы данных (бухгалтерских операций и проводок) 30

5.4. Удаление информации 48

6. Выводы и предложения 49

Список  использованной литературы 50

Приложение  50

 

 

1. Организация бухгалтерского складского учета

 

Как известно, ответственность за хранение и движение материалов на складе, ведение учета материалов возлагается на кладовщика, с которым заключается договор о материальной ответственности.

При этом каждый вид, наименование и сорт материалов открываются карточки складского учета, в которых отражаются: наименование предприятия, номер карточки, номер склада, наименование материала, марка, сорт, размер, единица измерения, номенклатурный номер, учетная цена.

Руководствуясь приходными и расходными документов кладовщик производит записи в карточки складского учета в количественном выражении и выводит новый остаток.

Первичные приходные и расходные документы сдаются в бухгалтерию в сопровождение реестра сдачи документов. Первый экземпляр реестра с документами остается в бухгалтерии, а второй возвращается кладовщику с подписью бухгалтера.

В бухгалтерии предприятия, для организации контроля работы кладовщика и правильного ведения карточек складского учета, открывается сальдовая книга учета остатков материалов, куда кладовщик переносит количественные остатки. Книга хранится в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, в начале следующего за отчетным месяцем он, заполнив ее, возвращает в бухгалтерию.

Наличие и движение сырья, материалов, топлива, запчастей и т.п., принадлежащих предприятию в бухгалтерском учете отражаются на следующих счетах, посредством которых обобщаются информация о состоянии материальных ценностей:

Коды складского учета

• 1010 «Сырье и материалы»
• 1020 «Покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия»
• 1030 «Топливо»
• 1040 «Запасные части»
• 1050 «Строительные материалы»
• 1060 «Тара и тарные материалы»
• 1070 «Материалы, переданные в переработку на сторону»
• 1080 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

 

Здесь производится учет всех материальных ценностей по фактической себестоимости их приобретения, содержащей в себе все затраты на приобретение и транспортно-заготовительные расходы по доставке товарно-материальных запасов к месту их расположения.

Синтетический учет материалов в бухгалтерии ведется на счетах 1010-1090. Остаток материалов и их поступление за месяц отражаются по дебету, а расход материалов – по кредиту счета.

Аналитический учет по счетам учета материалов (1000) ведется по местам хранения и по отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам).

По дебету счета 1510 «Заготовление и приобретение материалов» отражают учетную цену материальных ценностей с корреспонденцией счетов 6010 «Счета к оплате поставщикам и подрядчикам» и т.д. в зависимости от источников поступления.

По кредиту счета 1510 «Заготовление и приобретение материалов» записывают фактическую себестоимость приобретенных материалов (поступивших на склад).

 

 

2. Автоматизированная информационная технология складского учета с использованием АИС.
1. Общая характеристика АИС

 

1С:Предприятие является универсальной  системой для автоматизации бухгалтерского  учета, учета наличия и движения  средств, а также периодических расчетов на предприятии.

Система 1С:Предприятие 7.7 состоит из компонент «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет». Любая из подсистем может использоваться как совместно с другими подсистемами, так и автономно. Совместно с другими компаниями фирма 1С разрабатывает множество других модулей расчета. "1С:Торговля и cклад" представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С:Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия  и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно  с другими компонентами "1С:Предприятия".

Модуль складского учета “1С: СКЛАД” - разработка для автоматизации работы складов и организации адресного  хранения. Решение внедряется на предприятиях различной отраслевой направленности. Программа имеет полностью открытый программный код, что дает пользователям  системы и партнерам, внедряющим решение в России и за рубежом, неограниченные возможности по модификации  программы.

Программа позволяет организовать складской учет на множестве складов. Существует возможность внутрискладского товарооборота и инвентаризации ТМЦ на каждом отдельном складе.

Реализован механизм комплектации и разукомплектации товарно-материальных ценностей.

Наряду с операциями движения товаров  в количественном и суммовом выражении, организован учет денежных операций (касса, банк), взаиморасчетов с поставщиками и покупателями ТМЦ.

Модуль программы 1С:«Склад» предназначен для организации товарооборота  в организации. В программе предусмотрена  организация операций, как в торговле, так и возможность продажи  товарно-материальных ценностей оптом. При этом реализована система  заявок от покупателей данной продукции. Возможно формирование предварительной  заявки, на основании которой производится оплата и получение ТМЦ. Дополнительно  к этому документом предусмотрено  резервация товара на складе, либо формируется  заказ на предстоящую поставку ТМЦ.

 

2. Назначение и основные возможности системы

 

"1С:Торговля и склад" предназначена  для учета любых видов торговых  операций. Благодаря гибкости и  настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Программный продукт позволяет организовать стационарные рабочие места: руководителя склада, диспетчеров, операторов, мобильные рабочие места персонала, непосредственно работающего с продуктом.

Решаемые задачи:

• Наведение порядка на складе
• Получение инструмента оперативного управления складом
• Включение склада в общую информационную деятельность предприятия в он-лайн режиме
• Минимизация ошибок «человеческого фактора» - максимальное использование автоматической идентификации объектов
• Увеличение заполняемости складских площадей
• Быстрый и точный подбор заказов по адресам хранения
• Избавление от зависимости от кладовщика, обладающего «исключительными знаниями»
• Тарификация деятельности склада: для работников, поклажедателей, внутрихолдинговая.

Программа не перегружена сложным функционалом и настройками, однако имеет все средства для решения задач - обеспечить эффективную и безошибочную работу склада.

Программа способна быстро и точно собрать заказы и разместить товары на складе. Без адресного хранения даже опытные кладовщики могут тратить значительное время на поиски редковостребованных товаров, а у вновь принятых сотрудников на поиски уходит до 80% рабочего времени. Размещением на безадресном складе должны заниматься только самые опытные кладовщики. Внедрение системы адресного хранения позволяет полностью снять эту проблему. На обучение нового персонала будет уходить не больше одного дня, после чего требуется только соблюдение дисциплины.

Решает проблему «исключительных знаний кладовщика». Если кладовщик опытный, то вопрос поиска товаров на складе для него может быть не актуальным.

Основные функциональные возможности:

• складской учет
• учет различных видов товарно-материальных ценностей (ТМЦ): товар, материал, продукция, тара;
• учет ТМЦ на множестве складов;
• учет ТМЦ в различных единицах измерения (упаковках);
• партионный учет по себестоимости каждой единицы (возможность выбора партии списания);
• возможность ведения партионного учета в разрезе материально ответственных лиц (кладовщиков);
• возможность задания произвольного свойства партии (цвет, размер и т.д.);
• раздельный учет собственных ТМЦ, принятых и переданных на реализацию, а также продукции и материалов;
• оформление различных складских операций: перемещение, списание, оприходование, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов;
• возможность произвольного оприходования и списания ТМЦ по различным статьям затрат (в том числе реклама, подарки и т. д.);
• учет дополнительных расходов, включаемых в себестоимость приобретаемых ТМЦ;
• получение отчетной информации по наличию и движению ТМЦ, а также оборотных ведомостей и товарного отчета;
• получение отчетной информации в разрезе свойств номенклатурных единиц.

Итак, внедряемый модуль содержит различные функции, способствующие упрощению ведения складского учета.

 

3. Основные термины и понятия системы

 

Система 1С:Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных  для манипулирования различными типами объектов метаданных предметной области.

Метаданными («данными о данных») в системе 1С:Предприятие называется совокупность объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельности конкретного предприятия.

Объект  метаданных - объекты предметной области автоматизации со сходными свойствами и одинаковым назначением.

Каждый объект метаданных обладает уникальным набором свойств. Главным свойством любого объекта  метаданных является имя (идентификатор) - краткое наименование. По идентификатору происходит обращение к объекту  на встроенном языке системы.

Моделью предметной области или структурой метаданных называется совокупность взаимосвязанных объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку определенной информации.

Пользовательским  интерфейсом называется совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных - документами, справочниками, журналами и т. д.

Права определяют полномочия пользователей на работу с информацией, которая обрабатывается в системе. Процедура назначения прав пользователю решает две задачи: с одной стороны, обеспечивается конфиденциальность информации, с другой - снижается риск потери информации от несанкционированных действий. Права задаются через роли, которые присваиваются пользователям.

Большинство объектов метаданных имеет визуальное представление (форма), позволяющее организовать интерактивное взаимодействие пользователя с объектом метаданных и создание объекта данных. В самом общем случае визуальное представление включает три части: экранный диалог, модуль и реквизиты.

Экранный  диалог предназначен для ввода и редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных.

Модуль  формы - это программа на встроенном языке системы. С ее помощью производится управление реквизитами экранной формы, контроль вводимой информации, выполнение вспомогательных расчетов и т.д.

Реквизиты формы - совокупность объектов различных типов, принадлежащих форме.

При эксплуатации системы  пользователь непосредственно взаимодействует  лишь с одной из трех частей формы  объекта метаданных - экранным диалогом.

Константы предназначены для хранения постоянной или условно-постоянной информации, но могут применяться для хранения изменяемых во времени данных.

Ввод этих значений возможен только с помощью специальных  экранных форм, которые вызываются или из меню Предприятие/ Настройка  параметров учета или из меню Операции/ Константы. Результат обоих действий совершенно одинаков. Форма предназначена  для установки параметров ведения  учета, которые являются общими для  всех организаций информационной базы.

Справочники. Справочником называется объект программы, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация в справочниках хранится в виде записей, имеющих одну структуру в пределах одного справочника, содержащих различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта – произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Перечень доступных пользователю справочников определен для данной конфигурации и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

Обычно справочниками  являются списки контрагентов, номенклатуры, организаций, валют, сотрудников и  др. «1С: Предприятие» поддерживает работу с многоуровневыми справочниками  и подчиненными справочниками.

Перечисления. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений.

Типичными примерами перечислений являются виды оплат – наличная, безналичная, бартер. Тип учредителя – юридическое лицо, физическое лицо. Типы сотрудников предприятия  – штатный, совместитель и т. д.

Список перечислений определяется на уровне конфигурации и не доступен пользователям для просмотра  или редактирования, а используется в качестве вспомогательного при  организации работы системы «1С: Предприятие».

Документы. Для отражения любых хозяйственных операций, происходящих на предприятии, а также для управления взаиморасчетами и данными в системе «1С: Предприятие» могут использоваться документы. Как правило, набор документов в системе «1С: Предприятие» аналогичен набору реальных первичных бухгалтерских документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу (накладная на перемещение ТМЦ, инвентаризация ТМЦ, приходная и расходная накладные, платежное поручение, счет, приходный и расходный кассовые ордера и т. д.). Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму), которое может сосотоять из двух частей – шапки и табличной части. Экранная форма может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его вводе в систему. Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая может быть сформирована и выведена на печать, представляет собой его бумажный эквивалент.

Важным свойством документа  в компоненте «Торговля+Склад» является его возможность автоматически формировать движение по регистрам. Такое движение будет принадлежать документу. Для накопления и использования в виде отчетов информации в системе предусмотрены так называемые регистры. Например, в регистре «Банк» накапливается информация об операциях по расчетному счету организации, регистры «Поставщики», «Покупатели» служат для накопления информации о взаиморасчетах с контрагентами предприятия, в регистре «Продажи» хранится информация оборотах по продажам услуг и ТМЦ организации и т. д.

Журналы документов. Журнал предназначен для хранения и работы с документами в системе «1С: Предприятие». Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяется на этапе конфигурирования.

Кроме пользовательских, в  системе «1С: Предприятие» существуют 2 системных журнала.

Полный журнал позволяет  работать со всеми документами любых  видов, существующих в системе (в  пределах назначенных пользователю прав доступа). Его внешний вид  задается системой и не может быть изменен. Журнал «Прочие» используется для работы с документами, для  которых в процессе описания конфигурации не указан конкретный пользовательский журнал (они не принадлежат ни к  одному из пользовательских журналов). Его внешний вид также задается системой и не может быть изменен.

Журнал документов позволяет  просмотреть список документов, разделенных  по видам документов, или всех документов сразу.

Отчеты  и обработки. При необходимости обработки информации в информационной базе согласно некоторому алгоритму (например, получение различных сводных данных) в системе «1С: Предприятие» используются отчеты (обработки). Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Для задания отчета на этапе разработки задачи определяется алгоритм отчета, определяющий получение и обработку информации из базы данных, и форма отчета, позволяющая пользователю задавать параметры алгоритма и включаемых в отчет данных. Список доступных пользователю отчетов полностью определяется при разработке конфигурации компоненты.

В компоненте «Торговля+Склад» отчеты используются как для анализа движения ТМЦ по регистрам аналитического учета, итогов и движения средств (ведомость по кассе, ведомость по банку), так и для формирования аналитических (Динамика продаж, ABC анализ ТМЦ, график платежей) и бухгалтерских (книга покупок, книга продаж, кассовая книга) отчетов. Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например индексации цен в справочниках товаров.

Технологическая платформа – это набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности, не зависящих от законодательства и методологии учета.

 Конфигурации – это состав справочников, первичных документов, система учета и т.д. Ориентированы на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и зависят от принятого законодательства.

Бухгалтерские счета. Бухгалтерские счета (далее «Счета») предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учета, то есть объектов синтетического учета средств предприятия. Суть данных объектов вполне соответствует общепринятому пониманию бухгалтерских счетов. Свойства бухгалтерских счетов могут гибко настраиваться в зависимости от принятой системы учета в конкретной стране и на конкретном типе предприятий.

1С:Предприятие может поддерживать  одновременно несколько планов  счетов. У каждого плана счетов  может быть определена собственная длина кода счета и количество уровней субсчетов, а также количество знаков в субсчете каждого уровня.

Операции и  проводки. Отражение движений средств в бухгалтерском учете записывается в виде операций и проводок. Операция является полным отражением хозяйственной операции, произошедший на предприятии, в бухгалтерском учете. Она может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Например, операция поступления аванса будет содержать две проводки — зачисление средств на расчетный счет и начисление НДС по поступившему авансу.

Субконто. Термин субконто введен для обозначения набора значений, используемых для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т. д. Вид субконто определяет совокупность объектов конкретного тина, которые используются для ведения аналитического учета.

Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида — обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник «Основные средства». При этом два вида субконто могут иметь тип одного и того же справочника: например, виды субконто «МБП» и «Основные средства» могут ссылаться на один и тот же справочник «Материальные ценности».

Существующие виды субконто используются для настройки аналитического учета по счетам бухгалтерского учета. При вводе проводок для счетов, по которым ведется аналитический учет, вводятся значения субконто в соответствии с их типами.

Типовые операции. Механизм типовых операций предоставляет пользователю возможность автоматизировать ввод часто повторяющихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовой операции, в котором задает «сценарий» проводок. При вводе операции с использованием типовой операции, данные автоматически заполняются на основании шаблона типовой операции. При необходимости запрашиваются недостающие значения операции (объекты аналитики, валюта, количество и другие) и рассчитываются суммы проводок по определенным в шаблоне формулам.

Корректные проводки. Механизм корректных проводок предназначен для автоматического контроля вводимых операций. Пользователь заполняет список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учета. Затем, в процессе ввода операций, если установлен соответствующий параметр, система проверяет проводки операции, используя список корректных проводок.

Журналы проводок и операций. Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал операций. В нем каждая операция отображается одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму).

Журнал проводок позволяет просмотреть  существующие проводки операций в виде общего списка.

4. Режимы работы системы

 

Сама по себе технологическая  платформа не может выполнить  никаких задач автоматизации, так  как она создана для обеспечения  работы какой-либо конфигурации. Сама по себе конфигурация так же бесполезна, поскольку, чтобы она могла выполнить  те задачи, для которых она создана, необходимо наличие платформы, которая  и управляет ее работой.

Возможен выбор 4 режимов  запуска программы:

Предприятие – режим использования информационной базы. В этом режиме работают обычные пользователи, вводят данные, печатают отчеты и т. д. В этом режиме нельзя редактировать структуру конфигурации.

Конфигуратор – режим конфигурирования (программирования). В этом режиме работают программисты, создают новые справочники, отчеты, пишут программные модули. Вводить данные в информационную базу в этом режиме нельзя.

Монитор – режим наблюдения за пользователями, работающими в данный момент с информационной базой. Все операции с информационной базой регистрируются в Журнале регистраций. В режиме Монитор можно получить протокол всех операций совершенных конкретным пользователем, над конкретным объектом, а также можно задать другие условия фильтра.

Отладчик – режим для программистов, когда у них что-то не ладится с программой. Здесь можно отследить как выполняется программа буквально по шагам. При этом программа выполняется в режиме Предприятие.

Для работы с программой необходимо пользоваться строкой в  меню <1С: Предприятие>. Все остальные  компоненты служат для настройки  и мониторинга работы программы  и используются специалистами по системе «1С: Предприятие». 

Монопольный режим - устанавливается, если в данный момент в режиме 1С: Предприятие с данной информационной базой работает только один пользователь. Монопольный режим необходим для выполнения некоторых регламентных действий, например, удаления помеченных объектов из информационной базы.

Кнопка «Добавить» - добавить информационную базу в список информационных баз

Кнопка «Удалить» - удалить информационную базу из списка информационных баз.

Кнопка «Изменить» - изменить параметры информационной базы.

Кнопка «Настройка» - установка/изменение параметров списка информационных баз.

 

 

 

 

 

 

3. Информационное обеспечение системы
1. Классификатор учетных номенклатур, порядок их формирования и ведения

 

В справочниках, каталогах и классификаторах  хранится вся информация, которая  необходима для дальнейшей работы. В частности, сведения о контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике контрагентов, ассортимент учитываемых на складе товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, готовой продукции, полуфабрикатов и т.п.) формируется в справочнике  номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов, и т.д. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей необходимы сведения как минимум из четырех  справочников: номенклатуры, организаций, складов и контрагентов. Вводить  и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа  можно перейти в режим редактирования справочника и добавить в него необходимые данные), но намного  удобнее ввести в справочники  необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться  и не тратить на это дополнительное время.

Перед тем как начать работу, необходимо заполнить справочники: организаций, контрагентов, валют, номенклатуры, складов (мест хранения) и физических лиц. Именно эти справочники являются наиболее востребованными в большинстве  случаев. Что касается остальных  справочников, их можно будет заполнять  по мере необходимости.

 

2. Первичные документы и подготовка их к обработке