Контрольная работа по "Таможенному делопроизводству". 2

 

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГОУ ВПО «ВЕЛИКОЛУКСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

 

ЗАОЧНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: «ТАМОЖЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

 

 

 

                                                                                        Выполнила: студентка 3-го

                                                                                        курса заочного отделения

                                                                                        экономического факультета

                                                                                        по специальности

                                                                                        таможенное дело

                                                                                        Глушакова Е.С.                                                                                                    

                                                                                        № зачетной книжки 10074

     Проверила: 

     Михайлова  Т.П.

 

 

 

Великие Луки

2012 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………...…..3

1 РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ………………………..6

2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТА  « СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ

 ОБ ОРГАНИЗАЦИИ»………………………………………………………..10

3 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ……………………………………………...13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….14

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….15

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управление предприятием можно  представить как процесс получения  информации, ее обработки, принятия решения  и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения  требуется полная, оперативная, достоверная  информация.

Полноту информации характеризует  ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел  не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию  дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать  в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется  в документах. Документ является носителем  информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для  предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации  и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем  уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие  управленческие решения. Документы  во многих случаях являются главным  аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное  определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это  деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий  для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного  обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В  централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных  подразделениях, составляют документооборот  уровня структурного подразделения. Как  правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения -специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации.

Рассмотрим управление документооборота на примере таможенного делопроизводства. Целью исследования данной работы являются правила оформления реквизита и регистрация исходящих дел. Порядок прохождения документов операции, производимые с ними в таможенном органе, регламентируется типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, которая разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Ведение дел осуществляется отделом документационного обеспечения ОДО.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ         

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка и др.

 Документы регистрируются один  раз: поступающие - в день поступления,  создаваемые - в день подписания  или утверждения. При передаче  документа из одного структурного  подразделения в другое он  повторно не регистрируется. 

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

• Входящие документы,  поступающие из других организаций и от физических лиц;
• Исходящие документы, направляющиеся другим организациям
• Внутренние документы, циркулирующие внутри и предназначенные для внутренней деятельности
• Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в ОДО.

 

 Перед регистрацией исходящих документов должностные лица ОДО проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в том числе и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.

Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от ответственных за делопроизводство структурных подразделений только вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК, полученным подразделением в соответствии с п. 6.2.2. Инструкции по делопроизводству¹. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в валовую картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.

Документы, оформленные с нарушением требований данной Инструкции, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное подразделение на доработку.

Номер исходящего письма таможенного органа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и индивидуального порядкового номера по "шахматке" например:

    01-18/456, где

                   01 - обозначение ОДО,

                   18 - номер дела по номенклатуре,

                   456 - индивидуальный порядковый номер  письма;

или

    14-11/128, где

                   14 - обозначение структурного подразделения,

                   11 - номер дела по номенклатуре,

                   128 - индивидуальный порядковый номер  письма.

Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела присваивается  и проставляется должностными лицами ОДО.

Письма за подписью руководителей  структурных подразделений поступают  на регистрацию в ОДО от ответственных  за делопроизводство структурных подразделений  с проставленным индексом дела структурного подразделения, в которое будет  подшита копия письма, завизированная всеми заинтересованными лицами (далее - визовая копия).

Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу  письма и не иметь никаких исправлений.

После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале  и визовой копии письма визовые  копии заверяются штампом "Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной подписи, ее расшифровки  и даты

При регистрации  основные реквизиты исходящих писем вносятся в электронные карточки базы данных "Переписка" и на каждое письмо распечатывается РКК  (если визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается в РКК за получение копии письма).

Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем таможенного органа.

Если входящий документ исполнен без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и формируется вдело структурного подразделения - исполнителя, ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает в ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением в соответствии с п. 6.2.2, со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается.

Оригиналы исходящих писем  могут выдаваться на руки исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в исключительных случаях  с целью срочной отправки адресату. В этом случае на копии письма проставляется  штамп "Подлинник получен" с указанием фамилии должностного лица, получившего оригинал письма, его подписи и даты.

Письмо, подлежащее размножению  для рассылки адресатам, должно поступать  в ОДО с заполненным и подписанным  руководством структурного подразделения  списком рассылки.

Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и сброшюрованные.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2     ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  РЕКВИЗИТА  «СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ  ОБ ОРГАНИЗАЦИИ»    

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая сила), так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

 С 1 июля 2003 года введён  ГОСТ Р. 6.30-2003²– «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В новом стандарте унифицированная  система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;
• требования к оформлению реквизитов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/код причина  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа. 

Рассмотрим  подробнее значение, содержание  реквизита «справочные  данные об организации». Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.

Почтовый  и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

• почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;
• номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается  только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку  и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

         Герб России

 

  Федеральная таможенная служба        

          СЕВЕРО-ЗАПАДНОЕ

 

       ТАМОЖЕННОЕ  УПРАВЛЕНИЕ

 

---------------------------------

 
      Наб. Кутузова, д. 20,

      Санкт-Петербург, 191187

      Телефон  (812) 273-16-19,

       факс (812) 275-43-70

     Телетайп 622403 JURI RU

ОКПО 00137414, ОГРН 1037843059495

   ИНН/КПП 7830002582/782501001

 

________________ N ______________

На N ___________ от _____________

3 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 

Подготовить проект письма на тему: о запросе предложения на поставку цветов от ОАО «Гарант», директору ЗАО «Дар».

Суть данного проекта  составление и представление  письма в качестве примера (см. примечание А).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении хотелось бы сказать  что документ, который создан в  обществе, входит в соответствующую  систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Различные функции документа  тесно взаимосвязаны и переплетены  между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения  каких-либо отдельных функций.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию  быстрого поиска документов, оперативное  и качественное составление и  исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении  документов. Любой документ состоит  из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Таможенный Кодекс Таможенного Союза
2. ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р. 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело.        Термины и определения». – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. Приказ ФТС России от 18.10.2004 №160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».
5. Е.А. Плешкевич. Основы общей теории документа. – Саратов, 2005.
6.   В.Н. Марков. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002.
7. Официальный сайт компании «Консультант Плюс»  http://www.consultant.ru/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

¹ Приказ ФТС РФ от 18 10 2004 №160 о Типовой инструкции по делопроизводству в работе архива в таможенных органах

² Требования к оформлению документов-методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р. 6.30-2003