Контрольная работа по "Теории организации". 57

Характеристика  предприятия

Открытое акционерное  общество «МЖ» начало свою деятельность в 2000 году.

Основным видом деятельности является выпуск глянцевого журнала под название «МЖ». Журнал предназначен для читателей как мужского, так и женского пола, в возрасте от 18 лет. Журнал публикует статьи о звездах шоу-бизнеса, рецепты приготовления различных коктейлей, гороскоп и другие статьи. Но в основном статьи журнала «МЖ» направлены на взаимоотношения между мужчиной и женщиной.

Генеральным директором с 2000 года  является Кузнецова А.А.

Главным бухгалтером с 2001 года является Белов Е.В., заместителем главного бухгалтера с 2004 года является Маховиков М.Ю.

Общая численность работников – 30 человек. 

Задание 1

 

Разработать схему организационной  структуры организации, отразив  в ней:

- уровни управления организации;

- взаимоподчиненность органов  управления;

- структурные подразделения;

- взаимосвязь структурных  подразделений

Описать функции каждого  подразделения.

Отразить на схеме материальные, финансовые и информационные потоки.

 

 

 

 

Рис.1. Схема организационной  структуры предприятия

 

Функции подразделений:

Отдел кадров

• Работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
• Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
• Учет личного состава
• Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
• Контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
• Изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
• Анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
• Создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
• Работа по созданию резерва на выдвижение
• Подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников
• Подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии
• Подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
• Принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников
• Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка
• Ведение всей отчетности по кадровым вопросам

 

 

Отдел реализации

• Увеличение стоимости и рентабельности заключенных контрактов.
• Рост числа крупных заказов.
• Расширение и сохранение клиентской базы.
• Формирование доверительных отношений с клиентами.
• Расширение известности компании.
• Создание имиджа компании как надежного делового партнера.
• Качественная подготовка документов.
• Развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела.

 

 

 

 

Бухгалтерия

• Операционное ведение бухгалтерского учета
• Регистрирующая функция
• Аналитическая функция
• Контрольная функция
• Информационная функция
• Управленческая функция
• Обеспечения сохранности имущества
• Обеспечения информационной безопасности

 

Редакция

• Умение выбирать
• Умение  критиковать
• Проводить редакторский анализ
• Оценивать сюжетную линию
• Смотреть на произведение глазами автора.

 

Художник 

• Работа по внедрению на предприятии производственной эстетики.
• Осуществление контроля за соблюдением эстетических требований.
• Участие в разработке художественно-конструкторских проектов реконструкции и строительства помещений предприятия.
• Оказание методической помощи по вопросам, входящим в его компетенцию.

 

Производственный отдел

• Закупка материала, работа с поставщиками;
• Проведение учета запасов;
• Поиск и обнаружение утерянных запасов;
• Проверка и корректировка учета запасов и производства;
• Проверка и корректировка технических данных и сведений о материалах;
• Коммуникация и координация своих действий со вспомогательными отделами;
• Выявление и объяснение необычных числовых значений в системе ERP;
• Отслеживание технических изменений и их контроль;
• Поддержание баланса материалов и запасов при смене производства;
• Приемка и отправка товаров, включая оформление документов, связь с перевозчиками;
• Мониторинг работы субподрядчиков и аутсорисинг;
• Прием заказов, связь с клиентами, проверка заказов;
• Планирование особых периодов, например периода профилактического технического обслуживания, модернизации линии, отпуска;
• Планирование работ на уровне дня, недели, месяца, года, нескольких лет;
• Создание последовательностей операций;
• Завершение работ;
• Выдача заказа на изготовление.

 

Отдел снабжения

• Объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;
• Координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
• Устранение дублирования операций и ненужных приемов;
• Наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;
• Получение специальной квалификации и совершенствование операций по снабжению;
• Возможность сосредоточить других сотрудников на выполнении их собственных функций, чтобы они не отвлекались на закупки;
• Концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.

 

 

Задание 2

 

Исходя из разработанной  схемы движения материальных и информационных потоков, специфики деятельности организации, количества структурных подразделений  и их взаимосвязей, удаленности структурных  подразделений, взаимодействия органов  управления и требований к формированию учетной и отчетной информации выберите один из предусмотренных Федеральным  законом «О бухгалтерском учете» вариантов организации бухгалтерского учета в организации.

Определите способ организации (децентрализованный или централизованный) и обоснуйте свое решение.

В зависимости от выбранного варианта организации бухгалтерского учета разработайте организационную  структуру бухгалтерской службы.

 На схеме организационной  структуры бухгалтерии должны  быть отражены внутренние, а также  входящие и исходящие информационные  потоки. Разрабатывать схему следует  с учетом технологии обработки  учетной информации, а также формы  ведения бухгалтерского учета.

 

В соответствии с ФЗ 129 «О бухгалтерском учете» вариант  организации бухгалтерского учета  на предприятии был выбран следующий:

- Учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером.

В случае значительного объема учетной работы, ведение бухгалтерского учета целесообразно предоставить бухгалтерии во главе с главным  бухгалтером. Для организации бухгалтерии  руководитель должен издать приказ об образовании структурного подразделения  и утвердить Положение о бухгалтерской  службе. Сотрудники, принимаемые на работу в бухгалтерию, вводятся в  штат, с ними заключаются трудовые договоры, на каждую должность утверждается должностная инструкция. С бухгалтерами, ответственными за сохранность денежных средств и материальных ценностей, заключается также договор о  материальной ответственности. Работой  бухгалтерии руководит главный  бухгалтер. Бухгалтерскую отчетность организации подписывает руководитель и главный бухгалтер. Также главный  бухгалтер имеет право подписи  на финансовых документах.

На нашем предприятии  используется централизованная бухгалтерия.

Централизованная  бухгалтерия – это такая организации учета, при которой бухгалтерский учет деятельности нескольких предприятий либо филиалов компании осуществляется в одном месте.

При централизации учёта  все учетные работы (обработка  документов, аналитический и синтетический  учёт, составление сводного баланса  и отчёта) сосредоточены в едином учётном органе организации –  центральной бухгалтерии.

Централизованные бухгалтерии  создаются в целях эффективной  организации бухгалтерского учета  в обслуживаемых бюджетных учреждениях.

Преимущества централизованной бухгалтерии:

• Увеличение достоверности учета, применение единых методологий,
• Снижение налоговых рисков,
• Ускорение подготовки отчетности,
• Сокращение расходов на ведение учета,
• Переход к аутсорсингу бухгалтерских функций, в том числе корпоративный аутсорисинг. (аутсорисинг - передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области)

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Схема организационной  структуры бухгалтерской службы

 

В организации ОАО «МЖ» применена такая структура бухгалтерии (рис. 2.) в связи с:

-небольшим объемом произведенной  продукции (журналов), что влечет  за собой меньший объем документации;

-маленькой численностью  работников на предприятии в  количестве 30 человек, что так  же влияет на небольшое количество  документов в бухгалтерии;

- на предприятии  работает  высоко квалифицированный бухгалтер,  которому помогает зам.главного  бухгалтера, который имеет также  высшее образование и опыт  работы.

 

 

Задание 3

 

Разработка положения  о бухгалтерии

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

 Руководитель организации

 

______ОАО «МЖ»________                            ______Кузнецова А.А.___

 

 

 

 

Положение о бухгалтерии

 

 

«01» ___июня___ 2010 года

 

 

 

I.       Общие  положения

1. Бухгалтерия Общества (далее  – «Бухгалтерия») является структурным  подразделением ОАО «МЖ» (далее – Общество).

2. Бухгалтерию возглавляет  главный бухгалтер, на должность  которого назначается лицо, имеющее  высшее профессиональное (экономическое,  финансовое) образование и стаж  финансово-бухгалтерской работы  не менее не менее 3 лет.

3. Главный бухгалтер назначается  на должность и освобождается  от занимаемой должности приказом Генерального директора Общества.

4. В отсутствие Главного  бухгалтера его обязанности исполняет  Зам. глав. бухгалтера Общества или назначенный приказом Генерального директора Общества другой работник.

5. Бухгалтерия подчиняется  непосредственно Генеральному директору  Общества.

6. Работники Бухгалтерии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом Генерального директора по представлению Главного бухгалтера Общества.

7. Распределение обязанностей между работниками производится Главным бухгалтером Общества и оформляется должностными инструкциями.

8.Главный бухгалтер Общества:

· руководит всей деятельностью  Бухгалтерии, несет персональную ответственность  за своевременное и качественное выполнение возложенных на Бухгалтерию  задач и функций;

· осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Бухгалтерии;

· распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения  между сотрудниками Бухгалтерии, устанавливает  степень их ответственности, при  необходимости вносит предложения  Генеральному директору Общества об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

· вносит предложения по совершенствованию работы Бухгалтерии, оптимизации ее структуры и штатной численности;

· участвует в перспективном  и текущем планировании деятельности Бухгалтерии, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов по вопросам, входящим в компетенцию  Бухгалтерии;

· участвует в подборе  и расстановке кадров Бухгалтерии, вносит на рассмотрение Генеральному директору Общества предложения  о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Бухгалтерии, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

· совершенствует систему трудовой мотивации работников Бухгалтерии;

· осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью Бухгалтерии в целом.

9.В своей деятельности Бухгалтерия руководствуется:

·    действующим  законодательством Российской Федерации;

·    Уставом ОАО «МЖ»;

·  государственными и  отраслевыми стандартами, стандартами  ОАО «МЖ»;

· нормативными документами и техническими документами, включенными в перечень документов, которыми работники Бухгалтерии руководствуются в своей деятельности;

· локальными нормативными актами ОАО «МЖ»;

· приказами и распоряжениями по ОАО «МЖ»;

· правилами и нормами  охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

· правилами внутреннего  трудового распорядка ОАО «МЖ»;

·  заключенными трудовыми  договорами;

· настоящим Положением.

10.Настоящим положением должны руководствоваться все работники Бухгалтерии.

 

II.     Основные задачи

11.Основными задачами Бухгалтерии являются:

· Ведение бухгалтерского учета, контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов, обеспечение сохранности собственности Общества;

· Формирование полной и  достоверной информации о деятельности Общества и его имущественном  положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – Генеральному директору и участникам Общества, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

·  Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним  пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении Обществом хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

· Предотвращение отрицательных  результатов хозяйственной деятельности Общества и выявление внутрихозяйственных  резервов обеспечения его финансовой устойчивости.

· Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений  Общества по вопросам финансового контроля и бухгалтерского учета.

· Совершенствование и  внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

· Участие в пределах своей  компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений органов  управления Общества.

·    Решение иных задач в соответствии с целями организации.

 

 

 

III. Структура

14. Структуру и штатную численность бухгалтерии утверждает Генеральный директор компании по  представлению  главного   бухгалтера   и   по  согласованию  с  Учредителями собрания.

15.  Распределение обязанностей между сотрудниками  бухгалтерии производится главным бухгалтером Общества.

 

 

 

IV. Функции

16.Основными функциями  бухгалтерии являются:

·Планирование и организация бухгалтерского учета в Обществе.

· Контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов Общества.

· Контроль за состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, а также сохранностью денежных средств и товарно-материальных ценностей.

· Формирование в соответствии с действующим законодательством и нормативно-правовыми актами о бухгалтерском учете учетной политики, исходя из структуры и особенностей деятельности Общества.

· Подготовка и принятие рабочего плана счетов, форм первичных  учетных документов, применяемых  для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые  формы, разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также  порядка проведения инвентаризаций.

· Контроль за проведением  хозяйственных операций, соблюдением  технологии обработки бухгалтерской  информации и порядка документооборота.

· Организация бухгалтерского учета и отчетности на основе применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности Общества, его имущественном положении, доходах и расходах, разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

· Проведение инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов с организациями.

· Проведение экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности Общества по данным бухгалтерского учета в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводственных расходов.

· Оформление материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей и передача в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы.

· Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности Общества, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

· Обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчет по заработной плате, начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников Общества.

· Контроль за соблюдением порядка оформления первичных бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам Общества, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях Общества.

· Обеспечение строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных  и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

· Составление баланса  и оперативных сводных отчетов  о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской  и статистической отчетности, представление  их в установленном порядке в  соответствующие органы.

· Методическая помощь работникам Общества по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и финансово-экономического анализа.

· Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Общества.

 

V. Взаимоотношения Бухгалтерии с другими подразделениями Общества

17. Для   решения задач, поставленных перед Бухгалтерией, выполнения функций, возложенных на нее, и реализации прав, предоставленных ей, Бухгалтерия взаимодействует:

·  С Отделом правового  сопровождения бизнеса Общества:

Получает:

- экземпляры договоров  и первичных документов по  исполнению договоров, в том  числе актов сверки взаимных  расчетов, оформленных со стороны  контрагента Общества;

- проекты шаблонов договоров;

- проекты претензий, исков  и иных документов в связи  с ненадлежащим исполнением договорных  обязательств покупателями / подрядчиками  Общества;

- ответы на претензии,  отзывы на иски и иные документы,  связи с ненадлежащим исполнением  договорных обязательств перед  покупателями / подрядчиками со стороны  Общества;

- решения судов (третейских, арбитражных, общей юрисдикции), принятые по спорам из договоров.

Представляет:

- проекты договоров и  первичных документов по исполнению  договоров, в том числе актов  сверки взаимных расчетов, подлежащих  оформлению со стороны контрагентов  Общества;

·         С Отделом Информационных Технологий

Получает:

- экземпляры договоров  и первичных документов по  исполнению договоров, в том  числе актов сверки взаимных  расчетов, оформленных со стороны  контрагента Общества;

Предоставляет:

- проекты договоров и  первичных документов по исполнению  договоров, в том числе актов  сверки взаимных расчетов, подлежащих  оформлению со стороны контрагентов  Общества.

 

VI. Права и обязанности

18.Бухгалтерия имеет следующие права:

·  Запрашивать и получать от структурных подразделений Общества необходимую информацию и документы  для своевременного и качественного  выполнения функций, возложенных на Бухгалтерию.

· Давать структурным подразделениям Общества разъяснения, рекомендации и  указания по вопросам, входящим в компетенцию  Бухгалтерии.

· В установленном порядке  направлять структурным подразделениям Общества обязательные для выполнения документы по вопросам, входящим в  компетенцию Бухгалтерии.

· Принимать участие в  проводимой Обществом работе по подготовке проектов нормативных документов, совещаний  и других мероприятий по вопросам, связанным с деятельностью Бухгалтерии.

· Участвовать в работе по подготовке, заключению и контролю за выполнением договоров, заключаемых  Обществом.

· Принимать участие в  работе по подготовке проектов приказов, указаний, писем и других документов по вопросам, входящим в компетенцию  Бухгалтерии.

· Вносить предложения  Генеральному директору Общества о  перемещении работников Бухгалтерии, их поощрении за успешную работу, а  также предложения о наложении  взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

·  Принимать   участие  в созываемых Генеральным директором Общества   совещаниях   при  обсуждении на них вопросов, имеющих  отношение к компетенции Бухгалтерии.

· Осуществлять связь с  другими организациями по вопросам компетенции Бухгалтерии.

19. Бухгалтерия обязана:

· Осуществлять возложенные на Бухгалтерию функции в соответствии с требованиями законодательства РФ, устава и внутренних документов Общества.

· Исполнять решения органов управления Обществом по вопросам, относящимся к компетенции Бухгалтерии, в порядке и в сроки, установленные внутренними документами.

· Своевременно осуществлять подготовку документов по вопросам, отнесенным к компетенции Бухгалтерии настоящим Положением и другими внутренними документами Общества.

· Своевременно предоставлять информацию, документы, заключения по запросам структурных подразделений по вопросам, отнесенным к компетенции Бухгалтерии.

 

VII. Ответственность

20. Ответственность за  своевременное и качественное  выполнение функций Бухгалтерии,  перечисленных в настоящем Положении,  возлагается на Главного бухгалтера  Общества или лицо, выполняющее  его функции.

21. На Главного бухгалтера  Общества возлагается персональная  ответственность за:

·  Организацию деятельности Бухгалтерии по выполнению задач  и функций, возложенных на Бухгалтерию;

· Состояние бухгалтерского учета, планово-финансовой, бюджетной, кассовой дисциплины, своевременное  представление полной и достоверной  бухгалтерской отчетности, соблюдение законодательства Российской Федерации  при осуществлении хозяйственных  операций, проведение контроля за движением  имущества и выполнением обязательств, правильность и обоснованность расходования выделенных и закрепленных денежных средств;

· Ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми  документами;

· Предоставление в установленном  порядке достоверной бухгалтерской, статистической и иной информации о  деятельности бухгалтерии;

· Разглашение сведений, составляющих в ОАО «МЖ» коммерческую тайну и информацию ограниченного распространения. При этом обязанность по сохранению указанных сведений включает в себя недопущение их разглашения и распространения в иной форме, в том числе путем совершения (умышленно или неосторожно) определенных действий или бездействия, включая создание возможности несанкционированного доступа к таким сведениям посторонних лиц;