Контрольная работа по "Теории управления". 3

Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ленинградский государственный  университет имени А. С. Пушкина

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 «ТЕОРИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

Вариант №7.

Специальность «ГМУ-411» II (4,5)

Выполнила  Чудакова А.Ю.

Зачетная книжка № 11-57

Проверил____________________________

Санкт-Петербург

2013

1. Приведите условную схему организационной структуры и покажите на ней прохождение управленческой информации в организациях с централизованным и децентрализованным управлением.

В любой организации возникает  вопрос распределения полномочий, который  является важнейшей проблемой при  выборе конструкции организации. При  этом существуют два принципиально  разных подхода: централизация и  децентрализация.

Централизация – концентрация прав принятия решений на высшем уровне руководства.

Норма управляемости – количество людей, непосредственно подчиненных  одному руководителю.

Децентрализация – передача или  делегирование прав принятия решений  на нижние уровни управления.

При этом нужно иметь в виду, что все полномочия не могут быть централизованы или децентрализованы. Полной централизации препятствует то, что люди располагают лимитированными ресурсами времени, знаний, опыта и могут одновременно решать лишь определенное число проблем, усваивать ограниченный объем информации, Полная децентрализация невозможна из-за того, что организация потеряет управляемость и попадет в состояние хаоса.

Это неизбежно приводит к тому, что централизация в одном  отношении требует одновременно обратного процесса в другом. Так, излишнее сосредоточение решения тех или иных проблем в вышестоящей управленческой структуре обусловит то, что большинство из них неизбежно будет приниматься на ее нижних этажах, что отнюдь не прибавит им качества, зато снизит оперативность и усилит бюрократизацию управления.

Централизация и децентрализация  управления могут развиваться как  вширь, так и вглубь. В первом случае речь идет об увеличении числа подконтрольных данному субъекту проблем; во втором — об их более обстоятельной и детализированной проработке, которая в противном случае могла бы осуществляться на нижних этажах управленческой иерархии.

Степень централизации или децентрализации  в организации и ее подразделениях измеряется с помощью следующих  переменных:

- число решений, принимаемых на каждом уровне управления;

- важность принимаемых решений  для организации;

- степень контроля за исполнением  принятого решения.

Преимущества  централизации:

- позволяет  обеспечить высокую согласованность  действий звеньев организации;

- улучшает  контроль деятельности подразделений;

- сокращает  количество ошибок при принятии  решений;

- в концентрации  процесса принятия решений в  руках тех, кто лучше знает  общую ситуацию, имеет больший  кругозор, знания, опыт;

- в устранении  неоправданного дублирования управленческих функций, приводящем к экономии соответствующих затрат;

- в усилении стратегической  направленности управленческого  процесса и обеспечении при  необходимости концентрации ресурсов  на ключевых направлениях деятельности  организации.

Недостатки централизации:

- затрачивается много времени  на передачу информации, в процессе  чего значительная часть ее  теряется или искажается;

- важнейшие решения принимаются  лицами, оторванными от жизни  и плохо представляющими себе  конкретную ситуацию, в то же время исполнители, которым ситуация хорошо знакома, от выработки и принятия решений устранены и те навязываются им в принудительном порядке;

- решения оказываются не достаточно  качественными и неэффективно  реализуются на практике.

Преимущества децентрализации:

- позволяет оперативно решать  проблемы;

- позволяет принимать объективные  решения;

- придает гибкость организации;

- стимулирует инициативу, развивает  творческие способности руководителей  среднего и низшего уровней;

- удешевляет делопроизводство;

- позволяет отказаться от детальных  инструкций из центра, снизив  этим самым его перегрузку  второстепенными проблемами и  сократив информационные потоки.

Недостатки децентрализации:

- вследствие обособленности процесса  принятия решений и концентрации  его на нижних этажах управленческой структуры зачастую слабо учитываются или вовсе игнорируются интересы других подразделений и организации в целом;

- решения часто носят тактический  характер, оказываются мелкими, малоэффективными;

- отсутствие общих правил и  процедур выработки и принятия решений.

Крайней формой децентрализации управления является его полное отсутствие, что  имеет место в так называемых множественных структурах — организациях конгломератного типа, в которых  отсутствуют, какие бы то ни было, связи — информационные, технологические, организационные и даже финансовые, посредством которых формируется и распределяется централизованный фонд денежных средств — они заменяются финансовым контролем.

Поскольку децентрализация не может  происходить бесконечно без разрушения самой организации, в какой-то момент она сменяется обратным процессом — централизацией. Таким образом, возникают своего рода “маятниковые колебания”, придающие системе управления дополнительную гибкость и устойчивость.

Другим способом обуздания излишней самостоятельности подразделений является так называемая выборочная централизация, предполагающая, что, наряду с предоставлением им большей свободы действий, их руководители попадают в жесткое персональное подчинение к первому лицу организации, становясь его заместителями, а, следовательно, вынуждены бывают в этом качестве безоговорочно подчиняться указаниям центральной власти.

Централизованная форма управления предусматривает осуществление  руководства хозяйственной деятельностью  входящих в фирму предприятий из одного центра, жесткую регламентацию и координацию их деятельности, полное отсутствие у них хозяйственной самостоятельности. Используется небольшими компаниями, выпускающими один вид продукции или продукцию одной отрасли, работающими преимущественно в добывающих отраслях промышленности и ориентирующимися на местный или национальный рынок. Высшее руководство фирмы обычно состоит из президента-компании, одновременно и ее управляющим, и двух вице-президентов. Правовая защита интересов компании, ведение бухгалтерии, обычно поручаются специализированным фирмам. Централизованное управление крупной фирмой, выпускающей один или несколько видов продукции, более сложно. Президент осуществляет только общее руководство компанией, а вице-президенты руководят определенными секторами деятельности с помощью соответствующих управляющих. Организационная форма управления фирмой считается централизованной, когда: функциональные подразделения играют более важную роль, чем производственные; имеется значительное число функциональных служб; исследовательские подразделения находятся в центральном аппарате материнской компании. Децентрализованная форма управления предполагает создание внутри фирмы производственных отделений, пользующихся полной хозяйственной самостоятельностью, наделенных широкими полномочиями в сфере производства и сбыта и несущих ответственность за получение прибылей. Функции высшей администрацией: контроль за оперативной деятельностью отделений, координация их работы и определение основных направлений для обеспечения эффективности и прибыльности деятельности компании. Каждое производственное отделение самостоятельно финансирует свою деятельность. Степень децентрализации управления определяется степенью предоставления полномочий или прав принятия самостоятельных решений управляющим отделениями. Переход к децентрализованной форме управления осуществляется прежде всего крупными диверсифицированными фирмами, со многими производственными предприятиями, выпускающими широкую номенклатуру товаров, работающими на обширные рынки.

На практике, однако, не встречается  полностью централизованных или  децентрализованных организаций. Такие  организации представляют собой  лишь предельные точки некоего континуума, между которыми лежат все встречающиеся  на практике типы структур. Степень централизации варьируется от организации, где большая часть (если не все) полномочия, необходимые для принятия важнейших решений, остаются на высшем уровне управления, до организации, где большая часть таких прав и полномочий делегируется нижестоящим уровням управления. Разница состоит лишь в относительной степени делегирования прав и полномочий. Поэтому любая организация может быть названа централизованной или децентрализованной лишь в сравнении с другими организациями или в сравнении с собой же, но в другие периоды. Например, «Ай Би Эм» имеет относительно централизованную структуру управления, но расширяет использование децентрализованных структур. В Европе, к примеру, «Ай Би Эм» подразделила все свои филиалы и отделения на пять экономических центров. Руководителям этих центров даны очень большие права для принятия решений, определяющих важнейшие экономические показатели отделений.

2. Внутренняя среда. Как внешняя среда организации влияет на ее структуру, степень централизации и децентрализации управления? Сформулируйте предложения по совершенствованию структуры управления вашей организации.

Все организации  отличаются друг от друга по различным  аспектам. Вместе с тем они имеют  общие для всех организаций характеристики. Одной из самых значительных характеристик организации является зависимость от внешней и внутренней среды. Ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних ориентиров. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.

Различают факторы внешней и  внутренней среды.

ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ - это  условия и факторы, возникающие  независимо от ее (организации) деятельности и оказывающие существенное воздействие на нее. Кроме того, они способствуют функционированию, выживанию и эффективности ее работы. Внешние факторы подразделяют на факторы прямого и косвенного воздействия.

К факторам прямого воздействия относят  поставщиков ресурсов, потребителей, конкурентов, трудовые ресурсы, государство, профсоюзы, акционеров (если предприятие является акционерным обществом), которые оказывают непосредственное влияние на деятельность организации;

К факторам косвенного воздействия относят  факторы, которые не оказывают непосредственного влияния на деятельность организации, но их следует учитывать для выработки правильной стратегии. Можно выделить следующие факторы косвенного воздействия:

1) политические факторы - основные  направления государственной политики и методы ее реализации; возможные изменения в законодательной и нормативно-технической базе; международные соглашения, заключаемые правительством в области тарифов и торговли и т.д.;

2) экономические факторы - темпы  инфляции; уровень занятости трудовых ресурсов; международный платежный баланс; процентные и налоговые ставки; величина и динамика ВВП; производительность труда и т.д.;

3) социальные факторы  внешней среды - отношение населения  к работе и качеству жизни;  обычаи и традиции, существующие  в обществе; менталитет общества; уровень образования и т.п.;

4) технологические факторы - возможности,  связанные с развитием науки  и техники, которые позволяют  оперативно перестроиться на  производство и реализацию технологически  перспективного продукта, спрогнозировать момент отказа от используемой технологии.

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ - это среда, которая определяет технические  и организационные условия работы организации и является результатом  управленческих решений. Организация  анализирует внутреннюю среду с целью выявления слабых и сильных сторон ее деятельности. Это необходимо потому, что организация не может воспользоваться внешними возможностями без наличия определенного внутреннего потенциала. При этом ей необходимо знать свои слабые места, которые могут усугубить внешнюю угрозу и опасность. Внутренняя среда организаций включает в себя следующие основные элементы:

Производство: объем, структура, темпы производства; номенклатура продукции; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования; наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности; экология производства; контроль качества; патенты, торговые марки и т.д.

Персонал: структура, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, текучесть кадров, стоимость рабочей силы, интересы и потребности работников.

Организация управления: организационная структура, методы управления, уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства, престиж и  имидж предприятия.

Маркетинг охватывает все процессы, связанные с планированием производства и реализацией продукции, такие как: производимые товары, доля рынка, каналы распределения и сбыта продукции, маркетинговый бюджет и его исполнение, маркетинговые планы и программы, стимулирование сбыта, реклама, ценообразование.

Финансы - это показатель, который позволяет увидеть всю производственно-хозяйственную деятельность предприятия. Финансовый анализ позволяет вскрыть и оценить источники проблем на качественном и количественном уровне.

Культура и имидж предприятия: факторы, которые создают образ предприятия; высокий имидж предприятия позволяет привлечь работников высокой квалификации, стимулировать потребителей к покупке товаров и т.п.

Каждый вовлеченный в производственный процесс имеет свои собственные  интересы:

I. Внутренняя среда

1.Собственник(и) капитала

Сохранение и умножение капитала

Получение постоянных и устойчивых доходов

Право принимать окончательные  решения

2. Менеджеры

Получение прибыли и развитие фирмы

Собственные интересы (вознаграждение, независимость, власть)

3. Наемные работники

Высокая заработная плата

Надежность рабочего места, хорошие  условия труда и высокий уровень  социальной защищенности

II. Внешняя среда

1. Государство и общественность

Создание рабочих мест, социальный мир

Конкурентоспособность на мировом  рынке

Получение налоговых доходов

Стабильность цен

Поддержание рыночных отношений путем  антимонопольных мер

Защита окружающей среды и интересов  потребителя

2. Поставщики

Высокие доходы и низкие расходы

Стабильность договорных связей

3. Кредиторы

Высокие проценты

Гарантированность возврата кредита

Возможность влияния на фирмы

4. Потребители

Широкий выбор, высокое качество, низкие цены

Высокий уровень сервисных услуг

Таким образом, внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть также и источником проблем  и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Поэтому взаимодействие организации со средой должно поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Значительные изменения любой  переменной будут в определенной степени влиять на все остальные  переменные. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Взаимосвязи внутри компании и реакция  компании на изменения внешней среды  требуют большого внимания, так как  оказывают значительное воздействие  на существование и развитие организации.

Несвоевременная реакция компании на изменения внешней среды несет  ей реальный финансовый ущерб. Для того, чтобы реакция компании на изменения, происходящие в окружении, была синхронной или опережающей, компании подстраивают свою структуру в сторону увеличения ее динамичности и управляемости. Настройке также подвергается система управления предприятием и внутренними связями, которые играют важнейшую роль в поддержании высокой конкурентоспособности компании.

Первый вариант - Главный менеджер крупной вертикально интегрированной компании, организованной по дивизиональному принципу, полностью отслеживает складывающуюся рыночную ситуацию, непрерывно информирован о технологических новациях в сфере деятельности компании, распределяет ресурсные потоки, генерирует управленческие распоряжения для подчиненных подразделений и жестко контролирует их исполнение. Взаимодействие между подразделениями компании строго регламентировано. Подразделения не обременены контактами с внешней средой. В данном случае жесткие управленческие структуры приводят к возникновению острой внутрифирменной конкуренции между подразделениями компании, что вовсе не является целью организации управленческой структуры компании, а ослабляет конкурентные позиции по отношению к внешним соперникам.

Второй вариант - управление корпорацией, созданной, исходя из целей удержания  занимаемого рыночного сектора, построенной по принципу технологической  зависимости подразделений, все  подразделения компании имеют неограниченную степень свободы в выборе путей диверсификации производства и ориентируются на мгновенную рыночную конъюнктуру. В этом случае менеджмент каждого из подразделений непосредственно контактирует с рыночной сферой, воспринимает сигналы, приходящие из внешней среды, производит оптимизацию всех сторон деятельности своего производства. Происходит автоматическая подстройка деятельности под изменяющуюся внешнюю среду. Наблюдается адаптация всех отдельных элементов системы, но не компании как единой системы. В случае неограниченной свободы маневра любого из элементов системы рыночная конъюнктура может сделать выгодным уход на производство продукта, не имеющего ценности для смежника компании.

В результате можно сделать вывод, что растущая нестабильность внешней среды, в том числе ускорение обновления продукции и технологии, компания вынуждена будет изменяться и адаптироваться, поскольку жесткие управленческие структуры не обладают способностью быстрого принятия решений в силу не только консервативности менеджеров, но и склонности к консерватизму всех людей вообще. Как следствие, растет важность гибкости структуры, которая может быстро меняться, перестраиваться, в частности переходить на выпуск новой продукции. Таким образом, жесткая структура управления, при столкновении с быстроменяющейся внешней средой, в целях сохранения конкурентоспособности, стремиться видоизмениться в сторону децентрализованной системы управления бизнесом.

3. Бюрократические системы управления. Какие организационные формы приходят им на смену?

В течение многих десятилетий в крупных компаниях и больших организациях различного типа широко распространились бюрократические системы управления. Вначале их применение было организационным новшеством, поскольку внедрялась рациональная организация труда, управление и процесс принятия решений стали профессией. Оно создавало порядок, основывалось на использовании набора правил, которые позволяли различным специалистам всех звеньев организации координировать свою работу. Бюрократическая система использовала весь интеллектуальный потенциал организации.

Макс Вебер, положивший начало систематическому изучению бюрократии, установил, что  она является одновременно и наиболее эффективной системой, и угрозой  для основных элементов свободы. Обратив внимание на упорядоченность  и потенциальную эффективность бюрократических систем, Вебер отмечал, что бюрократическая форма организации с точки зрения точности, постоянства, строгости и надежности ее работы превосходит все другие формы административной организации.

В течение XX века большие бюрократические организации создали системы, способные эффективно управлять потоками инвестиций, разделением труда и крупномасштабным индустриальным производством. С использованием их организационного потенциала связано развитие промышленности, связи и коммуникаций, взаимодействий всех видов, ориентации на потребителя. Были созданы организации, достаточные для того, чтобы обеспечивать лидерство в самых разных областях.

Тем не менее со временем роль и  действенность бюрократической  организации снижались. В условиях современных революционных изменений в технике и технологии производства, расширения объема, разнообразия и неустойчивости потребительского рынка, роста неопределенности при увеличении масштабов инвестиций возможности использования бюрократических систем существенно сокращаются, возникают все новые трудности в обеспечении эффективного управления.

Среди ученых существует согласие по поводу шести характеристик бюрократии, описанных первоначально Вебером: 1) иерархическая командная цепочка; 2) специализация должностных обязанностей; 3) единая политика в области прав и обязанностей; 4) стандартизированные операции на каждом участке работы; 5) карьера, основанная на профессиональной компетенции; 6) безличностные взаимоотношения. К данным характеристикам можно добавить то, что координация деятельности осуществляется на высших уровнях организации. Рассмотрим подробнее каждую из указанных характеристик.

В настоящее время строго бюрократические системы казались малоэффективными или вовсе недееспособными.

В табл. 1 в систематизированном виде показаны коренные изменения в организационных системах, характеризующие как причины неэффективности бюрократических организаций в современных условиях, так и основные черты организаций, приходящих им на смену.

Таблица 1

Коренные изменения  в организационных системах

Современное производство и  его инфраструктура не нуждаются  в бюрократических организациях. Нарастает потребность в мобильных  и интеллектуальных организациях, деятельность которых соответствует революционным изменениям в самом характере работ, происшедшим за последние десятилетия.

Список литературы

1. Костин В.А. Теория управления. - М.: Инфра, 2004.
2. Василенко И.А. Теория управления. М., 2004.
3. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева. - М.: Инфра - М, 2000
4. Глущенко Е.В. Теория управления: Учебный курс. - М.: Весник, 2002.
5. Пономарев Л.Н., Шинкаренко В.В. Это вопрос целой эпохи: Демократия против бюрократии. - М., 2002. 346 с.
6. Мильнер Б.З. Теория организации
7. Дорофеева Л.И. Организационное поведение. Эл. библиотека.
8. . http://www.expert.ru/politics/2006/06/ekskluzivnoe_rossiys-koe_pravo/.
9. http // tcchnct.ru/indcx. php? r=14&article=3197.