Корпоративный секретарь

СОДЕРЖАНИЕ

Введение            3

1. Функции, полномочия  и организация работы корпоративного  секретаря 4

2. Проблема подбора квалифицированных  кадров     7

3. Назначение и освобождение  от должности корпоративного  секретаря  13

Заключение            15

Список литературы          16

Введение

Повышение роли корпоративного секретаря

Новый для российских открытых акционерных обществ институт корпоративного секретаря хорошо известен во многих странах, причем не только в  высокоразвитых. Конкуренция в сфере привлечения иностранных инвестиций побудила правительства Индии, Малайзии, Таиланда, Филиппин и других государств с формирующимися рынками проделать весьма значительную работу по усовершенствованию систем корпоративного управления и введению должности корпоративного секретаря в публичных компаниях.

Корпоративный секретарь - это сотрудник, поддерживающий регулярное продуктивное общение между собственниками акционерного общества, его топ-менеджментом и советом директоров. Развивая взаимодействие сторон так называемого корпоративного треугольника, он выступает гарантом соблюдения должностными лицами компании и ее органами управления тех процедурных требований, которые обеспечивают реализацию законных прав и интересов акционеров. Отсутствие же столь нужного взаимодействия зачастую приводит к печальным последствиям: общество втягивается в корпоративные конфликты и сталкивается с необходимостью выплачивать штрафы, а его руководители привлекаются к административной и уголовной ответственности. Все это влечет за собой падение котировок акций, утрату репутации и даже банкротство компании. Недавние скандалы, связанные с Enron, WorldCom, Dynergy, Kmart, Adelphia и т.д., убедительно подтверждают эту простую истину.

1. Назначение, функции и организация работы корпоративного секретаря.

Назначение  корпоративного секретаря - это ответственное  решение. Оно повлияет как на имидж  компании в глазах контрагентов, конкурентов  и акционеров, и повлечет полное или частичное перераспределение обязанностей внутри общества. Стоит сразу отметить, что возможность назначения корпоративного секретаря должна быть предусмотрена уставом общества с указанием на способ назначения и на орган, перед которым он будет ответственен за исполнение принятых решений.

Функции корпоративного секретаря

Функции корпоративного секретаря в Законе об АО не предусмотрены. Его полномочия подробно раскрыты в  Кодексе корпоративного поведения.

 Секретарь  общества играет важную роль  в организации общего собрания  акционеров. В этом отношении  секретарь:

- готовит список  лиц, имеющих право участвовать  в общем собрании акционеров  или поручает составление этого  списка регистратору общества;

- уведомляет  всех лиц, имеющих право участвовать  в общем собрании акционеров;

- готовит и  рассылает бюллетени для голосования акционерам, имеющим право участвовать в общем собрании акционеров;

- готовит и  обеспечивает неограниченный доступ  к материалам, которые должны  быть представлены на общем  собрании;

- заверяет и  распространяет копии материалов, которые должны быть представлены акционерам во время общего собрания;

- отвечает на  процедурные вопросы во время  общего собрания акционеров;

- собирает заполненные  бюллетени для голосования и  передает их счетной комиссии;

- информирует  акционеров о результатах голосования на собрании.

 Секретарь  общества играет важную роль  в содействии членам совета  директоров в получении информации, которая им необходима для  принятия обоснованных решений.

 Секретарь  общества разъясняет членам совета  директоров законодательные и  иные нормативные акты, относящиеся к корпоративному управлению. Вместе с тем он не должен давать юридических консультаций по вопросам, которые не входят в круг его обязанностей.

 Секретарь  общества организует заседания  совета директоров. В его функции  входит извещение о заседаниях совета всех его членов. Кодекс рекомендует, чтобы секретарь общества подписывал и вел протоколы заседаний совета директоров.

 Определенные  функции возлагаются на корпоративного  секретаря в сфере защиты прав  акционеров. Секретарь следит за тем, чтобы общество надлежащим образом рассматривало обращения акционеров и направляет запросы акционеров в органы управления. Кроме того, его обязанностью является учет корпоративных конфликтов, в том числе и конфликтов, связанных с ведением реестра акционеров.

 Секретарь  общества выполняет функции, связанные  с раскрытием информации, а именно: обеспечивает хранение документов  общества; обеспечивает неограниченный  доступ акционеров к информации  в соответствии с законом; удостоверяет  выдаваемые акционерам копии документов.

В случае отсутствия сведений в уставе необходимо предварительно внести изменения, после чего принять  в отношении новой позиции  должностную инструкцию. В зависимости  от целей общества, следует определить, кем будет назначаться данное лицо, каковы его полномочия, права и обязанности. Рассмотрим основные варианты назначения и то, каким образом это повлияет на деятельность внутри общества и к каким внешним последствиям это может привести.

Первый  вариант - это прямое подчинение одному из членов Совета Директоров. Преимущества очевидны: единоначалие, четкость принимаемых решений, возможность быстрого реагирования на изменения конъюнктуры рынка и потребностей руководства, акционеров. Негативной стороной является возможность чрезмерной концентрации полномочий в одних руках, а также возможность сговора директора и корпоративного секретаря для реализации личных интересов за счет общества. Единственным средством решения этой проблемы будет отстранение Директора. Но это может повлечь большой скандал и подрыв доверия к обществу. Такой вариант следует применять в компаниях, у которых ближайшая и единственная цель - выйти из кризиса, и в которых нет ненадлежащих учтенных активов.

Второй  вариант - когда решение о назначении корпоративного секретаря и его выборы осуществляются самими акционерами общества на собрании. По своей сути этот вариант - полная противоположность первому. Положительной стороной является возможность наиболее полного участия акционеров в управлении, т.к. секретарь будет подчиняться их решениям, выступать связующим звеном с остальными органами управления общества. Но при наличии акционеров с пакетом акций, позволяющим оказывать воздействие на деятельность корпоративного секретаря и общества в целом, решения, принятые под «давлением», могут отрицательно отразиться на деятельности общества.

Негативным  образом на деятельности общества может  сказаться отсутствие четкого контроля над деятельностью секретаря  в промежутках между собраниями акционеров. В такой ситуации возможно развитие авторитарного управления в обществе, в котором секретарь и его аппарат будут оказывать давление на остальные корпоративные органы общества, или, наоборот, возникновение анархии, пересечение компетенций и, как следствие, полная нежизнеспособность и бесполезность такого института. Так, например, действия секретаря могут повлиять на политику в отношении информации, подлежащей раскрытию: при отсутствии контроля вероятность раскрытия инсайдерской информации возрастает.

Все документы, в которых находится охраняемая законом и внутренними актами информация, могут благополучно оказаться у конкурентов. Такая «утечка» может быть использована с перспективой на недружественное поглощение. В этой связи самым безопасным и эффективным вариантом будет назначение корпоративного секретаря Советом Директоров и его подчинение Совету Директоров как коллегиальному органу.

Данный тип  подчинения позволяет сохранить  баланс между интересами как управления, так и акционеров. Отсутствие жесткой  подчиненности позволяет больше оставлять на усмотрение самого секретаря. Конечно, при отсутствии единой позиции в Совете Директоров исполнение может затянуться, но, как показывает мировая практика, - это самый действенный вариант управления . Функции и организация работы корпоративного секретаря Чтобы избежать возникновения конфликтных ситуаций, необходимо указать в должностной инструкции корпоративного секретаря права, обязанности и его место в иерархии общества.

Весь перечень вопросов, которые рекомендованы Кодексом к ведению корпоративного секретаря, можно разделить на следующие основные функции: информационная, контрольная, организационная. Все действия корпоративного секретаря должны совершаться в рамках предоставленных ему полномочий и облекаться в надлежащую правовую форму. Он должен самостоятельно следить за этим. В данной ситуации встает вопрос квалификации нанимаемых кадров. Обратимся к нему позже. Многие не придают надлежащего значения такому документу как должностная инструкция и просто переписывают в нее положения Кодекса. Но когда возникают вопросы о надлежащем уведомлении акционеров о собрании, к чьему ведению отнесено решение вопросов по раскрытию информации, кого привлекать к ответственности за разглашение коммерческой тайны, - всегда приходится обращаться к локальным нормативным актам общества, регулирующим права и обязанности сотрудников. Все это можно вывести, только учитывая положения должностной инструкции .

В подтверждение своих  слов приведем одно из решений Верховного Суда в отношении прав и обязанностей корпоративного секретаря. В рассматриваемом деле акционер обжаловал действия общества о том, что его требование о проведении внеочередного собрания акционеров не было рассмотрено, чем были нарушены его права. Акционер направил свое требование по почте в адрес корпоративного секретаря. Ответственным за переписку по должностной инструкции был секретарь, но правил о принятии им решения о назначении внеочередного собрания акционеров в инструкции не содержалось. Верховный Суд указал, что если такое полномочие прямо не закреплено в инструкции, то следует обратиться к общим правилам, установленным в законодательстве .

На основании пункта 2.1 Положения и норм Федерального закона «Об акционерных обществах» в  отношении Совета Директоров требование о проведении внеочередного собрания должно быть вручено под роспись лицу - единоличному исполнительному органу или иному лицу, уполномоченному принимать корреспонденцию такого рода. Верховный Суд пришел к выводу о том, что имело место ненадлежащее уведомление общества с требованием о проведении внеочередного собрания, и, как следствие, права акционера не были нарушены.

Перечислим основные права  и обязанности в рамках каждой из функций: Информационная - уведомление  акционеров о проведении собрания и  ведение переписки с акционерами, доведение до сведения Совета Директоров о поступивших письмах от акционеров с просьбой провести внеочередное собрание, раскрытие информации (предоставление копий, соблюдение требований законодательства в отношении охраняемой информации). Организационная – подготовка материалов для общего собрания акционеров, соблюдение процедур регистрации участников, организация заседаний Совета Директоров, ведение протокола собраний акционеров и Совета Директоров, разрешение конфликтов. Контрольная - подготовка списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, взаимодействие с регистратором, проверка внутренних нормативных актов на предмет соответствия законодательству, контроль в отношении раскрываемой информации, хранение и учет документов. Аппарат корпоративного секретаря Создание аппарата корпоративного секретаря также является факультативным. Аппарат секретаря следует вводить только при наличии значительного числа акционеров. В такой ситуации рекомендуется назначить до трех секретарей, один из которых подотчетен Совету Директоров и является руководителем двух других.

Не стоит забывать об определении  компетенции, чтобы избежать ситуаций, в которых происходит их пересечение, и, как следствие, невозможность  контроля исполнения решений. Обычно чем  больше аппарат, тем труднее его контролировать. Необходим баланс между нагрузкой и количеством сотрудников. Работа каждого секретаря организуется с учетом целей и задач общества в рамках осуществляемой хозяйственной деятельности общества и результатов, которых руководство стремится достичь. Слаженная работа нескольких секретарей в итоге повышает скорость и качество взаимодействия как между участниками самого общества, так и с государственными органами, участниками рынка и потенциальными инвесторами.

2. Проблема подбора  квалифицированных кадров.

Идея внедрения института  корпоративных секретарей появилась  сравнительно недавно, но сейчас уже  есть лица с необходимой подготовкой, готовые предоставить свои услуги. Законодатель не предусмотрел каких-либо вариантов самоорганизации для них, но некоторые из них сами создают объединения со своими правилами и нормами профессиональной этики. Если ваша компания нуждается в корпоративном секретаре, но не имеет подходящего сотрудника, то можно обратиться к этому ресурсу. Также возможен вариант, когда сотрудника отправляют на курсы повышения квалификации, а затем осуществляют перевод на данную должность в соответствии с нормами трудового права.

Все более распространенным становится аутсорсинг персонала, например, из зарубежных специализированных компаний. Подводя итог сказанному, стоит еще раз отметить, что корпоративный секретарь – это гарант соблюдения процедурных требований документооборота общества, а также лицо, опосредующее взаимодействие между руководством общества и его акционерами. И хотя никаких управленческих решений он не принимает, от скорости исполнения им порученных заданий зависит очень многое .

Корпоративный секретарь  зарубежной компании - это не статичный, а весьма динамичный институт. За последние десять лет его функции существенно усложнились. В настоящее время корпорациям приходится иметь дело с ростом влияния институциональных инвесторов, повышением требований гражданского общества к уровню социальной ответственности бизнеса, усилением давления на советы директоров и топ-менеджмент со стороны акционеров и работников предприятий, ужесточением норм законодательства. В результате роль корпоративного секретаря заметно изменилась: он превратился из второстепенного должностного лица в одну из ключевых фигур современного акционерного общества.

Статус корпоративного секретаря

В международной практике встречаются сходные институты: "корпоративный секретарь" (в  США и Канаде) и "секретарь компании" (в Великобритании, Австралии, Сингапуре, Гонконге, Таиланде). Безусловно, это связано с особенностями деловых традиций и моделей корпоративного управления, сложившихся в разных странах. Главное отличие секретаря компании от корпоративного секретаря состоит в том, что функции и зона ответственности у первого несколько шире, чем у второго. Анализ статуса секретаря компании в рамках системы корпоративного управления впервые был представлен в 1992 г. в докладе британского эксперта, сэра Адриана Кэдбюри (Adrian Cadbury), и впоследствии исследования в данной области стали активно развиваться. Наличие такого должностного лица в публичных компаниях некоторых стран диктуется нормами права: в Великобритании - Актом о компаниях (The Companies Act 1985, Section 283), в Австралии - Законом о корпорациях (Corporations Law 1991).

Корпоративный секретарь в зарубежных компаниях обладает достаточно высоким положением. Он считается старшим должностным лицом (senior corporate officer), играющим ключевую роль в администрировании важнейших сфер корпоративного управления. Для повышения эффективности его работы во многих акционерных обществах формируется специальный аппарат, включающий в себя несколько сотрудников. Его размеры зависят от величины компании и отрасли, в которой она действует (это показало исследование, проведенное Американским обществом корпоративных секретарей). В небольших и средних фирмах (с объемом продаж менее 500 млн долл. и от 500 до 4999 млн долл. соответственно) аппарат состоит, как правило, из трех человек (сам корпоративный секретарь, его помощник и юрист). В крупных же концернах (с объемом продаж более 5 млрд долл.) его количественный состав увеличивается до семи человек.

В соответствии со стандартами эффективного корпоративного управления секретарь должен быть подотчетен совету директоров. Однако на практике нередко происходит иначе. В подавляющем большинстве американских, канадских и британских компаний корпоративный секретарь подчиняется либо главному исполнительному (генеральному) директору, либо главному советнику по правовым вопросам, либо финансовому директору. Согласно результатам упомянутого выше исследования, ответы на вопрос "Кому подотчетен корпоративный секретарь, если он не является одновременно главным советником по правовым вопросам?" распределились следующим образом: 47% - главному исполнительному директору, 32% - главному советнику по правовым вопросам, 2% - обоим указанным выше лицам, 9% - финансовому директору(6).

Такая ситуация является вполне естественной, ведь американское законодательство допускает совмещение двух руководящих функций, и в крупных публичных компаниях США главный исполнительный директор обычно занимает пост председателя совета директоров. Мы полагаем, однако, что более эффективным является установление подотчетности корпоративного секретаря не отдельному топ-менеджеру, а совету директоров. Дело в том, что это позволит минимизировать риски, которые могут возникнуть в связи с конфликтом интересов, преследуемых акционерами и управляющими.

В компаниях  ряда стран функции корпоративного секретаря зачастую выполняются лицом, имеющим одновременно другие функции. Так, в США и Канаде на этой должности нередко работает юрист, который является также главным советником по правовым вопросам (General Counsel). Нет сомнений, что юридические образование и опыт очень помогают корпоративному секретарю, обязанному консультировать менеджеров и директоров по различным (в том числе и правовым) вопросам корпоративного управления. Однако подобное совмещение должностей может привести к конфликту интересов, поскольку советник-секретарь попадает в весьма пикантную ситуацию. Как советник, следуя кодексу этики юриста, он не вправе обнародовать информацию, полученную от компании-клиента (attorney-client privilege). В то же время как корпоративный секретарь, стоящий на страже интересов акционеров, он обязан извещать их, а также совет директоров, о выявленных правонарушениях, незаконности тех или иных корпоративных действий и т.д. Таким образом, вопрос о степени доверия такому секретарю со стороны акционеров остается открытым.

В Канаде, где  бoльшая часть компаний контролируется известными и богатыми семьями, ситуация является еще более сложной. Советник, призванный охранять интересы семейного  клана, в то же время должен отстаивать права остальных владельцев акций. Представляется, что при таком соединении полномочий как сам советник-корпоративный секретарь, так и миноритарные акционеры оказываются недостаточно защищенными от диктатуры главных собственников.

В Великобритании секретарь компании представляет собой  самостоятельную и самодостаточную фигуру главным образом в крупных фирмах. В большинстве же остальных компаний практикуется совмещение должностей: корпоративным секретарем становится финансовый директор, или главный бухгалтер, или другое лицо. Данная ситуация тоже является потенциальным источником конфликта интересов. Секретарь компании, стоящий на страже законных прав акционеров и следящий за соответствием внутрикорпоративных процедур нормам законодательства, не должен занимать управленческие должности: хорошо известно, что интересы менеджеров и акционеров не всегда совпадают. Кроме того, наличие у корпоративного секретаря иных функций не позволяет ему посвящать необходимое время исполнению своих прямых обязанностей.

Обязанности корпоративного секретаря

Международная практика свидетельствует, что специфика выполняемых корпоративным секретарем обязанностей определяется особенностями конкретной компании (ее размерами, отраслевой и региональной структурами развиваемого ею бизнеса и т.д.) и той юрисдикции, в рамках которой она функционирует. Не претендуя на составление исчерпывающего перечня, выделим наиболее важные и общие для всех акционерных обществ функции секретаря компании.

Подготовка  и обеспечение проведения заседаний  советов директоров и комитетов  советов директоров.

Подготовка  и обеспечение проведения собраний акционеров.

Ведение корпоративных  протоколов, обеспечение их сохранности  и доступа к ним в случаях, предусмотренных законом и внутренними  положениями компании.

Оказание профессиональной помощи и предоставление консультаций членам совета директоров, менеджерам и акционерам.

Взаимодействие  с регулирующими органами, аудиторами, кредиторами и другими заинтересованными  сторонами.

Обеспечение соблюдения компанией соответствующего законодательства.

Роль корпоративного секретаря в поддержке эффективного функционирования совета директоров (СД) весьма значительна. Именно это лицо следит за тем, чтобы СД использовал надлежащие процедуры работы. Поэтому секретарь отвечает за уведомление директоров о предстоящих заседаниях СД и его комитетов, помогает сформулировать повестку дня и следит за тем, чтобы она была логически выстроена и не перегружена, посещает само заседание и ведет протокол. Он выступает также гарантом своевременного предоставления всем членам СД систематизированной информации в необходимом объеме.

Кроме того, предоставляя консультации по правовым вопросам, секретарь  должен привлекать внимание членов СД к возникающим в акционерном  обществе проблемам и связанным  с ними рискам. Следовательно, он обязан знать обо всех внутрикорпоративных событиях и изменениях, которые происходят в законодательстве и способны повлиять на деятельность компании. Именно секретарь следит за тем, чтобы все составляемые в СД документы соответствовали требованиям закона.

Выполняя административные функции, секретарь помогает новым директорам разобраться в особенностях бизнеса корпорации и процедур деятельности СД, а также выявляет необходимость проведения обучающих тренингов - как индивидуальных, так и коллективных. Нередко он участвует в отборе кандидатов в члены СД и вырабатывает рекомендации по вопросам создания системы вознаграждения директоров. Наконец, корпоративный секретарь вправе вносить предложения о формировании комитетов СД, их составе и принципах функционирования. Права, обязанности и размер вознаграждения секретаря компании закрепляются в контракте.

Кто может стать  корпоративным секретарем?

Требования, предъявляемые  к кандидату на пост корпоративного секретаря, можно условно разделить  на несколько категорий: образование, опыт, членство в профессиональных организациях, навыки эффективного общения.

В документах Американского  общества корпоративных секретарей указано, что корпоративный секретарь  должен обладать глубоким пониманием специфики компании и базовыми знаниями в таких сферах, как корпоративное право и фондовый рынок, а также уметь анализировать состояние дел в акционерном обществе и рыночную ситуацию и составлять сценарии будущего развития событий в целях своевременного информирования менеджеров о последствиях тех или иных корпоративных действий.

В Австралии  считается достаточным, чтобы корпоративный  секретарь имел степень бакалавра  в одной из следующих областей: право, экономика, бухгалтерский учет, бизнес, а также не менее пяти лет опыта работы. На Филиппинах формальных требований к образованию нет, однако на практике большинство корпоративных секретарей являются юристами, бухгалтерами или выпускниками бизнес-школ.

В ряде стран  для того, чтобы занять рассматриваемую  должность, необходимо быть членом профессионального сообщества корпоративных секретарей/секретарей компании, сдать необходимые экзамены и иметь соответствующую лицензию (например, в Индии и Сингапуре). В соответствии с разделом 286 Акта о компаниях, корпоративный секретарь британской публичной компании должен быть членом одного из профессиональных сообществ (Института дипломированных бухгалтеров, Института дипломированных секретарей и администраторов и некоторых других). Это требование в определенной степени гарантирует нужный для соискателя уровень компетентности. В других странах (США, Канада, Австралия) членство в профессиональных объединениях повышает шансы кандидата, но не оказывает определяющего влияния на принятие решения о его найме.

Требования, предъявляемые  к личностным качествам корпоративного секретаря, обусловлены характером его работы и везде примерно одинаковы. Американское общество корпоративных секретарей разработало список таких качеств: отличные коммуникативные навыки и способность достойно представлять компанию в ее взаимоотношениях с внешним миром; гибкость и творческий подход к своему делу; чувство юмора и выдержка в сложных и стрессовых ситуациях. Кроме того, это должен быть надежный человек с высокой самодисциплиной, который не упускает из виду детали и обладает дипломатическими навыками.

Безусловно, уровень  требований, предъявляемых компанией  к профессиональным знаниям, опыту  и личностным характеристикам корпоративного секретаря, меняется в зависимости  от ее размера, отрасли бизнеса, сложности  организационной и региональной структур.

Профессиональные  объединения корпоративных секретарей

Профессиональные  некоммерческие объединения корпоративных  секретарей/секретарей компании существуют во многих странах. В 1891 г. в Лондоне  открылся Институт дипломированных  секретарей и администраторов (Institute of Chartered Secretaries and Administrators, www.icsa.org.uk). Сегодня его подразделения действуют в Австралии (www.csaust.com), Канаде (www.icsacanada.org), Новой Зеландии (www.csnz.org), ЮАР (www.icsa.co.za/sa), Гонконге (www.hkics.org.hk), Зимбабве (www.icsaz.co.zw), Малайзии (www.maicsa.org)(10), Сингапуре (www.saicsa.com). В 1946 г. было основано Американское общество корпоративных секретарей (www.ascs.org), в 1980 г. - Индийский институт секретарей компании, в 1995 г. - Канадское общество корпоративных секретарей (www.cscs.org).

Основные цели этих объединений - содействие секретарям в приобретении знаний и навыков, необходимых им для эффективного исполнения своих обязанностей, повышение  их профессионального уровня, предоставление консультаций по различным вопросам (в том числе и в тех случаях, когда корпоративные секретари испытывают трудности, убеждая руководителей компании в необходимости соблюдения буквы закона). Для этого профессиональные организации регулярно выпускают информационные бюллетени, проводят исследования, тренинги, семинары и конференции. Некоторые из них предлагают будущим корпоративным секретарям полноценное обучение с выдачей лицензий, которые позволяют им работать на этой должности (в Великобритании, Индии, Сингапуре).

Создание эффективно работающего института корпоративного секретаря сейчас активно обсуждается  и в нашей стране - как членами  профессионального сообщества, так  и в самих компаниях, поэтому  всем заинтересованным сторонам необходимо знание международной практики и положительного опыта, накопленного в данной области зарубежными корпорациями.