Критерии определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов

     Содержание

1. Критерии определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов                                                                                         3
2. Связь архивоведения с другими науками и научными дисциплинами         7
3. Список литературы                                                                                            10
4. Приложения                                                                                                        11

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     

1. Критерии  определения источников комплектования государственных  и муниципальных  архивов.

 

     Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

     Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

     Работа  по комплектованию архива документами складывается:

• Из установления профиля архива;
• Определения источников комплектования;
• Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• Организации комплектования.

     Источник  комплектования –  юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

     Критериями  источников комплектования являются:

• Функционально-целевое назначение учреждения;
• Масштаб его деятельности;
• Вид организации;
• Полнота отражения в ее документах ценной информации.

       Для документов личного происхождения учитываются:

• Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
• Степень сохранности его фонда;
• Взаимосвязь его фонда с другими фондами.

     Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

• Структурные подразделения организации;
• Подведомственные организации;
• Физические лица.

• Фонды ликвидированных организаций
• Учреждения-предшественники

 

     Источниками комплектования государственных  архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение ( Приложение №1).

     Комплектование  госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

     Выделяются  следующие группы источников комплектования:

• Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
• Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;
• Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
• Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

 

     В реальной архивной практике создаются  два списка источников комплектования.

     В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

     Второй  список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

     Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

     При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

     При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

     Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений  через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

     Передача  документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. ¹

     На  основе последней редакции примерных  списков каждый государственный  архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться.

     Источниками комплектования негосударственных  архивов являются организации, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

     Списки  источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно  обсуждается в современном архивоведении. 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Связь архивоведения с  другими науками  и научными дисциплинами

     В настоящее время архивоведение оперирует всеми научными методами.

     Архивоведение как комплексная научная дисциплина не существует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодействует с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и другими.

     Историческая наука изучает процесс развития человеческого общества, его законы и движущие силы. Исходя из достижений этой науки, архивоведение разрабатывает методы работы с документами.

     История государственных учреждений изучает системы и функции учреждений, организаций и предприятий со времени их возникновения до наших дней. Эта научная дисциплина помогает определить пути организации архивных фондов разных учреждений в зависимости от их значения, масштаба деятельности и функций.

     В близкой связи с архивоведением находится источниковедение. Оно вооружает архивоведение методами исследования документов, а также помогает провести анализ их внутренних и внешних особенностей с целью отбора документов на государственное хранение, их классификацию и описание.

     К вспомогательным историческим дисциплинам  относятся:

• п а л е о г р а ф и я — изучает начертания письменных знаков и другие внешние признаки рукописей с целью их прочтения, датировки и установления подлинности, помогает установить время и место создания документа, его авторство, помогает прочтению и пониманию древних документов;
• д и п л о м а т и к а — изучает происхождение и структуру различных официальных документов и разрабатывает методику получении из них данных о процессах общественного развития, помогает определить подлинность, дату создания документов, их авторство и т.п.;
• и с т о р и ч е с к а я х р о н о л о г и я — изучает системы времяисчисления, существовавшие в прошлом, в целях соотнесения их с современными, также уточнения времени и места создания документов;
• и с т о р и ч е с к а я м е т р о л о г и я — изучает системы мер, использующиеся в прошлом в целях соотнесения их с современными, помогает прочтению и пониманию текста документов, а также уточняет время и место их создания;
• с ф р а г и с т и к а — изучает временную государственную, территориальную, ведомственную, фамильную и личную принадлежность печатей, помогает установить подлинность, авторство и время создания документа;
• г е р а л ь д и к а — изучает изображение на гербах, историю и

социально-правовое значение гербов, дает аналогичные  сфрагистике данные при изучении документов.

• Также имеют важное значение и другие вспомогательные исторические

дисциплины, такие, как эпиграфика, генеалогия, нумизматика,

историческая  география.

     Документоведение изучает закономерности образования документов и разрабатывает способы их создания, принципы организации документооборота и построения систем документации. Эта научная дисциплина помогает архивисту проникнуть в сущность документов и их комплексов на стадии возникновения и тем самым выбрать правильную форму их организации в архивах.

     Документоведение  расширяет возможности архивистов, создавая условия, позволяющие решать многие архивоведческие вопросы уже на стадии управления. Так, архивисту целесообразнее оценивать документы, имея дело не с отработанными документными системами, поступившими в госархивы, а с системами, еще только складывающимися в управлении. Использование методов документоведения открывает широкую перспективу для постановки самых различных экспериментов в архивоведении.

     Таким образом, современное архивоведение не только занимается изучением ретроспективной документальной информации, но все более глубоко начинает проникать в суть процессов, происходящих с документами в управлении. Общие для документоведения и архивоведения вопросы классификации документов, экспертизы их ценности и описания решаются каждой дисциплиной, исходя из специфики делопроизводства и архивного дела.

     В архивоведение все более проникает кибернетика — наука о процессах управления в сложных динамических системах. Важным для архивоведения является такой раздел кибернетики, как теория информации , на основе которой внедряются механизированные и автоматизированные системы поиска сведений о содержании документов.

     Информатика — изучает на основе достижений кибернетики структуру и общие свойства научной информации, закономерности создания, преобразования, передачи и использования информации в различных сферах человеческой деятельности.

     Информационный  подход дает возможность обработки информации с целью введения ее в механические и автоматические читающие устройства.

     Достижения  физики, химии, биологии и других наук также помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.

     Таким образом, архивоведение широко связано с рядом наук и научных дисциплин, оно использует их достижения и само способствует развитию соответствующих отраслей науки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы

1. Архивоведение (конспект лекций). А.Д. Тельчаров. – М.: «Приор-издат», 2004.          
2. Архивоведение. Учебное пособие. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005.
3. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Под ред. В.П. Козлова. М.: ПрофОбрИздат, 2002.

 
 
 
 
 

                       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ  АРХИВА ДОКУМЕНТАМИ  АРХИВНОГО ФОНДА  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ

     (в  разделе на государственные и  муниципальные музеи и библиотеки  распространяются пп. 4.3., 4.3.1., 4.3.2., 4.4.2., 4.4.3., 4.4.4., 4.7.)

     4.1. Систематическое пополнение архива  документами Архивного фонда  Российской Федерации (комплектование  архива) включает:

     определение источников комплектования архива;

     определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

     прием-передачу архивных документов в архив.

     Источники комплектования архива

     4.2. Государственные органы и органы  местного самоуправления включаются  в списки источников комплектования  государственных и муниципальных  архивов в обязательном порядке.

     Источниками комплектования архива выступают также  организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы  Архивного фонда Российской Федерации.

     Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

     Негосударственные организации, временно хранящие документы  Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной  собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

     4.2.1. Отнесение к источникам комплектования  архива производится на основании  критериев:

     для организаций:

     функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные  функции, используется форма выборочного  приема);

     полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

     для граждан:

     вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

     его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

     родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

     типичность  его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);

     состав  и содержание собранных гражданином  архивных документов.

     Списки  источников комплектования архива

     4.2.2. Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

     Список  граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности  передачи их архивных документов в  архив.

     В архиве, принимающем на хранение различные  виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

     4.2.2.1. Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.

     Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела, ЭПК уполномоченного  органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере  архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения  руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом  Российской академии наук.

     Архив вправе вести список возможных источников комплектования.

     Справки, экспертные заключения о включении  организаций и граждан в списки источников комплектования архива или  исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются:

     федеральными  государственными архивами - на рассмотрение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела (решение об исключении организации из списка источников комплектования федерального государственного архива в случае ее ликвидации принимается  ЭПК федерального государственного архива);

     государственными  архивами субъектов Российской Федерации  и муниципальными архивами - на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации  в сфере архивного дела;

     организациями Российской академии наук - на рассмотрение ЭПК Архива Российской академии наук.

     Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

     4.2.3. Архив ведет наблюдательное дело  на каждый государственный орган,  орган местного самоуправления  и организацию - источник комплектования  архива, в которое включаются  документы, характеризующие его  правовой статус и деятельность, а также работу архива и  организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть  заведено и на гражданина-источник  комплектования архива, в которое  включаются сведения о составе  и содержании его архивных  документов.

     В целях учета работы с источниками  комплектования архив вправе создавать  учетно-справочные картотеки и базы данных.