Культура речи и деловое общение. 3

Цель данной работы :

       проследить, как культура речи влияет на эффективность делового общения

       рассмотреть аспекты делового общения

       выявить, какую роль играет деловое общение в современном обществе

Общение - это понятие, которое описывает отношения между людьми и указывает на одну из основных потребностей людей -  быть участником общественной жизни .

Термин культура не поддается однозначному определению. Именно поэтому в философской литературе можно найти несколько различных формулировок, каждая из которых раскрывает определенные стороны этого многогранного термина. Из основных можно выделить три главных аспекта термина культура. Первый, культура - это область свободной самореализации каждой личности, сфера творчества. Второй, культура есть ценностное отношение к реалиям жизни. Третий, культура есть искусственный, воссозданный разумом человека, духом и руками мир, отличающийся от естественного мира.

В психологии общения один из важнейших моментов научить себя выслушивать и понимать того, с кем вы ведете общение.
 

Общение – коммуникативный процесс, своеобразная связующая нить, объединяющая людей между собой. Культура - это очень многогранное и емкое понятие, но когда мы говорим - культура общения, каждый знает, что понимается под этим термином. Культура общения - это некий свод правил, которых придерживается каждая уважающая себя личность. Соблюдение этих правил - показатель уровня образования и культуры человека в целом, без культуры общения невозможно взаимодействовать с людьми в цивилизованном обществе, невозможно вести бизнес и налаживать деловые контакты.

Основной элемент общения - речь, именно от того, насколько культурна ваша речь, структурирована и интеллектуальна, зависит в целом культура общения с вами. При помощи слов мы выражаем свои мысли и свое отношение к собеседнику, показываем уважение, признание, любовь или наоборот даем понять, что собеседник нам неприятен, мы его не считаем за достойного оппонента, не уважаем его и его мнение.

Культурная речь не содержит слов-паразитов, нецензурных выражений, некорректных формулировок, изобилует словами вежливости, учтивости. С речью необходимо передавать положительные эмоции, избегать выражения агрессии, гнева и других разрушительных эмоций.

Рамки культуры в общении устанавливают сами собеседники, иногда только что познакомившиеся люди, легко переходят «на ты», общаются тепло и дружественно, как будто знакомы много лет. В то время как люди давно знакомые, могут не переходить определенных рамок и оставаться в общении на большой дистанции.

Содержание

1.      Введение

2.      Деловое общение: закономерности и тактика

3.      Анализ общения

Общение и его функции

Виды межличностных отношений

Фазы общения

Средства общения

4.      Этикет и культура общения

Деловой этикет

Общее этические принципы и характер делового общения

Правила вербального этикета

Правила общения по телефону

5.      Эффективность слушания

6.      Заключение

Введение

     Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности и неправильности поступков людей. Общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчинёнными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, так и сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

         Под деловым общением понимается общение, обеспечивающее успех какого-то общего дела, создающее условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить значимые для них цели. Деловое общение содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнёрства между коллегами по работе, руководителями и подчинёнными, партнёрами, соперниками и конкурентами.

      Знания личности позволяют определить, насколько эффективными могут быть деловые отношения с конкретным человеком.

      Но для обеспечения высокого уровня общения руководитель должен уметь пользоваться технологиями общения, основанными на психологических знаниях. Так, нужно обязательно учитывать, что в процессе общения между партнерами, коллегами может возникнуть напряженность и даже конфликтная ситуация. Или неумелое пользование словом может привести к значительным информационным потерям, а следовательно, к сбоям в выполнении служебных обязанностей.

      Этика делового общения основывается на таких правилах и нормах поведения, которые, в конечном  счете, способствуют развитию сотрудничества, т.е. укрепляют основу деловых отношений. Смысл этих правил и норм – укрепление взаимного доверия, постоянное информирование о своих намерениях и действиях, исключение обмана и дезориентации делового партнера.     

          Деловое общение: закономерности и тактика

                                                     …Умение общаться с людьми – такой же                                                       

                                                            покупаемый за деньги товар, как кофе или     

                                                            сахар. И я готов платить за это умение  

                                                           больше, чем за какой-либо другой товар в

                                                           этом мире.

                                                                                                  Дж. Рокфеллер

       От того, насколько грамотно построено общение, зависит результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в организации. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением – процессом передачи идей, мыслей, чувств, доведения их до понимания другими людьми.

     Понимание процессов передачи информации, закономерностей, существующих в этих процессах, выработка навыков эффективного взаимодействия с людьми необходимы менеджеру любого уровня. Сегодня опытный руководитель тратит большую часть времени не на решение финансовых, технических или организационных проблем, а на решение психологических задач, возникающих в процессе общения с подчиненными, коллегами и начальством. Знание и умение в области общения необходимы не только менеджерам, но и любому из нас, ибо через общение человек организует свою производственную, научную, коммерческую, учебную и любую иную деятельность. Общение позволяет решать не только вопросы организации, но и проблемы ее сотрудников.

     К закономерностям, которые определяют процессы межличностных взаимоотношений, можно отнести следующее:

1. Зависимость общения от восприятия партнера.

    Под восприятием понимается образ другого человека, формируемый на основе оценки его внешнего вида и поведения.

       При встрече с человеком, превосходящим нас по какому-то важному для нас параметру, мы оцениваем его несколько более положительно, чем было бы, если бы он был нам равен. Если же мы имеем дело с человеком, которого мы в чем-то превосходим, то мы недооцениваем его. Причем превосходство фиксируется по какому-то одному параметру, а переоценка (или недооценка) происходит по многим параметрам. Это схема восприятия начинает работать не при всяком, а только при действительно важном, значимом для нас неравенстве.

    Действие фактора привлекательности при восприятии человека заключается в том, что под его влиянием какие-то качества человека переоцениваются или недооцениваются другими людьми. Ошибка здесь в том, что если человек внешне нам нравится, то мы одновременно склонны считать его более умным, интересным и т.д., т.е. переоценивать многие его личностные характеристики.

     Если же человек непривлекателен, то и остальные его качества недооцениваются.

     Фактор отношения к нам действует таким образом, что люди, хорошо к нам относящиеся, оцениваются выше тех, которые к нам относятся плохо. Так, например, чем ближе мнение человека к нашему собственному, тем выше оценка высказавшего это мнение человека.

2. Неадекватность самооценки. Она может быть сильно завышена или

    занижена, в зависимости от психологических особенностей личности.

3. Обусловленность процесса понимания друг друга процессом рефлексия.

     Рефлексия – это осознание индивидом того, как он воспринимается и оценивается партнером по общению, знание того, как другой понимает меня.

4. Расщепление смысла передаваемой информации. Причинами этого

    выступают:

     - различное толкование информации, вызванное иносказательными

     возможностями языка;

     - различия в образовании, интеллектуальном развитии, потребностях        

     общающихся.

5. Стремление человека сохранить свой личный статус, личную

    состоятельность, собственное достоинство.

6. Компенсация. Недостаток одних качеств сознательно или бессознательно

    компенсируется другими.

    Все эти закономерности проявляются в деловом общении. Для того чтобы

оно было конструктивным, необходимо:

1.      Понимание целей, задач, надежд, психологического состояния партнера.

2.      Способность к моделированию личностных особенностей партнера по общению.

3.      Способность ставить себя на место партнера по общению.

4.      Доверительность коммуникаций.

Что понимается под доверительностью?

- открытая демонстрация своих намерений;

- проявление доброжелательности по отношению к партнеру;

- деловая компетентность;

- убедительные манеры;

- устранение недопонимания.

Причинами недопонимания часто являются:

- склонность не говорить того, что действительно думают и хотят;

- стремление говорить то, что кажется целесообразным в данной ситуации, а   

   не то, что в действительности хотели бы сообщить;

- неуемное желание говорить самим, неумение слушать других;

- стремление слушать других не с целью услышать, а с целью оценить      

   говорящего.

   Конструктивности делового общения часто мешают разнообразные коммуникативные барьеры. К ним относятся:

   - социальные барьеры – политические, религиозные и т.д. Они порождают непонимание, подозрительность, ведут к блокированию межличностного общения;

   - этнокультурные барьеры. Национально-культурные особенности сильно влияют на восприятие других народов. Свои традиции и привычки воспринимаются как норма, их отсутствие в  других – как недостаток;

   - психологические барьеры – индивидуальные особенности личности (замкнутость, застенчивость, назойливость, вздорность и др.); психологические отношения общающихся (взаимная симпатия,  неприязнь, несовместимость и др.); отсутствие необходимых навыков общения.

          Социально-психологический  анализ общения

                              Общение и его функции

    Общение является одним из важнейших понятий в психологии. В ней более разнообразно раскрываются индивидуальные особенности всех участников этого процесса.

    Общение имеет свои функции, средства, виды и типы, каналы и фазы.   

    Исследование психологов и социологов показывают, что до 70% управленческих решений принимаются руководителями в устной форме в процессе делового взаимодействия. Без преувеличения можно сказать, что характер деловых контактов оказывает решающее влияние на эффективность совместной деятельности, на успешность проведения бесед, деловых совещаний и переговоров, пресс-конференций, торгов и презентаций.

Общение – это чрезвычайно тонкий и деликатный процесс. В нем говориться о прямом и косвенном общении, непосредственном и опосредованном.

    Под непосредственным общении понимается - естественный контакт при помощи вербальных (речевых) и невербальных средств (жесты, мимика, пантомима). Следует подчеркнуть практическую важность умения «читать» невербальную информацию. Темпы речи, громкость, изменение высоты и темпа окраски голоса – все это средства передачи эмоционального состояния человека, его отношения к передаваемому сообщению.

    Человек не может сознательно контролировать всю сферу своего общения, поэтому часто даже то, что он хочет скрыть, проявляется, например, через движения рук, положение ног, выражение глаз и т.д. Только учтя весь аккомпанемент, сопровождающий речь, можно правильно воспринять партнера по общению.

     Опосредованное общение может рассматриваться как неполный психический контакт при помощи письменных или технических устройств, затрудняющих или отделяющий во времени получение обратной связи между участниками общения. Очевидно, что появление различных технических коммуникативных устройств значительно усложнило систему человеческого общения.

    Типы общения. Общение на уровне социальных ролей (ролевое общение) – начальник-подчиненный, продавец-покупатель, учитель-ученик, диктуется исполняемой ролью, фиксируется то место, которое занимает человек в системе общественных социальных отношений.

    Под межличностным отношением подразумевается - участие двух конкретных личностей, обладающих уникальными качествами, которые раскрываются по ходу общения и организации совместных действий.

    Деловое общение – это вид межличностного общения, направленного на достижение какой-то предметной договоренности. В деловом общении (в отличии, например, от светского) всегда есть цель.

    Типы общения определяют по тем правилам, выполнение которых подразумевается. Так, если правила «светского» общения основаны на кодексе вежливости, то в основе деловых отношений лежит кодекс, основанный на принципах кооперативности. Он содержит следующие правила:

1.      Правило необходимости и достаточности информации. (Говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент.)

2.      Правило качества информации.

3.      Правило соответствия (не отклоняйся от темы).

4.      Правило стиля (выражайся ясно).

5.      Правило коммуникативного этикета.

     По своему значению общение многофункционально. Можно выделить пять основных функций общения.

1.      Связующая роль – важнейшее условие объединения людей в процессе любой деятельности.

2.      Формирующая роль. Здесь общение выступает как важнейшее условие формирования и изменения психического облика человека.

3.      Подтверждающая функция. В процессе общения с другими людьми человек получает возможность как бы подтвердить себя, утвердиться в том, что он есть. Повседневный опыт человеческого общения изобилует процедурами, организованными по принципу простейшей «подтверждающей терапии»: ритуалы знакомства, приветствия, именования, оказания различных знаков внимания.

4.      Четвертая функция состоит в организации и поддержании межличностных отношений на уровне определяемых эмоциональных контактов.

5.      Пятая функция общения – внутриличностная, т.е. общение человека с самим собой.

                   Виды межличностных отношений

     В отечественной социальной психологии выделяют три различных вида межличностного общения: императив, манипуляцию и диалог.

     Императивное общение – это авторитарное, директивная форма воздействия на партнера с целью достижения контроля за его поведением, принуждение его к определенным действиям. Особенность императива в том, что конечная цель общения – принуждение партнера – не завуалирована. В качестве средств оказания влияния используются приказ, указания, предписания и требования.

     Манипуляция – это распространенная форма межличностного общения, предполагающая воздействие на партнера с целью достижения своих скрытых намерений. Как и императив, манипулятивное общение предполагает воздействие на партнера с целью достижения своих целей. Коренное же отличие состоит в том, что партнер не информируется об истинных целях общения. Они либо скрываются, либо подменяются другими.

          В качестве реальной альтернативы такому типу отношений между людьми может быть рассмотрено диалоговое общение. Диалог строится на принципиально других началах, чем монологическое общение. Он возможен лишь в случае соблюдения следующих правил взаимодействия:

    1. Психологический настрой на актуальное состояние собеседника и собственное актуальное психологическое состояние.

    2. Безоценочное восприятие партнера, доверие к его намерениям.

   3. Восприятие партнера как равного, имеющего право на собственное мнение и собственное решение.

   4. Персонификация общения – разговор от своего имени, без ссылки на мнения и авторитеты, презентация своих истинных чувств и желаний.

    Столь же сложной является внутренняя структура самого общения. В ней можно выделить три взаимосвязанных стороны: коммуникативную, перцептивную и интерактивную.

      Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информации между партнерами по общению, передаче и приеме знаний, идей, мнений и чувств. Интерактивная сторона общения (от слова «интеракция» - взаимодействие) заключается в обмене действиями между общающимися сторонами, т.е. организация межличностного взаимодействия. Наконец, перцептивная сторона общения есть процесс воспитания и познания людьми друг друга с последующим установлением на этой основе определенных межличностных отношений.

                                  Фазы общения

     Из всех фаз общения наиболее ответственная фаза подготовки, если она оказывается возможной. Общение нужно планировать, правильно выбрать место и время, определить для себя установки на результаты общения. Первая фаза общения – вхождение в контакт. Здесь важна самонастройка, важно почувствовать состояние, настрой партнера, освоиться самому. Важно расположить партнера к себе и обеспечить ровное начало. Этот период завершается установлением психологического контакта.

     Далее идет фаза концентрации внимания на чем-то, какой-то проблеме,

задаче сторон и разработке тем, затем – понять мотивы собеседника и его интересы. Потом следует фаза аргументации и убеждения, если есть расхождения во мнениях. И, наконец, фаза фиксации результата. Это всегда критический момент в отношениях. В противоположность перерыву, разрыв отношений – это конец контактов. И ошибка в этой фазе иногда может полностью изменить результат многочасовой беседы. Надо всегда завершать общение так, чтобы была перспектива продолжения.

                             Средства общения

    В психологии категория «общение» определяется как взаимодействия двух или более людей, состоящее в обмене между ними информацией познавательного или эмоционально-оценочного характера.

   В деловом общении именно обмен значимой для участников коммуникативного акта информацией является самой важной стороной. Средства, позволяющие делать это наиболее эффективно, делятся на вербальные (речевые) и невербальные.

    Казалось бы, невербальные средства не так важны, как речевые. На самом деле это не так: более 65% информации мы получаем и передаем как раз с помощью невербальных средств. С их помощью раскрывается внутренний мир человека. Информация, полученная или переданная в словесной форме, может оказаться не всегда достоверной. И именно правильно понять невербальные сигналы, которые намного меньше поддаются сознательному контролю, позволяют нам установить степень откровенности нашего собеседника.

Как трактовать некоторые невербальные сигналы

Использование целого ряда невербальных средств общения довольно жестко ограничено национальными, культурными и религиозными традициями того или иного народа. Если мимика, дающая ясное и четкое представление об эмоциональном состоянии человека, интерпретируется одинаково вне зависимости от национальности и культуры, то конкретный смысл таких невербальных знаков, как поза, жесты, дистанции или нормы приближения, различен в разных культурах.

   Итак, невербальные средства общения помогают в создании образа партнера по общению, служат для уточнения, а иногда и изменения смысла вербального сообщения, для придания или усиления эмоциональной окраски сказанного.

    Несмотря на важность неречевых способов передачи информации, смысл сообщения, его содержание передается все-таки вербальным, или речевым, способом.

    Умению правильно говорить, обучали еще в Древней Греции. В настоящее время ему посвящено большое количество публикаций, поэтому кратко остановлюсь на самых существенных моментах, позволяющих сделать речь более красивой и убедительной:

    - речь должна быть четкой, тон - умеренным;

    - необходимо интонационно усиливать, выделять важные слова и подчинять им неважные;

    - смена темпа речи придаст ей выразительность;

    - до и после важных мыслей необходимо сделать паузу.

    Самым трудным обычно является начало выступления. Оно должно быть кратким, достаточно одного или двух предложений, а иногда можно и вовсе обойтись без него.

     Концовка речи – это тот элемент выступления, который помниться больше всего. Поэтому закончить свое выступление можно как подходящей к случаю цитатой, так и кратким резюме высказанных положений.

     Если вы рассчитываете на активное участие в беседе партнера по общению, то переведите ее из рамок монолога, при котором возможна большая потеря информации, в форму диалога. Самым способом сделать это является применения вопросов: информационных, вызывающих к жизни более полную информацию; зеркальных, позволяющих обратиться к первооснове какой-либо мысли, т.е. с вопросительной интонацией повторяется заинтересовавшая часть сообщения собеседника; эстафетных, опережающих высказывание партнера, но не перебивающих, а помогающих ему.

                                    Деловой этикет

   Деловой этикет – важнейшая сторона морали профессионального поведения делового человека. Знание его – необходимое профессиональное качество, которое надо приобретать и постоянно совершенствовать. Почти 70% выгодных для отечественных деловых людей сорвавшихся сделок не состоялись из-за того, что российские бизнесмены не знают правил делового общения и не владеют культурой поведения. Эта цифра подтверждается и мировым опытом. Так, еще в 1936 г. Дейл Карнеги писал: «Успехи того или иного человека в его финансовых делах процентов на 15 зависят от его профессиональных знаний и процентов на 85 – от его умения общаться с людьми». К сожалению, российские деловые люди до сих пор не придают серьезного значения этим аспектам своей деятельности.

    Итак, знание делового этикета, умение культурно вести себя – основа предпринимательского успеха.

     Общие этические принципы и характер делового общения

      Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри одного предприятия – между руководителем и подчиненными, между подчиненными и руководителем, между людьми одного статуса. Между сторонами того или иного вида делового общения существует своя специфика. Задача состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которые не только соответствовали бы каждому виду делового общения, но и не противоречили общим нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем они должны служить надежным инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение.

          Таким образом, в основе этики делового общения должна быть координация, а по возможности и гармонизация интересов.

       Особое внимание следует обратить на золотое правило этики общения: «Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам». В отрицательной форме в формулировке Конфуция оно гласит: «Чего не пожелаешь себе, того не делай другим». Это правило применимо и к деловому общению, но по отношению к отдельным его видам «сверху-вниз» (руководитель-подчиненный), «снизу-вверх» (подчиненный-руководитель), «по горизонтали» (сотрудник-сотрудник) требует конкретизации.

     Этика делового общения «сверху-вниз». В деловом общении «сверху-вниз», т.е. в отношении руководителя к подчиненному золотое правило этики можно сформулировать следующим образом: «Относитесь к подчиненному так, как вы бы хотели бы, чтобы к вам относился руководитель». Искусство и успех делового общения во многом определяются теми этическими нормами и принципами, которые использует руководитель по отношению к своим подчиненным. Под нормами и принципами имеется в виду то, какое поведение на службе является этически приемлемо, а какое – нет. Эти нормы касаются, прежде всего, того, как и на основе чего отдаются распоряжения в процессе управления, в чем выражается служебная дисциплина, определяющая деловое общение. Без соблюдения этики делового общения между руководителем и подчиненным большинство людей чувствует себя в коллективе дискомфортно, нравственно незащищенными. Отношение руководителя к подчиненным влияет на весь характер делового общения, во многом определяет его нравственно-психологический климат. Именно на этом уровне формируется в первую очередь нравственные эталоны и образцы поведения.