Квалификационный экзамен в кадровой работе государственных органов

Введение

Как известно, хорошее управление - это прежде всего хорошие управляющие, т.е. кадры. От качества подготовки и компетентности государственных служащих, их добросовестного отношения к должностным обязанностям во многом зависит профессионализм всей государственной службы, ее авторитет в обществе, в глазах каждого конкретного гражданина. При таком положении необходимо качественное обновление кадрового потенциала органов государственной власти, приток на государственную гражданскую службу высококвалифицированных кадров.

Основу механизмов, способствующих повышению эффективности деятельности гражданских служащих субъектов  Федерации, должны составлять современные  кадровые технологии, среди которых  следует отметить такие как:

1) назначение на должность  государственной гражданской службы  по итогам проведения конкурса;

2) содействие должностному  росту государственных служащих  на конкурсной основе;

3) формирование и использование  кадрового резерва для замещения  должностей государственной гражданской  службы;

4) оценка результатов  профессиональной служебной деятельности  государственных гражданских служащих  посредством проведения аттестации и квалификационного экзамена;

5) ротация служащих и  другие.

В значительной степени притоку  на государственную гражданскую  службу высококвалифицированных кадров может способствовать аттестация и  квалификационный экзамен, но только при  правильной их организации. Опыт развитых демократических государств Европы и Северной Америки свидетельствует  о том, что аттестация является действенным  средством работы с кадрами, позволяющим осуществлять контроль за уровнем квалификации и профессионализмом гражданских служащих.

1. Понятие и  цель квалификационного экзамена.

Квалификационный экзамен представляет собой обязанность гражданских служащих определенных категорий проходить периодическую проверку своего профессионального уровня, организуемую государственным органом и осуществляемую конкурсной (аттестационной) комиссией в соответствии с установленными правилами и полномочиями, с целью решения вопроса о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы по замещаемой должности.

Оценка профессионального уровня гражданского служащего включает оценку профессиональных знаний и оценку профессиональных умений и навыков.

Профессиональные знания – уровень знаний основ конституционного (государственного) строительства, государственного управления, правовых основ государственной гражданской службы, а также знаний в профессиональной области применительно к исполнению соответствующих должностных обязанностей.

Профессиональные умения и навыки – уровень решения профессиональных задач с применением профессиональных знаний.

Цель квалификационного экзамена – обеспечение мотивации (стремления) гражданских служащих к повышению уровня профессиональной компетентности, достижению наилучших результатов при выполнении должностных обязанностей.

Квалификационный экзамен проводится по решению представителя нанимателя, которое он принимает по собственной инициативе, или по инициативе гражданского служащего.

Квалификационный экзамен, проводимый по решению представителя нанимателя по мере необходимости, но не чаще одного раза в год и не реже одного раза в три года, считается очередным. Квалификационный экзамен, проводимый по инициативе гражданского служащего, считается внеочередным и проводится не позднее чем через три месяца после дня подачи гражданским служащим письменного заявления о присвоении классного чина. При проведении очередного квалификационного экзамена заявления от гражданского служащего не требуется.

Квалификационный экзамен сдают гражданские служащие, замещающие без ограничения срока полномочий должности гражданской службы. Гражданский служащий, заключивший срочный служебный контракт, не привлекается к сдаче квалификационного экзамена при разрешении вопроса о присвоении ему классного чина.

Классный чин - звание (ранг) государственного гражданского служащего, присваиваемое в соответствии с замещаемой должностью (если быть точнее - в соответствии с группой должностей), по результатам квалификационного экзамена.

Без квалификационного экзамена классные чины присваиваются следующим категориям гражданских служащих:

- замещающим должности категории «руководители», относящиеся к высшей группе должностей;

- замещающим должности категории «помощники (советники)», назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом России;

- замещающим должности относящиеся к главной группе должностей, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Правительством Российской Федерации.

Классный чин сохраняется за гражданским служащим пожизненно. При нахождении на государственной службе, за классный чин выплачивается дополнительное вознаграждение в размере, установленном актами Президента России.

Порядок присвоения классного чина гражданскому служащему в настоящее время урегулирован Указом Президента РФ от 1 февраля 2005 г.   N 113, утвердившим Положение о порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим.

Составы конкурсной и аттестационной комиссий урегулированы соответственно частью 8 статьи 22 и частью 10 статьи 48 Закона о Государственной службе.

В состав аттестационной комиссии включаются представитель нанимателя и (или) уполномоченные им гражданские  служащие (в том числе из подразделения  по вопросам государственной службы и кадров, юридического (правового) подразделения и подразделения, в котором гражданский служащий, сдающий экзамен, замещает должность  гражданской службы), представитель  органа государственной гражданской службы, а также представители научных и образовательных учреждений, других организаций, приглашаемые в качестве независимых экспертов.

Квалификационный экзамен проводится с применением одной из следующих экзаменационных процедур: индивидуальное собеседование, тестирование, ответы на вопросы экзаменационных билетов, выполнение письменных заданий (реферат, эссе, решение задач). Проведение квалификационного экзамена с применением нескольких экзаменационных процедур не допускается.

К гражданским служащим, в отношении  которых проводится квалификационный экзамен, во время его проведения применяются одинаковые экзаменационные  процедуры и критерии оценки их профессионального  уровня.

2. Квалификационный экзамен в кадровой работе государственных органов.

Следует иметь в виду одно важное обстоятельство методологического плана: квалификационный экзамен необходимо отличать (точнее – отграничивать) от иных схожих явлений, имеющих место в практике кадровой работы в государственных органах, к примеру, от той же аттестации как формы проверки профессионализма кадров или от проведения квалификационных экзаменов на аттестат (диплом) профессионального специалиста в определенной области знаний и др. Дело в том, что здесь наряду со схожими чертами имеют место существенные особенности. Так, хотя задачей периодической аттестации госслужащего и является определение уровня его профессиональной подготовки, но делается это главным образом для установления меры его соответствия замещаемой должности гражданской службы на момент проведения аттестации, в то время как квалификационный экзамен проводится для решения вопроса о присвоении госслужащему классного чина гражданской службы.

Исходя из сказанного квалификационный экзамен можно определить, как  юридическую обязанность гражданских  служащих определенных категорий проходить  периодическую проверку уровня своей  профессиональной компетентности (оценке подлежат знания, умения и навыки), организуемую государственным органом (нанимателем) и осуществляемую экзаменационной  комиссией (конкурсной или аттестационной) в соответствии с установленными правилами и полномочиями, с целью  решения вопроса о присвоении гражданскому служащему классного  чина гражданской службы по занимаемой должности.

В отношении требований по составу экзаменационной комиссии разночтений быть не может, учреждаемые  актом государственного органа конкурсная и (или) аттестационная комиссия должна включать в себя:

• представителя нанимателя и (или) уполномоченных им гражданских служащих, в том числе из подразделений по вопросам государственной службы и кадров, юридической (правовой) службы, а также из подразделения, в котором экзаменуемый гражданский служащий занимает должность гражданской службы;
• представителя соответствующего органа по управлению государственной службой;
• представителей научных и образовательных учреждений, других организаций, приглашаемых в качестве независимых экспертов – специалистов по вопросам гражданской службы (число независимых экспертов должно быть не менее одной четверти (25%) от общего количества членов комиссии).

 Исходя из целей и задач квалификационного  экзамена, а также с учетом обобщения  практики других форм оценки кадров, можно  с уверенностью утверждать, что реализация данного решения лишь тогда будет эффективно служить делу формирования качественного кадрового потенциала государственной службы, если будут строго выполняться следующие основные принципы:

а) принцип рационального  соблюдения интересов государственного органа и личных интересов гражданского служащего в карьерном росте  последнего в зависимости от служебно-профессиональных заслуг;

б) принцип оптимальной  периодичности и обязательности квалификационного экзамена при  последовательном присвоении классных чинов гражданской службы;

в) принцип непредвзятого  объективного установления уровня профессиональной компетентности в сфере квалификационного  экзамена;

г) принцип определенности (конкретности) предъявляемых при  квалификационном экзамене требований к профессиональным знаниям, навыкам  и умениям экзаменуемых;

д) принцип дифференцированного (избирательного) подхода к выбору критериев оценки профессиональных качеств в зависимости от категорий  служащих;

е) принцип гласности, открытости результатов квалификационного  экзамена и т.д.

Данный перечень можно  развивать и продолжать до уровня частностей. Однако именно перечисленным  принципам отводится главенствующая роль системного подхода к организации  квалификационного экзамена.

Придавая исключительно  важное значение квалификационному  экзамену как одной из основных организационно-правовых форм проверки уровня профессиональной компетентности гражданских служащих, есть необходимость акцентировать  внимание на том, что оценка кадров государственных органов – это основа социального управления. Она задает стандарты управленческой деятельности и служебного поведения гражданских служащих, является базой для правильного или ошибочного решения целого комплекса практических кадровых задач. В этом плане субъектам кадровой работы следует извлечь правильные выводы из уроков собственной же практики.

В течение длительного  периода времени оценка кадров государственных  органов проводилась главным  образом в форме аттестации. В  целом подходы к решению задач  аттестации и квалификационного  экзамена в чем-то схожи, в чем-то отличны, что вполне понятно. Но главное, что обязательно должно присутствовать, – четкая программа действий, наличие  универсального или специального инструментария, ответственное отношение к делу.

3. Порядок проведения  квалификационного экзамена.

Проведение квалификационного экзамена (далее – экзамен) требует определенной организации. Можно выделить три этапа оценочной процедуры: подготовительный, непосредственно экзамен, заключительный этап.

Подготовку к проведению экзамена следует начать с того, что кадровая служба государственного органа или гражданский служащий, ответственный за кадровую работу, составляет список гражданских служащих, которым предстоит сдавать экзамен, и вносит их представителю нанимателя для принятия решения о проведении экзамена.

Для проведения экзамена по решению представителя нанимателя издается правовой акт (приказ, распоряжение) государственного органа , в котором утверждаются график, дата и время экзамена и указываются документы, необходимые для его проведения. График рекомендуется составлять заблаговременно, для обеспечения своевременной подготовки документов, необходимых для проведения экзамена.

Решение о предстоящей сдаче экзамена доводится до сведения гражданского служащего не позднее, чем за месяц до его проведения.

Не позднее, чем за месяц до проведения экзамена, непосредственный руководитель гражданского служащего направляет в комиссию отзыв об уровне знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) гражданского служащего и о возможности присвоения ему классного чина.

Основой оценки деятельности гражданского служащего за истекший период службы (с момента присвоения предыдущего классного чина; c момента назначения на должность) являются документы, регламентирующие его деятельность: должностной регламент (показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности); отчет о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего; отчет о выполнении индивидуального плана профессионального развития; положение о структурном подразделении государственного органа Санкт-Петербурга.

В структуре отзыва можно выделить три блока:

1. Анкетные данные: ФИО гражданского служащего; дата рождения; замещаемая должность и дата назначения на должность; сведения о профессиональном образовании; сведения о профессиональной переподготовке, повышении квалификации или стажировке; имеющийся классный чин и дата его присвоения.

2. Оценка знаний, навыков и умений (профессионального уровня), деловых и личностных качеств гражданского служащего.

3. Заключительная часть (мнение руководителя о возможности присвоения классного чина гражданскому служащему).

Непосредственному руководителю необходимо дать развернутую характеристику результативности работы гражданского служащего, профессиональных, деловых и личностных качеств, оценить его вклад и степень участия в решение поставленных перед подразделением задач.

К составлению отзыва необходимо подходить дифференцированно, исходя из сложности деятельности и специфики должности, замещаемой гражданским служащим.

Например, по отношению к гражданским служащим, замещающих должности, относящихся к категории «руководители», при заполнении графы «Перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых принимал участие» рекомендуется отметить результаты деятельности возглавляемого подразделения, в том числе количество разработанных и подготовленных нормативных правовых актов, методических материалов, внедрение современных информационных технологий, проведение обучающих семинаров и др.

В отношении гражданских служащих, относящихся к категориям «специалисты», «обеспечивающие специалисты» необходимо отметить личные результаты деятельности с указанием наименований основных нормативных правовых актов, республиканских (ведомственных) целевых программ, проектов управленческих и иных решений, разработанных с участием экзаменуемого.

Информация по заполнению данной графы содержится в отчетах (годовых отчетах) как всего отдела, так и о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

После представления результатов работы гражданского служащего в отзыве необходимо раскрыть особенности и качества экзаменуемого, которые позволили ему добиться данных результатов. В значительной степени эффективная работа достигается за счет двух ведущих факторов - профессиональных знаний и опыта. В отзыве отражается уровень знаний гражданским служащим общего и отраслевого законодательства, теоретических основ управления, государственного строительства, а также дается оценка профессиональным, специальным знаниям (знание нормативных правовых актов и служебных документов, регулирующих развитие соответствующей сферы деятельности, применительно к исполнению своих должностных обязанностей).

Оценка профессионального уровня гражданского служащего завершается рекомендациями его руководителя, определяющими основные моменты, на которые следует обратить внимание в дальнейшей профессиональной деятельности.

Заключительная часть отзыва включает мнение руководителя о возможности (невозможности) присвоения классного чина гражданскому служащему в соответствии с замещаемой должностью государственной гражданской службы Республики Коми.

Отзыв, представленный руководителем с учетом данных рекомендаций, позволяет детально, с большей степенью объективности оценить профессиональный уровень, деловые и личностные качества гражданского служащего.

В случаях проведения квалификационного экзамена и аттестации одновременно, целесообразно сделать отзыв на гражданского служащего единым документом, в котором дается оценка уровню профессиональных знаний, навыков и умений гражданского служащего, его деловых и личностных качеств, результатов профессиональной служебной деятельности за аттестационный период.

Гражданский служащий должен быть ознакомлен с отзывом не менее чем за две недели до проведения экзамена. Гражданский служащий вправе представить в комиссию заявление о своем несогласии с отзывом.

Второй этап - экзамен проводится с приглашением гражданского служащего на заседание комиссии (личное присутствие гражданского служащего является обязательным условием проведения квалификационного экзамена).

Председатель комиссии открывает заседание, обозначает состав комиссии и повестку дня. Секретарь ведет протокол заседания комиссии, в котором фиксируются ее решения и результаты голосования.

Членам комиссии предоставляются материалы: сведения о гражданских служащих, сдающих квалификационный экзамен; варианты тестовых заданий и результаты их проверки; должностные регламенты гражданских служащих; индивидуальные планы профессионального развития и другие документы, необходимые для проведения экзамена.

Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей ее членов.

При проведении экзамена комиссия оценивает профессиональные знания, навыки и умения гражданского служащего в соответствии с требованиями должностного регламента, сложностью и ответственностью работы, выполняемой гражданскими служащими.

Цель оценки - определение возрастания уровня квалификации (профессионального уровня) гражданского служащего в сравнении с предыдущим этапом с использованием экзаменационных процедур, не противоречащих законодательству.

В проведении экзамена рекомендуется использовать следующие методы оценки: собеседование, тестирование, выполнение письменных заданий (реферат, эссе, решение задач), устный экзамен. Форма экзамена утверждается в графике проведения квалификационного экзамена.

Собеседование является одним из наиболее распространенных методов оценки профессионального уровня гражданских служащих. В то же время, при внешней простоте применения, оно является одним из трудоемких процессов, требующим обязательной предварительной подготовки.

Основная цель собеседования - в процессе устного общения членов комиссии и экзаменуемого получить информацию, позволяющую оценить уровень профессиональных знаний, умений и навыков гражданского служащего.

Собеседование включает в себя:

а) представление экзаменуемого членам комиссии;

б) ознакомление членов комиссии с отзывом непосредственного руководителя гражданского служащего;

в) ознакомление членов комиссии с результатами первого этапа квалификационного экзамена (если таковой для гражданского служащего проводился);

г) обсуждение с гражданским служащим в форме вопрос-ответ его профессиональных знаний, навыков и умений.

Разработка вопросов и тем для собеседования касается не только непосредственного руководителя гражданского служащего (основная нагрузка), на нее должны быть ориентированы и независимые эксперты, представитель Управления государственной гражданской службы , другие члены комиссии. В собеседование должны принимать активное участие все члены комиссии, причем важно задавать только те вопросы, которые относятся к профессиональной служебной деятельности.

Как правило, результаты собеседования являются наиболее важными для принятия окончательного решения. Другие методы оценки часто выступают дополнением к собеседованию.

Цель тестирования - оценка знаний, навыков и умений (профессионального уровня) гражданских служащих Республики Коми по результатам решения тестовых заданий.

Форма проведения тестирования: компьютерная и бланковая.

Компьютерная форма предполагает предъявление тестовых заданий посредством специально разработанной компьютерной программы с последующей компьютерной обработкой.

При бланковой форме тестовые задания предъявляются кандидату на специально разработанных бланках, в которой содержится инструкция по выполнению задания, а также прилагается специальная форма для регистрации ответов тестируемого (бланк регистрации ответов).

Перечень тестовых заданий должен охватывать следующие области: знание правовых основ государственного управления, государственной гражданской службы, осуществления административной реформы, противодействия коррупции, знание законодательства и нормативных правовых актов, необходимых для выполнения обязанностей по должностному регламенту замещаемой должности, умение применять законодательство и нормативные правовые акты при выполнении основных функций замещаемой должности.

Тесты бывают двух типов – открытые и закрытые.

Выбор формы заданий во многом определяется целями создания и применения теста. Рекомендуется использовать разные виды тестовых заданий, так как:

- задания разного типа делают тестирование более интересным, с точки зрения испытуемых, что позволяет отодвинуть порог наступления утомления;

- к решению тестов, состоящих из заданий одного вида легче обучиться, приспособиться. Этого можно избежать, используя задания различного вида.

Сумма всех баллов и есть тестовый балл испытуемого.

Выполнение письменных заданий заключается в написании реферата, эссе по заданной теме; проведении экспертизы проектов правовых актов, программ или иных документов; решении практических задач и т.д.

Выполнение заданий может быть в двух вариантах:

1) домашнее задание;

2) задание, выполненное непосредственно в присутствии комиссии, ограниченное во времен, с предоставлением оцениваемому дополнительных материалов или без такового.

Реферат выполняется гражданским служащим самостоятельно, в домашних условиях. Темы рефератов предлагаются непосредственным руководителем гражданского служащего. Важно, чтобы тема была актуальной и затрагивала основные проблемы отрасли, государственного органа, структурного подразделения.

Защита реферата и его обсуждение происходят на заседании комиссии.

Критерии оценки реферата: раскрытие темы, умение анализировать и дать оценку сложившейся ситуации, видение сути проблемы, видение альтернативных вариантов решения проблемы, обоснованность и практическая реализуемость предложений, наличие ссылок на нормативные правовые акты, инструкции, положения, достоверность описания действующей практики.

Эссе – краткий (до 2-х страниц) очерк - рассуждение в свободном стиле. Эссе выражает индивидуальные впечатления и соображения по конкретному поводу или вопросу и не претендует на исчерпывающую трактовку предмета. Эссе показывает уровень самостоятельного творческого мышления, умение структурировать информацию, выделять причинно- следственные связи, аргументировать свои выводы.

Эссе выполняется гражданским служащим в присутствии комиссии. Тема эссе должна содержать в себе вопрос, проблему, побуждать к размышлению. От формулировки предложенной темы зависит, что представит гражданский служащий: реферат или эссе.

Критерии оценки эссе: знание и понимание материала, построение суждений (ясность и четкость изложения; логика структурирования доказательств), анализ и оценка информации (использование приемов сравнения и обобщения; представление альтернативных взглядов на рассматриваемую проблему; личная оценка проблемы).

Экспертное заключение (аналитическая записка) – краткий анализ представленного проекта нормативного правового акта, программы, бизнес- плана или иного документа, анализируемого с точки зрения законности, экономической обоснованности, полноты аргументации, целесообразности, реализуемости, возможности социальных и экономических последствий в случае его принятия.

Период времени для подготовки экспертного заключения определяется комиссией. Оценку заключения дает непосредственный руководитель гражданского служащего.

Одним из методов оценки профессионального уровня гражданского служащего является выполнение практических заданий (задач), позволяющих выяснить насколько служащий овладел предметной областью замещаемой должности. Практические задания составляются с учетом категории и группы должностей государственной гражданской службы, особенностей должностных и функциональных обязанностей, а также отраслевой направленности деятельности экзаменуемых.

При выборе (разработке) практических задач важно учитывать следующее:

- суть задания должна соответствовать профессиональным знаниям, умениям и навыкам, которыми должен обладать гражданский служащий, специфике выполняемых им должностных обязанностей;

- описанная ситуация должна обеспечивать возможность проявления гражданским служащим максимум необходимых компетенций;

- в задании должна содержаться информация, достаточная для анализа ситуации и принятия решения.

Задание выполняется гражданским служащим в присутствии комиссии. Оценку решения задачи (задания) дает непосредственный руководитель гражданского служащего.

Типология практических заданий разнообразна: большие и маленькие, сложные и простые, специализированные и общие. Это дает возможность подобрать подходящий инструмент для самых разнообразных оценочных задач.

В соответствии с принципом системности методы могут применяться в различных вариантах и сочетаниях (тестирование и собеседование; подготовка эссе и собеседование; решение практических задач и собеседование и т.д.).

Комиссия на основании проведения экзаменационных процедур принимает решение о результатах квалификационного экзамена – заключительный этап.

Решение принимается в отсутствии гражданского служащего и его непосредственного руководителя открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии (непосредственный руководитель участвует в обсуждении оценки профессиональной компетенции своего подчиненного). При равенстве голосов гражданский служащий признается сдавшим квалификационный экзамен.