Личная документация

Введение

Основной сферой, в которой  функционирует официально-деловой  стиль русского литературного языка, является административно-правовая деятельность. Официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью  и замкнутостью. С течением времени  он, естественно, подвергается некоторым  изменениям, вызванным характером самого содержания, но многие его черты, исторически  сложившиеся жанры, специфическая  лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом  консервативный характер. В текстах  официально делового стиля используются слова и словосочетания литературного  языка, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску. Следует заметить, что в официально-деловой  речи наблюдается самый высокий  процент употребления инфинитива среди  согласных форм.

Выражаемое официально-деловым  стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения.

Официально-деловой стиль  характеризуется определенным более  или менее ограниченным кругом тем. Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового  выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Официально-деловой стиль  характеризуется:

- высокой регламентированностью  речи (определенный запас средств  выражения и способов их построения);

- официальностью (строгость  изложения; слова употребляются  обычно в своих прямых значениях,  образность, как правило, отсутствует);

- безличностью (официально-деловая  речь избегает конкретного и личного).

1. Составление заявления

По своей сути заявление  – это обращение с просьбой о чем-либо, выраженное в устной или письменной форме. Закон предусматривает устную форму заявления, но в большинстве случаев при официальных обращениях граждан к должностным лицам, в различные организации или в государственные органы необходимо оформить заявление в письменной форме по установленному образцу. А в особых случаях, определенных законом, придется заверить заявление у нотариуса.

Заявление, выраженное в  письменной форме (простой или нотариальной), - это документ, на основании которого происходит реализация гражданских прав и обязанностей заявителя. Нотариально заверенное заявление является официальным документом, в котором подлинность подписи заявителя засвидетельствована нотариусом. Заверяя заявление у нотариуса, вы тем самым получаете подтверждение того факта, что под заявлением стоит подпись именно заявителя, а не иного лица. Прежде, чем заверить заявление, нотариус должен удостовериться в личности заявителя, проверить, не противоречит ли содержание заявления законодательству РФ. Подпись под заявлением ставится заявителем собственноручно в присутствии нотариуса.

Реквизиты заявления:

- адресат (кому адресовано, если заявление адресуется должностному  лицу, то его должность и фамилия  помещаются в правом верхнем  углу и ставятся в дательном  падеже, инициалы даются перед  фамилией)

- адресант (от кого написано  – фамилия заявителя пишется  в родительном падеже без предлога  и помещается под наименованием  адресата);

- адресные данные адресанта  (где проживает, телефон, паспортные  данные по требованию);

- наименование документа,

- текст документа (пишется  с красной строки с формулировкой  просьбы (жалобы) с краткой, но  исчерпывающей аргументацией (при  необходимости));

- подпись; 

- дата.

2. Составление доверенности

С точки зрения закона доверенность – это письменное подтверждение  того, что один гражданин доверяет другому представлять его интересы там, где это необходимо. Доверенность может быть нотариальной или простой, то есть заверенной личной подписью гражданина. Заверенные нотариально доверенности значительно расширяют возможности, но об этом немного ниже.

Доверенности классифицирует на три вида.

1. Разовая доверенность, которая выдается для единоразового совершения одного действия, например, на получение материальных ценностей. Такой вид доверенности может быть использован между сотрудниками (коллегами) для получения заработной платы, в случае, если какие-то обстоятельства не позволяют сделать это самостоятельно.

2. Специальная – позволяет доверить периодическое выполнение какого-либо одного и тоже действия, в быту это может быть управление автомобилем, в организациях – получение товара от поставщика или представление интересов компании в налоговой для бухгалтера.

3. Общая, генеральная доверенность, которая предусматривает комплекс действий направленных на представление и защиту интересов доверителя. Она выдается назначенному руководителю, а в обыденной жизни, это чаще всего судебная доверенность, которая выдается юристу или адвокату. Но вполне возможно, что генеральная доверенность будет выдана знакомому или родственнику лица, находящегося, например, заграницей, для того, чтобы от его имени можно было совершать какие-то манипуляции с его собственностью (автотранспортом, недвижимостью, счетами в банке и прочими активами).

С учетом требований законодательства, предъявляемых к совершению доверенностей, а также основных правил нотариального  делопроизводства доверенность должна содержать:

- указание на место ее совершения (село, поселок, район, город, край, область, республика полностью);

- дату совершения доверенности (число, месяц, год) прописью;

- фамилию, имя, отчество физических лиц (представителя и представляемого), их даты рождения и место постоянного жительства или преимущественного пребывания, реквизиты документов, удостоверяющих их личность, а если представителем или представляемым является иностранный гражданин - его гражданство;

- полное наименование юридического лица (представителя и представляемого), сведения о его государственной регистрации, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес и адрес фактического места нахождения, для иностранных юридических лиц – сведения об аккредитации;

- сведения о представителе юридического лица (основание полномочий, фамилия, имя, отчество, возможно - дата рождения и место постоянного жительства или преимущественного пребывания, реквизиты документа, удостоверяющего его личность);

- объем полномочий представителя;

- срок, на который выдается доверенность;

- подпись физического лица, выдающего доверенность;

- подпись руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами юридического лица, выдающего доверенность;

- подпись руководителя и главного (старшего) бухгалтера, если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, и связана с получением или выдачей денег и других имущественных ценностей;

- печать юридического лица, выдающего доверенность.

В необходимых случаях  по просьбе лица, выдающего доверенность, в ней могут быть указаны иные сведения и условия, не противоречащие требованиям закона.

3. Составление объяснительной записки

Объяснительная записка  – документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана).

По своему оформлению такие  объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что  не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей  по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при  возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях  работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (статья 193 Трудового кодекса РФ), которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Объяснительная записка  пишется в произвольной форме  с указанием даты ее составления  и адресата (руководителя организации) и подписывается работником.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются:

- наименование организации;

- данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;

- само наименование — «Объяснительная записка»;

- дата составления и зарегистрированный номер документа;

- подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);

- непосредственно текст пояснения;

- составитель и подпись.

4. Составление  расписки

Расписка – односторонний  документ с подписью, удостоверяющий факт получения чего-либо (например, исполнения по обязательству, удостоверения, лицензии, инструктажа по технике безопасности, повестки).

Заключить расписку можно  в простой письменной форме. Также  при желании сторон подлинность  подписи заемщика можно удостоверить и в нотариальном порядке.

При составлении расписки следует:

1. Указать дату и место  (город) составления расписки.

Необходимо указать дату - день/месяц/год составления расписки сторонами. Так стоит указать  место составления расписки –  город, область.

2. Расписка пишется собственноручно.

Из судебной практики рекомендуется  писать всю расписку заемщиком / должником  собственноручно. В случае возникновения  спора, а так же при обращении  за защитой в суд для возврата долга по расписке, сторонам будет  сложно возражать о подлинности  своего подчерка в расписке. Однако, если расписка набрана на компьютере она имеет такую же юридическую силу как и написанная собственноручно.

3. Написать паспортные  данные заемщика и займодавца.

Конечно, не всегда получается написать паспортные данные. Однако если написать паспортные данные заемщика и займодавца в расписке, может значительно сократить идентификацию. Рекомендуемые минимальные сведения о сторонах в расписке, это Фамилия Имя Отчество, дата рождения, место регистрации (фактическое место жительство).

4. Денежная сумма в  расписке должна быть написана  цифрами и прописью.

Обязательно следует придерживаться данного правила, так как бывает, что возникают споры по поводу неясного написания суммы в расписке и в таком случае главенство имеет  написанные прописью суммы. Также бывает, что со временем некоторые числа, указанные в расписке, плохо читаются и стираются.

5. Прописать срок возврата  суммы займа.

Рекомендуется прописать  дату – день / месяц / год возврата займа по расписке.

Если срок возврата не установлен или определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение тридцати дней со дня предъявления займодавцем  требования об этом, если иное не предусмотрено  договором. Такое требование должно быть выражено в письменной форме (статья 810 ГК РФ).

6. Стоит предусмотреть  проценты на сумму займа и  штрафные санкции за невозврат  денежных средств в оговоренный  срок.

Стороны могут самостоятельно установить проценты на сумму займа  и также штрафные санкции за невозврат  денежных средств в срок. Если займ беспроцентный, то в расписке прописывается «заем считается беспроцентным» (статья 809 ГК РФ).

Пунктом 2 статьи 809 Гражданского кодекса РФ указано, что при отсутствии в договоре условия о размере процентов их размер определяется существующей в месте жительства займодавца, а если займодавцем является юридическое лицо, в месте его нахождения ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части.

Штрафные санкций: в случаях, когда заемщик не возвращает в  срок сумму займа, на эту сумму  подлежат уплате проценты в размере, предусмотренном пунктом 1 статьи 395 Гражданского кодекса РФ, со дня, когда  она должна была быть возвращена, до дня ее возврата займодавцу независимо от уплаты процентов, предусмотренных  пунктом 1 статьи 809 Гражданского Кодекса.

7. Подписи свидетелей на расписке.

При оформлении расписки обязательным условием является только подпись заемщика. Однако будет не лишним обезопасить  себя подписями двух свидетелей в  расписке.

8. Подпись заемщика на  расписке должна быть полной.

При подписании расписки, следует  настоять на указании данных: фамилии, имени и отчества заемщика. Желательно подпись заемщика сверить визуально  с его подписью в паспорте.

Заполнять расписку следует шариковой рукой. Так как только по шариковой ручке можно установить эксперту подлинность подписи в расписке.

5. Резюме как  особый вид документа

Резюме (от франц. resume – излагать вкратце) – краткая анкета физического лица, представляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кадров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности. Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу, поэтому следует знать основные правила его составления.

Текст резюме составляется в произвольной форме, однако содержательная часть должна отражать следующие  основные сведения:

1. Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже).

2. Домашний адрес.

3. Контактная информация: номер телефона и/или другая информация, с помощью которой можно оперативно связаться с автором, например, номер факса, E-mail, ICQ и др. Если необходимо, указывается время доступности абонента по контактному адресу.

4. Дата и место рождения.

5. Гражданство.

6. Семейное положение, наличие детей, их возраст.

7. Цель. В данном пункте указываются конкретная цель, которую преследует автор, подавая резюме, например: Трудоустройство на должность начальника отдела сбыта с окладом не менее 30 000 руб.

8. Образование. Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. В этом пункте указывается не только основное образование, полученное в среднем или высшем учебном заведении, и специальность, которой автор овладел по окончании учебного заведения, но и дополнительное образование, полученное на специальных курсах.

9. Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и занимаемая должность) излагаются также в обратном хронологическом порядке.

При описании места работы следует указывать полностью  наименование предприятия, его местонахождение, а также сферу деятельности.

Часто рекомендуется указывать  не только занимаемую должность, но и  конкретные функции, которые исполнял автор, а также его личный вклад.

10. Дополнительные сведения. В этой графе может быть указана любая информация, характеризующая автора резюме: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, а также сведения, которые могут позитивно заинтересовать работодателя или агентство, например: личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками, наличие деловых связей и др. Можно указать также, кто готов дать отзыв о вашей работе.

Резюме составляется на языке, который является рабочим там, куда резюме представляется. Иногда это  могут быть два варианта: на русском  и иностранном языке.

Резюме желательно представлять в напечатанном виде. Фотография обычно не прилагается, за исключением особо  оговоренных случаев. Не следует  увлекаться детализацией и делать резюме объемным. Резюме молодого специалиста  должно поместиться на одной странице, специалиста с большим опытом - не более чем на двух.

Не рекомендуется указывать  свои антропометрические данные (если это не оговаривается специально), знак зодиака, социальное происхождение, вероисповедание, политические взгляды  и национальность, а также увлечения, если они не связаны с работой, на которую претендует автор.

Резюме подписывается  с обязательным указанием даты.

Практическое  задание

Написать резюме

Исходные данные: Предположим, что Вы являетесь соискателем на должность: 1) менеджера по продажам коммерческой фирмы; 2) экономиста торгового предприятия

РЕЗЮМЕ

Караваев Вадим Юрьевич

Нижний Тагил, ул. Ленина, д 26 кв. 13

Тел. 35-12-56

e-mail: [email protected]

Цель:

Получение должности менеджера по продажам

Опыт работы:

2004-2009 - ООО «Аэромастер», руководитель отдела продаж

- выработка плана, контроль его исполнения, создание эффективной мотивационной схемы;

- распределение клиентской базы между исполнителями по необходимым критериям

1994-2004 - ЗАО «Мастер», менеджер по продажам

- подготовка отчетов перед вышестоящим руководством;

- отслеживание деятельности конкурирующих компаний, тенденций рынка

1989-1994 - ООО «Факел», специалист по продажам

- консультирование по вопросам предстоящих разработок товара/услуги, с учетом пожеланий клиентов, участие в обсуждении промо-акций и пр.;

- проверка количества товара на складе;

- работа с документацией – составление и заключение договоров, ведение документооборота

Образование:

1987-1989 - Горно-металлургический  техникум, специальность «Маркшейдерское  дело»

1993 - курсы переподготовки  при центре повышения квалификации

1999-2003 - Уральский институт  экономики и управления, специальность  «Финансы и кредит» (переподготовка)

Знания и навыки:

- уверенный пользователь  ПК: MS Office (Word, Exсel, Power Point), Internet (MS Explorer, Opera,) и E-mail (Outlook Express), а также Photoshop, Corel Draw, DeltaGraph, SPSS – в стадии изучения;

- русский, немецкий, английский - базовый

Дополнительная  информация:

Аналитический склад ума, быстро усваиваю смежные и новые  направления деятельности предприятия, стремление к усовершенствованию, профессиональному  и карьерному росту, творческий подход к работе, ответственность, терпение, интуиция, пунктуальность, коммуникабельность, умение владеть собой, целеустремленность, оптимизм, исполнительность, энергичность, ответственность, порядочность, воспитанность, наличие лидерских качеств.

Заключение

Несмотря на различия в  содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом  характеризуется рядом общих  черт.

К ним относятся:

1) сжатость, компактность  изложения, экономное использование  языковых средств;

2) стандартное расположение  материала, нередкая обязательность  формы (удостоверенная личности, различного рода дипломы, свидетельства  о рождении и браке, денежные  документы и т.д.), употребление  присущих этому стилю словестных  клише;

3) 3) широкое использование терминологии, наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

4) частое употребление  отглагольных существительных, отыменных  предлогов (на основании, в  отношении, в соответствии с,  в деле, в силу, в целях, за  счет, по линии и др.), сложных  союзов (вследствие того что, ввиду  того что, в связи с тем  что, в силу того что и  др.), а также различных устойчивых  словосочетаний, служащих для связи  частей сложного предложения  (на случай, если …; на том основании, что …; по той причине, что …; с тем условием, что …; таким образом, что …; то обстоятельство, что …; тот факт, что … и т. п.);

5) повествовательный характер  изложения, использование номинативных  предложений с перечислением;

6) прямой порядок слов  в предложении как преобладающий  принцип его конструирования;

7) тенденция к употреблению  сложных предложений, отражающих  логическое подчинение одних  фактов другим;

8) почти полное отсутствие  эмоционально-экспрессивных речевых  средств;

9) слабая индивидуализация  стиля.

Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяют  выделить в рассматриваемом стиле  две разновидности: официально-документальный стиль и обиходно-деловой стиль.

В свою очередь, в первом можно выделить язык законодательных  документов, связанных с деятельностью  государственных органов, и язык дипломатических актов, связанных  с международными отношениями.

В обиходно-деловом стиле  различаются по содержанию, жанрам и по характеру используемых языковых средств служебная переписка между учреждениями и организациями, с одной стороны, и частные деловые бумаги – с другой.

Язык законодательных  документов включает в себя лексику  и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, трудового права, семейного  права и т. д. К ней примыкает  лексика и фразеология, связанная  с работой административных органов, служебной деятельностью граждан  и т. д.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2010
2. Делопроизводство: учебник ля нач. проф. образования/Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. - 5-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия»; Образовательно-издательский центр «Академия», 2010
3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009
4. Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Эксмо, 2013
5. Организация работы с документами: учебник/Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2009