Место документоведения в системе наук

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Место документоведения  в системе наук 3

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации.

Авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных 3-м тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства в практике управления еще в древнем мире.

Термин «документ» происходит от латинского «dokumentum», что означает «поучительный пример и способ доказательства». В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху. В словаре В.И. Даля документ – «всякая важная деловая бумага, также диплом и свидетельство, служащие свидетельством чего-нибудь, письменное свидетельство о чем-нибудь».

Основу информационной среды любого предприятия, организации  или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографским способами, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

Значение документа  – носителя информации, трудно переоценить. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда  и как результат труда. На основе документов принимается соответствующие  управленческие решения. Документы  во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях. По содержанию и оформлению документов судят о культуре и стиле работы предприятия и учреждения. Основными функциями делопроизводства являются:

• документирование – составление документов и правила их оформления;
• документооборот – организация работы с документами: прием, обработка документов, контроль их исполнения, специализация и формирование документов в дела, сдача в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Место документоведения  в системе наук

 

Понятие "документ" возникло в сфере права и в переводе с латинского означает "доказательство", "свидетельство", поэтому первоначально научные знания о документе развивались в рамках юридической науки. Однако как самостоятельная наука о документе она получила международное признание лишь в первой половине XX века. Основоположником документоведения был Поль Отле, благодаря которому значение понятия "документ" расширилось до того, что документом стали считать зафиксированную на любом материальном носителе информацию. А науку о таком документе он предложил назвать библиологией или документологией. Это была наука, которая изучала документационную деятельность: процесс сбора, систематизации, поиска, распространения документов. Идеи П. Отле вплоть до 30-х годов активно развивали библиографоведы, библиотековеды и книговеды. С середины 40-х годов XX века создание документа во всех сферах жизни стало называться книго-архиво-музееведением. Это был первый этап развития документоведения.

В 50 - 60-е годы XX века начинается второй этап развития документоведения, когда процессы коммуникации начинают рассматривать не только в ракурсе одного из средств фиксации информации - документа, но более широко - как информационные. Представления о предмете документоведения приобретают информационное и кибернетическое содержание.

С начала 60-х годов  возникает информатика, и начинают развиваться ее составные части - научные направления под названием "документалистика" и "документоведение".

Документалистикой считается  прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов - от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства, которая изучает структуру, свойства матричных документов, методы их обработки, хранения, поиска, использования. Однако при этом документалистика не изучает проблемы производства, распределения и использования документа.

Документоведение изучает  в историческом аспекте развития способы, определенные акты и системы  документирования явлений объективной  деятельности, и его результат - создание документа, документационных систем.

Третий этап развития документоведения - 70-е годы XX века, когда термин "документоведение" был воспринят архивоведами, перенесен  в область делопроизводства. Документоведение трактуется как наука о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая трактовка сохранилась до наших дней.

Однако развивается  и информатика, в эти годы появляются труды классиков этой науки в России - А.И. Михайлова, А.И. Черного и Р.С. Гиляревского. Документ исследуется в ее рамках. Изучаются проблемы классификации документов, создание информационных моделей документа, исследование документных информационных потоков и т.д.

Во второй половине 1980-х - начале 1990-х годов проблема документоведения приобретает междисциплинарный  характер, что ознаменовало собой  начало четвертого этапа развития документоведения. Архивоведение изучает ее с точки  зрения узковедомственных позиций. Другие же науки информационно-документационного цикла (библиотековедение, библиографоведение, книговедение, информатика) пытаются обосновать единую методологическую основу. Приходит осознание необходимости создания единой науки о документе или комплекса документационных дисциплин. Для обобщающего названия для науки о документе предлагаются и используются разные термины.

Так, А.В. Соколовым обосновывается термин "информационно-документационная наука". Ядром комплекса наук о  документе ученый предлагает считать библиотековедение, книговедение, архивоведение, музееведение и информатику. Каждая из этих областей имеет специфические задачи и цели. Но есть и общетеоретическая проблематика: функции документа, особенности документов, классификация документов и др.

Этим, по мнению А.В. Соколова, и призвано заниматься документоведение. При этом "классическое" документоведение, изучающее документ в рамках архивоведения, стремится ограничить термины "документ" и "документоведение" делопроизводственной и архивной сферой.

Наконец, начиная с  середины 90-х годов документоведение вступает в пятый этап своего развития. Интеграционный характер документоведения сохраняется, однако меняется вектор этого  процесса - усиливается управленческий аспект документа. Появляется понятие и практика документационного обеспечения управления, которая и становится объектом "классического" документоведения. При этом естественным образом документоведение начинает сращиваться с управленческой наукой, с менеджментом, осмысливаются процессы управленческих функций документно-коммуникационных систем. Документационное обеспечение управления естественным образом интегрируется в систему информационного менеджмента.

Именно поэтому, на наш  взгляд, документоведение, развивающееся  в русле архивоведения и науки о делопроизводстве, активно интегрируясь в управленческую науку, по-прежнему неохотно идет на контакты с родственными дисциплинами (библиотековедением, библиографоведением и др.).

В определении документа, данном в терминологическом Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", очевидно стремление ограничить термин "документ" делопроизводственной и архивной деятельностью. Однако широкая трактовка документа как материального носителя информации, предназначенного для ее передачи во времени и пространстве, становится доминирующей в общественном сознании, закрепляется в справочных изданиях. Поэтому представители родственных наук не оставляют попыток найти метанауку (обобщающую, наиболее общую науку) для документно-коммуникационного комплекса наук.

Так, Ю.Н. Столяров предлагает принять в качестве таковой либо документоведение, либо документологию. По его мнению, если считать документоведение собирательной, обобщающей наукой, то тогда всем частным документоведениям придется придать ограничивающие определения либо собственные наименования: библиотечное, библиографическое и архивное документоведение, книговедение.

При этом документоведение как наука о документационном обеспечении управления должно получить наименование "управленческое (административное) документоведение". Если же считать обобщающей наукой документологию, то тогда входящие в нее дисциплины будут иметь уже перечисленные наименования, за исключением классического документоведения, которое по праву первородства сохраняет за собой без изменений сегодняшнее наименование документоведения.

Полагаем, что формирование и развитие отрасли "Документационное обеспечение управления", описанное автором в, укрепляет позиции не только всей отрасли, но и документоведения как самостоятельной науки.

Что же такое сегодня  документоведение и каков его  предмет? В терминологическом стандарте "Делопроизводство и архивное дело" понятие документоведения не определено. Тем не менее, этимологический анализ термина позволяет предположить, что документоведение - это наука о документе. Если исходить из определения документа, данного в стандарте "Делопроизводство и архивное дело" ("Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"), то документоведение - это наука о документе как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Именно этот подход к  понятию документоведения закреплен  и в Государственном образовательном стандарте по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления". Содержание дисциплины ОПД Ф.12 "Документоведение" определяется следующим образом: "Документ, его функции и способы документирования; соотношения понятий "информация" и "документ"; материальные носители информации; свойства и признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность; структура документа; формуляр документа, его развитие, современные требования к формуляру управленческого документа; лингвистические особенности документа; системы документации; унифицированные системы документации: унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) и другие системы, требования к составлению и оформлению основных видов управленческих документов; совершенствование документационных процессов; научно-историческая и практическая ценность документа, простые и сложные комплексы документов".

Однако, на наш взгляд, названный подход к документоведению (как к науке о документе) узок, поскольку не охватывает его предметного поля. Более адекватным мы считаем широкий подход к документоведению - как к науке об отрасли "Документационное обеспечение управления". Одним из условий существования и развития любой отрасли является наличие в ее структуре рефлексивной части - науки. Не является исключением и отрасль "Документационное обеспечение управления". Одной из ее составных частей является наука "Документоведение".

Документоведение, как  любая наука, призвано изучать эволюцию, тенденции, закономерности и законы, действующие в отрасли, давать научно обоснованные рекомендации по организации деятельности различных видов деятельности отрасли, накапливать научное знание об отрасли в целом. При этом широкая трактовка документоведения как науки об отрасли ДОУ не исключает, а, наоборот, предполагает изучение и самого документа как объекта деятельности.

Таким образом, документоведение - это наука об отрасли "Документационное обеспечение управления", изучающая  теоретические, исторические, организационные  и методические аспекты ее функционирования и развития.

Говоря о структуре  документоведения как науки в  обозначенных выше границах, можно  выделить два основных направления  его дифференциации: аспектное (по аспектам изучения) и объектное (по объектам изучения).

В соответствии с первым, аспектным, направлением в документоведении как науке должно быть четыре основных раздела: теоретический, исторический, организационный и технологический.

Второе, объектное, направление  дифференциации документоведения связано  с выделением внутри отрасли "Документационное обеспечение управления" отдельных функциональных видов деятельности (практика, наука, управление, подготовка кадров), которые исследуются документоведческой наукой всесторонне, то есть в теоретическом, историческом, организационном и технологическом аспектах.

Оба направления дифференциации документоведения тесно взаимосвязаны.

Взаимосвязь между аспектами и  объектами изучения состоит в  том, что объекты служат средством  дифференциации каждого аспекта  изучения, и, наоборот, по аспектам дифференцируется изучение каждого объекта. Области совмещения, обозначенные цифрами, представляют собой составляющие документоведения, например: 2 - история делопроизводства, 29 - теория управления документацией, 44 - технология подготовки документоведов и др.

Вся совокупность аспектов и объектов изучения интегрируется в понятие "документоведение", которое, с  одной стороны, означает сложный  комплекс частных документоведческих дисциплин, а с другой - единую в  своей основе научную дисциплину, охватывающую всю отрасль ДОУ как целостный объект изучения.

Охарактеризуем кратко содержание и задачи основных "аспектных" разделов документоведения.

Теоретический раздел документоведения (теория документационного обеспечения  управления) призван решать следующие  главные задачи:

- развивать и совершенствовать  методологическую базу документоведения, необходимую для правильной интерпретации,  научного анализа фактического материала, связанного с документационным обеспечением управления;

- вскрывать объективные  закономерности, свойственные отрасли  ДОУ и отдельным ее видам  деятельности;

- выяснять сущность  документа, обосновывать его функции,  объекты, процессы и методы делопроизводства;

- устанавливать связи  документационного обеспечения  управления с другими видами  деятельности;

- разрабатывать вопросы  классификации и терминологии, формулировать  научные определения важнейших  понятий, связанных с документационным обеспечением управления, создавая в конечном итоге целостную систему теоретического знания о своем объекте - отрасли ДОУ.

Теория должна порождать  идеи, которые могли бы быть положены в основу новых направлений развития отрасли ДОУ.

В нашей стране теоретические документоведческие работы появились главным образом в последние 20 - 25 лет. Крупных работ, целиком посвященных проблемам теории документационного обеспечения управления, пока не издано. Однако вопросам теории управления документацией в комплексе с другими вопросами уделяют пристальное внимание в своих многочисленных работах Т.В. Кузнецова "Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)" (М., 2003), М.В. Ларин "Управление документацией в организациях" (М., 2002) и другие ученые.

Исторический раздел документоведения (история документационного обеспечения управления) изучает:

- происхождение и развитие  различных видов документов и  делопроизводства, управления документацией,  профессии документоведа с древнейших  времен до наших дней;

- истоки и причины возникновения тех или иных информационно-документационных явлений, их конкретно-историческую социально-экономическую обусловленность;

- исторические связи  документационного обеспечения  управления с другими видами  деятельности на различных этапах развития;

- процессы формирования  и совершенствования методов  документирования, обработки, распространения,  хранения и утилизации документов, технологий управления документацией  и подготовки документоведов;

- эволюцию развития  самой науки о документационном обеспечении управления - документоведения.

История документационного  обеспечения управления - наиболее разработанная часть документоведения. Особенно основательно изучены история  государственных учреждений России, делопроизводства и документоведения в СССР. В этой области мы располагаем фундаментальными исследованиями Н.П. Ерошкина "История государственных учреждений России" (М.: "Высшая школа", 1968), К.Г. Митяева "История и организация делопроизводства в СССР" (М., 1956), В.Н. Самошенко "История архивного дела в дореволюционной России" (М., 1989), С.О. Шмидта, С.Е. Князькова "Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI - XVII вв." (М., 1985), М.В. Ларина "Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР" (М., 1982), В.С. Мингалева, М.В. Ларина, В.И. Шепелевой "Журнальная периодика 1920-х годов о рационализации управленческого труда и делопроизводства" (М., 1981), сборником научных трудов "Развитие советского документоведения (1917 - 1981)" (М.: Главархив, ВНИИДАД, 1983), изданием "Государственные учреждения России XVI - XVIII вв." (М.: Изд-во МГУ, 1991) и др.

Организационный раздел документоведения (организация документационного  обеспечения управления) пока не сформировался  в качестве самостоятельного научного направления. Отсутствуют крупные работы, специально посвященные организационным аспектам документационного обеспечения управления. В специальных публикациях эти аспекты рассматриваются в связи с другими, теоретическими, историческими и методическими вопросами. Однако в настоящее время в связи с усложнением процессов ДОУ в стране, а также наметившейся тенденцией децентрализации управления этими процессами проблемы организации нуждаются в более пристальном внимании ученых-документоведов. Главными задачами этого раздела документоведения являются:

- научная разработка  путей и средств государственного  управления и планирования в  области документационного обеспечения  управления;

- обоснование рациональной  системы функционирования служб  документационного обеспечения управления на всех уровнях (в органах государственного управления в центре и в регионах, в отраслях, в сфере бизнеса);

- разработка организационных  принципов деятельности по документационному  обеспечению управления (централизации  и децентрализации, координации);

- внедрение научной  организации труда в области  документационного обеспечения  управления;

- организация подготовки  документоведов и др.

Организации работы с  документами посвящены многие крупные  работы: Д.В. Покровский "Рационализация делопроизводства" (М., 1924), К.Г. Митяев "История и организация делопроизводства в СССР" (М., 1956), М.В. Ларин "Управление документацией и новые информационные технологии" (М., 1998) и "Управление документацией в организациях" (М., 2002), В.А. Кудряев "Организация работы с документами" (М., 1998), М.П. Бобылева "Совершенствование документационного обеспечения управления" (М., 1984) и "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" (М., 2004) и др.

Технологический раздел документоведения (технология документационного обеспечения управления) - это наиболее старый, разработанный раздел документоведения. Он решает следующие задачи:

- разрабатывает правила,  инструкции по процессам делопроизводства: документирования, обработки документов, их распространения, хранения, контроля, утилизации;

- содействует внедрению  новейших методов и технических  средств в практику документационного  обеспечения управления, а также  в подготовку кадров для ДОУ;

- обеспечивает рационализацию  процессов документационного обеспечения управления, повышение эффективности и качества всех направлений и видов отраслевой деятельности.

В современных условиях особенно актуальными и сложными методическими проблемами являются:

- разработка технологий  документационного обеспечения управления в условиях автоматизации;

- разработка технологий  документирования систем менеджмента  качества;

- разработка технологий  документационного обеспечения  управления в органическом единстве  с различными направлениями информационной  деятельности на предприятии и т.д.

Перспективы успешного  решения многих методических проблем  связаны с внедрением электронных  информационных технологий, внедрением в практику систем электронного документооборота. Это требует усиления контактов  с другими науками и отраслями информационной деятельности и более активного освоения их достижений и опыта.

Наиболее заметными, крупными работами в этой области являются работы Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)" (М., 1999), "Делопроизводство в бухгалтерии" (М., 1999), "Делопроизводство" (М., 2004) и др., Л.В. Санкиной, Л.М. Вяловой, Н.В. Шатиной "Современные правила оформления управленческих документов" (М., 1998), в области автоматизации делопроизводства - С.Л. Кузнецова "Делопроизводство на компьютере" (М., 2000) и др.

Следуя логике изложенного, можно утверждать, что в государственном  стандарте по специальности "Документоведение и документационное обеспечение  управления" должно быть две документоведческих дисциплины: "Теория и история  документационного обеспечения управления" и "Организация и технология документационного обеспечения управления".

Отсутствие общепризнанного, закрепленного в стандарте понятия  документоведения и его структуры  затрудняет и решение вопроса  о месте документоведения в системе наук.

В Номенклатуре научных  специальностей, утвержденной в 2000 г., отрасль науки, в которую входят документоведение и смежные с  ним науки, называется "Документальная информация" (до 2000 г. этот подкласс назывался "Информатика и информационные системы"). Сегодня подкласс "Документальная информация" подчинен классу "05.00.00. Техника". В этой отрасли выделены три специальности:

05.25.02. Документалистика, документоведение, архивоведение.

05.25.03. Библиотековедение,  библиографоведение и книговедение.

05.25.05. Информационные  системы и процессы, правовые  аспекты информатики.

Однако, несмотря на принадлежность подкласса "Документальная информация" к техническому классу, по специальности 05.25.02 предусмотрена защита не только на технические, но и на филологические, исторические и педагогические науки. Поэтому документоведение нельзя назвать сугубо технической наукой.

В структуре направлений  и специальностей по образованию  специальность "Документоведение и  документационное обеспечение управления" до 2000 г. находилась в разделе экономических наук, что подчеркивало роль делопроизводства в экономике и управлении; в Номенклатуре 2000 г. она была определена в раздел междисциплинарных специальностей, что, на наш взгляд, наиболее отражает ее сущность; а в ОКСО 2003 г. - перенесена в гуманитарные специальности, что не совсем логично, учитывая неизбежный процесс интеграции сферы ДОУ в информационные системы организаций. Очевидно, что проблема места документоведения в системе наук и системе специальностей по образованию нуждается в теоретическом решении.

Поскольку сущностное назначение документа - служить информационным посредником между субъектами коммуникации, документоведение как наука может  являться органической частью системы  информационно-коммуникационных наук. Однако вполне логичным является и включение документоведения в блок управленческих наук.

На основании этого  положения мы можем сделать вывод  о междисциплинарной, социально-гуманитарно-технической  природе науки документоведения.

Какая же наука является метанаукой для всей системы информационно-коммуникационных наук: и социально-информационных, и информационно-технических? По мнению профессора А.В. Соколова, метанаукой для описанной выше системы наук является теория информации, информационный анализ (информация с философской точки зрения). Есть и другие научные подходы к данной проблеме. Так, И.И. Юзвишин выдвигает на роль такой науки информациологию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Говоря о месте документоведения в системе наук, не следует его  путать с местом документационной практики в системе отраслей деятельности. Нельзя забывать, что существует два ряда сопоставимых объектов.

Первый ряд - области  практической деятельности: документационное обеспечение управления (ДОУ), архивное дело, библиотечное дело, библиографическая деятельность, книжное дело, научно-информационная деятельность.

Второй ряд - науки: документоведение, архивоведение, библиотековедение, библиографоведение, книговедение, информатика.

Каждый ряд объединяет однородные, то есть сопоставимые между собой объекты. Нельзя сопоставлять объекты разных рядов, например документационное обеспечение управления (ДОУ) и информатику или документоведение и архивное дело. Но нельзя и отрывать друг от друга соответствующие объекты разных рядов, так как соотношения между смежными науками определяются в первую очередь соотношениями между объектами изучения, то есть между соответствующими областями практической деятельности.

Если взять за сущностную основу документоведения управленческий вектор его развития, то на первый взгляд изменится и его место в системе наук. В соответствии с действующей номенклатурой научных специальностей управление находится в рамках специальности "08.00.05. Экономика и управление народным хозяйством" (отрасль "08.00.00. Экономические науки"). Однако названный перечень нельзя назвать идеальным, поскольку он не отражает современного состояния интеграционных процессов в науке. Так, управление в информационном обществе относится к информационным услугам, его информационная природа никем не подвергается сомнению. Поэтому по своей сути наука об управлении, как и названные выше науки, с которыми взаимодействует документоведение, является информационно-коммуникационной.

Очевидно, что в настоящее  время проблема понятия и предмета документоведения продолжает оставаться дискуссионной. Полагаем, что она нуждается в обсуждении научной общественностью, а результаты дискуссии должны найти отражение в новой редакции терминологического стандарта по документационному обеспечению управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Астахова Л.В.  Документационное обеспечение управления  как отрасль деятельности // Делопроизводство. 2007. N 2. С. 3 - 9.

2. Кузнецова  Т.В. История профессии документоведа  в XIX - XX вв. // Делопроизводство. 2003. N 1. С. 74 - 77.

3. Соколов А.В.  Введение в теорию социальной  коммуникации: Учебное пособие. СПб: СПб ГУП, 2006. 320 с.

4. Столяров Ю.Н.  О месте документоведения в  системе наук // Документация в  информационном обществе: парадигмы  XXI века. М., 2004. С. 284 - 288.

5. Юзвишин И.И.  Основы информациологии. 2-е изд.  М.: "Информациология", "Высшая  школа", 2000. 516 с.