Мiжнародний дiловий лист та його реквiзити: особливостi оформлення(англомовна традицiя).Зовнiшньоекономiчний договiр та його реквiзити: особл

       Мiнiстерство освiти и науки України

       Контрольна  робота

         по предмету 

       Мiжнародний документообiг

       Варiант 4 
 

       «Мiжнародний дiловий лист та його реквiзити: особливостi оформлення(англомовна традицiя).Зовнiшньоекономiчний договiр та його реквiзити: особливостi оформлення» 
 
 
 

                Перевiрив:  

       Виповнив: 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Харків

       2011 год 
 
 

       План.

       1.Вступ 

       2.Особливості англійського дiлового спiлкування 

       3.Зовнішньоекономічний  договір у зовнішньоекономічній  діяльностi 

       4.Література. 
 

        Вступ 

       Останнім  часом різко зросло число підприємств, організацій, об'єднань, що приймають участь в економічному, виробничому й науково-технічному співробітництві з партнерами із закордонних країн. Це означає, що в зовнішньоекономічну діяльність залучається все більша кількість фахівців різних галузей народного господарства. Таким чином, особливу актуальність здобувають питання професійної компетенції цих фахівців в області зовнішніх економічних зв'язків.

         Зовсім особливе місце в практиці  міжнародної торгівлі й економічного  співробітництва займають кореспонденція й документація. У цей час у зовнішньоекономічній діяльності широко застосовуються стандартизація й уніфікація документів. Це сприяє підвищенню інформативності ділової документації, полегшує її сприйняття й оцінку фахівцями. Певні традиції склалися й у діловій переписці. Піддавшись явищам стандартизації, частина ділових листів придбала вид «застиглого» стандартизованого тексту, що містить лише невеликі пропуски, що підлягають заповненню. Це, як правило, невеликі по обсязі листи, які відображають, з одного боку, найбільш типові комерційні ситуації, що мають місце, наприклад, у випадку запиту або оферти, а з іншого боку, деякі загальні ситуації ділового спілкування, наприклад, запрошення або подяку.

       Ділова  переписка (кореспонденція) займає значне місце в практиці зовнішньоекономічної діяльності. Вона є одним із засобів обміну інформацією, функціональне призначення ділової кореспонденції укладаються в досягненні домовленості між двома й більше сторонами (організаціями, установами, окремими особами й т.д.). Офіційно-ділова сфера спілкування, а також функціональна спрямованість ділової переписки багато в чому визначають її особливості. Насамперед, слід зазначити її офіційність, що обумовлена, по-перше, ситуаціями спілкування, а по-друге, самим характером відносин між партнерами по переписці. Особливий офіційний колорит ділової мови укладається в тім, що вона, як правило, беземоційна, логічна, експресивно стримана. Уживається переважно стилістично нейтральна лексика, багато книжкових слів латинського походження. Письмовій діловій мові властиво широке використання стандартних кліше, стереотипних виражень і фраз. Стандартизованість ділової переписки викликана, по-перше, вимогами економії мови, по-друге, необхідністю полегшити процедуру обробки інформації. Як найважливішу характеристику письмової ділової мови варто назвати і її точність. Це одночасно й основна вимога до змісту документа. Його текст повинен бути чітко складений, висвітлення питання повинне бути точним, що не допускає різних тлумачень. На практиці це досягається завдяки широкому вживанню спеціальних термінів, однозначному використанню нетермінологічної лексики. Можливості синонімічних замін у діловій переписці досить обмежені, оскільки синоніми звичайно викликають зміну відтінків змісту.

         Ця загальна характеристика ділової  переписки, безумовно, ставиться  й до кожного з її жанрів, найбільш пріоритетними з яких  є діловий лист, телекс й, останнім  часом, телефакс.  

       2.Особливості англійського дiлового спiлкування 

       Діловий лист віддавна допомав людині здійснювати комерційну діяльність. З роками мінялася його форма, на зміну одним звичним фразам приходили інші, збагачувався його словниковий склад у зв'язку з більше широкими можливостями його застосування. Поступово діловий лист придбав статус документа, що спричинило вироблення певних вимог до його написання.

         У цей час листи багато в  чому визначають особу компанії, фірми або організації. За допомогою  правильно складених листів установлюються  дружні відносини, створюється  особлива атмосфера довіри й співробітництва між партнерами, що дозволяє вирішувати найрізноманітніші, часом складні й суперечливі проблеми до задоволення всіх залучених сторін. Таким чином, написання ділового листа вимагає особливої майстерності від його укладача, що ґрунтується насамперед на глибокому знанні композиційних і стилістичних особливостей листа, на яких варто зупинитися більш докладно.

       Лист  зарубіжному партнеру має свої канони, часто невідомі нам.  Реквізити в британському діловому та торговому листі розташовані наступним чином:

       - дані фірми-відправника (фірмовий  знак, логотип);

       - вихідні номери (позначення для  відправки);

       - дата;

       - ім'я та адреса одержувача;

       - звернення;

       - предмет/тема листа;

       - зміст листа;

       - заключні слова;

       - підпис;

       - посада/відділ;

       - інформація про додаток;

       - інформація про копію.

       Ділові  листи пишуться на спеціальних бланках  за встановленою формою. Заголовок друкується типографським способом. Існують певні канони написання листів, недотримання яких може не тільки відбитися на престиж вашої фірми, а й перешкодити укладанню вигідних контрактів. Папір для листа повинна бути абсолютно чистим, акуратно обрізаним. Бажано мати фірмовий бланк листа з емблемою фірми, її повною назвою, поштовою і телеграфною адресою, телефоном, факсом і банківськими реквізитами. Службові листи друкуються на машинці на лицьовій стороні листа без помарок. Сторінки нумеруються, крім першої, арабськими цифрами. Ширина поля з лівого боку листа повинна бути не менше 2 см. Друкується текст через півтора-два інтервали. Абзац починається з абзацу, з відступом п'яти інтервалів від поля. Рекомендується уникати переносу слів. У правому верхньому куті під адресою організації, що відправляє лист, ставиться дата відправлення листа.

       Якщо  це не перший лист до вашого партнера, його слід починати з ввічливою посилання на останнє отримане від нього повідомлення. Це не стільки данина поваги, скільки повідомлення про те, що лист отримано і подальший діалог будується на його основі.

       Якщо  ви пишете своєму партнерові вперше, необхідно  почати з представлення своєї фірми, її цілей та завдань, які вона ставить перед собою у сфері міжнародної діяльності. Ще краще послати партнеру буклет з докладною інформацією про фірму. Проте рекламний матеріал не повинен бути об'ємним. Текст цього матеріалу повинен бути мовою вашого партнера або англійською мовою. Закінчується лист словами подяки за співпрацю і виразом надій на його продовження. І неодмінно: "Щиро Ваш", "З повагою" і т. п. Підпис ставиться на правій стороні листа, під заключною формулою ввічливості. Прізвище власника підпису друкується на машинці під його рукописним підписом.

       Можна обійтися стандартними конвертами для  міжнародної пошти, але слід мати на увазі, що за кордоном все досить великі фірми мають свої конверти, на яких у кілька усіченому вигляді  повторюють ті ж відомості, що і на бланку. Фірмовий конверт не тільки підніме престиж вашої організації в очах закордонного партнера, але і позбавить вас від необхідності повідомляти зворотну адресу. За кордоном порядок написання адреси прямо протилежний нашому: спочатку пишуть "кому", а потім "куди". Перша позиція адреси - прізвище адресата з ініціалами перед нею і одним з скорочень: Mr (містер), якщо це чоловік, і Mrs (місіс), якщо це жінка. Друга позиція адреси - посада вашого адресата. Її вказують для того, щоб лист не було сприйнято як особистий. Якщо адресат в даний момент відсутній, такий лист розкриє його заступник. Якщо ж ви хочете зберегти в таємниці зміст листа, після прізвища краще вказати: private (personal, confidential), що означає "особисто". Наступна позиція адреси - назва фірми. Тут можна застосовувати такі скорочення: Company - Co., Corporation - Corp., Department - Dept., Incorporated - Inc. Потім слід номер будинку і назва вулиці, міста, штату. Поштовий індекс і назва країни. Не забудьте подбати про те, щоб у вас залишалися копії ваших листів.  

       Ви  вступаєте в ділове листування з  реальними або потенційними споживачами  своєї продукції чи послуг. Це може бути лист-пропозиція, лист-відмова, відповідь  на запит і т. д. Написання листа - це свого роду мистецтво. Діловий лист має бути бездоганним у всьому: навіть дрібне недотримання правил може зробити його неправомірним з юридичної точки зору. Правильно оформлена юридично, написане гарною мовою, на фірмовому бланку, однозначне за змістом діловий лист - одна із запорук успіху вашої справи.

       Лист  починається з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаної на конверті. З правого  боку і трохи нижче адреси пишуть дату відправлення листа. Наприклад:

       12 December, 1997

       December 12, 1997

       12th December, 1997

       December 12th, 1997  

       Прийняті  у нас скорочення дат типу 12/XII 1997 або 12.12.1997 в міжнародній листуванні не вживаються. Тут і в тексті листа припустимі лише скорочення деяких місяців:

       January - Jan.

       February - Feb.

       April - Apr.

       September - Sept.

       October - Oct.

       November - Nov.

       December - Dec.

       Ще  нижче, знову з лівого боку, пишуть ввічливе ставлення. Воно традиційно складається  зі слів Dear Mr (дорогий) або Dear Mrs (дорога) та прізвища адресата. Ініціали тут можна вже не повторювати. Якщо прізвище адресата вам невідоме, можна написати Dear Sirs або Dear Sir / Madam. Після вступного звертання в англійській листуванні ставиться кома, а в листуванні з адресатом із США - двокрапка або двокрапка і тире (Dear Sir, / Gentleman: / Gentleman: -)

       Наступним рядком після позначення "Re" (Reference) або без нього у діловому листуванні прийнято коротко позначити тему листа, наприклад:

       Re: 1997 Moscow Book Fair

       Московська  книжковий ярмарок 1997

       У тексті листа не прийнято вживати  скорочення типу

       I'm замість I am

       can't замість can not

       Haven't замість have not

       I'll замість I will, I shall

       Ці  слова краще писати повністю.

       У ділових листах прийнято писати з  великої літери:

       - іменники власні, а також імена прикметники, що позначають національну і державну приналежність (Russian, English, French etc);

       - слова, включаючи скорочення, в  назвах фірм і організацій,  відділів організації, за винятком  прийменників, союзів і артиклів;

       - слова в позначенні займаної посади, за винятком прийменників, спілок та артиклів (Chief Engineer, Director, Captain);

       - слова, включаючи скорочення, що  позначають назви міст, штатів, республік,  вулиць, площ, пристаней, районів,  будівель, готелів, а також нумерацію  поверхів, квартир, кімнат (21 Fenchurch Street, London, England, Hotel International, 3rd Floor, Room 346 etc);

       - повні та скорочені назви місяців  і днів тижня (Saturday, March etc);

       - назви товарів, торгових марок  і деяких документів (Iron, Coal, Bills of Lading, Letter of Guarantee, Charter Party etc);

       Писати  довгі листи у діловій кореспонденції не прийнято. Якщо все ж таки ваш  лист на одній сторінці не поміщається, в кінці листа потрібно поставити: (continued over) або (see overleaf), що означає "продовження далі" або "див на звороті".

       Закінчують  лист, зазвичай словами Sincerely Yours (Щиро Ваш) або просто Yours (Ваш) та підписом із зазначенням під нею вашого прізвища і посади. Щоб не ставити вашого партнера в скрутне становище і не змушувати його робити припущення щодо вашої власної статі, потрудіться в цьому місці листа написати своє ім'я повністю, тобто не P.R. Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko або Pavel D. Dovzhenko.

       Якщо  ви перебуваючи, наприклад, в іногородньому  відрядженні, відповідь на терміновий лист продиктували своєму заступнику по телефону, він повинен проти вашого прізвища поставити букви рр. (per procurationem) - за домовленістю) і, підписавши лист сам, приписати нижче: Dictated by Mr and signed in his absence - продиктовано паном і підписано в його відсутність.

       Листи бувають нейтральними або сприятливими, або можуть містити відмову, або  ставити метою схилити до чого-небудь адресата.

       Лист-відмова  на претензію клієнта або партнера. Правильно написаний листів-відмов виконує важливу роль у сфері "паблік рілейшнз" - допомагає, незважаючи на відмову, зберегти про вас гарну думку і підтримувати стосунки з клієнтом. Початок листа повинен нести нейтральний коментар, в якому ви перераховуєте те, з чим згодні. Уникайте всього, що може викликати враження, ніби претензії можна задовольнити або ж вони з ходу були відкинуті (слів "однак", "але", "на жаль").

       Перерахування і пояснення причин відмови передує  саму відмову. Ясне і правдоподібне  пояснення допоможе одержувачу проковтнути  його більш-менш безболісно. Перераховуючи причини відмови, уникайте надмірних пояснень (у разі необгрунтованих претензій вибачення не обов'язкові), не ховайтеся за бюрократичні процедури або правила (це непереконливо), не відповідайте занадто коротко або загально (втрачається зв'язок між поясненням і самою проблемою). Відмова повинен логічно випливати з попереднього змісту листа. Якщо причини перераховані досить ясно, людина в більшості випадків візьме відмову ще до того, як до нього дійде черга. Позитивна кінцівка повинна створити в одержувача враження, що більше зацікавлені їм самим, чим відмовою. Навіть якщо неможливо позитивно вирішити питання клієнта, треба підтримати добре ім'я фірми і висловити готовність продовжувати співпрацю.  

       Написання листа - це свого роду мистецтво. Діловий  лист має бути бездоганним у всьому: навіть дрібне недотримання правил може зробити його неправомірним з юридичної точки зору. Правильно оформлена юридично, написане гарною мовою, на фірмовому бланку, однозначне за змістом діловий лист - одна із запорук успіху вашої справи.  

       3.Зовнішньоекономічний договір у зовнішньоекономічній діяльностi 

       Зовнішньоекономічний  договір (контракт) — матеріально  оформлена угода двох або більше суб’єктів зовнішньоекономічної діяльності та їх іноземних контрагентів, спрямована на встановлення, зміну або припинення їх взаємних прав та обов’язків у зовнішньоекономічній діяльностi.

         Верховна Рада України 21 жовтня 1999 р. прийняла Закон України  “Про внесення змін до ст. 6 Закону України “Про зовнішньоекономічну  діяльність” №1182-ХІV (Офіційний вісник України. — 1999. — № 46; Відомості Верховної Ради України. — 1999. — № 51). Нині вимоги до контракту формулюються так:

         “Зовнішньоекономічний договір  (контракт) укладається суб’єктом  зовнішньоекономічної діяльності  або його представником у простій письмовій формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи Законом. Повноваження представника на укладення зовнішньоекономічного договору (контракту) може випливати з доручення, статутних документів, договорів та інших підстав, які не суперечать цьому Закону. Дії, які здійснюються від імені іноземного суб’єкта зовнішньоекономічної діяльності України, уповноваженим на це належним чином, вважаються діями цього суб’єкта зовнішньоекономічної діяльності.

         Форма зовнішньоекономічного договору визначається місцем його укладення. Якщо дотримані вимоги законодавства України, то укладена за кордоном угода не може були визнана недійсною внаслідок недотримання форми.

         Угоди щодо будівель та іншого  нерухомого майна, що знаходиться  на території України, визнаються за її законами.

         Права та обов’язки сторін  контракту визначаються правом  місця його укладення, якщо  сторони не домовляться про  інше. Місце укладення угоди визначається  згідно із законами України”.

         Далі у ст. 6 Закону зазначається:

         “Права та обов’язки сторін зовнішньоекономічних договорів (контрактів) визначаються правом країни, вибраної сторонами при укладенні договору (контракту) або у результаті подальшого узгодження.

         За відсутності угоди між сторонами  щодо права, яке має застосовуватися до зовнішньоекономічних договорів (контрактів), застосовується право країни, де заснована, має місце проживання або основне місце діяльності Сторона, яка є:

        - продавцем — у договорі купівлі-продажу;

        - наймодавцем — у договорі  майнового наймання;

        - ліцензіаром — у ліцензійному договорі;

        - охоронцем — у договорі зберігання;

        - комітентом (консигнантом) — у договорі  комісії (консигнації);

        - довірителем — у договорі  заручення;

        - перевізником — у договорі  перевезення;

        - експедитором — у договорі  транспортно-експедиційного обслуговування;

        - кредитором — у договорі кредитування;

        - дарувальником — у договорі  дарування;

        - поручителем — у договорі  поруки;

        - заставником — у договорі  застави.

         До зовнішньоекономічних договорів  (контрактів) про виробниче співробітництво, спеціалізацію і кооперування, виконання будівельно-монтажних робіт застосовується право країни, де створюються передбачені договором (контрактом) результати, якщо сторони не погодили інше.

         До зовнішньоекономічного договору (контракту) про створення спільного підприємства застосовується право країни, на території якої спільне підприємство створюється і офіційно реєструється.

         До зовнішньоекономічного договору (контракту), укладеного на аукціоні, у результаті конкурсу, на біржі,  застосовується право країни, на території якої проводиться аукціон, конкурс або знаходиться біржа.

         До прав і зобов’язань за  зовнішньоекономічним договором  (контрактом), не вказаним у цій  статті, застосовується право країни, де заснована або має місце  проживання, або основне місце діяльності Сторона, яка здійснює виконання такого договору (контракту), що має вирішальне значення для його змісту.

         У разі приймання виконання  за зовнішньоекономічним договором  (контрактом) береться до уваги  місце проведення такого приймання,  оскільки сторони не погодили інше”.

         “Положення про форму зовнішньоекономічних  договорів (контрактів)” від 5 жовтня 1995 р. № 75 передбачає, що  у контракті повинні міститися  такі обов’язкові умови:

        1. Назва, номер договору (контракту), дата і місце його укладення.

        2. Преамбула.

        3. Предмет договору.

        4. Кількість і якість товару (обсяги  виконання робіт, надання послуг).

        5. Базисні умови поставки товарів  (приймання — здавання виконаних  робіт або послуг).

        6. Ціна і загальна вартість  договору.

        7. Умови платежів.

        8. Умови здавання (приймання) товару (роботи, послуги).

        9. Упакування та маркування.

        10. Форс-мажорні обставини.

        11. Санкції та рекламації.

        12. Арбітраж.

        13. Юридичні адреси, поштові та  платіжні реквізити сторін.

         Зазначені умови договору (контракту) вважаються обов’язковими. За домовленістю сторін у ньому можуть передбачатися і додаткові умови.

         Окремі види зовнішньоекономічних  договорів (контрактів) підлягають  державному обліку (реєстрації). Це  сприяє контролю за надходженням  валютної виручки в Україну.

         Зазначене Положення містить  наприкінці перелік законодавчих  і нормативних актів України,  що стосуються форми, порядку  укладення і виконання зовнішньоекономічних  договорів (контрактів). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Література.

       1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України, прийнятий Верховною Радою України 22 травня 2003 року № 851-ІV. 

        2 Про електронний цифровий підпис: Закон України, прийнятий Верховною  Радою України 22 травня 2003 року  № 852-ІV. 

        3. Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.

       4.Коваль А. П. “Ділове спілкування”. - К.: Либідь, 1992.