Ведение трудовых книжек. 5

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Порядок ведения трудовых книжек на предприятии.

     1.1 Общие положения.

     1.2 Порядок заполнения.

     1.3 Исправление и изменение записей.

     1.4 Трудовые книжки у физлиц-СПД.

     1.5 Учет трудовых книжек, Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек.

     Заключение.

     Список  использованной литературы.

ВВЕДЕНИЕ.

     Любой государственный орган, предприятие, учреждение, организация, их должностные  лица, а также объединения граждан  в процессе своей деятельности в  той или иной степени связаны с документами, их изданием, хранением, движением, т.е. с деловодством. В документах отражается многообразная деятельность государственных органов, в том числе и в плане их взаимоотношений с гражданами.

     Деловодство представляет собой деятельность, по созданию документов и контролю за соответствием их нормативно-правовым актам, обеспечению движения документов, их хранению и сохранности содержащихся в них сведений.

     Необходимость надлежащего осуществления деловодства  и его совершенствования обусловлена рядом обстоятельств.

     Прежде  всего, усложняются функции государственного управления, в связи с чем повышаются требования к составлению документов, их оформлению и обработке. Также  необходимо учитывать бурный рост компьютеризации  этих процессов, широкое внедрение в повседневную деятельность государственных органов высокоэффективной копировальной техники.

     Овладение приемами рациональной работы с документами  – важнейшее направление повышения  эффективности управленческого  труда, позволяющее избежать неоправданных временных затрат, сосредоточить усилия управленцев на оперативном и качественном разрешении конкретных административных дел. С другой стороны, несоблюдение требований и правил деловодства, несомненно, сказывается на уровне государственной дисциплины, нарушение которой не только влечет за собой сбои в работе конкретного органа, его структурного подразделения, но и служит причиной неоправданных сложностей в их взаимодействии и взаимоотношениях с иными субъектами, в том числе с гражданами. Более того, такого рода нарушения зачастую становятся причиной возникновения конфликтных ситуаций, правовых споров, разрешение которых, в свою очередь, служит еще одним фактором увеличения и без того достаточно высокой загруженности органов, осуществляющих юрисдикционную деятельность. 

     1.Порядок ведения трудовых книжек на предприятии.

1.1 Общие положения.

     Трудовая  книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Это установлено  п. 1.1 Инструкции №58. Рассмотрим порядок  заполнения, внесения исправлений и изменений в трудовые книжки, оформления трудовых книжек у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности (далее - ФЛ СПД), учет трудовых книжек и выдачу их дубликатов.

     Трудовые  книжки ведут на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности или у физического лица на всех работников, работающих свыше пяти дней (в т. ч. лиц, являющихся совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников), при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

     При устройстве на работу работники обязаны  представить трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке (п. 1.3 Инструкции №58). Лица, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, военный билет (для военнослужащих) и справку об освобождении для лиц с места отбывания уголовного наказания. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведут только по месту основной работы. При этом запись о работе по совместительству, оформленная в установленном порядке, осуществляется по желанию работника владельцем или уполномоченным им органом и в трудовой книжке указывается отдельным порядком.

     Если  в трудовой книжке заполнены все  страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, вшиваемым  в трудовую книжку, заполняется и  ведется владельцем или уполномоченным им органом по месту работы работника  в таком же порядке, что и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

     О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с  надписью "Виданий вкладиш", указываются  его серия и номер . Вкладыш к трудовой книжке выдается нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленных образцов). Напомним, что постановлением Кабинета Министров Украины от 27.04.93 г. №301 утверждена новая форма бланка трудовой книжки, действующая с 1993 г. по сегодняшний день. Трудовые книжки ранее установленного образца действительны и сегодня, но обмену не подлежат согласно .

       При каждой последующей его  выдаче должны ставиться второй  штамп и указываться серия  и номер вкладыша.

1.2 Порядок заполнения.

       Трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках и удостоверяются отдельно оба текста.

     Заполнение  трудовой книжки впервые осуществляется владельцем или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу . В трудовую книжку вносятся сведения после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока:

     - о работнике: фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения - на первой странице (титульном листе) в случае заполнения трудовой книжки впервые. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Затем первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка;

     - о работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении - должны осуществляться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При увольнении трудовая книжка заполняется и выдается в день увольнения. Следует помнить, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине владельца или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной ;

     - о награждениях и поощрениях - о награждениях государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, о поощрениях за успехи в работе и других поощрениях согласно действующему законодательству Украины;

     - об открытиях, на которые выданы  дипломы, об использованных изобретениях  и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

     С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении владелец или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке. Министерства и ведомства по соглашению с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут в качестве исключения разрешить предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцем книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

     Сведения  о взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

     Число, месяц и год записывают арабскими  цифрами. Например, если работник принят на работу 11 марта 2004 года, то в графе 2 трудовой книжки следует записать "11.03.2004". Все записи выполняются  аккуратно, шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Заверяются печатью только записи:

     - об увольнении;

     - о награждениях и поощрениях.

     Отдельно  рассмотрим внесение сведений о работе. В графе 3 раздела "Відомості про  роботу" как заголовок пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. После этого в графе 3 записывается: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда (см. образец 1).  

     Образец 1

     Образец внесения сведений о  работе в трудовую книжку

     Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Государственном классификаторе Украины "Классификатор профессий ДК 003-95. Если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись, как показано в образце 2.  
 
 

     Образец 2

     Образец внесения в трудовую книжку сведений об изменении названия предприятия

     Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное  заведение (научное учреждение) вносит записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении.

       В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой, со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

     а) о времени службы в составе  Вооруженных сил Украины и  других войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы (предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии);

     б) о времени учебы в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других учреждениях на учебно-курсовых комбинатах (в центре, пункте и т. п.);

     в) о времени учебы в высших учебных  заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;

     г) о работе в качестве членов колхоза - в том случае, если действующим  законодательством предусмотрено  зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников.

     д) о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом  в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, нуждающимся, по заключению медицинского учреждения, в постоянном постороннем уходе ( в т. ч. за престарелым, достигшим 80-летнего возраста, согласно медицинскому заключению).

     е) безработным лицам запись о периоде  получения пособия по безработице  заносится в трудовую книжку органом  государственной службы занятости  населения.

     Сведения о награждениях и поощрениях. Так, в раздел "Відомості про нагородження" вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, а в раздел "Відомості про заохочення" - сведения о поощрениях за успехи в труде. Обращаем внимание, что в трудовые книжки не заносятся сведения о премиях, которые предусмотрены системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер.

     Если  трудовую книжку заполняют при увольнении, то записи о причинах увольнения в  трудовой книжке должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона (см. образец 3).  
 
 
 

     Образец 3

     Образец внесения в трудовую книжку записи об увольнении

     Днем  увольнения считается последний  день работы.

     В случае перевода с одного предприятия  на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывают ссылку на согласование, например: "Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу у ТзОВ "Соки України", п. 5 ст. 36 КЗпП України".

     1.3 Исправление и изменение записей

     Исправления вносят при обнаружении неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе или о награждении и  поощрении. Вносит исправление владелец или уполномоченный им орган предприятия, где была сделана соответствующая запись. При этом владелец или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан оказать работнику необходимую помощь в этом.

     Заметим, что исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

 В  случае утери приказа или распоряжения  или несоответствия их фактически  выполняемой работе исправление  сведений о работе осуществляется  на основании других документов, подтверждающих выполнение работ,  не указанных в трудовой книжке. Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления ранее занесенных записей.

       В графе 3 трудовой книжки (или разделе сведений о работе, переводе и т. п., указанных во вкладыше) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Например, если нужно изменить запись в графе 3 (сведения о работе), то после указания соответствующего порядкового номера, даты в графе 3 делается запись, показанная в образце 4.

     Образец 4

     Образец внесения исправления  в трудовую книжку

     В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу при незаконном увольнении или переводе, установленном  органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причины увольнения.

     А вот изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения . Такое изменение вносит владелец или уполномоченный им орган по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчестве и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной черточкой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записывается новая со ссылкой на свидетельство о браке на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров.

     1.4 Трудовые книжки у физлиц-СПД

     Трудовые книжки хранятся непосредственно у работников в случаях, если:

     - они работают на условиях трудового  договора у ФЛ СПД без создания  юридического лица с правом  найма; 

     - они работают у физических  лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением  услуг (повара, няни, водители и т. п.).

     Вышеупомянутые  физические лица делают записи в трудовых книжках работников о приеме на работу и увольнении с работы согласно заключенным  с работниками письменным трудовым договорам, зарегистрированным в установленном  порядке в государственной службе занятости. Напоминаем, что форма трудового договора между работником и физическим лицом и порядок его регистрации утверждены приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. №260. Так, согласно п. 8 этого Порядка, записи о регистрации и снятии с регистрации трудового договора дают право физическому лицу внести записи в трудовую книжку работника о приеме и увольнении его с работы (см. образец 5).

     Образец 5

     Образец внесения записи в  трудовую книжку при  приеме на работу у физического лица

     После внесения физическим лицом записей  в трудовую книжку их удостоверяет подписью и печатью должностное  лицо органа государственной службы занятости, зарегистрировавшего трудовой договор. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. В этом случае владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (нового образца) с надписью "Дублікат" в правом верхнем углу первой страницы не позднее 15 дней после заявления, а в сложных случаях - в другие сроки. Также дубликат трудовой книжки (или вкладыш к ней) выдается лицу по последнему месту работы, если его трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (обгорела, порвалась, загрязнилась и т. др.). При этом на первой странице ставшей непригодной трудовой книжки делается запись "Замість видано дублікат", а книжка возвращается ее владельцу. При трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

     Дубликат  трудовой книжки или вкладыша к ней  заполняют по общим правилам. Рассмотрим поэтапно заполнение дубликата трудовой книжки в случае, если лицо, уже работавшее до того, как устроиться на последнее предприятие, потеряло трудовую книжку:

     * Общий стаж работы записывается  суммарно, т. е. указывается общее  количество лет, месяцев, дней  работы без уточнения, на каком  предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Не указываются в подытоженном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, следующие записи: 
а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы; 
б) о работе в качестве члена артели промышленной кооперации.

     * Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий делается по желанию работника.

     1.5 Учет трудовых книжек, Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек.

     Владелец или уполномоченный им орган обязаны постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Так, при выписке трудовой книжки (или вкладыша к ней) или дубликата трудовой книжки владелец или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости. Если трудовая книжка работника утеряна предприятием вследствие стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

     В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки (или вкладыша к  ней), а также порчи бланков  вследствие небрежного хранения предприятие оплачивает стоимость испорченных бланков.

     Обращаем  внимание, что трудовые книжки и  их дубликаты, не полученные работниками  при увольнении, хранятся в течение  двух лет в отделе кадров предприятия  отдельно от других трудовых книжек работников, находящихся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по окончании этого срока их можно уничтожить в установленном порядке.

     На предприятии ведутся книги учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №277, а именно:

     а) книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма  №п-9). В нее вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Эта книга ведется бухгалтерией предприятия;

     б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма №п-10) ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, осуществляющим оформление прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам заново.

     При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

     Обе книги должны быть пронумерованы, прошиты  и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

     Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По окончании каждого месяца лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек, подает бухгалтерии отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

     Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях другую ответственность. лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.