Виды актов

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Акт –  понятие, определение……………………………………………….5

2. Виды актов………………………………………………………………….7

2.1. Акты Правительства  РФ………………………………………………7

2.2. Акты, не  подлежащие государственной регистрации………………9

2.3. Локальные  нормативные акты организации………………………..11 
 

3. Составление и оформление актов………………………………………..13

Заключение……………………………………………………………………….15 

Список использованных источников…………………………………………...16 

Приложение А  – образец оформления акта……………………………………17 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Информация  в наше время играет особо важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде всё более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание копании, благополучие людей. Темпы НТП в сфере телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек. Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

     Одним из видов документов, с которыми в своей деятельности часто сталкиваются организация и ее кадровая служба, является акт. В широком смысле акты — это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.).

     Термин  «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» выступает не как обозначение вида документа, а родовое понятие для группы документов. Например, к законодательным актам относятся такие виды документов, как Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации; к нормативным правовым актам (актам законодательства), кроме перечисленных, относятся такие виды документов, постановления и приказы министерств и иных органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др. Акты гражданского состояния — это акты, подтверждающие в установленном порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества. Им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др. Акты международного права — это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. АКТ – ПОНЯТИЕ, ОПРЕДЕЛЕНИЕ

     Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

     Как видно из определения, в большинстве  случаев акт составляется комиссией  с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение и т.п.). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом — ревизором, инспектором и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д. Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, то единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативно-методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению.

     Тем не менее, к оформлению актов предъявляется  ряд общих требований. Они зафиксированы в «Государственном стандарте 6.38-95 УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов» и Методических указаниях по его применению, а также в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях.

     При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

     • наименование организации;

     • название вида документа;

     • дата;

     • индекс;

     • место составления;

     • заголовок к тексту;

     • текст;

     • отметка о наличии приложения (если оно имеется);

     • виза ознакомления с актом;

     • отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     • подпись.

     Дополнительными реквизитами акта могут быть: гриф утверждения; код организации по ОКПО; код документа по ОКУД (для документов, входящих в УСОРД, код по ОКУД, как было сказано выше, имеет лишь форма акта о ликвидации (реорганизации) организации (предприятия); отметка о контроле.

2. ВИДЫ  АКТОВ

1. АКТЫ  ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ

     Правительство Российской Федерации на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, нормативных указов Президента Российской Федерации издает постановления и распоряжения, обеспечивает их исполнение. Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:

     1) акты, затрагивающие права, свободы,  законные интересы граждан Российской  Федерации;

     2) акты межведомственного характера;

     3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

     Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства  Российской Федерации. Акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющим нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства Российской Федерации.

     Порядок принятия актов Правительства Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными указами Президента Российской Федерации. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации обязательны к исполнению в Российской Федерации.

     Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих пред данными органами, и установления стабильных норм и правил. Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления. Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.39-97, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные правовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

     Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем  коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

     Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации подписываются Председателем  Правительства Российской Федерации.

     Датой официального опубликования постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации считается дата первой публикации его текста в одном из официальных изданий Российской Федерации.

     Постановления Правительства Российской Федерации, за исключением постановлений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, подлежат официальному опубликованию не позднее пятнадцати дней со дня их принятия, а при необходимости немедленного широкого их обнародования доводятся до всеобщего сведения через средства массовой информации безотлагательно.

     Постановления Правительства Российской Федерации, затрагивающие права, свободы и  обязанности человека и гражданина, вступают в силу не ранее дня их официального опубликования. Иные постановления  Правительства Российской Федерации вступают в силу со дня их подписания, если самими постановлениями Правительства Российской Федерации не предусмотрен иной порядок их вступления в силу. Распоряжения Правительства Российской Федерации вступают в силу со дня их подписания.

     Акты  Правительства Российской Федерации  могут быть обжалованы в суде.

     Правительство Российской Федерации вправе принимать  обращения, заявления и иные акты, не имеющие правового характера. 

2.2 АКТЫ, НЕПОДЛЕЖАЩИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

     Не  подлежат направлению на государственную  регистрацию ведомственные акты, не содержащие правовых норм, затрагивающих  права, свободы и законные интересы граждан или не носящих межведомственный характер. Такими актами являются, в  частности:

     - акты персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

     - акты, действие которых исчерпывается  однократным применением, кроме  актов об утверждении положений,  инструкций и других аналогичных  документов, содержащих правовые нормы;

     -   акты оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

     - акты, которыми решения вышестоящих органов доводятся до сведения органов и организаций (предприятий, учреждений) системы министерства, ведомства;

     - акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений министерств, ведомств и не содержащие новых норм;

     - акты нормативно-технического характера  (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные  справочники, формы отчетности  и т.п.);

     - акты рекомендательного и методического характера. 

     Акты, не прошедшие государственную регистрацию, а также зарегистрированные, но не опубликованные в установленном  порядке, не влекут за собой правовых последствий и не могут служить  законным основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения каких бы то ни было санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний; на указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.

3. ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

     Очень часто в литературе по кадровому  делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В  соответствии со статьей 68 п. 3 ТК РФ работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

     Локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые  для регламентации трудовых отношений  в данной организации и установления работодателем условий труда  в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями.

     О составе локальных нормативных  актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой тарифной сетке), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться Советом директоров.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)
3. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
4. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ)
5. График отпусков (ст. 123 ТК РФ)
6. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ

     Акт - документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленные  факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

     Акт оформляется на общем бланке с  указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

     Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются  основания для составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «основание», например: Основание: приказ директора техникума от 10.02.2000 № 15.

     После слова «составлен» указывают  наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц, составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, остальные - в алфавитном порядке. Кроме членов комиссии при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном порядке их должности, инициалы и фамилии.

     В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки  проделанной работы, установленные  факты, в отдельных случаях - выводы и предложения. Это - акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.

     В конце текста помещаются данные о  количестве оформленных экземпляров  акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены:

     1 -й экземпляр - в бухгалтерию института;

     2-й  экземпляр - директору института;

     3-й  экземпляр - в контрольно-ревизионный  отдел.

     Количество  экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

     Акт подписывают все лица, участвовавшие  в его составлении без указания должности. Первой проставляется подпись председателя, далее - членов комиссии, фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:

     Председатель

     Члены комиссии

     Лицо, имеющее замечание по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф утверждения.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

     Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

     Термин  «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.)

     Существует  большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

     Все разновидности актов составляются по единой схеме.

     Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст  введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

     В качестве основания указывается  наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер  и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ГОСТ 6.30 – 97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ИЗДАНИЕ (май 2000 г.) с Изменением № 1, утвержденным в январе 2000 г. (ИУС № 4 2000) // с сайта http://www.add.ru/ 
2. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208
3. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003
4. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002.
5. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Мастерство, 2002.
6. Спивак В.А. Делопроизводство: Ученое пособие. – СПб.: 2002.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АКТА