Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Виды актов и особенности оформления

1.2.2 Акты, неподлежащие государственной регистрации

1.2.3 Акты оказания услуг

1.2.4 Локальные нормативные акты организации

Глава 2. особенности Составления и оформления актов

Заключение

Список использованных источников

введение

Одним из видов документов, с которыми в своей деятельности часто сталкиваются организация и ее кадровая служба, является акт. В широком смысле акты – это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и других).

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» выступает не как обозначение вида документа, а родовое понятие для группы документов.

Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Как видно из определения, в большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение и т.п.). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом – ревизором, инспектором и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д. Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, то единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативно-методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению.

Тем не менее, к оформлению актов предъявляется ряд общих требований.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

наименование организации;
название вида документа;
дата;
индекс;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (если оно имеется);
виза ознакомления с актом;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
подпись.

Дополнительными реквизитами акта могут быть: гриф утверждения; код организации по ОКПО; код документа по ОКУД (для документов, входящих в УСОРД, код по ОКУД, как было сказано выше, имеет лишь форма акта о ликвидации (реорганизации) организации (предприятия); отметка о контроле.

глава 1 понятие и классификация актов

1.1. акт как документ

Акт – это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

Значения актов:

1. Официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

2. Протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недосдаче товара, акт о передаче материальных ценностей;

3. Действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

1.2 виды актов

1.2.1 АКТЫ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ

Правительство Российской Федерации на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, нормативных указов Президента Российской Федерации издает постановления и распоряжения, обеспечивает их исполнение. Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства Российской Федерации. Акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющим нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства Российской Федерации.

Порядок принятия актов Правительства Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными указами Президента Российской Федерации. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации обязательны к исполнению в Российской Федерации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих пред данными органами, и установления стабильных норм и правил. Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и другие) также принимают постановления.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации подписываются Председателем Правительства Российской Федерации.

Датой официального опубликования постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации считается дата первой публикации его текста в одном из официальных изданий Российской Федерации.

Постановления Правительства Российской Федерации, за исключением постановлений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, подлежат официальному опубликованию не позднее пятнадцати дней со дня их принятия, а при необходимости немедленного широкого их обнародования доводятся до всеобщего сведения через средства массовой информации безотлагательно.

Постановления Правительства Российской Федерации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу не ранее дня их официального опубликования. Иные постановления Правительства Российской Федерации вступают в силу со дня их подписания, если самими постановлениями Правительства Российской Федерации не предусмотрен иной порядок их вступления в силу. Распоряжения Правительства Российской Федерации вступают в силу со дня их подписания.

Акты Правительства Российской Федерации могут быть обжалованы в суде.

Правительство Российской Федерации вправе принимать обращения, заявления и иные акты, не имеющие правового характера.

1.2.2 АКТЫ, НЕПОДЛЕЖАЩИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

Не подлежат направлению на государственную регистрацию ведомственные акты, не содержащие правовых норм, затрагивающих права, свободы и законные интересы граждан или не носящих межведомственный характер. Такими актами являются, в частности:

акты персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
акты, действие которых исчерпывается однократным применением, кроме актов об утверждении положений, инструкций и других аналогичных документов, содержащих правовые нормы;
акты оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
акты, которыми решения вышестоящих органов доводятся до сведения органов и организаций (предприятий, учреждений) системы министерства, ведомства;
акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений министерств, ведомств и не содержащие новых норм;
акты нормативно-технического характера (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы отчетности и т.п.);
акты рекомендательного и методического характера.

Акты, не прошедшие государственную регистрацию, а также зарегистрированные, но не опубликованные в установленном порядке, не влекут за собой правовых последствий и не могут служить законным основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения каких бы то ни было санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний; на указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.

1.2.3 Акты оказания услуг

Обосновать арендные платежи не сложно, поскольку их необходимость очевидна. На первый взгляд, и с документальным подтверждением таких затрат не должно быть особых проблем. Ведь, если оплата производится ежемесячно, то актов оказанных услуг у фирмы соберется предостаточно. Вот только на деле оказывается что, документ почти нечего не подтверждает.

Для чего стороны составляют акт? Ответ на вопрос очевиден: с целью зафиксировать тот факт, что обязательства по договору выполнены. Однако если при заказе работ все более или менее ясно – результат имеет вещественную форму, то при оказании услуг исполнитель не передает заказчику никакого материального результата. Соответственно, и заказчику принимать нечего, а значит, составление акта в том виде, в котором он оформляется при выполнении работ, теряет всякий смысл.

Согласитесь, сложно сказать, что, например, лицо, принявшее участие в семинаре по налогообложению, не воспользовалось оказанной услугой. Ведь услуга-то как раз и заключается в участии в семинаре, а значит, после его окончания в любом случае она будет считаться оказанной. Следовательно, совершенно неважно, составлен или нет акт об оказании услуг.

Выходит, что для документального подтверждения расходов на услуги акт не нужен, поскольку акт не свидетельствует как таковой о факте оказания услуги. А значит, в большинстве случаев подтвердить свои затраты организация может и без акта. Например, действительность расходов на уже упоминавшийся семинар вполне докажут договор, счет, платежные документы, счета-фактуры, приказ о направлении сотрудника на семинар. Тем более что статья 252 Налогового кодекса не предусматривает определенного перечня документов, которые необходимы в качестве подтверждения.1

Хотя, конечно, составление акта требуется для определения даты оказания услуги, которую надо знать с тем, чтобы верно учесть расходы. Кроме того, с момента подписания акта начинается отсчет срока исковой давности.

Нет необходимости составлять акт и для подтверждения расходов в виде арендных платежей. Ведь аренда не является услугой ни с точки зрения гражданского законодательства, ни с точки зрения Налогового кодекса. Так, в Гражданском кодексе положения о договорах возмездного оказания услуг и аренды расположены в разных главах. А значит, эти категории отношений являются самостоятельными и для них установлены различные правила.

По Налоговому кодексу арендные отношения не относятся к категории «услуга», поскольку не соответствует ее определению, данному в статье 38 кодекса. Напомним, что данная норма признает услугой деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются уже в процессе осуществления этой деятельности. Аренда же не является деятельностью, поскольку это возможность на законных основаниях владеть и использовать чужую вещь. Кроме того, она не имеет таких результатов, которые бы реализовывались или потреблялись в процессе самой аренды.

Это означает, что арендная плата является платой не за услугу, а за пользование имуществом. Следовательно, подтверждать факт перечисления денег будет не акт оказанных услуг, а договор аренды, акт приема-передачи помещения, счет на оплату, выставленный арендодателем, и платежные документы, подтверждающие оплату этого счета. А для зачета НДС арендатору потребуется еще и счет-фактура.

1.2.4 ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин – локальные нормативные акты. В соответствии со статьей 68 п. 3 ТК РФ работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

Локальные нормативные акты – документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – указанием разряда по Единой тарифной сетке), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться Советом директоров.
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ)
График отпусков (ст. 123 ТК РФ)
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

глава 2. особенности Составления и оформления актов

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и других.2

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

1) постоянные реквизиты «единого бланка»:

эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (АКТ);

2) переменные реквизиты «единого» бланка:

дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)3;
подписи членов комиссии (21);
гриф утверждения (15)4.

Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:

Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:

Или

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:

Основание: приказ директора от 19.09.12 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:

Составлен комиссией:

Председатель – должность Фамилия И.О.

Члены комиссии:

Должность Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:

Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.

Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.

Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, то есть указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например:

Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.

Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:

Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:

Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).

Заключение

Все разновидности актов составляются по единой схеме.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208
Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003
Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002.
Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004, С. 38
Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Мастерство, 2002.

1 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004, С. 38

2 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

3 Заполняется при необходимости

4 Заполняется при необходимости

Виды актов и особенности оформления

оглавление:

1.2.2 Акты, неподлежащие государственной регистрации

1.2.4 Локальные нормативные акты организации

Глава 2. особенности Составления и оформления актов

Заключение

Список использованных источников

введение

1.2.2 АКТЫ, НЕПОДЛЕЖАЩИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

1.2.3 Акты оказания услуг

1.2.4 ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

глава 2. особенности Составления и оформления актов

Заключение

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: