Виды и особенности деловых приемов

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАМСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНЖЕНЕРНО –  ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ» 
 

Кафедра «Маркетинг и менеджмент» 
 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине «Деловое общение»

на тему: «Виды и особенности деловых приемов» 
 
 
 
 
 
 

                                                Выполнил: студент 

                                                группы 4252-в

                                                Гайсин  И.А.

                                                Проверил: старший препод.

                                                Скрылева О.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Набережные  Челны 2011

Содержание 

Введение 3

1.Виды приемов. Официальные и неофициальные приемы……………………...5

2.Особенности  подготовки и проведения приемов………………………………..6

Заключение. 19

Список  использованной литературы 20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Приём – это собрание приглашённых у  какого-либо лица, или форма организации  рабочих встреч, позволяющая обсуждать  в непринуждённой обстановке темы, которые по целому ряду обстоятельств  нежелательно затрагивать на официальном  уровне.

     Прием в деловой сфере – это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

     Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая  встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

     Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

     Очевидная польза от организации приема состоит  ещё и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда  ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку  есть вполне реальная возможность получения  выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой  ситуации, безрезультатная дискуссия  продолжается. В таком случае часто  организация приема – завтрака, ужина, обеда – помогает создать  непринужденную атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

     Итак, цель любого делового приёма – способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

     На  выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также  устраиваются деловые приемы с целью  создания благоприятных неформальных условий для развития партнёрства. 

     Однако  стоит напомнить, что участие  сотрудников приглашенной организации  в деловом приёме – это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

     Если  же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности  усложняются – на протяжении всего  приёма он должен следить за его  ходом и проводить представление  приглашённых друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить  за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку  это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление  от приёма.

      Целью данной работы является раскрытие темы Виды приема и их особенности. Для этого ставятся следующие задачи, для первой главы:

• Определить какие приемы являются официальными и неофициальными;
• Изучить особенности подготовки и проведения приемов;
•   Ознакомиться  со способами приглашения на прием.
• Дать заключение по выполненной работе.

1.  Виды приемов. Официальные и неофициальные приемы.

     Деловые приемы, как и официальные переговоры и беседы, в жизни бизнесменов играют большую роль, поскольку на приемах продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах этикета и делового протокола. Приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассаживанием за столом и без него. ¹

     Дневными  приемами считаются бокал вина с сыром или завтрак. Все остальные относятся к вечерним. Согласно международной практике наиболее почетными видами приемов являются завтрак и обед. Такие приемы, как бранч (поздний завтрак, переходят в ленч), ужин после театра, пикник, фондю, барбекю, пивной стол и т. п., по методам их организации являются комбинацией основных видов приемов.

     Приемы  бывают официальные и неофициальные в зависимости от событий и состава участников, по поводу или в честь которых организуются торжества. На официальных приемах присутствуют лица, приглашенные исключительно в силу их положения. Официальные приемы утраиваются по поводу прибытия главы иностранного государства или правительства, дипломатических и других официальных представителей, национальных и государственных праздников, юбилейных дат, конференций, симпозиумов и так далее. Неофициальные приемы — это товарищеские встречи.

     Неформальные  приемы проводятся в ситуациях, когда гостей « не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке.  Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым. 

     Любой прием требует предварительной  подготовки, которая начинается с выбора вида приема. В деловой и дипломатической практике общения существуют различные виды приемов:

• завтрак;
• чай;
• фуршет;
• коктейль (и его разновидности);
• «coupe de champagne» (бокал шампанского);
• «vin d'honneur» (бокал вина);
• обед;
• обед-буфет (шведский стол);
• ужин;
• журфикс (прием гостей в определенный день недели);

     — барбекью (прием на открытом воздухе). 

    2. Особенности подготовки и проведения приемов. 

    Деловой завтрак - этот вид приема удобен для людей, которые работают обеденные часы или для тех, у кого план обедов расписан на недели вперед. Если встречаются мужчина и женщина, то им лучше выбрать время обеда, оно будет менее компрометирующим, поскольку вызовет меньше подозрений насчет того, где эта пара провела предыдущую ночь.

    Наиболее  подходящее время для делового завтрака — от 12 до 13 часов, его продолжительность 1—1,5 часа, из которых 45—60 минут гости проводят за столом. Меню завтрака, как правило, состоит из одной-двух холодных закусок, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Первые блюда на завтрак не подают. Перед завтраком участникам предлагается коктейль (сухое вино, соки), но время завтрака — минеральная вода и иногда соки, а по окончании — кофе или чай, но эти напитки подают уже в гостиной, куда приглашают гостей.

    Бранч - представляет собой поздний завтрак, переходящий в ранний ленч, который по времени проводится ближе к ленчу. Бранч носит неофициальный, даже будничный характер, и для него не нужно искать особого повода — его проводят тогда, когда просто хочется встретиться с друзьями или соседями. Угощения ставятся на столе, как на приеме а-ля фуршет, они обычно более скромные, чем на обеде или ленче, — красивые бутерброды, вафли, кусочки курицы в сметане. Готовят и фирменное блюдо. На отдельном столе соки и кофе.

    На  чай приглашают между 16 и 18 часами. Этот вид приема распространен в дипломатической среде. На чай гостей приглашают по самым разным поводам, и не только семейным. Чай, как и другие виды приемов, может быть официальным, например по поводу визита важного гостя. Этот прием проводят обычно во второй половине дня, и длится он около 2 часов. При этом необходимо придерживаться тех же правил, что и на любом официальном приеме. Но все же обстановка во время чайного приема обычно неофициальная. Вступать в разговор можно даже с теми людьми, которым вы не были представлены. В зависимости от количества гостей накрывается один или несколько столиков, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (бутерброды с икрой, рыбой, сыром, колбасой) подаются редко и в небольшом количестве. Подходить к чайному столу и наполнять свою чашку можно столько раз, сколько вам хочется, однако чрезмерно наполнять тарелку бутербродами и сладостями не стоит.  Если на чай приглашено много гостей, можно уйти, не дожидаясь конца приема, просто попрощавшись с хозяевами и почетным гостем.

      «Бокал шампанского» - устраивают или по случаю национального праздника, или в честь делегации, или по случаю отъезда посла и так далее. На приеме подают шампанское, поджаренные орешки, шоколад, иногда мелкие пирожные.

    «Бокал  вина» - гостям, кроме вина, подают различные канапе, тарталетки, фрукты.

    Деловой обед - вид приема, который дает отличную возможность ближе познакомиться с клиентами, лучше узнать сослуживцев, подчиненных, руководителей. Деловой обед с партнером, прошедший в неофициальной обстановке, непременно благоприятно скажется на вашей карьере. Он будет более эффективен, чем короткие контакты в офисе или телефонные разговоры.

    За  деловым обедом опасайтесь:

• показать свое неумение вести себя за столом;
• наговорить лишнего о своей личной жизни, это может повредить                     вашему профессиональному престижу;
•   выпить много спиртного.

    У делового обеда есть свои преимущества перед другими видами приемов. Зная заранее, что у вас в этот день деловой обед, вы обычно стараетесь быть в хорошей форме, а потому к обеду обретаете необычайную уверенность в своих силах. Достоинством этого вида деловых встреч является и то, что на обед можно пригласить тех людей, с которыми в другое время по каким-либо причинам трудно встретиться.²

    Приглашая на деловой обед, следует иметь  в виду, что нельзя предлагать всем подряд партнерам пообедать вместе, если у вас на этот счет нет твердого намерения. Для делового человека совместный обед — серьезное событие. Приглашать на обед следует только в том случае, если вы этого действительно хотите. Сделав такое предложение, тотчас назначьте конкретное время.

    Обед  начинается с 20—21 часа, он считается  более почетным видом приема. Меню состоит из одной-двух холодных закусок, супа, одного горячего рыбного и одного горячего мясного блюда и десерта. Перед обедом подают коктейль, после — чай или кофе. К супу можно предложить херес, но это необязательно.

     После делового обеда принято, по меньшей  мере, поблагодарить пригласившего. Более уместной, однако, будет благодарственная записка, хотя этим элементом в деловых  отношениях часто пренебрегают.

     По  окончанию делового обеда оплатить счет должен либо тот, кто первым предложил встретиться, либо занимающий более высокое положение. Если ситуация может быть превратно истолкована как попытка завоевать чье-то особое расположение, следует предложить, чтобы каждый платил за себя. Это особо актуально для представителей средств массовой информации и государственных служащих всех уровней: завтрак журналиста или чиновника за чужой счет могут счесть попыткой повлиять на прессу или проявлением коррумпированности органов государственной власти. Однако наиболее общим подходом все же будет такой – пригласивший берет все расходы на себя.

    Обед-буфет или шведский стол. Особенность этого приема заключается в том, что участники обеда не сидят за общим столом. Они подходят к столу с закусками, берут левой рукой салфетку, на нее ставят тарелку и накладывают на нее кушанья. Правой рукой берут бокал, наполняют его вином или соком и оборачивают в бумажную салфетку, чтобы при запотевании его от холодного напитка влага не попадала на руки. После этого отходят от стола и располагаются на стульях, креслах или возле небольших столиков (обычно на 4—6 человек). Иногда перед тем, как подойти к большому столу, гостей приглашают за небольшие столы, которые заранее сервируются супом.

    Деловой ужин носит более торжественный характер, чем завтрак и обед. На ужин приглашают, как правило, в письменной форме, и одежда должна быть нарядной. Если на обед можно пойти в костюме, в котором вы пришли в этот день на службу, то на ужин придется переодеться во что-нибудь более подходящее случаю.

    Ужин  устраивают после 21 часа. Его меню сходно с меню обеда. Деловой ужин, как и деловой обед обычно состоит из двух частей: первая — встреча, приветствие гостей, частные и общие беседы, ознакомление приглашенных с их местами за банкетным столом, аперитив; вторая — банкет (чаще за столом с полным обслуживанием).

    Если  деловые обеды обычно проводятся в рабочие дни, то на ужин лучше  приглашать в субботу. Собираться на ужин с супругами или поодиночке — этот вопрос решается по договоренности.

    Журфикс в переводе с французского означает «точное время». Эти приемы устраиваются в определенный день недели с осени до лета. Приглашения на такие приемы («среды», «четверги», «пятницы») рассылаются один раз в начале сезона и действуют до конца сезона, если не будет специального уведомления о перерыве. Иногда такие приемы носят форму музыкальных или литературных вечеров. Часто по типу журфикса организуют обслуживание в перерывах на симпозиумах, конференциях: гостям подают закуски, соки, воду и горячие напитки.

    Барбекю — вариант неофициального приема, который проводится на открытом воздухе, обычно в воскресенье. На него приглашают близких друзей или родственников, что вполне допустимо сделать по телефону. Для проведения такого приема нужно иметь две вещи: достаточно места и специальные приспособления для приготовления блюд. Блюда барбекю готовятся на особой жаровне. Если такой прием проводится вечером, нужно, чтобы ваш сад или патио, где проводится прием, были ярко освещены фонарями или развешанными гирляндами. Если к вечеру станет прохладно, можно пригласить гостей пройти на веранду или в дом. Журфиксы и барбекю, как правило, устраивают в 12—13 часов.

      В наши дни коктейли стали  очень распространенной формой  приемов, поскольку они достаточно демократичны, для их подготовки требуется меньше времени и они позволяют принять большое количество гостей в сравнительно небольшом помещении. Коктейли могут быть деловыми, которые проводят в перерывах между заседаниями на конгрессах и симпозиумах и которые длятся 40—50 минут, и банкеты-коктейли продолжительностью до 2 часов, их часто проводят на свежем воздухе.³

    На коктейль (не деловой) можно приглашать по телефону, если гостей немного, или разослать приглашения, если предполагается принять большое общество.

    На  коктейле можно предложить гостям любые закуски, главное условие, чтобы их можно было есть без использования столовых приборов (только при помощи шпажек). Можно на стол, где размещены закуски, поставить также стопку небольших тарелок, чтобы гости могли положить на них выбранные закуски, хотя, конечно, не слишком удобно держать в одной руке бокал, в другой — тарелку, при этом пытаться с кем-то общаться, обмениваться рукопожатием. Поскольку закуски часто бывают жирными, обязательно нужно положить бумажные или тканевые салфетки, которые могут на время исполнить роль тарелок и не дать гостям случайно испачкаться. Кстати, если вы не хотите, чтобы от тарелок и стаканов на ваших столах остались некрасивые круги, разложите побольше декоративных круглых бумажных или соломенных подставок.

    Меню  коктейля может быть самым разнообразным, например оливки, бутерброды-канапе с икрой, семгой, осетриной, ветчиной, тарталетки с паштетом, салатом, на горячее — франкфуртские сосиски, которые можно обжарить тут же, на пламени спиртовой горелки, люля-кебаб, кусочки рыбы в тесте, куриные крылышки и многое другое. На десерт обычно предлагают мороженое, желе, свежие фрукты, пирожное, орешки.

    Само  название приема — коктейль — предполагает достаточно широкий выбор напитков. Конечно, не все приглашенные будут пить спиртное, поэтому обязательно нужно в избытке запасти безалкогольные напитки — соки, минеральную и газированную воду, приготовить морс или квас. Продумать, какие коктейли вы будете подавать, также лучше заранее. Если на коктейль приглашено более 20 человек, хозяину потребуется помощник. Если вы решите обойтись без помощника, тогда хозяин будет выступать в роли бармена, а хозяйка — официантки. Ей придется несколько раз пройти с подносом, на котором лежат закуски, затем поднос ставят на видное место, и гости обслуживают себя сами. На десерт подают сладкие блюда и фрукты, которые должны быть очищены (яблоки разрезаны на дольки и очищены от кожуры, апельсины очищены и разделены на дольки), к фруктам также подают шпажки. Завершает банкет-коктейль кофе.

    Ленч (англ. lunch, второй завтрак) стал в последнее время очень популярен и подчас заменяет легкий обед, поскольку время ленча (13 часов) совпадает со временем обеденного перерыва во многих учреждениях. Раньше в Англии светские ленчи (в отличие от деловых) устраивали женщины, как правило, для женщин. На ленчи в выходные дни, естественно, приглашали и мужчин.

    На  ленч обычно приглашают по телефону, но если это бизнес-ленч, на который предполагается пригласить серьезного партнера или известное лицо, тогда лучше послать приглашение.

    Перед ленчем иногда подают коктейли, обычно это «Кровавая Мэри» или бокал вина, конечно, разумно предложить и минеральную воду.

    Если ленч официальный, то обслуживание проходит так же, как и на официальном обеде, т. е. тарелки наполняются на кухне, а на стол ставят только блюда с фруктами, сладостями и орехами. Если же ленч более скромный и вы предполагаете обслуживать гостей самостоятельно, тогда лучше устроить ленч в стиле фуршет. Меню ленча обычно скромное и никогда не включает в себя более четырех смен блюд, как правило, ограничиваются двумя или тремя блюдами. Часто это фруктовые салаты, морепродукты, одно горячее блюдо, например жареный цыпленок с салатом. Характерной чертой любого ленча является горячая выпечка — рогалики, обсыпные булочки, слоеные пирожки и пр. Масло для них ставят заранее, причем предпочтительнее, чтобы оно было в форме шариков или завитков, а не простых кубиков. Блюдца для хлеба с маслом, перечницы и солонки убирают со стола перед подачей десерта.

    Типичными напитками для ленча являются чай или кофе со льдом. Всегда уместно поставить либо кувшин с водой, либо стаканы с водой перед каждым прибором.

    Фуршет – это обед, на котором каждый из приглашенных обслуживает себя сам, имеет несколько неоспоримых преимуществ. Прежде всего, на такой прием можно пригласить гораздо больше гостей, чем на прием с рассаживанием однако нужно следить, чтобы все же хватало мест, где люди могут присесть, и не создавалась толпа у столов с закуской. То, что за гостями никто не ухаживает, нельзя расценивать как недостаток, они чувствуют себя более свободно, и хозяйка, даже если ей никто не помогает, может провести с гостями больше времени, чем при традиционном обеде за столом. Кроме того, свободная обстановка, царящая на таком приеме, позволяет выбирать самим те блюда, которые вам по душе, и тех собеседников, которые вам приятны, чего никак нельзя сделать во время официального обеда. Немаловажно, что Фуршеты обычно не столь продолжительны во времени, как приемы с рассадкой, и длятся около 2 часов, гости с такого банкета могут уйти в любое время, не дожидаясь его окончания.

    Меню  для фуршета состоит в основном из закусок, ассортимент которых гораздо шире, чем в меню других банкетов. Иногда в это меню включают и горячие блюда, например индейку или седло барашка, которые подают как горячую закуску, нарезая предварительно мясо небольшими ломтиками и снова складывая их, придавая изначальную форму. Распространенным блюдом является фондю. Блюда для стола лучше подбирать с таким расчетом, чтобы они были хороши с одинаковыми гарнирами, овощами и приправами, иначе их приготовление займет слишком много времени, да и расставить все на столе будет трудно. Существует несколько правил, которых лучше придерживаться при сервировке фуршетного стола: сначала ставят закуски, которые хорошо сохраняются (копченая колбаса, семга, грибы), затем те, которые могут быстро потерять привлекательный вид и свежесть (паштеты, сливочное масло, заливной  язык и рыбы). Высокие блюда ставят ближе к центру стола, средние — в середине и низкие  ближе к краям стола, оставив свободным край стола по всему периметру шириной около 20 см, на который гости могли бы поставить свою тарелку с закуской. Закуски лучше расставлять, чередуя по виду продуктов (рыбные, мясные, овощные и пр.). Соусники ставят рядом с блюдами, для которых они предназначены, к каждому блюду надо не забыть положить прибор, которым блюдо накладывают в тарелку, — лопатку, большую вилку, ложку. Хлеб ставят в хлебницах или выкладывают на закусочные тарелки. Напитки — красное и белое вино, пунш, крюшон или другой холодный напиток, сок в кувшинах, минеральную воду, пиво в бутылках или банках, а также стаканы и бокалы принято ставить на отдельный столик, стоящий рядом с основным столом. Если основной стол поставлен так, что к нему можно подойти с двух сторон, то хрустальные (стеклянные) фужеры и рюмки можно расставить несколькими способами: в два ряда, группами, елочкой, змейкой.

    Когда хозяйка приглашает к столу, гости  подходят и накладывают блюда в свои тарелки самостоятельно. Хозяйка никогда не кладет себе на тарелку еду первая. Мужчины вполне могут предложить свои услуги дамам и положить выбранное ими блюдо.

    В подготовку любого приема входит:

•   составление списка приглашенных лиц;
•   рассылка приглашений (заблаговременно);
•   составление плана расположения гостей за столом;
•   составление меню;
•   сервировка столов и обслуживание гостей;
•   подготовка тостов и речей (на приемах за столом);
•   составление схемы или порядка проведения приема.

    Приглашение нужно делать по правилам. Для начала составьте список приглашенных, убедитесь в том, что в приглашении указаны следующие моменты: место, дата, время или часы (начало и окончание), вид приема, форма одежды.

    Официальное приглашение должно быть адресовано «господину и госпоже...», но если вы просто посылаете записку, можно адресовать ее «госпоже (господину)...», а в записке написать: «Мы ждем Вас с супругом (супругой)...»⁴

    Приглашения следует рассылать за неделю или  две до приема, если вы хотите получить ответ.

    При рассаживании гостей необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей. В связи с этим места за столом делятся на почетные и менее почетные.

    Лучшим  считается место слева от хозяйки  дома, следующим — справа от хозяина. Чем удаленнее место от хозяев, тем оно менее почетно. В отсутствие хозяйки первым считается место справа от хозяина дома, вторым — слева от него.

    Рассаживая  гостей, придерживаются принципа: женщина не должна сидеть рядом с женщиной, муж рядом с женой. Женщину не сажают и на конец стола, если на торце не сидит мужчина.

    Первыми по обе стороны от хозяина сажают женщин, от хозяйки — мужчин. Затем  места чередуются: рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот.

    На  официальных обедах действует правило  светского этикета: мужчины должны усаживать дам и вставать, когда те выходят из-за стола или возвращаться к нему.

    На  больших приемах, для того чтобы  каждый гость мог быстро найти свое место за столом, а также знал, кто будет сидеть с ним рядом, при входе в обеденный зал выставляется план рассадки, а на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного. Иногда гостю при входе вручается карточка (размером с визитную) со схемой стола.

    Если  вы приглашены на прием с рассадкой, то приходите точно в указанное в приглашении время. Если вы получили приглашение на прием без рассадки за столом, в котором указывается начала и конца приема (например, 19.00— 21.00), то можно прийти и уйти в любое время в пределах указанного в приглашении.

    Если  приглашают вас, то для начала обдумайте свои задачи, прежде чем решить идти на деловой обед (завтрак, ужин) или нет. Возможно, ваши вопросы будет проще и удобнее решать в офисе, чем в неофициальной обстановке. Будет ли атмосфера трапезы способствовать решению проблем? Отправляясь на деловой обед, необходимо ясно понимать, зачем вы встречаетесь с тем или иным человеком, поскольку встреча отнимает немало времени, а к чужому времени надо относиться уважительно. Возможно, вашу проблему можно обговорить по телефону или послать материал по почте.