Виды унифицированных текстов, их назначение

     МИНОБРНАУКИ РОССИИ

     Филиал

      федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения

     высшего профессионального образования

     «Российский государственный гуманитарный университет»

     в г. Георгиевске Ставропольского  края

     (Филиал  РГГУ в г. Георгиевске) 
 

     Специальность

     «Финансы  и кредит» 
 

     Нехаева Ульяна Михайловна

     Виды  унифицированных текстов, их назначение.

     Контрольная работа по Документальному обеспечению управления

     Студентки 3 курса заочного отделения 
 

     ПРОВЕРИЛ:

     ________________

     ________________ 
 
 
 
 
 
 

     г. Георгиевск  2012

     СОДЕРЖАНИЕ  

     Введение                                                                                                                 3 

     1.Основные этапы построения унифицированных систем                                5

     2. Этапы разработки унифицированных систем ОРД                                        6

     2.1. Связь унификации с использованием  АСУ                                               11

     3. Виды унифицированных текстов и порядок разработки                             15

     Заключение                                                                                                           18                                                                                                        

     Список  источников и литературы                                                                   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     В современных условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей  в сфере управления, возросших  требований к оперативности принятия управленческих решений особое значение придается совершенствованию документационного обеспечения управления и созданию унифицированных систем документации различного уровня. Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации является унификация текстов документов.

     Тенденция к унификации текстов документов - исторически обоснованный, объективный  процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:

     конкретных  официальных взаимосвязей, которые неизбежно возникают в деятельности любой системы управления и регламентируются правовыми нормами. Автором и адресатом документа в данном случае выступает учреждение, организация, предприятие, должностное или частное лицо, обратившееся в учреждение;

     тематической  ограниченности круга решаемых учреждением  вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

     повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.

     Актуальность  выбранной темы обусловлена тем, что унификация текстов рассматривается  в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многоаспектного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

     Поскольку документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, то при унификации текстов документов необходимо, прежде всего, установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим предварительным условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

     Унификация  текстов документов - лишь одна относительно самостоятельная часть единого процесса совершенствования документации управления на определенном уровне и управления в целом. Поэтому при проведении унификации текстов необходимо учитывать современные разработки в области создания унифицированных систем документации, в частности Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), общесоюзные классификаторы технико-экономической информации и опираться на нормы, устанавливаемые Госстандартом по информационному обеспечению автоматизированных систем управления.

     Цель  написания данной работы заключается в изучении особенностей структуры текстов различных документов, видов унифицированных текстов и их назначении.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     1. Рассмотреть особенности структуры  текстов различных документов;

     2. Изучить виды унифицированных  текстов их назначение. 
 
 
 
 
 

     1. Основные этапы построения унифицированных систем

       Можно выделить основные этапы  построения унифицированных систем:

     - выявление уровня системы;

     - максимальное выявление задач системы, обслуживаемой документацией, построение «дерева» целей;

     - максимальное выявление связей системы;

     - выявление информации, потребной для решения всех задач;

     - придание этой информации определённой документной формы на базе установленного таксономического ряда;

     - использование традиционных форм документации(принцип историзма), создание интегрированных форм.

     Унификация - это рациональное сокращение числа типов, видов и размеров изделий одинакового функционального назначения. Стандартизация отличается от унификации несколькими особенностями, основными из которых являются две: при стандартизации учитываются интересы всех заинтересованных сторон, и намеченное таким образом унифицированное решение становится нормой. Кроме того, государственная стандартизация обладает рядом особенностей, важных для рационализации документов в условиях их широкого распространения. К ним, в частности относятся: единообразие требований для всех органов управления; стабильность требований, которая исключает частую перестройку форм документов или правил их оформления; регистрация изменений требований стандартов и строгий порядок оповещения об этих изменениях; надзор за соблюдением требований стандартов, осуществляемый через систему госконтрольных лабораторий Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР (Госстандарта СССР). 
 
 
 
 

     2. Этапы разработки УСОРД

              Унифицированная система организационно-распорядительной  документации будет разрабатываться в несколько этапов. На первом этапе (срок ввода в действие- 1975г.) будет выполнено и обеспечено соответствующей документацией несколько задач данной функции на основании следующих критериев:

• актуальность, первоочерёдность задач для аппарата управления;       

     наличие сложившейся документационной базы, обеспечивающей реализацию задачи (официально регламентированной или традиционной);

• наибольшая связь с другими задачами и системами документации;

     наличие действующих или проектируемых  АСУ, решающих данную задачу.

             На основании перечисленных критериев  можно выбрать для первоочередной разработки следующие группы задач (условно их назовём подсистемами УСОРД):

          -управление подведомственными объектами;

          -усовершенствование работы аппарата управления;

          -обеспечение кадрами служащих аппарата управления;

          -контроль за исполнением документов.

          Каждая подсистема будет включать  перечни видов и разновидностей  документов, унифицированные формы, сборники трафаретных текстов.

     Кроме этих материалов в УСОРД войдёт комплекс нормативно – технических документов обеспечивающих применение системы: правовое обеспечение  функционирования документов в АСУ, порядок хранения документов в вычислительных центрах, требования к документам, по которым осуществляется автоматизированный контроль исполнения и другие.

     Одновременно  с разработкой УСОРД в некоторых институтах создаётся классификатор документов и показателей, на основании которого информация ОРД будет вводиться в машину.

     Главный методологический подход при проектировании УСОРД заключается в следующем: по каждой выбранной задаче выделяется основное действие и строится его модель, причем принимается во внимание альтернатива события на фоне основного типового действия. Все полученные таким образом модели наполняются необходимой документацией с набором показателей, обеспечивающих решение задачи.

     Унификация  наборов показателей, перечней документов, форм производится в первую очередь в пределах задачи (по цепочке документов), а затем и между задачами (цепочками документов).

     На  стадии обследования и при проектировании унифицированной системы документации мы исходим из следующих принципов:

     1.     Функциональность системы документации. Она заключается в том, что  границы и состав системы определяются, базируясь на определённых функциях  и соответственно задачах.

     2.     В УСОРД входят все относящиеся  к системе документы, а не только те, которые поступят непосредственно на машинную обработку. Этот принцип основан на том, что АСУ может базироваться лишь на рационально организованной документной системе, что внедрение АСУ должно вести к упорядочению всей системы документирования, а не только к созданию группы рационально организованной системы документации, предназначенной для машинной обработки.

     3.     УСОРД должна базироваться, ориентироваться  на упорядочение и рационализацию традиционно существующей системы документации. Этот принцип связан с тем, что в настоящее время ещё не сложились условия для замены документа другим видом носителя информации, а создание машиноориентированной системы документации, параллельной традиционной, резко увеличит объём документооборота. Поэтому мы стремимся упорядочить, модернизировать традиционное документирование и приспособить документы для обработки на ЭВМ и других автоматизированных устройствах.

     4.     Поскольку УСОРД со временем  получит повсеместное применение, предлагаемые унифицированные документы должны быть пригодны как для машинной обработки, так и для традиционной, ручной, то есть ориентированные на машину формы должны иметь текст.                               

     Соблюдение  этого принципа позволит применить  унифицированные формы, как в автоматизируемой части системы управления, так и в неавтоматизируемой. Причём в последнем случае эта документация будет являться основанием для последующего проектирования автоматизированных систем обработки данных.

     5. УСОРД на первой стадии будет приспосабливаться для ввода в машину через промежуточный носитель – перфорацию. В соответствии с ним вся необходимая информация, заключённая в документах, должна быть классифицирована и закодирована.

     При проектировании унифицированных форм документов мы исходим из метода единого формуляра, который рассматривается в настоящее время как наиболее прогрессивный и применяется при унификации систем документации в нашей стране и за рубежом. Он заключается в построении единой модели для групп взаимосвязанных документов и в широком применении бланков, разработанных на основе этой модели.

     Для УСОРД моделью формы будет  ГОСТ 6.39-72 «Организационно-распорядительная документация. Формуляр- образец». Однако требование ГОСТа получает дальнейшее развитие в направлении одновариантности формы документа и значительного увеличения количества реквизитов и показателей со строго ориентированным расположением на бланке.

     Выработка трафаретов текстов является специфической  задачей УСОРД. Она вызвана тем, что в ОРД содержание (а, следовательно, и текст) мало формализовано, ему свойственна свободная литературная форма изложения. Исходя из сформулированных выше принципов, текст организационно - распорядительного документа должен остаться на первом уровне формализации, то есть на уровне выработки трафарета текста по типовым действиям.

     Разработка  трафаретных текстов не является новым направлением в документоведении. Однако отсутствие теоретического обоснования этой деятельности, исходных критериев, даёт нам право предложить следующую методику создания трафарета. Вначале рассматриваются тексты некоторой совокупности взаимосвязанных документов «цепочки документов», обеспечивающих решение одной задачи или реализацию одного типового действия. Для этой цепочки создаётся унифицированный сумма-текст, содержащий всю необходимую для данной задачи информацию. На основании сумма-текста разрабатываются тексты конкретных документов цепочки с использованием устойчивых формулировок и словосочетаний.

     При создании автоматизированной системы  контроля за исполнением документов необходимо проанализировать действующие и проектируемые системы контроля на ЭВМ и выработать унифицированную систему, предназначенную как для использования в условиях АСУ, так и в традиционном делопроизводстве.

     В методологическом плане задача заключается в том, чтобы использовать традиционную систему регистрации и контроля исполнения документов в аппарате управления и модифицировать ее таким образом, чтобы она работала как машинная и была боле эффективна. Основой системы может быть стандартная регистрационная карточка и требования к текстам документов, подлежащих контролю. Автоматизированная система контроля позволит значительно увеличить круг контролируемых документов, повысить оперативность исполнения; в дальнейшем она послужит базой для автоматизированной системы регистрации и поиска документов в учреждениях.

     Большое значение особенно для архивных учреждений имеет разработка подсистемы «Организация хранения документов в вычислительных центрах». Она является первым шагом  к определению критериев отбора документов, обращающихся в АСУ, на государственное хранение. На данном этапе должны быть решены два основных вопроса - что и где хранить: надо ли хранить документы в вычислительном центре, какие именно, как их учитывать и искать; каковы должны быть взаимоотношения вычислительного центра и ведомственного архива, вычислительного центра и канцелярии и другие.

     Эти проблемы не являются новыми для архивных учреждений, хотя имеется ряд трудностей, связанных с появлением принципиально  новых документов, промежуточных носителей, с дублированием информации.

     Разработка  и внедрение подсистемы позволит упорядочить новую документацию, отвести ей соответствующее место других видов документов, предотвратит уничтожение документов.

     Одним из условий эффективного внедрения и функционирования документационной системы является её правовое обеспечение. Оно заключается в выработке свода правил или требований к документам, обрабатываемым или получаемым при помощи ЭВМ, которые устанавливали бы юридическую силу и достоверность информации. В правовое обеспечение входят также и определённые нормы для людей, работающих с документами, устанавливается их ответственность за достоверность информации.

     Участие в разработке УСОРД специалистов в области документации нам представляется целесообразным. Они могут использовать свой опыт и знания в области документации для создания УСД, эффективно функционирующих, как в автоматизированных системах управления, так и в традиционном делопроизводстве.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.1. Связь унификации с использованием АСУ

     Основной  целью унификации документов, используемых в АСУ, является создание стабильной системы документов, наиболее полно  отвечающих требованиям их обработки на ЭВМ, содержащих информацию, необходимую для решения задач управления при минимальных затратах средств и времени на её сбор, обработку, передачу и хранение. Исходя из этой цели, унификация документов должна привести к совершенствованию их содержания и формы.

       Совершенствование содержания документов  предполагает: устранение из них  данных, традиционно содержащихся, но не используемых при решении  конкретных задач в АСУ: производных данных, которые могут быть получены при машинной обработке; дублируемых данных, исключаемых для снижения затрат на ввод информации в ЭВМ; внесение в документ ранее отсутствующих данных (в связи с постановкой новых задач управления или повышением точности решения прежних задач, а также исходя из условий ввода и контроля данных в ЭВМ); обеспечение сопоставимости показателей и упорядочение терминологии.

     Для совершенствования формы документов рекомендовано создание модели их построения для одной или нескольких систем документации, ориентированных на машинную обработку и в тоже время пригодных для восприятия человеком; установление совокупности реквизитов для каждого вида документов и единых правил их составления и оформления.

     В качестве основы для проведения унификации документов методикой  предусмотрен сбор данных: от установления функциональной подсистемы АСУ и решаемых ею задач и далее – от задач к конкретным показателям. Проведение работ по унификации документов должно быть увязано с созданием «Общесоюзного классификатора управленческой документации» и с требованием других классификаторов, кодовые обозначения которых будут применяться в унифицированных документах.

     Головные  организации, ответственные за создание отдельных систем управленческой документации, в соответствии с планом, подготовили  государственные стандарты, которые включают, как правило, основные положения системы, формуляр – образец, виды документов. Анализ первых редакций этих стандартов показал, что большинство разработчиков правильно использовали единые методические основы в построении унифицированных систем документов, однако появилась необходимость дополнительного согласования между различными системами документации. Например, формуляры – образцы неоправданно отличались друг от друга (по применяемым форматам, местам расположения одноимённых реквизитов, кодов и т.д.), что в случае утверждения их в таком виде не позволило бы получить максимальные преимущества унификации документов. Стандарты на основные положения систем документации должны полнее учитывать требования обработки одних и тех же документов в различных вычислительных центрах(пока не будет организован обмен техническими носителями), требования банков данных, создаваемых в автоматизированных системах, формализации текстов, применения средств оргтехники в АСУ для повышения эффективности использования ЭВМ.

     Трудности по созданию унифицированных систем документации, отвечающих самым высоким требованиям, понятны. Они заключаются в отсутствии по ряду систем перечней решаемых задач или частом изменении их состава, а, следовательно, и необходимости переделки математического и информационного обеспечения; в преодолении традиций в формах документов и правилах их оформления; в принадлежности значительного количества документов нескольким системам документации одновременно. Однако все эти трудности преодолимы.

     В настоящее время заканчивается экспертиза разработанных проектов стандартов и их доработка на основе поступивших замечаний. Проекты стандартов должны быть рассмотрены с позиции общих задач унификации документов различных систем (сведено к необходимому минимуму разнообразие в формулярах – образцах; упорядочена терминология в названиях видов, разновидностей документов, применяемых реквизитов), а также должно быть исключено создание односторонних преимуществ для организации, получающих унифицированные документы, путем неоправданного повышения затрат при их создании или наоборот. Все системы должны быть оценены по единым критериям, предусматривающим определение степени унификации, исходя из задач использования документов в АСУ. Необходимо убедиться, что требования полностью связаны с параметрами технических средств, применяемых на всех стадиях изготовления, прохождения и обработки документов, а также с условиями их последующего хранения в архивах.

     Разрабатываемые в текущей пятилетке унифицированные  документы должны быть машинно–ориентированными, то есть содержащаяся в них информация будет переноситься на технические носители оператором, а лишь затем уже вводится в ЭВМ. Однако уже сейчас нужно заложить основу, для возможности в ближайшем будущем, превратить эти документы в машинно-читаемые, то есть вводимые в ЭВМ автоматически с помощью читающих устройств.

     Решение названных и других задач, направленных на совершенствование унифицированных  систем документации, требует напряжённой  творческой работы на завершающих стадиях подготовки стандартов. В ней должны принять участие не только специалисты-разработчики стандартов и сотрудники Госстандарта СССР и его институтов, проводящих экспертизу, но и специалисты всех министерств и ведомств, заинтересованных в успешном решении общей задачи.

     В ряде отраслей промышленности создаются унифицированные документы для применения их в отраслевых АСУ. Поскольку эта документация состоит в основном из документов, разрабатываемых межотраслевыми ведомствами, и только дополняется специфическими для отрасли документами, то опыт, полученный отраслевыми организациями, должен быть использован при доработке стандартов перед их утверждением. Значительный теоретический и практический материал, который также желательно использовать, дала Всесоюзная конференция по унификации и стандартизации документов в автоматизированных системах управления, состоявшаяся в июле 1974г. в Подольске.

     При окончательном согласовании проектов стандартов их необходимо рассмотреть на заседаниях групп экспертов из числа специалистов различных компетентных организаций и отраслей, на координационном совете Госстандарта СССР по информационному обеспечению АСУ или его соответствующей секции.

     Привлечение широкого круга специалистов, работающих в области технического, математического и информационного обеспечения АСУ, документоведения и архивного дела, для активного участия их в обсуждении проектов стандартов позволит создать унифицированные системы документации, наиболее полно отвечающие современным требованиям управления народным хозяйством на базе всё более широкого использования АСУ.

     . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3.Виды унифицированных текстов и порядок разработки

     Языковой  материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы оформления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации-чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).

     Типы  текстов документа строго стандартизированы  и унифицированы. По мнению известного документалиста П.В.Веселова, унификация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации.

     Унификация  документа оправдана и с психологической  точки зрения:  в стандартном  тексте адресат документа может  сразу же выделить ключевые моменты сообщения(по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный).

     Унификация  текстов документов оправдана и  с правовой точки зрения: сама форма  текста приобретает «узаконенный»  вид.

     Наконец, унификация оправдана с технической  точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

     По  способу синтаксической организации  речи, а также по виду её пространственно- графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:

     1.     Связанный текст с традиционной  линейной записью.

     Например, личное заявление: Прошу командировать  меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для  ознакомления с архивными материалами  по теме моего исследования.

     Данные  тексты представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных частей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилю речи.

     Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

     Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без  пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

     2.     Связный текст с записью по  трафарету.