Внутренняя (управленческая) отчетность: назначение, состав и использование для принятия управленческих решений

Содержание

(10) 1 В. Понятие и характеристика функций бухгалтерского учета (Управленческого и финансового)

1.1 Информационная функция

1.2 Контрольная функция

1.3 Функция обеспечения  сохранности собственности имущества

1.4 Функция обратной связи

1.5 Аналитическая функция

(29) 2. Порядок учета процесса заготовления различных средств (задачи, счета и их взаимосвязь). Исчисление себестоимости приобретенных хозяйственных средств. Порядок оценки используемых хозяйственных средств.

2.1 Учет процесса заготовления

2.2 Оценка хозяйственных  средств

(48) 3. Внутренняя (управленческая) отчетность: назначение, состав и использование для принятия управленческих решений

3.1 Виды управленческой  отчетности

3.2 Использование данных управленческого учета и отчетности для оперативного планирования и обоснования управленческих решений

1 В. Понятие  и характеристика функций бухгалтерского  учета (Управленческого и финансового)

Бухгалтерский учет — одна из основных функций управления наряду с такими функциями, как планирование, регулирование, организация и стимулирование. Это означает, что совершенствование управления, создание рыночного механизма неразрывно связаны с развитием всей системы бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет решает много задач, основной из которых является формирование информации о деятельности предприятия, ее имущественном и финансовом положении. Исходя из этого бухгалтерский учет выполняет различные функции К основным функциям относятся информационная, контрольная, обеспечения ности имущества, обратной связи, аналитическая.

1.1 Информационная функция

Одна из главных функций, которую выполняет бухгалтерский учет — информационная, так как она соответствует главной задаче учета — формированию информации о состоянии имущества предприятия, ее финансовых результатов, текущей деятельности. На основе этой информации принимается большинство управленческих решений как в оперативной деятельности, так и на перспективу. Системный бухгалтерский учет отражает и накапливает синтетическую (обобщающую) и аналитическую (детализированную) информацию о состоянии и движении имущества и источниках его формирования, хозяйственных процессах, о результатах финансовой и производственно-хозяйственной деятельности предприятия. К бухгалтерской информации предъявляются такие требования, как объективность, достоверность, своевременность, оперативность.

В целях получения и предъявления пользователям достоверной экономической информации бухгалтерский учет осуществляет не только сбор и регистрацию, но и ль и анализ.

1.2 Контрольная функция

В условиях совершенствования  управления, наличия различных форм собственности, формирования рыночных отношений происходит усиление контрольной функции бухгалтерского учета благодаря развитию его форм и методов, использованию зарубежного опыта, широкому внедрению вычислительной техники, использованию возможностей автоматизированных рабочих мест бухгалтера. Эта функция обеспечивает контроль за экономической целесообразностью хозяйственны процессов, их правовой обоснованностью, за сохранностью имущества организации.

Контроль — это процесс, позволяющий определить достижение организацией своих целей. Контрольная  функция складывается из трех видов  контроля: предварительного (до свершения  хозяйственного факта), текущего (во время  осуществления хозяйственного факта) и последующего (после свершения  хозяйственного факта).

Основными средствами выполнения предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий  поведения. Поскольку правила и  линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение — способ убедиться, что работа развивается  в заданном направлении.

На предприятиях предварительный  контроль обычно используется по отношению  к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. Регулярная проверка работы, обсуждение проблем и предложений по ее усовершенствованию позволяют исключить отклонения от намеченных планов. Последующий  контроль осуществляется либо сразу  по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного  заранее периода времени: фактически полученные результаты сравниваются с  требуемыми. Сферой контроля со стороны главного бухгалтера, работников учетного аппарата совместно с руководителями, работниками соответствующих подразделений являются:

• соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;
• правильность и обоснованность применяемых цен в условиях действия рыночного механизма;
• правильность начисления заработной платы по всем основаниям удержаний из начисленных сумм;
• правильность применения тарифных таблиц, должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;
• соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств, расчетов, обязательств;
• взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;
• законность списания различных недостач, потерь, дебиторской задолженности;
• правильность определения прибыли, облагаемой налогом;

•правильность определения прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, и направлений ее использования и др.

1.3 Функция обеспечения сохранности собственности имущества

Функция обеспечения сохранности  собственности имущества является продолжением контрольной функции. В условиях совершенствования управления, формирования рыночной экономики, роста числа собственников, развития внешнеэкономической деятельности значение этой функции бухгалтерского учета возрастает. Задача контрольной функции — обеспечение эффективного использования имеющихся в организации ресурсов: основных средств, материальных запасов, финансовых ресурсов.

Инструментом для реализации этой функции является инвентаризация имущества предприятия, которая позволяет определить изменения, происшедшие в составе собственности.

В процессе инвентаризации проверяется, все ли хозяйственные  операции были оформлены документами и отражены в системном бухгалтерском учете, вносятся необходимые уточнения и исправления и увязываются ли показатели текущего учета и фактические данные.

Проведение инвентаризации связано с обработкой, поэтому  в этом процессе следует широко использовать средства вычислительной техники, которые позволяют сравнивать фактические данные с показателями бухгалтерского учета, выявлять отклонения и устанавливать сохранность собственности.

Действенная система бухгалтерского учета позволяет совместно с другими службами обеспечить сохранность собственности, создать препятствие всевозможным видам хищений, порчи, потерь.

1.4 Функция обратной связи

Бухгалтерский учет выполнят функцию обратной связи, без которой  немыслимо действие системы управления, тем более ориентированной на широкую автоматизацию. Данная функция заключается в том, что бухгалтерский учет принимает информацию о хозяйственных операциях с мест их свершения, проверяет, группирует , обрабатывает и передает ее управляющей системе предприятия, затем управленческая информация передается бухгалтерской службе, которая направляет информацию в производственные подразделения и использует ее. Система бухгалтерского учета обеспечивает управление обратной связью на любом уровне. Никакая другая система не в состоянии выполнить эту задачу.

1.5 Аналитическая функция

В современных условиях аналитическая  функция тоже важна, так как достоверная и юридически обоснованная бухгалтерская информация используется для анализа финансовой и производственно-хозяйственной деятельности предприятия его подразделений. Аналитическая функция связана с информационной; однако рассматривать ее как информационное обеспечение для анализа неправомерно. Реализация этой функции позволяет осуществлять анализ по всем разделам бухгалтерского учета, в том числе использования всех видов ресурсов, затрат на производство и реализацию продукции, правильности применяемых цен, что имеет важное значение в условиях действия рыночных цен, инфляционных процессов и т. п. Информация о выявленных недостатках (например, нерациональном использовании материальных ресурсов) в соответствии с функцией обратной связи передается управленческому персоналу или в производственные подразделения.

2. Порядок учета  процесса заготовления различных  средств (задачи, счета и их  взаимосвязь). Исчисление себестоимости  приобретенных хозяйственных средств.  Порядок оценки используемых  хозяйственных средств.

2.1 Учет процесса  заготовления

Кроме имущества организации и ее обязательств объектами бухгалтерского учета являются хозяйственные операции организации и их результаты.

Одним из условий непрерывности  производства является постоянное возобновление  его материальной основы — средства производства. В свою очередь, это предоставляет непрерывность движения самих средств производства происходящего в виде их кругооборота.

На 1-й стадии происходит купля (заготовление) сырья, материалов, топлива и других товаров, необходимых для производства: средств производства и рабочей силы.

На 2-й стадии в процессе производства создаются новые товары и новые стоимости в ходе соединения рабочей силы со средствами производства, при этом стоимость товара увеличивается.

На 3-й стадии товарная форма заменяется денежной, но в большем объеме, чем при приобретении товаров для производства.

Процесс заготовления (снабжения) — это первая стадия кругооборота хозяйственных средств, с которой начинается деятельность организации. Он представляет собой совокупность хозяйственных операций по обеспечению предметами средствами труда, необходимыми для производства продукции.

В бухгалтерском учете  на этой стадии осуществляют:

• учет наличия материально-производственных запасов;
• учет поступления материальных ценностей;
• учет задолженности перед поставщиками материальных ценностей;
• контроль состояния расчетов с поставщиками;

Транспортно-заготовительные расходы  — это затраты покупателя на погрузку, возку (транспортировку) и разгрузку  приобретаемых ресурсов, например затраты на приобретение топливно-смазочных материалов, на оплату труда шоферов и экспедиторов, на аренду складов для временного хранения сырья и др. Доля самих транспортно-заготовительных расходов в общей стоимости приобретаемых ресурсов зависит от расстояния доставки, видов транспорта, размера тарифов и других факторов.

Для отражения процесса заготовления используются три группы бухгалтерских счетов:

по учету материальных ценностей — счет 10 «Материалы», счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и др.;

по учету расчетов — счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

по учету денежных средств — счет 50 «Касса», счет 51 «Расчетные счета», счет 52 «Валютные счета».

Использование этих счетов позволяет отражать увеличение количества и стоимости материальных ценностей, возникновение задолженности перед поставщиками, последующую оплату ценностей.

При отражении в учете процесса заготовления между этими счетами существует определенная взаимосвязь.

Объем заготовленных материальных ценностей в денежном выражении фиксируется по дебету счета 10 «Материалы». Текущий учет поступления материалов ведется по ценам приобретения на счете 10 «Материалы» с обособленным учетом расходов по их погрузке, доставке, разгрузке и т. д. Эти расходы учитываются на отдельном аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы».

Транспортно-заготовительные  расходы могут распределяться не только пропорционально покупной стоимости  материалов, но и по другим признакам  – в соответствии с объемом  или массой материалов.

2.2 Оценка хозяйственных  средств

Оценка имеет важное значение для определения финансового состояния предприятия и результатов его хозяйственной деятельности. Оценка средств и их источников должна быть реальной и единой.

Оценка – это способ выражения хозяйственных явлений  в денежных и других измерителях.

Реальность оценки заключается  в объективном соотношении с  оценкой отдельных объектов бухгалтерского учета, их фактической величины или  стоимости. Она обеспечивается точными  исчисленьями или калькулирование  фактической себестоимости сырья, материалов, незавершенного производства и готовой продукцией.

С оценкой хозяйственных  средств тесно связана калькуляция, которая в переводе с латинского calculatio означает — счет, расчет. Калькуляция лежит в основе оценки объектов бухгалтерского учета. Однако назначение калькуляции состоит не только в оценке хозяйственных средств, но и в том, чтобы дать оценку хозяйственным процессам, т. е. произвести их расчет.

Так как процессы снабжения, производства и реализации представлены большим числом отдельных операций, то калькуляция позволяет рассчитать все виды затрат, связанных с приобретением, производством и реализацией, а  на основе расчета общей суммы  затрат определить себестоимость объектов учета, например, фактическую стоимость  приобретенных товарно-материальных ценностей, себестоимость готовой  продукции по видам и себестоимость  единицы продукции.

Таким образом, калькуляция  — это способ группировки и  обобщения затрат, на основе которого определяется себестоимость материальных ценностей, готовой продукции, выполненных  работ и т.п. Кроме того, калькуляция  используется не только для расчета  себестоимости объектов учета, но и  для контроля за величиной затрат, формирующих эту себестоимость.

При помощи калькуляции определяются все затраты предприятия на преобразование или изготовления оцениваемого объекта. Единство оценки означает ее однообразие  и постоянство. Единство оценки достигается  путем установления обязательных правил оценки и калькуляции, и строгим  контролем их соблюдения.

Показываемые в бухгалтерском  балансе хозяйственные средства и источники образования должны быть оценены по единым правилам с  тем, что бы существовала их сопоставимость и однообразность. Сырье материалов в балансе определяются по их фактической  стоимости, а в основных средствах  – малооценка, МБП в балансе показываются в балансе по их остаточной стоимости.

В текущем учете они  могут быть показаны:

1. По фактической себестоимости.
2. По плановой себестоимости с отдельными показателями, отклонение фактической себестоимости от плановой.
3. По оптовым ценам с отдельным отражением транспортно-заготовочных расходов и наценок.

Незавершенное производство показывается в балансе по фактической  себестоимости. Готовая продукция  и товары отгруженные оцениваются  по фактической себестоимости, но в  текущем учете, готовая продукция  может отражаться по оптовым ценам  с выделением разницы между плановой себестоимости или по плановой себестоимости.

Калькуляция – это расчет себестоимости приобретенных или  изготовленных из сырья, материалов, изделий, расчет всех затрат, связанных  с изготовлением производства и  реализацией.

Она может быть плановой (сметной), т.е. предварительно исчисленной  и фактической, построенной на основе данных о фактически понесенных затрат.

В фазе снабжения – калькулируются себестоимость заготовленных материалов.

В фазе производства – производственная себестоимость выпущенной продукции  и не завершенного производства.

В фазе реализации – полная себестоимость затрат на производство и реализацию.

Система счетов и двойная  запись. Управление хозяйственной деятельностью  требует постоянной информации о  ходе производственных процессов и  протекающих хозяйственных операциях. Для этого сведения, содержащиеся в первичных документах, группируются и систематизируются на счетах бухгалтерского учета.

Бухгалтерский счет открывается  на каждый объект учета и является источником информации о наличии, поступлении  и выбытии хозяйственных средств. Число счетов, их названия определяются Планом счетов, а структура счетов зависит от объектов учета.

На бухгалтерских счетах отражается повседневный, текущий учет хозяйственных операций, а любая  хозяйственная операция — это  элементарное действие, вызывающее изменение  состояния хозяйственных средств (их увеличение или уменьшение). При  этом любое изменение касается не одного, а всегда двух объектов учета. Если в кассу поступили денежные средства, то должен быть источник их поступления, например деньги поступили с расчетного счета в банке. В результате этой операции увеличилась сумма наличных денег в кассе и уменьшилась денежная сумма на расчетном счете.

Таким образом, каждая хозяйственная  операция обязательно затрагивает  два бухгалтерских счета, которые  используются в этой операции, и  она должна быть отражена одновременно на дебете одного счета и кредите  другого. Такое отражение хозяйственных  операций на бухгалтерских счетах называется правилом двойной записи.

Двойная запись обеспечивает взаимосвязанное отражение наличия  и движения средств предприятия, а также позволяет контролировать правильность записей на бухгалтерских счетах, так как каждая операция находит отражение по дебету и кредиту взаимосвязанных счетов.

Баланс и отчетность. Хозяйственная  деятельность предприятия протекает  непрерывно. Ежедневно на предприятии  совершаются сотни хозяйственных  операций. При этом хозяйственные  средства и их источники постоянно  находятся в движении, изменяются, что находит свое отражение на счетах бухгалтерского учета. На практике иногда требуется сделать «моментальный  снимок» этого движения, который  бы показал, как обстоят дела предприятия  на определенную дату, каковы результаты его деятельности и его финансовое положение. Роль такого снимка играет бухгалтерский баланс.

Бухгалтерский баланс дает сведения статического характера, он отражает состояние средств и источников в виде конечных итогов. Итоговая стоимостная  оценка хозяйственных средств, которыми располагает предприятие, отражается в активе баланса, а итоговая стоимостная  оценка источников, за счет которых  формируются хозяйственные средства, отражается в пассиве баланса. Поскольку  каждому средству соответствует  определенный источник его образования, суммы актива и пассива должны совпадать. Так как бухгалтерский учет ведется в стоимостном выражении, то хозяйственные средства и источники их образования в балансе отражаются в денежном выражении.

Цикл учетной работы завершается  составлением отчетности. Отчетность — это совокупность сведений об имущественном, финансовом положении  и результатах работы предприятия. Отчетность должна давать достоверное  и полное представление о хозяйственной  деятельности предприятия в целом.

Финансовая отчетность составляется на основе документально подтвержденных, выверенных записей на счетах бухгалтерского учета, поэтому до составления отчетности необходимо уточнить оценку активов  и пассивов, для чего проводится инвентаризация. Для сравнения в  финансовой отчетности приводятся показатели предыдущего отчетного периода.

Отчетность необходима для  администрации, так как она позволяет  дать оценку деятельности предприятия, сделать анализ ранее принятых решений  и является информационным обеспечением для принятия управленческих решений.

Финансовая отчетность является открытой для всех заинтересованных пользователей, как имеющих, так  и не имеющих прямой финансовый интерес (акционеров, инвесторов, кредиторов, налоговых  и контролирующих органов, фондов и  статистических учреждений и др.).

Для этих пользователей отчетность дает возможность сделать выводы о перспективах сотрудничества, платежеспособности предприятия, правильности расчета  по налогам и т.д.

3. Внутренняя (управленческая) отчетность: назначение, состав и  использование для принятия управленческих  решений

3.1 Виды управленческой отчетности

Различие выполняемых  функций отдельными структурными подразделениями  предприятия (центрами ответственности) определяет состав и содержание сведений, включаемых во внутрихозяйственную отчетность.

Управленческая отчетность представляет собой совокупность отчетов  и сводок, лицевых счетов и т. д., составляемых центрами ответственности, включающих как сопряженную информацию с производственным учетом, так и  другую необходимую для управленцев (менеджеров) информацию с любым заданным уровнем детализации. При построении такой системы необходимо иметь в виду, что определенная отчетность может быть не обусловлена никакими юридическими нормами, часто составляется в реальном масштабе времени или на краткий срок. На данном этапе назначаются ответственные лица за формирование отчетности, создаются формы отчетности, устанавливаются периодичность их составления и представления, графики движения отчетности.

В результате обработки информации управленческого учета составляются внутренние отчеты, которые являются заключительным этапом системы учета, завершающей стадией учетного процесса. Управленческая отчетность — это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании каждого центра ответственности в отдельности и предприятия в целом.

Внутренняя отчетность обеспечивает оперативный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководитель соответствующего уровня, предоставление ему информации о фактической эффективности ранее принятых решений, возможность определения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов их решения или предотвращения.

Руководителям структурных  подразделений нужен минимальный  объем данных, но эти данные должны быть систематизированы так, чтобы  на основе содержащейся в них информации руководитель смог принимать оптимальные решения и осуществлять конкретные действия.

На стадии составления  отчетности необходимо определить основной перечень показателей, позволяющих  судить о выполнении поставленных целей  и задач на каждом уровне управления.

3.2 Использование данных управленческого учета и отчетности для оперативного планирования и обоснования управленческих решений

В современных условиях, когда предприятиям дана самостоятельность  в разработке своих производственных программ, планов производственного  и социального развития, в определении  стратегии в области ценовой  политики, существенно возрастает ответственность руководителей за принимаемые ими управленческие решения. Для выработки эффективных и оперативных решений управляющим необходима достоверная информация как о производственном, так и о финансовом положении предприятия. Решением второй части этой задачи и занимается бухгалтерская служба предприятия.

Переход отечественной экономики  от административных методов управления рыночным условиям хозяйствования коренным образом изменил запросы пользователей бухгалтерской информации.

В условиях рыночной экономики  значительно усложнился процесс  управления предприятием, которому представлена полная хозяйственная и финансовая самостоятельность. Хозяйственная самостоятельность заключается в выборе организационной формы предприятия, финансовая самостоятельность — в выработке финансовой стратегии. Следовательно, усложняются и задачи, стоящие перед системой бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет административной системы сегодня не смог бы удовлетворить запросы современного «рыночного» предприятия. В этих условиях неизбежным становится появление управленческого учета как самостоятельной отрасли бухгалтерской деятельности.

Информация, формируемая  в финансовом учете, не предназначена  для принятия управленческих решений. Одна из основных целей ведения финансового учета — формирование квартальной, полугодовой, годовой отчетности. Данные формы отчетов непригодны для управляющих структурными подразделениями, так как они позволяют сделать производственный анализ по итогам всей деятельности организации в целом. Такой анализ фактических показателей направлен на оценку прошлого, определение сильных и слабых сторон этой деятельности. Но у главных специалистов другие потребности в информационном обеспечении.

Для принятия управленческих решений руководителям низовых  подразделений необходима текущая информация. Анализ текущих показателей, в первую очередь затрат и результатов, помогает определить, что происходит в организации в настоящее время, какова динамика ее развития. Зная затраты и результаты своей деятельности, они смогут осуществлять ее с минимальными расходами, а следовательно максимальной эффективностью. В результате повысится ответственность за результаты производственно-хозяйственной деятельности. Также нужно отметить недоступность управляющих к информации, формируемой в финансовом учете.

Таким образом, можно сделать  вывод о невозможности получения  достоверности оперативной, объективной информации по цехам, бригадам, фермам, на основе которой можно принять правильное управленческое решение.

Удовлетворение информационных потребностей управления для решения задач внутрипроизводственного менеджмента различного уровня обеспечивает управленческий учет, организованный по центрам ответственности.