Введение в специальность делопроизводство

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО  ПО НАУКЕ И ОБРАЗОВАНИЮ 

Государственное образовательное 

Учреждение  высшего профессионального обучения

"Орловский  государственный университет" 

Факультет документоведения и педагогического  образования

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления. 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По  дисциплине "Введение в специальность". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                 Выполнила:

                                                                                 студентка 1 курса 3 группы                      

                                                                                 заочного отделения

                                                                                 Тимошенко Е.В.

                                                                                 Проверила:

                                                                                 к.ф.н., доцент

                                                                                 Пегина Т.П. 
 
 
 
 
 

Орёл 2011

Содержание. 

1. Что такое  информация……………………………………………………..3
2. Что такое документ………………………………………………………...4
3. Место и значение информационно-документационного обслуживания в деятельности управленческого аппарата…………………………………6
4. Кто занимается документационным обеспечением в аппарате управления………………………………………………………………….8
5. Какое место занимает служба ДОУ в системе управления……………..9
6. Когда появились должностные лица, занимающиеся делопроизводством……………………………………………………….11
7. Когда начинается подготовка специалистов документоведов...………12
8. Что явилось причиной появления новой специальности………………14
9. Кого готовят факультеты документоведения...…………………………15
10. Какой документ определяет государственные требования к подготовке специалистов с высшим образованием………………………………….17
11. Какие требования предъявляются к профессиональным знаниям по специальности…………………………………………………………….18
12. Что должен уметь специалист документовед…………………………...20
13. Каковы требования к выпускной квалификационной работе………….22
14. Где может работать специалист документовед…………………………23
15. Кем может работать специалист документовед………………………...24
16. Какие виды профессиональной деятельности возможны после окончания факультета…………………………………………………….25
17. Каковы возможности профессиональной адаптации документоведа…27
18. Список используемой литературы………………………………………28

1. Что такое информация?

     Термин информация происходит от латинского слова informatio, что означает «сведения, разъяснения, изложение».

     В Федеральном законе “Об информации, информатизации и защите информации”  информация определяется как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления”.

     Информация может, являются объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому.

      Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и  выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль.

    Носитель информации – это документ. Один из способов фиксации информации – это документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Что такое документ?

       Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Основу любого документа составляет документная информация, т.е. содержащаяся в документе и ради которой он создается.

      Документы выполняют ряд важных функций:

      -  информационную: являются носителем и источником информации;

      -  управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

      - деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

      - коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

      -  учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

      - социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

      -   культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

      -  историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

        Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д.

         При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

         Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

        Основу любого документа составляет документная информация. А документ в свою очередь является главным объектом труда управленца 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Место и значение информационно-документационного  обслуживания в деятельности управленческого  аппарата.

       Документ предназначен для хранения и передачи информации и поэтому основная его задача заключается в предоставлении потребителям всей совокупности данных интересующих их вопросов.

       Как только появляется управляющие и управляемые структуры, сразу возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. “Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению” составляет систему документации.

     Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

     Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

     Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Кто занимается документационным обслуживанием  в аппарате управления?

       Управленческие взаимосвязи сложны и формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов:

     - планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

    - инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний;

      - контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

     Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

          Всем этим занимается служба ДОУ. В небольших организациях такое структурное  подразделение не создается, а вся работа с документами выполняется одним сотрудником. Основной целью ее деятельности является организация, руководство, контроль, координация и реализация работ по документационному обеспечению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Какое место занимает служба ДОУ в системе  управления?

      Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

    Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет  свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно обособленной службой, подчиненной  руководителю организации, службой документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

    Служба  делопроизводства как самостоятельное  структурное подразделение возглавляется  руководителем, который в свою очередь  подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой. 

    Наименование  службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных их руководством или их коллегиальными органами.

    В своей деятельности служба ДОУ руководствуется  законодательными актами, нормативно-методическими  документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

    Служба  ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

    Основная  цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Когда появились должностные  лица занимающиеся делопроизводством?

        Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Делопроизводство, как технология управления, появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, то есть с момента появления приказов.

       В нашем государстве документы, сохранившиеся от периода до образования централизованного государства (IX-XV вв.) - договора, жалованные, ссудные, вкладные и т.п. грамоты и другие документы, показывают, что их составление уже тогда требовало определенных навыков, умения. Их не мог составить любой человек. В Судебнике 1550 г. и Соборном уложении 1649 г. имеются статьи, посвященные порядку составления документов.

      XVIII век приносит крупные перемены в сферу управления. Выделяются специальные структурные подразделения, регулирующие документопотоки - канцелярии. Процесс документирования и работы с документами начинает законодательно регулироваться и первым таким документом считается Генеральный регламент 1720 г., а в XIX веке все процессы документирования и работы с документами скрупулезно расписаны в нормативных актах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Когда начинается подготовка специалистов-документоведов?

      Постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 года N 560 "Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству" п. 5 которого гласил: "Обязать министерство высшего и среднего специального образования РСФСР организовать в 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте факультет государственного делопроизводства".

     Во исполнение этого постановления приказом Минвуза РСФСР от 20.05.1964 был создан факультет государственного делопроизводства.

       С 1966 г. при Библиотечном техникуме Мосгорисполкома начата подготовка кадров средней квалификации по делопроизводству.

   Таким образом, на государственном уровне была решена проблема подготовки кадров документоведов высшей и средней квалификации.

   Факультет государственного делопроизводства МГИАИ долгие годы оставался единственным вузом страны, готовящим кадры по документоведению и документационному обеспечению управления на дневном, вечернем и заочном отделениях.

   Подготовку специалистов высшей квалификации по организации работы с документами в органах управления по специальности 2037 - "Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях" осуществляют в настоящее время только два вуза - Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. Со времени начала обучения (с 1960 г.) было подготовлено и выпущено около 4,0 тыс. специалистов".

   Обсудив вопрос, коллегия постановила: "Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко-архивного института Учебно-методическое объединение по специальности - "Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр".

   С начала 1990-х годов в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению управления была открыта в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе (сегодня - Государственный университет управления) и Уральском государственном университете.

   Сегодня таких специалистов готовит более 90 вузов в разных городах страны: в Москве, Санкт-Петербурге, Астрахани, Биробиджане, Волгограде, Екатеринбурге, Ижевске, Иркутске, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Оренбурге, Орле, Перми, Ростове, Самаре, Таганроге, Твери, Томске, Тюмени, Челябинске и других. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8. Что явилось причиной появления новой  специальности?

       Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Чтобы управлять, надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь, учитывать урожай имущества, облагаемое оброком население. Именно использование письменности в системе управления характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ, прежде всего надо было, как минимум знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ, грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Но для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и следовательно должен быть специально оформлен по принятым в тот период правилам. Его оформление в соответствии с установленными правилами придавало ему юридическую силу.

     Таким образом, мы установили, что с развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Параллельно с усложнением процесса управления увеличиваются и усложняются задачи служб, работающих с документами, и все большие требования предъявляются к лицам, занимающимся этим трудом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

9. Кого готовят  факультеты документоведения? 

      Документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль над состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления." Документовед должен иметь знания, практический опыт и владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения (или структурного подразделения) любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.

     Документовед подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации.  
      Обучающийся по специальности может адаптироваться путем специализации к профессиональной деятельности, связанной с информационными технологиями и разными видами информационно-документационных систем (кадровыми, архивными и др.). При овладении программой специалист по документоведению и документационному обеспечению управления может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности:

-организационно - управленческую;

-оргпроектную;

-аналитическую;  
-исследовательскую;  
-педагогическую;  
-консультационную.  
 
 
 
 
 
 

10. Какой документ  определяет государственные  требования к подготовке  специалистов с  высшим образованием?

     Государственным образовательным стандартам целиком посвящена 5 статья Федерального закона "О высшем и послевузовском профессиональном образовании". Прежде всего, в Законе четко определено назначение образовательных стандартов.

     Государственные образовательные стандарты высшего и послевузовского профессионального образования предназначены для обеспечения:

 1) качества высшего и послевузовского профессионального образования;

 2) единства  образовательного пространства  Российской Федерации;

 3) основы  для объективной оценки деятельности  образовательных учреждений, реализующих  образовательные программы высшего  и послевузовского профессионального образования;

 4) признания  и установления эквивалентности  документов иностранных государств  о высшем и послевузовском  профессиональном образовании.".

     Первые образовательные стандарты были утверждены в 1996 году, в 2000 г. были разработаны стандарты второго поколения. Их принятию предшествовало подписание министром образования приказа от 02.03.2000 N 683 "Об утверждении государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования" в котором утверждался перечень направлений подготовки и специальностей высшего профессионального образования. В этом перечне специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" отнесена к разделу междисциплинарных специальностей и получила код специальности 350800. В соответствии с приказом министра образования РФ от 04.12.2003 N 4482, утвердившим новый классификатор специальностей, специальность получила код 032001 и отнесена к гуманитарным наукам. Дополнительный код 65 означает - дипломированный специалист с высшим образованием. 

11. Какие требования  предъявляются к  профессиональным  знаниям по специальности  032001.65?

 Выпускник должен уметь решать задачи, соответствующие его квалификации, указанной в п. 1.2 государственного образовательного стандарта. Выпускник должен знать:

- тенденции развития информационно-документационного обеспечения с применением новых технологий;

-   закономерности документообразования;

- системы хранения текущей и ретроспективной документации;

- законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;

- критерии и принципы оценки ценности документов и порядок определения сроков их хранения;

- новейшие информационные технологии;

- современные технические средства управления;

- основы развития и проектирования рациональных систем документационного обеспечения управления, методы и оценки эффективности проектирования ДОУ;

Выпускник должен уметь:

-  разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;

- составлять и оформлять любые виды документов;

- проектировать унифицированные формы документов;

- проектировать унифицированные системы документации, осуществлять их внедрение и ведение в условиях автоматизированных технологий;

- выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;

- анализировать состояние ДОУ конкретной организации;

- составлять техническое задание на проектирование систем информационно-документационного обеспечения деятельности конкретной организации;

- разрабатывать проектные решения по совершенствованию ДОУ в целом (или ее отдельных составных частей);

- разрабатывать и внедрять новейшие информационные технологии в организации;

- организовать контроль над исполнением;

- провести экспертизу ценности документов, подготовить их к архивному хранению или уничтожению;