Выполнение заданий по методичке УрГЭУ

Содержание:

1. Сущность и содержание основных подходов к оценке эффективности системы управления……………………………………………………………...........................3
2. Алгоритм и особенности исследования управления………………………………9
3. Особенности применения экспертного метода исследования в крупных

и средних организациях……………………………………………………................12

1.      Сущность и содержание основных подходов к оценке эффективности системы управления

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Подход к оценке эффективности различных вариантов организационной структуры определяется ее ролью как характеристики системы управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

·         по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации (начиная с уровня выполнения плановых заданий);

·         по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием же эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты.

Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. Здесь можно указать несколько подходов, которые могут дифференцированно использоваться применительно к конкретным случаям. Один из них сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта системы управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления, на основе передового опыта и применения прогрессивных организационных решений. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных, при этом сравнительная эффективность анализируемой или проектируемой системы определяется на основе сопоставления нормативных и фактических (проектных) параметров системы с использованием преимущественно количественных методов сравнения. Может применяться также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

Однако возникают некоторые трудности применения указанных подходов, которые обусловлены необходимостью обеспечения сопоставимости сравниваемых вариантов. Поэтому часто вместо них используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системы, а также отдельных ее подсистем и принимаемых проектных и плановых решений или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов. Экспертная оценка может являться составным элементом комплексной оценки эффективности системы управления, включающей все перечисленные подходы как к отдельным подсистемам, так и к системе в целом.

Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.

1.     Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. При оценке эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем (увеличение объема выпуска продукции), прибыль (увеличение прибыли), себестоимость (снижение себестоимости), объем капитальных вложений (экономия на капитальных вложениях), качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.

2.     Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в т.ч. непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности при неизменности остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

Производительность аппарата управления может определяться, в частности, как количество произведенной организацией конечной продукции или объем выработанной в процессе управления информации, приходящийся на одного работника, занятого в аппарате управления.

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование, соизмеренные с объемами или результатами производственной деятельности. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления в стоимости реализованной продукции, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.

Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений. В принципе гибкость структуры управления может оцениваться по многообразию форм взаимодействия управленческих органов, номенклатуре решаемых подразделениями задач, уровню централизации ответственности и другим признакам.

Оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления и решения управленческих проблем, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

Надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным (соответствующим поставленным целям) функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, то надежность аппарата управления может относительно полно характеризоваться его исполнительностью, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем могут применяться такие показатели, как уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утвержденных нормативов, отсутствие отклонений при исполнении директивных указаний, нарушений административно-правового и технологического регламента и т.п.

3.     Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся: звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.

Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, содержательной полноте и целостности процессов управления, соответствии численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения производственно-технологических процессов требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры, мощности и быстродействия.

Важными требованиями, которые должны быть реализованы при формировании системы показателей оценки эффективности организационной структуры, являются обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей организации, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления и ее организационной структуры допускается использование не связанных в единую систему частных показателей. Основное требование к их выбору — максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.

Эффективность управления — это:

·         характеристика степени управляемости организации, скорости и формы ее реагирования на принимаемые менеджером управленческие решения;

·         степень достижения управляющим органом поставленных целей и запланированных результатов.

Эффективность управления обусловлена:

·         управленческим потенциалом менеджмента (профессиональными и личными характеристиками менеджеров);

·         организационной структурой управления;

·         схемами функционирующих в организации коммуникативных процессов;

·         стилем руководства организацией;

·         технологией управления (совокупность функций, методов и форм управленческого воздействия);

·         организационной культурой;

·         социально-психологическими факторами.

Основные подходы к оценке эффективности менеджмента.

1.     Экономические — предполагают соотношение результатов хозяйственной деятельности организации и затрат ресурсов на управление (например, полученной прибыли и затрат на управление).

2.     Социальные — ориентируют на учет социальных результатов управленческой деятельности (например, морально-психологический климат, сплоченность трудового коллектива, ритмичность в работе, отсутствие деструктивных конфликтов и др.).

Оценка эффективности оргструктур. 

Степень со­вершенства оргструктур проявляется в четкости системы управления организацией и высоких конечных результатах ее деятельности. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.

В конечном счете вся работа по проектированию структуры управле­ния сводится к выработке направлений по совершенствованию действу­ющей организационной структуры, повышению эффективности работы аппарата управления.

Отдельные параметры эффективности оргструктуры можно определить, использовав ряд коэффициентов:

1) коэффициент звенности: Кзв=Пзв.ф/Пзв.о,

где Пзв.ф - количество звеньев существующей оргструктуры;

Пзв.о - оптимальное количество звеньев оргструктуры;

2)  коэффициент территориальной концентрации: Кт.к=Ппр.ф/П,

где Ппр.ф - количество организаций данного типа, функционирующих в регионе деятельности нашей организации;

П - площадь региона, на ко­торой функционируют все организации данного типа;

3) коэффициент эффективности организационной струк­туры управления:

Кэ=Рп/Зу,

где Рп - конечный результат (эффект), полученный от функциониро­вания оргструктуры управления;

Зу - затраты на управление (фонд заработной платы АУП, расходы на содержание помещений, на при­обретение и ремонт средств, прием и передачу управленческой ин­формации и др.).

Следует иметь в виду, что поиск взаимосвязей организаци­онной структуры управления с результатами управленческой деятельности весьма затруднен.

В преобладающем большин­стве случаев состояние и эффективность оргструктуры оцени­вают через показатели, характеризующие деятельность управ­ляемого объекта.

Эффективность управления Эу выражают, как правило, по­казателем, представляющим собой отношение экономичности управления Эс к эффективности производства Эп. Эс исчисля­ется делением затрат на управление Ау на совокупную сто­имость основных и оборотных фондов Д и выражается в зат­ратах на управление на единицу стоимости фондов. Эп определяется делением объема условно чистой продукции (Вч.п) на числен­ность промышленно-производственного персонала Ст и выра­жается в количестве произведенной продукции на человека:

Эу= Эс/Эп = (Ау/Д)/(Вч.п/ Ст)

2.      Алгоритм и особенности исследования управления

С ростом сложности систем стали выявляться  проблемы, связанные с особенностями сложных систем, разрешить которые в рамках методологии, основанной на проведении «чистых» опытов, оказалось невозможным. К особенностям исследования сложных систем относятся следующие:

- иерархичность организации, что  позволяет соподчинять друг другу различные объекты, входящие в состав системы;

- длительность исследования  системы стала сопоставимой со сроком жизни самой системы;

- типизация элементов и подходов к построению отдельных подсистем и уникальность системы в целом , что выражается в том, что существующие аналоги сложных систем заметно отличаются друг от друга. Это приводит к тому, что знания, накопленные при изучении одного из экземпляров сложной  системы, лишь частично полезны построении и организации управления другим экземпляром (например, знания накопленные при строительстве одной ГЭС будут лишь частично полезны при строительстве другой станции /Техн. Сист. Мод., 1989/;

-недостаточная изученность протекающих в системах процессов; слабая структурированность теоретических и фактических знаний о системе(экспертных заключений), что часто является  причиной контринтуитивного поведения сложных систем    (Дж. Форрестер [J. Forrester]): дать удовлетворительный  прогноз поведения сложной системы на достаточно большом промежутке времени, опираясь только на собственный опыт и интуицию, практически невозможно. В работе /Розенберг, Шитиков, Брусиловсий/  приводятся сведения о том, что прогнозные сроки заиления Вахшского водохранилища определялись в 1000 лет, а фактически оно произошло через 7-8 лет);

-невозможность, либо ограниченные  возможности получения недостающих знаний путем проведения натурных экспериментов, в особенности многократно повторяемых (трудно представит себе ситуацию, когда с целью  экспериментального  исследования влияния загрязнения нефтепродуктами на состояние водной фауны в водный объект  многократно будет  выпущено значительное количество нефти);

-полиморфизм сложной системы (одному  объекту в зависимости от целей исследования может быть поставлено в соответствие множество структурных схем), неоднозначность подходов к декомпозиции системы (даже в рамках одного из направлений исследования),  гетерогенность элементов, входящих в состав системы (это, в частности, приводит к необходимости построения ансамблей моделей для исследования сложных систем );

- множественность моделей: для объяснения и предсказания структуры и (или) поведения сложной системы возможно построение нескольких моделей, каждая из который позволяет получать какую-то полезную информацию о системе;

- неоднозначность подходов к построению, развитию, обеспечению функционирования сложной системы;

- случайность и неопределённость факторов, действующих в системе;

- несоответствие точности и сложности;

- рекуррентность объяснения: свойства систем данного уровня иерархии объясняют исходя из свойств элементов системы нижестоящего уровня;

- неполнота информации, низкая достоверность данных;

- изменение приоритетов исследований, стратегий управления по мере уяснения места системы в составе ещё более сложных систем, условность разграничения сложной системы и окружающей среды;

- многокритериальность оценок процессов, протекающих в системе;

Очевидно, что отмеченные особенности не исчерпывают всего многообразия особенностей исследования сложных систем. Тем не менее они позволяют сделать заключение о исключительной сложности проблемы управления сложными системами, о возможности рассмотрения процесса управления как своеобразного искусства, в то же время «подпираемого» многими технологиями (в том числе информационными).

3.      Особенности применения экспертного метода исследования в крупных  и средних организациях

Сущность метода экспертных оценок заключается в про­ведении экспертами интуитивно-логического анализа проблемы с количественной оценкой суждений и фор­мальной обработкой результатов. Получаемое в резуль­тате обработки обобщенное мнение экспертов принима­ется как решение проблемы. Комплексное использование интуиции (неосознанного мышления), логического мыш­ления и количественных оценок с их формальной обра­боткой позволяет получить эффективное решение проб­лемы.

При выполнении своей роли в процессе управления эксперты производят две основные функции: формируют объекты (альтернативные ситуации, цели, решения и т. п.) и производят измерение их характеристик (ве­роятности свершения событий, коэффициенты значимо­сти целей, предпочтения решений и т. п.). Формирование объектов осуществляется экспертами на основе логиче­ского мышления и интуиции. При этом большую роль играют знания и опыт эксперта. Измерение характери­стик объектов требует от экспертов знания теории изме­рений.

Характерными особенностями метода экспертных оце­нок как научного инструмента решения сложных нефор­мализуемых проблем являются, во-первых, научно обо­снованная организация проведения всех этапов экспер­тизы, обеспечивающая наибольшую эффективность работы на каждом из этапов, и, во-вторых, применение ко­личественных методов как при организации экспертизы, так и при оценке суждений экспертов и формальной групповой обработке результатов. Эти две особенности отличают метод экспертных оценок от обычной давно из­вестной экспертизы, широко применяемой в различных сферах человеческой деятельности.

Каждый из этих видов экспертного оценивания обла­дает своими преимуществами и недостатками, определя­ющими рациональную область применения. Во многих случаях наибольший эффект дает комплексное примене­ние нескольких видов экспертизы.

Анкетирование и сценарий предполагают индивиду­альную работу эксперта. Интервьюирование может осу­ществляться как индивидуально, так и с группой экспер­тов. Остальные виды экспертизы предполагают коллек­тивное участие экспертов, в работе. Независимо от индивидуального или группового участия экспертов в ра­боте целесообразно получать информацию от множества экспертов. Это позволяет получить на основе обработки данных более достоверные результаты, а также новую информацию о зависимости явлений, событий, фактов, суждений экспертов, не содержащуюся в явном виде в высказываниях экспертов.

Первым этапом организации работ по применению экс­пертного оценивания является подготовка и издание ру­ководящего документа, в котором формулируется цель работы и основные положения по ее выполнению. В этом документе должны быть отражены следующие вопросы: постановка задачи-эксперимента; цели эксперимента; обоснование необходимости эксперимента; сроки выполнения работ; задачи и состав группы управления; обязанности и права группы; финансовое и материальное обеспечение работ.

              Для подготовки этого документа, а также для руко­водства всей работой назначается руководитель экспертизы. На него возлагается формирование группы управ­ления и ответственность за организацию ее работы.

                  После формирования группа управления осуществля­ет работу по подбору экспертной группы примерно в та­кой последовательности: уяснение решаемой проблемы; определение круга областей деятельности, связанных с проблемой; определение долевого состава экспертов по каждой области деятельности; определение количества экспертов в группе; составление предварительного спи­ска экспертов с учетом их местонахождения; анализ ка­честв экспертов и уточнение списка экспертов в группе; получение согласия экспертов на участие в работе; составление окончательного списка экспертной группы.

Параллельно с процессом формирования группы экспертов группа управления проводит разработку организации и методики проведения опроса экспертов. При этом решаются следующие вопросы: место и время проведения опроса; количество и  задачи туров опроса; форма проведения опроса; порядок фиксации и сбора результатов опроса; состав необходимых документов.

Вторым этапом работы группы управления является определение организации и методики обработки данных опроса. На данном этапе необходимо определить  задачи и сроки обработки, процедуры и алгоритмы об­работки, силы и средства для проведения обработки.

В процессе непосредственного проведения опроса экс­пертов и обработки его результатов группа управления осуществляет выполнение комплекса работ в соответст­вии с разработанным планом, корректируя его по мере необходимости по содержанию, срокам и обеспечению ресурсами.

Третьим этапом работ для группы управления яв­ляется оформление результатов работы. На этом этапе производится анализ результатов экспертного оценива­ния; составление отчета; обсуждение и одобрение ре­зультатов; представление итогов работы на утвержде­ние; ознакомление с результатами экспертизы организа­ций и лиц.

Динамизм и новизна современных народнохозяйственных задач, возможность возникновения разнообразных факторов, влияющих на эффективность решений, требуют, чтобы эти решения принимались быстро и в то же время были хорошо обоснованы. Опыт, интуиция, чувство перспективы в сочетании с информацией помогают специалистам точнее выбирать наиболее важные цели и направления развития, находить наилучшие варианты решения сложных научно-технических и социально-экономических задач в условиях, когда нет информации о решении аналогичных проблем в прошлом.

Использование метода экспертных оценок помогает формализовать процедуры сбора, обобщения и анализа мнений специалистов с целью преобразования их в форму, наиболее удобную для принятия обоснованного решения.