Забезпечення збереженості архівних документів

Міністерство освіти і науки України

Східноєвропейський національний університет ім. Лесі Українки

Кафедра документознавства і музейної справи

Індивідуальне науково-дослідне завдання

на тему:

«Забезпечення збереженості архівних документів»

ЗМІСТ

ВСТУП...............................................................................................................3

РОЗДІЛ 1. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ НОРМАТИВНИХ УМОВ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ.................................................................................................5

1.1 Створення оптимальних умов зберігання документів......................5

1.2 Розміщення документів у сховищі.....................................................11

РОЗДІЛ.2 ЗАСТОСУВАННЯ СПЕЦІАЛЬНИХ ЗАСОБІВ ЗБЕРІГАННЯ І ПЕРЕМІЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ .................................................................13 

2.1 Порядок видачі справ зі сховищ.........................................................13

2.2 Перевірка наявності та стану справ....................................................17

РОЗДІЛ.3 ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ФІЗИКО-ХІМІЧНОЇ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ.................................................................................................21

3.1 Перевірка фізичного стану документів .............................................21

3.2 Фізико-хімічна та технічна обробка архівних документів ..............24 

ВИСНОВКИ.....................................................................................................27

СПИСКИ ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ.................................................28

ВСТУП

Актуальність теми  дослідження. Архівіст нині - перший, хто має справу з інформацією, створеною в минулому. Він зобов'язаний її відібрати і зберегти. Але архів - це не склад, а наукова установа, яка виконує завдання формування довготривалої соціальної пам'яті суспільства. Державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, що займаються підприємницькою діяльністю без утворення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі документів з особового складом, протягом термінів їх зберігання, встановлених  законом. Завданням архівістів залишається збереження документів, що відображають особливості діяльності тих чи інших організацій і підприємств. Такими особливостями можуть бути: унікальність діяльності, новизна продукції, трудові, суспільні традиції, участь у міжнародних та регіональних програмах, робота в експериментальних умовах. Забезпечення збереженості документів - основне завдання державних архівів. Складність вирішення завдання визначена тим, що ніхто і ніколи не створював документи для «вічного» зберігання. При цьому архіви щороку поповнюються новими фондами, а реставраційні можливості залишаються скромними. В основі сучасного підходу до вирішення даної проблеми лежить принцип поступового переходу до диференційованого, виборчого принципу забезпечення збереженості архівних документів, з урахуванням їх цінності, фізичного стану. Диференційований підхід передбачає виділення із загального обсягу документів , що зберігаються в архіві, так званих пріоритетних об'єктів на рівні фондів, частин фондів, окремих документів. Основою для пріоритетного виділення є два критерії: цінність документів і ознаки фізичного стану, що загрожує їх збереженню (низька потенційна довговічність).

Комплекс заходів щодо створення нормативних умов, дотримання нормативних режимів і належної організації зберігання архівних документів, що виключають їх розкрадання та втрату і забезпечують підтримання їх у нормальному фізичному стані, забезпечує збереження архівних документів в архіві.

Нормативні умови зберігання архівних документів забезпечуються:

- будівництвом, реконструкцією і  ремонтом будівель архівів;

- створенням оптимальних (нормативних) протипожежного, охоронного, температурно-вологісного, світлового та санітарно-гігієнічного режимів в будівлі і приміщеннях архіву;

- застосуванням спеціальних засобів  зберігання і переміщення архівних документів.

 Основною метою роботи є дослідження проблеми забезпечення збереженості архівних документів як одного з головних напрямків роботи архівів. Від того наскільки вірно була обрана стратегія зберігання документів, залежать їх фізичний стан і можливості використання в найрізноманітніших цілях.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

1. Розглянути заходи щодо забезпечення  нормативних умов зберігання  документів.

2. Розкрити порядок застосування  спеціальних засобів зберігання  і переміщення архівних документів

3. Дослідити методику забезпечення фізико-хімічної збереженості документів.

РОЗДІЛ 1.

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ НОРМАТИВНИХ УМОВ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

1. 1 Створення оптимальних  умов зберігання документів

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються: будівництвом, реконструкцією та ремонтом будівель архівів; обладнанням сховищ засобами пожежогасіння, охоронної та протипожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного режиму зберігання, проведення санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо). Будинки для державних архівів можуть бути побудовані спеціально або переобладнані з інших приміщень. Вони повинні бути віддалені від промислових підприємств, що забруднюють повітря (агресивні гази, цементний пил і т.п.), від об'єктів і споруд, небезпечних у пожежному відношенні (нафтосховища, бензоколонки, автостоянки, гаражі і т.п.), а також відповідно до вимог будівельних норм і правил. Придатність місця розташування архіву визначається з урахуванням висновків служби пожежної охорони та санепідемстанції про ступінь забрудненості повітря.

Будівництво та реконструкція будівлі архіву проводяться відповідно до нормативно - правових актів, що містять вимоги до об'єктів технічного регулювання і проектної документації, погодженої з відповідним уповноваженим органом виконавчої влади у сфері архівної справи. Будівля архіву являє собою комплекс основних і допоміжних приміщень, призначених для виконання завдань архіву щодо зберігання, оброблення, використання архівних документів і завдань адміністративно-  господарського, технічного, побутового характеру, відповідати вимогам раціонального планування приміщень.

Склад, розташування, обладнання приміщень основного призначення повинні забезпечувати збереженість архівних документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання вимог технології робіт, охорони праці, техніки безпеки і виробничої санітарії, а також раціональне взаємодія підрозділів архіву. Архів забезпечується архівосховищем, читальним залом, робочими кімнатами, приміщеннями для автоматизованої бібліотеки знімних електронних носіїв, серверного і комунікаційного устаткування. Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших приміщень будівлі. Не допускається розміщення архівних документів у приміщеннях будинку, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають пожежонебезпечні та агресивні речовини або застосовують пожежонебезпечні та хімічні технології.

Архівосховища нумеруються арабськими цифрами у валовому порядку і розташовують ізольовано в віддаленні від лабораторних, виробничих, приміщень, пов'язаних з застосуванням (зберіганням) хімічних речовин, продуктів харчування, а електронного архіву - від джерел електромагнітних випромінювань і силових полів.

Сховища рекомендується розташовувати в будівлях вікнами на північну сторону. Природне освітлення допускається тільки з обов'язковим захистом документів від прямого попадання сонячних променів. Допускається розсіяне освітлення із застосуванням на вікнах жалюзі, захисних фільтрів, штор або забарвленого скла. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах або люмінесцентні лампи з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектру випромінювання.

Зберігання архівних документів здійснюється в темряві. Захист документів від дії світла забезпечується зберіганням документів в коробках, папках і палітурках, застосуванням на вікнах світлонепроникних і світлорозсіювальних штор і т. п. Документи на електронних носіях зберігаються в умовах, що виключають пряме попадання світла, і підлягають додатковому захисті від агресивних домішок у повітряному середовищі (сірчистого газу, сірководню, парів ртуті, оксидів азоту, аміаку), електромагнітно-іонізаційного (радіаційного) впливу.

Захист архівних документів від руйнівної дії природного і штучного світла здійснюється у всіх приміщеннях архіву при будь-яких видах роботи з архівними документами.

Архівосховища забезпечуються сучасними засобами пожежогасіння, охоронної та пожежної сигналізацією. Загальні і поверхові рубильники розташовуються поза архівосховищ. Будівлі архівів обладнуються протипожежним водопостачанням, вуглекислотними вогнегасниками, охоронно-пожежною сигналізацією.

Не допускається розміщення архівосховищ у підвальних, напівпідвальних та цокольних приміщеннях. Через архівосховища не повинні проходити газові, водопровідні та каналізаційні трубопроводи.

 Охоронний режим архіву забезпечується комплексом заходів щодо забезпечення інженерно-технічної укріпленості, обладнання будівлі (приміщення) архіву засобами охоронної сигналізації, організації посту (ів) охорони, опечатування приміщень, дотримання всередині об'єктового та пропускного режимів, зберігання ключів від службових приміщень.

Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатування підлягають архівосховища та приміщення, в яких постійно чи тимчасово зберігаються архівні документи, а також матеріальні цінності, аварійні та запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за відсутності цілодобового поста охорони.

Архівосховища і інші приміщення, де постійно або тимчасово зберігаються архівні документи, обладнуються дверима з підвищеною технічною укріпленістю проти можливого злому, оснащеними замками підвищеної секретності.

Винос з архіву архівних документів, матеріальних цінностей та книг науково-довідкової бібліотеки, а також науково-довідкового апарату дозволяється тільки за спеціальними перепустками, що видаються у встановленому порядку.

Зберігання документів здійснюється в умовах, що забезпечують нормативні параметри світлового, температурно-вологісного та санітарно-гігієнічного режимів.

У архівосховищах, обладнаних системами кондиціювання повітря, підтримується наступний оптимальний температурно-вологісний режим для зберігання документів на:

1) паперових носіях - температура +17 - +19 С, відносна вологість повітря 50-55 відсотків;

2) чорно-білих плівкових носіях - температура +15 С, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;

3) кольорових плівкових носіях - температура +2 - +5 С, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;

4) електронних носіях - температура +15 - +25 С, відносна вологість повітря 40-60 відсотків.

У архівосховищах з нерегульованим кліматом здійснюються раціональне опалення, провітрювання будівлі і зволоження (осушення) повітря. Різкі коливання (сезонні і протягом однієї доби) температури і відносної вологості повітря не допускаються.

Температурно-вологісний режим контролюється шляхом регулярного вимірювання температури і відносної вологості кімнатного і зовнішнього повітря в один і той же час: в кондиціонованих приміщеннях - не рідше 1 разу на тиждень; в архівосховищах з нерегульованим кліматом - 2 рази на тиждень; при порушеннях режиму - 1 раз на добу.

Контрольно-вимірювальні прилади температурно-вологісного режиму (термометри, психрометри, гігрометри) розміщуються на віддалі від опалювальних та вентиляційних систем. Показання контрольно-вимірювальних приладів фіксуються у спеціальних реєстраційних журналах, в яких також відображаються перевірка правильності показань приладів і заходи, прийняті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму у випадках його порушення.

Приміщення сховищ повинні підтримуватися в зразковому порядку і чистоті, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів та накопичення пилу. У архівосховище забезпечується вільна циркуляція повітря, виключно утворення непровітрюваних зон сталого мікроклімату. Не допускається розміщення архівних документів на підлозі, підвіконнях.

Основними засобами зберігання документів є стаціонарні або пересувні металеві стелажі, дерев'яні стелажі, оброблені вогнезахисними засобами. В якості допоміжного або спеціального обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками і полицями.

Кінодокументи, рулонні мікрофільми зберігаються у горизонтальному положенні в металевих або пластикових коробках на стелажах типу "ялинка" або на стаціонарних стелажах. Кінодокументи на негорючій триацетатній основі зберігаються в нещільно закритих металевих або пластикових з отворами коробках для запобігання скупчування всередині коробки парів оцтової кислоти, що виділяються основою кіноплівки. Відеодокументи зберігаються у вертикальному положенні в заводській упаковці.

Не допускається зберігання архівних документів на носіях з магнітним робочим шаром на феромагнітних металевих стелажах; сталеві стелажі можуть бути використані у виняткових випадках, тільки за умови розмагнічування і замикання контурів стелажа (з'єднання металевих частин стелажа електропроводів та їх ефективне заземлення).

Кожна одиниця зберігання аудіовізуального або електронного документа вкладається в негерметичну індивідуальну упаковку. При цьому повинно бути виключено вільне переміщення архівного документа всередині упаковки.

Архівні документи на паперовій основі розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в коробках або інших первинних засобах зберігання (папках, футлярах і т.п.). Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, сходових майданчиках або в не розібраних стосах. Засоби зберігання встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами. Не допускається їх розміщення впритул до зовнішніх стін будинку і джерел тепла.

Розстановка засобів зберігання здійснюється у відповідності з наступними нормами: відстань між їх рядами - 120см; засобами зберігання - 75см; зовнішньою стіною будівлі та паралельними їй засобами зберігання - 75см; стіною і торцем засобів зберігання - 45см; підлогою та нижньою полицею засобів зберігання - 15 см.

1.2 Розміщення документів у сховищі

Розміщення документів у сховищах повинно бути раціональним. Документи повинні розміщуватися відповідно до облікових документів в порядку, що забезпечує їх оперативний пошук.

Для оперативного пошуку документів в архіві створюється науково-довідковий апарат до документів архіву:

- описи справ і номенклатури справ;

- предметні, предметно-тематичні картотеки;

- картотеки по особовому складу;

- покажчики;

- історичні довідки;

- огляди документів.

Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів довгострокового (понад 10 років) зберігання та документів з особового складу. Порядок розміщення фондів в архіві визначається планом (схемою) їх розміщення. Схема передбачає розподіл комплексів фондів по сховищах із зазначенням (при необхідності) номерів фондів по кожному стелажу сховища.

В одному архівосховищі можуть розміщуватися архівні документи різного виду, але потребують однакових режимів зберігання (наприклад, архівні документи на магнітних стрічках і дискових носіях з магнітним шаром; архівні документи на кіноплівці і мікрофільми та ін.)

Всі приміщення архіву (будівлі, корпуси, поверхи, яруси, кімнати), а також стелажі, шафи та полиці нумеруються. Засоби зберігання нумеруються самостійно зліва направо від входу в архівосховище, їх полки - зверху вниз зліва направо.

З метою закріплення місця зберігання і пошуку документів у сховище складаються пофондові і постелажні топографічні покажчики. Вони складаються на картках. Картка пофондового топографічного покажчика складається окремо на кожен фонд, ці картки розташовуються в порядку номерів архівних фондів . На ній вказується назва фонду, номер фонду, корпус, поверх (ярус), архівосховище, кімната, опис №, справ з № по №, стелаж №, шафа №, полиця №, примітки.  Картки постелажного топографічного покажчика заводяться на кожен стелаж і розташовуються по порядку номерів стелажів в межах окремого приміщення. Один примірник топографічних покажчиків зберігається у працівника (ів), відповідального (их) за облік документів архіву, другий - у архівосховищі.

Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитів. Зміни в розміщенні документів своєчасно відбиваються у всіх примірниках, а також у схемі розміщення фондів.

РОЗДІЛ.2

ЗАСТОСУВАННЯ СПЕЦІАЛЬНИХ ЗАСОБІВ ЗБЕРІГАННЯ І ПЕРЕМІЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ  
2. 1 Порядок видачі справ зі сховищ

Справи видаються зі сховищ:

- для використання (користувачам в читальний зал, співробітникам архіву в робочі приміщення, установам і організаціям у тимчасове зберігання);

- для проведення архівних робіт з документами.

Справи, що містять особливо цінні документи, для використання зі сховищ НЕ видаються, замість них видаються копії. Видача справ зі сховищ і прийом їх назад виробляються зберігачем фондів. Архівні документи видаються з архівосховища на термін: до одного місяця - користувачам в читальний зал і працівникам архіву (крім особливо цінних документів, які видаються на строк не більше двох тижнів); до трьох місяців - фондоутворювачам; до шести місяців - судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам.

Видача архівних документів з архівосховища для експонування здійснюється на строк, визначений договором про проведення виставки.

Видача справ зі сховищ оформляється відповідними документами і реєструється в особливих книгах. Видачу архівних документів з архівосховища і прийом їх назад, у тому числі перевірку наявності та стану архівних документів перед видачею їх з архівосховища і при поверненні, виробляє працівник архівосховища.  Перевірку наявності та стану архівних документів, що повертаються користувачами в читальному залі, здійснює працівник читального залу.

Обов'язковій поаркушній перевірці наявності та стану перед видачею архівних документів з архівосховища і при їх поверненні підлягають: унікальні документи та особливо цінні документи; архівні документи, що мають в оформленні або додатку до них дорогоцінні камені і метали; несброшуровані архівні документи; справи, які раніше не видавалися з архівосховища і не мають аркушів-засвідчувачів; справи, що містять автографи, графічні документи, поштові та гербові знаки, листівки, конверти з адресами, марками, та інші архівні документи, потенційно представляють інтерес для колекціонерів.

Склад інших справ, що підлягають поаркушній перевірці, визначається керівництвом архіву на основі рішення експертно-методичної комісії.

Архівні документи, що видаються з архівосховища, повинні мати архівний шифр, пронумеровані листи, лист-засвідчувач і лист використання документів.

Підготовка архівних документів до видачі з архівосховища включає: звірення архівного шифру та заголовків (анотацій) з описом (книгою обліку і описи) справ, документів; перевірку архівних справ - у встановлених випадках.

Звірка архівного шифру архівних документів з описом (книгою обліку і описів) справ і документів передбачає перевірку правильності оформлення обкладинки та титульного аркуша справи, первинного засобу зберігання аудіовізуального, електронного документа, правильності складання заголовка і шифру одиниці зберігання. За наявності великих виправлень обкладинка і титульний лист замінюються зі збереженням при необхідності старої обкладинки.

При підготовці до видачі з архівосховища окремих архівних документів, вилучених зі справ, на зворотному боці кожного аркуша поза текстом архівного документа проставляється штамп з архівним шифром.

З метою контролю за збереженням архівних документів підрозділ, відповідальний за зберігання архівних документів, проводить перевірки збереження виданих з архівосховища архівних документів. Перевірки проводяться в плановому порядку або в міру потреби за погодженням з керівництвом архіву.

При поверненні архівних документів у архівосховище здійснюється п перевірка їх фізичного стану в установленому порядку. У книзі видачі архівних документів робиться відмітка про повернення архівних документів у присутності повернення їх працівників архіву або фондоутворювача. Якщо виявлені ушкодження повертаються до архівних документів, складається акт у довільній формі, який підписується працівником архівосховища та особою, що повертає архівні документи, та подається на розгляд керівництва архіву.

При транспортуванні архівних документів на будь-які відстані дотримуються заходи з охорони і захисту їх від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища шляхом застосування спеціальних видів упаковок, що забезпечують захист архівних документів від опадів, світла, механічних пошкоджень.

Транспортування архівних документів здійснюється при їх щільному укладанню, яка виключає можливість переміщення архівних документів всередині упаковки, ударів і різних струсів, при цьому фотофонодокументи упаковуються у вертикальному положенні в коробки жорсткої конструкції відповідного розміру, загорнуті у вологонепроникну тканину. Інші аудіовізуальні та електронні документи, графічні та великоформатні справи і документи переміщуються тільки в упаковці, в якій вони зберігаються, або в спеціально призначених для їх переміщення засобах.

Для переміщення архівних документів всередині архіву використовуються пересувні візки та інші засоби транспортування.

Внутрішньоміські перевезення архівних документів виробляються в закритих автомашинах при обов'язковому супроводі працівника архіву. Транспортування архівних документів на далекі відстані проводиться в упакованому вигляді в закритому транспортному засобі відповідно до правил перевезення цінних вантажів, встановленими для відповідного виду транспорту.

2. 2 Перевірка наявності  та стану справ

Мета перевірки наявності та стану справ в архівах - встановити відповідність фактичної наявності справ описовим статтями і підсумковим записам у описах; виявити пошкоджені справи, що містять документи з текстами, що вимагають реставрації, палітурки, дезінфекції, перевороту на іншу сторону і тому подібне. Перевірки наявності та стану архівних документів проводяться в плановому порядку, а також одноразово (позачергові).

У державному архіві, музеї, бібліотеці, архіві Російської академії наук планова циклічна перевірка наявності та стану проводиться :

- унікальних документів - щорічно;

- особливо цінних документів  на паперовій основі - один раз  на 10 років (у державній бібліотеці - один раз на 5 років);

- аудіовізуальних та електронних документів - один раз на 5 років;

- кінодокументів на нітрооснові - один раз на 2 роки.

Циклічність перевірки наявності інших архівних документів визначається на підставі рішення експертно-методичної комісії (або іншого дорадчого органу) архіву в залежності від інтенсивності використання і стану обліку архівних документів, але не менше одного разу на 25 років (у державній бібліотеці - один раз на 15 років).

У муніципальному архіві, музеї, бібліотеці, планова циклічна перевірка наявності архівних документів проводиться 1 раз на 10 років.

У разі стихійних лих, масових переміщень та інших обставин, за час яких можуть бути втрачені документи, проводяться позачергові одноразові перевірки наявності та стану всіх фондів архіву або окремих комплексів матеріалів. Перевірку наявності та стану справ проводить група співробітників у кількості не менше 2 осіб. До початку роботи встановлюється повнота облікових документів, облікові документи ретельно вивіряються, тобто встановлюється, чи правильно відображені в підсумкових записах фактично значаться за описом номери справ. Перевірка проводиться шляхом звіряння фактичної наявності справ до опису. При цьому звіряється номер справи, індекс справи, заголовок, крайні дати документів справи, кількість аркушів, зазначених в опису, з описом справи на його обкладинці. Фізичний стан визначається шляхом візуального огляду справи. Всі виявлені в ході перевірки недоліки (відсутність справ, технічні помилки в підрахунку, помилки в описі, фізичні ушкодження) вносяться в лист перевірки наявності та стану справ. Лист перевірки заповнюється безпосередньо в ході перевірки на кожну описі окремо, листи перевірки нумеруються по порядку номерів і підписуються виконавцем.

При перевірці наявності та стану справ необхідно: зберігати порядок розташування справ на стелажах, в коробках, папках; підкладати на свої місця, виявлені під час перевірки, неправильно підкладені справи інших фондів; вилучати справи, не внесені в опис; повідомляти завідувачем архівосховищах про справи, заражених біологічними шкідниками, для негайної їх ізоляції. Справи, не внесені до опису, поміщаються в кінець фонду. Внесення в опис неврахованих справ у ході перевірки забороняється. По закінченні перевірки наявності та стану справ у кінці опису проставляється штамп «перевірено», дата, посада і підпис. На підставі підсумкових записів в листах (листі) перевірки складається акт перевірки наявності та стану справ, в якому вказується номер, назва та категорія фонду, дата перевірки, а також сумарні дані за підсумками перевірки: кількість справ, значаться по описам, кількість справ, що не опинилися в наявності, кількість літерних номерів, не зазначених в опису, пропущених номерів, а також кількість справ, що опинилися в наявності. В акті вказується також кількості справ, що вимагають підшивки, дезинфекції та дезинсекції, реставрації, відновлення запущених текстів . Одночасно з актом перевірки можуть складатися у разі потреби довідки про технічні помилках при підрахунках, акти виявлення неврахованих справ, акти по невиправному пошкодженні справ та ін.

Якщо в ході перевірки не було виявлено порушень в умовах зберігання документів фонду, то матеріали перевірки підшиваються в справу фонду, а дані про справи, що вимагають проведення дезинфекції, реставрації, передаються в лабораторію мікрофотокопіювання та реставрації документів. Можливі випадки, коли в ході перевірки наявності виявляється відсутність справ. Це свідчить про порушеннях збереження документів і потребує вжиття невідкладних заходів. У цьому випадку архів повинен почати роботу з розшуку справ протягом одного року з моменту завершення перевірки.

 У ході розшуку необхідно :

- вивчити облікові документи  з видачі справ зі сховища;

- перевірити правильність підсумкового запису в описі, по якому числяться невиявлені справи, так як могли бути допущені технічні помилки в порядковій нумерації справ, а при складанні підсумкових записів пропущені і літерні номери не були враховані;

- проаналізувати заголовки невиявлених  справ в описах справ, що дозволить  виявити справи, включені в опис двічі або включені в інший опис даної організації, але під іншим номером;

- вивчити старі описи на справи, які зазнали раніше науково-технічної обробки, звірити їх з описом, за яким проводилася перевірка;