Законы РФ, правовые акты РФ, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения

1 вариант

 

1.  Перечислить Законы РФ, правовые акты РФ, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

2.  Порядок оформления документов (нумерация страниц, оформление дат, общепринятые сокращения, оформление цифровой информации, единицы измерения, математические формулы, оформление таблиц, знаки препинания, правила оформления заголовков, правила оформления текста, общепринятые формулировки, типология обращений).

3.  Задача-задание: Напишите заявление об увольнении Вас с работы в   связи с переездом  на новое местожительство.

4.  Предоставить  2  образца документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

1. Введение.
2. Законы РФ, правовые акты РФ, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.
3. Порядок оформления документов.
4. Заявление об увольнении.
5. Образцы документов.
6. Список использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение.

 

Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Законы РФ, правовые акты РФ, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

 

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает  виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения  или прекращения, подтверждения  правоотношений и др.

 

Основными из них являются:

1. Закон Российской Федерации  «О стандартизации»

2. Федеральный закон РФ  «Об информации, информатизации  и защите информации»

3. Федеральный закон «Об  участии в международном информационном  обмене»

4. Закон РФ «О государственной  тайне»

5. Закон РФ «Об Архивном  фонде РФ и архивах»

 

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 года № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Федеральный закон  РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения  в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной  и негосударственной собственностью и находиться в собственности  граждан, органов государственной  власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством  РФ, в том числе он имеет право:

- назначить лицо, осуществляющее  хозяйственное ведение информационными  ресурсами, или оперативное управление  ими;

- установить в пределах  своей компетенции режим и  правила обработки, защиты информационных  ресурсов и доступа к ним;

- определять условия распоряжения  документами при их копировании  и распространении.

Граждане, органы государственной  власти, органы местного самоуправления, организация и общественные объединения  обязаны представлять документированную  информацию органам и организациям, ответственным за формирование и  использование государственных  информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений  этого закона нашло выражение  в Указе Президента «Об основах  государственной политики в сфере  информатизации» от 20 января 1994 года, постановлениях Правительства «Об  информационном обеспечении предпринимательства  в РФ» от 1 декабря 1994 года, «Об  улучшении информационного обеспечения  населения РФ» от 12 января 1996 года и др.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон РФ «О государственной  тайне» от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование  организации архивного дела в  стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон «О бухгалтерском  учете», указав, что бухгалтерский  учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы   служат   первичными   учетными  документами.   При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных  актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических  лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого  одним лицом другому.

В ряде статей установлены  требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к  содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют  юридические лица ст.185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных  обществах» и «Об обществах с  ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ  значительное внимание уделяют порядку  документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов!

Статья 89 закона «Об акционерных  обществах» и ст. 50 закона «Об обществах  с ограниченной ответственностью»  определяют обязанности обществ  по хранению документов. Закон установил  обязательность хранения документов обществ  по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность  документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями! архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана  с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому  многие документы учреждений, организаций  и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение.

Закон «О языках народов  Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об  основах государственной службы российской Федерации», посвященном  правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства  Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов  федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен  также порядок его государственной  регистрации в Министерстве юстиции  РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и  присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать  при составлении и оформлении управленческих документов. К таким  актам относятся, например, «Закон РФ  товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем  законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных) направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законов законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональный качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Порядок оформления документов при приёме на работу.

 

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника  о приме на работу обязан потребовать  предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)):

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением  случаев, когда трудовой договор  заключается впервые или работник  поступает на работу на условиях  совместительства; 
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний — при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки.

 

В отдельных случаях, с  учетом специфики работы, ТК РФ, иными  федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства  РФ может предусматриваться необходимость  предъявления при заключении трудового  договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных  ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ. 
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней. 

 

Обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию  при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ. Поэтому работодатель вправе потребовать предъявления соответствующей  справки о состоянии здоровья. Так, при поступлении на работу в  продовольственные магазины, рестораны, кафе, в магазины по продаже детских  вещей (одежды, обуви, игрушек) работники (продавцы, повара и др.) обязаны предъявить администрации медицинскую справку  о состоянии здоровья. Такое требование обусловлено интересами охраны здоровья населения (покупателей) (ст. 213,266 ТК РФ). В некоторых случаях от поступающих  могут потребовать и такие  документы, как трудовая рекомендация ВТЭК (при приеме на работу инвалидов). От лица, поступающего на работу, сопряженную с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну, работодатель вправе потребовать представления дополнительных документов для оформления допуска к государственной тайне. 

 
Трудовой договор.

Трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах, каждый из которых  подписывается сторонами. Один экземпляр  трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя —  как правило, в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с  ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В случае, если прием на работу был оформлен приказом работодателя, но письменный трудовой договор по каким-либо причинам не заключался, оформить возникшие трудовые отношения письменно работодатель может только с согласия работника. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому в каждом случае она определяется произвольно. Рекомендации но заключению трудового договора в письменной форме и примерная форма трудового договора утверждены Постановлением Минтруда России от 14.07.1993 г. № 135. Однако при ее применении необходимо учитывать требования ТК РФ, в частности ст. 57 ТК РФ.

Письменная форма трудового  договора не исключает издания приказа  о приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ). Преимущество письменной формы  договора заключается в том, что  все условия трудового договора, права и обязанности сторон фиксируются  в едином акте, обязательном как  для работника, так и для работодателя. Это вносит определенность в их отношения, повышает гарантии реализации достигнутых  договоренностей по основным условиям труда. На практике письменная форма  трудового договора позволяет предотвратить  многие конфликтные ситуации. При  заключении трудового договора соглашением  сторон может быть обговорено испытание  работника в целях проверки его  профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Работнику, принятому на работу без испытания, испытательный срок не устанавливается. В некоторых случаях установление испытания является обязательным. Так, Федеральным законом от 31.07.1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы в РФ» для граждан, впервые принимаемых на государственные должности государственной службы, испытание устанавливается обязательно. В период испытательного срока на работника распространяются положения ТК РФ, иных нормативных правовых актов, а также правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, система оплаты труда и т. п. Его положение ничем не должно отличаться от положения других работников организации.

 
Испытание при приеме на работу не устанавливается  для: 
- лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом; 
- беременных женщин;

- лиц, не достигших  возраста 18 лет;

- лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

- лиц, избранных (выбранных)  на выборную должность на оплачиваемую работу; 
- лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; - лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;

- в иных случаях, предусмотренных  ТК РФ, иными федеральными законами  и коллективным договором.

 

Срок испытания не может  превышать трех месяцев, а для  руководителей организаций и  их заместителей, главных бухгалтеров  и их заместителей, руководителей  филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений  организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным  законом. Для работников, принимаемых  на сезонные работы, срок испытания  не может быть более двух недель (ст. 294 ТК РФ). Установленные ТК РФ предельные сроки испытания не могут быть увеличены или продлены ни самим  работодателем, ни по его соглашению с работником. В срок испытания  не засчитываются период временной  нетрудоспособности работника и  другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся. В период испытательного срока работодатель должен выяснить деловые и профессиональные качества работника.

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право  до истечения срока испытания  расторгнуть трудовой договор с  работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Это могут быть ссылки на акты о выпуске бракованной продукции, о несвоевременном, некачественном выполнении порученной работы, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка организации, о допущенных ошибках и др. Работник имеет право обжаловать решение работодателя в судебном порядке, поэтому кадровой службе особенно важно фиксировать и документально оформлять все нарушения испытуемого. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится на основании ст. 71 ТК РФ и только до окончания испытательного срока, без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. По результатам испытания нельзя уволить беременную женщину, поскольку расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами не допускается, за исключением случаев ликвидации организации (ст. 261 ТК РФ).  

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание  и последующее расторжение трудового  договора допускается только на общих  основаниях. Издания приказа об «окончательном»  приеме работника на работу не требуется. Для испытуемого установлен упрощенный порядок увольнения. Так, если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет  право расторгнуть трудовой договор  по собственному желанию, предупредив  об этом работодателя в письменной форме не за две недели, а всего  за три дня. Таким образом, процедура  приема на работу предусматривает следующую  последовательность действий.

1. Будущий работник составляет  в письменной форме заявление  на имя руководителя организации  о приеме его на работу, ставит  дату и подписывает заявление.  При этом он предъявляет необходимые  документы, предусмотренные ТК  РФ. Лицо, уполномоченное осуществлять  прием работников, пишет на заявлении  гражданина «В приказ», ставит  дату и подписывается. 
2. С работником заключается письменный трудовой договор, который подписывается работником и работодателем (директором, начальником отдела кадров и т. п.).

3. Прием на работу оформляется  приказом (форма № Т-1а), изданным  на основании заключенного трудового  договора, и объявляется работнику  под расписку в трехдневный  срок. Содержание приказа должно  соответствовать условиям заключенного  трудового договора (ст. 68 ТК РФ). По требованию работника ему  должна быть выдана заверенная  копия указанного приказа. Приказ  о приеме работника на работу  — это распорядительный документ, которым оформляется подписанный  трудовой договор. Ни приказ, ни  завизированное заявление о приеме  не могут заменить трудовой  договор. 
4. Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении). 
При приеме на работу кадровик обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Кроме того, работник должен быть ознакомлен с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями, должностной инструкцией. С новым работником должен быть проведен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной безопасности и другим правилам по охране труда. Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т. д. должны регулироваться условиями коллективного договора и другими локальными актами.  
Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты. В соответствии с Федеральным законом от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями (например, работодатели) владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима зашиты, обработки и порядка использования этой информации.

 
Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке  персональных данных работника обязаны  соблюдать следующие общие требования: - обработка персональных данных работника  может осуществляться исключительно  в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; - все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Заявление об увольнении в связи с переездом на новое место жительства.

                                             Директору ООО «Форвард-Трейд»

                                             Рахматуллину Р.Д.

                                             от менеджера отдела закупа

                                             Трофимовой Н.В. 

 

 

  

 

 

 

                            ЗАЯВЛЕНИЕ 

 

Прошу уволить меня по собственному желанию  с «01» апреля 2013 г.

в связи с переездом на новое  место жительства в г.Оренбург. 

 

 

  

 

 

  

 

                                                       _______      Трофимова Н.В.

                                      

                                                               «16» марта 2013 г. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Образцы документов.
1. Образец заявления о приёме на работу.

_________________________________________

_________________________________________       (кому: должность и Ф.И.О. руководителя,)

от _________________________________________

(ф.и.о., должность данные работника)

 

 

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня с «__»__________ _____ г. на работу в _________________________

(отдел, цех)

по должности (по профессии) __________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(дополнительные условия)