Журнально- ордерна форма обліку в бюджетних установах

1. Журнально-ордерна форма обліку в бюджетних установах.

Журнально-ордерна форма  бухгалтерського обліку регламентована Методичними рекомендаціями № 356. Положення  цих рекомендацій направлені на узагальнення в регістрах бухгалтерського  обліку (крім регістрів забалансового обліку) методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань і фактах фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій і інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форми власності, організаційно-правової форми і виду діяльності (далі - підприємства), на накопичення аналітичних даних про склад і рух активів, капіталу і зобов'язань, доходів, витрат, фінансових результатів.

Методичними рекомендаціями № 356 передбачено складання наступних облікових регістрів (якщо відбулися відповідні операції):

o журналів;

o відомостей;

o аркушів-розшифровок;

o реєстру заробітної  плати, що депонується;

o бухгалтерських довідок.

За необхідністю складаються таблиці аналітичних даних.

Облікові регістри призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що міститься  в прийнятих до обліку первинних  документах. Вони складаються щомісячно і підписуються виконавцями і головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства. Регістри бухгалтерського обліку (журнали, відомості, таблиці аналітичних даних, аркуші-розшифровки) за всіма господарськими операціями заповнюються в гривнах і копійках, а регістри, які, крім того, ведуться окремо за операціями в іноземних валютах, - у відповідних вимірниках іноземної валюти. Журнали є основними регістрами синтетичного, а при невеликому обсязі облікової інформації - і регістрами аналітичного обліку. Сума підсумків журналу за горизонтальним підрахунком (сума рядків) дорівнює сумі підсумків цього журналу за вертикальним підрахунком (сума граф).

Відомості і аркуші-розшифровки  призначені для аналітичного обліку об'єктів, попереднього накопичення, групування і узагальнення облікової інформації, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах.

Бухгалтерські довідки  використовуються для виправлення  помилок минулих звітних періодів.

Головна книга використовується для узагальнення облікових записів в журналах, взаємоперевірки облікових записів по рахунках бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності.

Методичні рекомендації № 356 передбачають застосування наступних  регістрів бухгалтерського обліку (табл. 1.7)

Таблиця 1.7. РЕГІСТРИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО  ОБЛІКУ, ЗАТВЕРДЖЕНІ НАКАЗОМ МІНІСТЕРСТВА ФІНАНСІВ УКРАЇНИ № 356

Ведення облікових  регістрів і котирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, щонайменше, коду класу рахунків і коду синтетичного рахунку.

Записи в журналах здійснюються за кредитом одного або декількох  синтетичних рахунків в дебет  інших рахунків синтетичного обліку, а в деяких журналах - і в дебет  субрахунків бухгалтерського обліку і інших складових аналітичного обліку (наприклад, статті, елементи).

Формування аналітичних  даних здійснюється групуванням  однакових за економічним змістом  даних первинних документів у  відомостях, з яких підсумки переносяться у відповідні журнали. У разі потреби  підприємством може розширюватися, змінюватися деталізація (розріз) аналітичної інформації в регістрах бухгалтерського обліку.

Коли необхідну аналітичну деталізацію показників за об'єктами обліку на окремих рахунках (запасів, витрат, доходів і т. п.) безпосередньо  в журналах забезпечити неможливо, то заздалегідь дані первинних документів в потрібному аналітичному розрізі групуються (накопичуються) в допоміжних відомостях (аркушах-розшифровках), з яких підсумки записуються в журнали.

Аналітичні дані в облікових  регістрах повинні узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Господарські операції відображаються в облікових регістрах під  час надходження первинних документів або підсумками за місяць, залежно  від характеру і змісту операції. Інформація в облікові регістри переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом. Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, і з відомостями.

На документах, дані яких включені в облікові регістри, указують номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістра і номер запису указують на окремому листі, що додається до зброшурованих документів.

У облікових регістрах, показники  яких переносять в Головну книгу  або в інші облікові регістри, роблять  відмітку про це у відповідному рядку  регістра.

У Головну книгу заносяться підсумки оборотів за кредитом кожного  рахунка окремо з журналів після підписання їх головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

У Головній книзі відображаються:

- сальдо на початок  і кінець поточного місяця;

- обороти за поточний  місяць за кредитом цього рахунку,  що приводяться однією сумою;

- обороти за поточний  місяць за дебетом цього рахунку,  що приводяться сумою згідно  кореспондуючих рахунків з журналів.

На відміну від журналів і відомостей, які відкриваються  щомісячно, Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожен синтетичний рахунок в Головній книзі відводять окрему сторінку.

Перевірка правильності записів  в Головній книзі здійснюється підрахунком  суми оборотів і сальдо по всіх рахунках. Крім того, з метою перевірки правильності складання облікових регістрів може застосовуватися Оборотна відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення в неї оборотів зі всіх журналів. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом (на початок і кінець періоду) мають бути відповідно рівні. Тобто ознакою правильності складання оборотної відомості є наявність трьох попарно рівних підсумків:

1) Сальдо на початок  періоду за дебетом всіх рахунків = Сальдо на початок періоду за кредитом всіх рахунків.

2) Обороти за дебетом  всіх рахунків = Обороти за кредитом  всіх рахунків.

3) Сальдо на кінець  періоду за дебетом всіх рахунків = Сальдо на кінець періоду  по кредиту всіх рахунків.

Якщо підприємство до переходу на сплату єдиного податку застосовувало журнально-ордерну форму обліку і для нього доцільно продовжувати її вести, то суб'єкт малого підприємництва може не переходити на спрощені форми бухгалтерського обліку.

2. Облік операцій на поточному та реєстраційному рахунках.

Бюджетні установи та організації, як і підприємства виробники  сфери, більшість грошових розрахунків  здійснюють у безготівковій формі, а свої вільні кошти зобов'язані  зберігати на поточних рахунках у банках або реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунках в органах Державного казначейства.

Для обліку наявності  цих коштів та операцій з ними у  плані рахунків бюджетних установ  передбачені синтетичні рахунки 31 "Рахунки у банках" та 32 "Рахунки в казначействі". Перший використовують в основному установи, які мають кошти в іноземній валюті, і яким відкривають поточні валютні рахунки у банках, а другий — установи, що обслуговуються в органах ДКУ.

До синтетичних  рахунків 31 та 32 передбачені субрахунки за видами коштів згідно з рахунками, відкритими у банках або органах ДКУ. Наприклад:

313 "Поточні  рахунки для обліку коштів, отриманих  як плата за послуги";

323 "Спеціальні  реєстраційні рахунки для обліку  коштів, отриманих як плата за послуги";

315 "Поточні  рахунки для обліку депозитних  сум";

325 "Спеціальні  реєстраційні рахунки для обліку  депозитних сум" і т. ін.

Безготівкові  розрахунки бюджетних установ здійснюються за такими принципами:

1) бюджетна установа  не має права самостійно обирати установу банку для відкриття рахунків;

2) бюджетна установа  сама обирає форму безготівкових  розрахунків і погоджує її  у відповідній угоді (договорі, контракті), укладеній з постачальником, виходячи з умов фінансування  та наявних коштів;

3) кошти з рахунка установи списуються лише за розпорядженням його власника;

4) момент здійснення  платежу має бути максимально  наближеним до часу надання  послуг, виконання робіт, отримання  матеріалів тощо;

5) платежі здійснюються  в межах залишків коштів на  рахунку платника;

6) платежі здійснюються  лише в розмірі зареєстрованих зобов'язань платника;

7) платежі здійснюються  лише на передбачені кошторисом  цілі та на підставі документів, що підтверджують цільове призначення  витрачання коштів.

Безготівкові  розрахунки здійснюються з використанням різних видів розрахункових документів:

— платіжні доручення;

— платіжні вимоги-доручення;

— розрахункові чеки;

— акредитиви;

— документи  в електронному вигляді у системі "клієнт— банк".

Найбільш поширеними у бюджетних установах є розрахунки за допомогою платіжних доручень, які застосовуються як у розрахунках за товари, роботи, послуги, так і за нетоварними операціями (переказ коштів підвідомчим установам, платежі до бюджету, органів соціального страхування, погашення іншої кредиторської заборгованості, претензій, штрафів, пені тощо). Платіжні доручення подаються органу Державного казначейства у двох примірниках.

При фінансуванні бюджетних установ через органи ДКУ порядок розрахунків платіжними дорученнями має свої особливості, які випливають з того, що функцію обслуговуючого банку для таких установ фактично виконує орган ДКУ. Розрахунки при цьому здійснюються у такій послідовності (рис. 2.4):

1 — на підставі  угоди (тендерної угоди, контракту)  постачальник відвантажує продукцію, виконує роботи, надає послуги бюджетній установі;

2 — після  виконання роботи, відвантаження  продукції, надання послуги постачальник  направляє бюджетній установі  рахунок-фактуру;

3 — бюджетна  установа подає до органу ДКУ  платіжні доручення з підтвердними  документами;

4 — орган  ДКУ після перевірки наявності  зареєстрованого відповідного зобов'язання  та коштів на рахунку установи  за відповідним кодом бюджетної  класифікації витрат (згідно з  кошторисом) подає до уповноваженого  банку платіжні доручення;

5 — уповноважений банк списує кошти з єдиного казначейського рахунка і переказує їх установі банку постачальника;

6 — уповноважений  банк надсилає органу ДКУ виписки  з казначейського рахунка з  доданими платіжними дорученнями;

7 — орган  ДКУ списує кошти з реєстраційного рахунка бюджетної установи і надсилає останній виписку з рахунка з доданими платіжними дорученнями;

Рис. 2.4. Послідовність  розрахунків платіжними дорученнями через органи Державного казначейства

8 — банк постачальника  зараховує кошти на рахунок  отримувача коштів і надсилає  виписку з рахунка постачальнику  з доданими платіжними дорученнями.

Кореспонденція  субрахунків бухгалтерського обліку з надходження доходів за загальним фондом наведена у табл. 2.1, тому тут наводяться лише деякі операції за коштами загального і спеціального фондів (табл. 2.2).

Таблиця 2.2. Кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку за витратами коштів з рахунків у банку та органах ДКУ.

Облік операцій за рухом грошових коштів на рахунках у банках та органах ДКУ ведуть у меморіальному ордері № 2 т. ф. № 381 (бюджет) — за коштами загального фонду та у меморіальному ордері N9 3 т.ф. № 382 (бюджет) — за коштами спеціального фонду. При цьому для кожного субрахунки складають окремий меморіальний ордер з додатковою нумерацією (2а, 26, За, 36 і т. ін.). Записи у накопичувальні відомості здійснюють на підставі виписок банку (органу ДКУ) з доданими розрахунковими документами. У кінні місяця підсумки оборотів за кожним меморіальним ордером переносять окремим рядком у книгу Журнал-головна.

3. Облік касових операцій

Касові операції — це операції, пов'язані з прийманням, зберіганням, видачею готівки касами банків, підприємств, організацій тощо.

Усі підприємства згідно із законодавством зберігають свої кошти в банках. Для здійснення операцій з готівкою на підприємствах  створюються каси.

Каса підприємства [3] — приміщення або місце, призначене для приймання, видачі і зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.

Каса повинна  бути спеціально обладнана, а кошти  зберігатися в металевій шафі. Видача грошей здійснюється через віконце, при зачинених дверях. Доставка отриманої готівки з банку здійснюється, в разі потреби, з охороною; не можна перевозити готівку в громадському транспорті.

З касиром обов'язково укладається договір про матеріальну відповідальність.

Підприємства  можуть розраховуватись готівкою як за рахунок коштів, одержаних у  банку, так і за рахунок готівкової виручки. Сума готівкового розрахунку з одним підприємством (підприємцем) не повинна перевищувати 10 тис. грн. на день. Ці обмеження не стосуються розрахунків з фізичними особами, бюджетами, державними цільовими фондами, а також розрахунків за спожиту електроенергію, за закуплену сільгосппродукцію тощо.

Підприємству  встановлюється ліміт залишку готівки  в касі одним із обслуговуючих банків за вибором підприємства. В інші

банки, де підприємство має поточні розрахунки, подаються  копії заяви-розрахунку з установленим лімітом каси. Штраф за перевищення  ліміту готівки в касі [1] стягується в двократному розмірі сум  виявленої понадлімітної готівки за кожний день. В дні виплати зарплати впродовж трьох днів дозволяється перевищення ліміту готівки в касі.

Інвентаризація  каси проводиться раптово у терміни, встановлені керівником. Результати інвентаризації оформляють актом інвентаризації. Надлишки оприбутковують у дохід підприємства, нестачі відносять на касира (крім випадків крадіжок, стихійних лих тощо).

Рух коштів у  касі оформлюють такими первинними документами [5]:

— прибутковий  касовий ордер (форма № КО-1);

— видатковий касовий  ордер (форма № КО-2);

— платіжні, розрахунково-платіжні відомості.

Приймання готівки  в касу підприємства оформлюють прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером. При прийманні готівки  видається квитанція з підписами  головного бухгалтера і касира та печаткою. На гроші, отримані в банку за грошовим чеком, теж оформлюють прибутковий касовий ордер.

Видачу грошей із каси оформлюють видатковими касовими ордерами або платіжними відомостями, підписаними керівником і головним бухгалтером.

Приймання і видачу готівки за касовими ордерами здійснюють тільки в день їх виписки. Касові та інші видаткові документи відразу після одержання або видачі грошей за ними підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати.

Касові ордери до передання в касу реєструють у  журналі реєстрації касових ордерів (форма № КО-3 або № КО-За).

Аналітичний облік

Регістром аналітичного обліку з обліку касових операцій є касова книга (форма № КО-4).

Кожна операція за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером записується в касову книгу в день її здійснення.

Записи в  касовій книзі здійснюються у  двох примірниках через копіювальний папір. Другий примірник — відривний, це звіт касира, який щоденно передається  до бухгалтерії з прикладеними касовими ордерами під розпис у касовій книзі.

Аркуші касової книги  повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою підприємства та кількість їх засвідчена підписами  керівника і головного бухгалтера.

Виправлення в касовій  книзі не допускаються; зроблені виправлення (поточного дня) засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера.

Дозволяється ведення  касової книги на комп'ютері.

Синтетичний облік ведеться на активному рахунку 30 "Каса", субрахунки:

301 "Каса в національній  валюті";

302 "Каса в іноземній  валюті".

Надходження грошей відображається за дебетом, витрачання — за кредитом рахунку. В балансі сальдо цього  рахунку відображається в розділі 2 активу.

Регістри синтетичного обліку:

— повна журнально-ордерна  форма — Журнал-ордер 1, Відомість 1;

— скорочена журнально-ордерна  форма — Журнал-ордер 1, Відомість 1;

— спрощена форма — Відомість 1-м (або В-4).

Бухгалтерські проведення з  обліку касових операцій подано у  табл. 2.1.

Таблиця 2.1