АИС учета заказов в магазине по продаже книг

Введение

Несмотря на бурные темпы развития сети Интернет и его общедоступность книги остаются востребованными и способными конкурировать со своими электронными версиями. В данной работе рассмотрено проектирование информационной системы для книжного магазина ООО «Мир книги».

Разрабатываемая информационная система предназначена  для автоматизации процесса учёта заказов. Это позволит ускорить процесс формирования заказов, исключить возникновение ошибок в заполнении документов, привлечь новых покупателей.

1. Аналитическая часть

1.1 Характеристика предприятия

ООО «Мир книги» в соответствии с действующим законодательством ведёт деятельность по распространению книг и другой издательской продукции путём её розничной продажи населению и юридическим лицам.

Кроме печатной издательской продукции  книжный магазин распространяет издания на технических носителях информации (CD, DVD и другие мультимедиа издания), школьно-письменные, канцелярские и другие товары культурно-бытового назначения.

 Деятельность  магазина связана с целью извлечения  максимальной прибыли от реализации вышеупомянутой продукции.

Деятельность магазина регулируется Гражданским кодексом РФ федеральным законом РФ от 28 декабря 2009 г. №381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в РФ», законом Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. №2300-1 «О защите прав потребителей».[5]

Организационная структура предприятия представлена следующими отделами и сотрудниками (Рисунок 1):

• Директор
• Отдел продаж
• Кассир
• Консультант
• Бухгалтерия
• Главный бухгалтер
• Отдел снабжения
• Начальник отдела снабжения
• Склад
• Начальник склада
• Грузчик

Рисунок 1 - Организационная структура книжного магазина

К основным обязанностям директора  относятся организация работы магазина, планирование и координация работы подчинённых, своевременное и полное предоставление отчетности о деятельности фирмы, заключение договоров с поставщиками.

В обязанности кассира входит обслуживание клиентов на кассе и ведение кассовых документов, обеспечение сохранности  денежных средств, участие в инвентаризации, осуществление операций, связанных  с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу.

Консультант осуществляет контроль за наличием книг и других товаров на полках, помогает покупателям при  поиске и выборе товара, даёт консультации по ассортименту товаров, предлагаемых к продаже в магазине, следит за наличием ценников на товарах, их верным размещением, принимает заказы на книги от клиентов.

Главный бухгалтер осуществляет организацию  бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности, формирует учетную политику, организует учёт имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением.

Основными обязанностями начальника отдела снабжения является определение порядка и процедуры закупки товаров, оптимизация закупочной политики (частота заказов, размер заказов, момент заказов, неснижаемый остаток на складе) с учётом изменений покупательского спроса и других необходимых факторов, обеспечение подготовки заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок.

Начальник склада руководит работой  склада по приему, хранению и отпуску товара, по их размещению с учётом наиболее рационального использования складских площадей, обеспечивает сохранность складируемых товаров, следит за наличием и исправностью противопожарных средств, контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам, контролирует ведение учёта складских операций, установленной отчётности.

Грузчик осуществляет выгрузку доставленных товаров на склад, рационально размещает их в соответствии с указаниями начальника склада, производит уборку в складском помещении.

Функционирование предприятия  представлена следующими бизнес-процессами:

Бизнес-процессы ведения  основной деятельности[1]:

• Материально-техническое обеспечение деятельности магазина
• Планирование и приобретение необходимых товаров
• Выбор и сертификация поставщиков
• Покупка товаров
• Управление процессом закупок
• Заключение контрактов
• Оформление заказов
• Мониторинг поставок
• Организация хранения
• Обеспечение работы склада
• Контроль за состоянием склада
• Обеспечение сохранности
• Материально-техническое обеспечение сбыта
• Доставка продукции
• Организация отправки покупателю
• Доставка продукции
• Управление процессом доставки
• Документирование и отслеживание статуса заказа
• Управление запасами
• Маркетинг и продажи
• Определение нужд и ожиданий покупателей
• Сбыт товаров
• Стратегия ценообразования
• Рекламная стратегия
• Продажа товаров
• Обработка заказов потребителей
• Ответы на запросы покупателей

Вспомогательные бизнес-процессы[1]:

• Поддержание инфраструктуры фирмы
• Управление финансовыми ресурсами
• Управление размещением ресурсов
• Управление денежными потоками
• Обработка финансовых и бухгалтерских операций
• Отчётная информация
• Подготовка внешней финансовой информации
• Подготовка внутренней финансовой информации
• Инженерно-техническое обеспечение (содержание офисов, складов)
• Документооборот

1.2 Краткая характеристика автоматизируемого подразделения и видов его деятельности

 В качестве объекта исследования в данном курсовом проекте рассмотрена подсистема автоматизации отдела продаж книжного магазина, в частности рассмотрен бизнес-процесс учёта заказов[5].

Документы, регламентирующие деятельность отдела продаж[5]:

• Закон РФ «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» от 09.10.92 № 3612-1 (ред. от 08.05.2010);
• Гражданский кодекс РФ;
• Трудовой кодекс РФ;
• Закон РФ «О защите прав потребителей»;
• Закон РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт»;
• «Правила продажи отдельных видов товаров»;
• «Правила комиссионной торговли непродовольственными товарами»;
• Устав предприятия.

Отдел продаж выполняет следующие  функции:

• Продажи;
• Приём заказов покупателей;
• Консультации по ассортименту товаров.

Входящие информационные потоки:

• Заказ клиента;
• Информация о клиенте.

Исходящие документы:

• Счёт на оплату товара;
• Бланк-заказ на продукцию;
• Продукция.

Результатами деятельности отдела продаж являются денежные средства, полученные от покупателей в кассу при  наличном расчёте или на расчётный счёт - при безналичном.

1.3 Описание методологии проектирования

Проектирование информационной системы  будет произведено в методологиях IDEF0 и eEPC с использованием системы бизнес-моделирования «Business studio».

IDEF0  — методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность[3].

Стандарт IDEF0 представляет организацию как набор модулей, здесь существует правило — наиболее важная функция находится в верхнем левом углу, кроме того есть правило стороны: — стрелка входа приходит всегда в левую кромку процесса, — стрелка управления — в верхнюю кромку, — стрелка механизма — нижняя кромка, — стрелка выхода — правая кромка.

Описание выглядит как прямоугольник с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. Также для того чтобы быть правильно понятым, существуют словари описания процессов и стрелок. В этих словарях можно дать описания того, какой смысл вы вкладываете в данный процесс либо стрелку[2].

Модели IDEF0 наиболее удобны при построении функциональных моделей. Они наглядно отражают функциональную структуру объекта: производимые действия, связи между этими действиями. Таким образом, четко прослеживается логика и взаимодействие процессов организации.  Главным достоинством нотации является возможность получить полную информацию о каждой работе, благодаря ее жестко регламентированной структуре.  С ее помощью можно выявить все недостатки, касающиеся процесса[1].

Моделирование в  нотации eEPC представляет собой описание последовательности функциональных шагов (действий) в рамках одного бизнес-процесса, которые выполняются сотрудниками (отделами, департаментами) и позволяет осуществлять связь между организационной и функциональной моделями, поэтому эта нотация является идеальной для описания сценариев и процедур. 

На eEPC-диаграммах, как и на диаграммах IDEF0, можно указать входные и выходные данные каждой функции, проследить логику передвижения входных и выходных данных от блока к блоку. Но в отличие от IDEF0, появилась возможность распараллеливать процесс, направляя его только по одной из альтернативных веток[2].

1.4 Экономическая сущность задачи  и создание функциональной модели  автоматизируемого процесса

Функциональные модели формирования заказов в нотации IDEF0 изображены на рисунке 2 и рисунке 3.

Рисунок 2 - Функциональная модель формирования заказов

Рисунок 3 - Функциональная модель формирования заказов

Модель бизнес-процесса «Составление заказа» в нотации eEPC представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Модель процесса "Составление заказа" в нотации eEPC

1.5 Обоснование необходимости разработки  экономической ИС

В результате анализа деятельности структурного подразделения «Отдел продаж» были выявлены следующие недостатки:

• ручной поиск и сбор информации;
• бумажные отчёты;
• дублирование данных;
• ошибки при заполнении документов;
• отсутствие резервного копирования;
• сложность внесения изменений в существующие заказы.

В связи с выявленными проблемами подразделения «Отдел продаж» целесообразно создание АЭИС, которая позволит автоматизировать процесс учёта заявок. Это ускорит процесс формирования заявок, даст возможность покупателям самостоятельно оформлять заказы и следить за изменением статуса заказа.

Существующая система работы представляет собой ручную обработку входящей информации без использования средств  автоматизации, что является большим недостатком, снижающим производительность отдела в целом. В связи с этим необходимо внедрение автоматизированной информационной системы.

Таким образом, создание АИС позволит снизить временные  затраты на составление документов и позволит увеличить объёмы продаж. Также будут устранены выше перечисленные  недостатки существующей информационной системы.

1.6 Техническое задание на разработку

1.6.1 Общие сведения

Наименование системы: «Система учёта  заявок» (далее система).

Наименование заказчика: ООО «Мир книги» (далее Заказчик).

Сроки выполнения работ: начало работ - 15 марта 2013 года, окончание  работ – 20 мая 2013 года.

1.6.2 Назначение и цели создания  системы

Назначение системы: предоставить возможность клиентам выбрать из каталога необходимый товар и сформировать заказ этого товара,  накапливать информацию о сделанных заказах и предоставить возможность их просмотра сотрудникам предприятия.

Цели создания системы:

• уменьшение времени на формирование заказов;
• повышение производительности труда работников;
• привлечение новых покупателей;
• увеличение объёмов продаж.

Система предназначена  для автоматизации учёта заказов. К видам автоматизируемой деятельности относятся:

• добавление новых заказов;
• добавление новых товаров;
• выполнение операций по редактированию информации;
• формирование отчётов о заказах клиентов;
• формирование списка необходимых товаров;
• вывод информации о клиентах и их заказах.

База данных должна содержать следующие  данные:

Сведения об имеющихся  книгах:

• номер книги;
• название книги;
• авторы;
• тема;
• описание;
• количество в наличии;
• цена единицы.

Сведения о пользователях  системы:

• номер пользователя;
• фамилия;
• имя;
• отчество;
• логин;
• пароль;
• уровень доступа;
• номер телефона;
• адрес.

Сведения о заказах  клиентов:

• номер заказа;
• номер клиента;
• номер книги;
• статус заказа;
• количество;

1.6.3 Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является отдел продаж. Необходимые сведения о принципах функционирования отдела содержатся в Положении об отделе.

Деятельность отдела продаж регулируется Законом РФ «О защите прав потребителей», Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт»[5].

1.6.4 Требования к системе

Численность персонала должна удовлетворять  требованиям:

• минимальное количество персонала, требуемого для работы ИС, должно составлять не менее 2 штатных единиц — системный администратор и конечный пользователь программы;
• обеспечивать полную занятость персонала при реализации автоматизированных функций системы.

Квалификация персонала должна обеспечивать эффективное функционирование технических и программных средств системы во всех режимах работы системы.

Надёжность работы программы должна находиться на уровне прикладных офисных пакетов. Система должна осуществлять контроль входной и выходной информации.

Система должна быть построена с использованием  стандартных и  унифицированных  методов реализации функций информационной системы, входящих  в  состав   используемой   системы   проектирования   (среда разработки системы).

Для защиты от несанкционированного доступа должны предоставляться  пароли администратора для доступа к данным и пользователей с ограничением доступа.

Требования к математическому  обеспечению:

• универсальность;
• алгоритмическая надёжность;
• точность;

Уровень хранения данных в системе должен быть построен на основе СУБД MySQL. Для обеспечения целостности данных должны использоваться встроенные механизмы СУБД MySQL.

ИС будет связана  с БД «Мир книги».

Требования к информационному  обеспечению:

• система должна обеспечивать однократный ввод;
• должны быть разработаны внутренние классификаторы и справочники для функционирования системы.

Используемые  при  разработке   языки   высокого   уровня   должны обеспечивать решение всех задач по реализации функций системы. Система будет написана на языке PHP с использованием БД MySQL. Запросы БД осуществляются на языке MySQL.

Допускается использование  стандартных  языков  высокого  уровня, отвечающих требованиям реализации задач предметной области.

Способ организации  диалога с пользователем должен обеспечивать:

• уменьшение    вероятности   совершения   оператором   случайных ошибочных действий;
• предусматривать логический контроль ввода данных.

  Программные средства должны функционировать под операционной системой Windows 2000 и выше.

В состав комплекса технических  средств должны входить:

• сервер базы данных;
• ПК пользователей;
• ПК администраторов.

Устанавливаются минимальные требования к техническим характеристикам ПК пользователя и ПК администратора:

• Тактовая частота процессора 800 МГц;
• ОЗУ: 512 Мб;

Требования к  организационному обеспечению:

• Организация работ  по  созданию  системы должна осуществляться с использованием  современных  методов  и  инструментов проектного управления.
• Функционирование системы   организуется   в   рамках   выполнения должностных обязанностей сотрудниками предприятия-заказчика. Сотрудники предприятия  являются  пользователями системы и выполняют свои непосредственные обязанности с использованием ресурсов системы.

Система должна  обеспечивать   защиту   от   ошибочных   действий персонала   и  исключать  возможность  нарушения  функционирования  от неправильных действий персонала,  обеспечивая стопроцентное сохранение данных  системы  при  любых  действиях  персонала  и одиночных отказах программно-технических средств.

1.6.5 Порядок контроля приёмки системы

Тестирование системы заключается  в проверки заказчиком работоспособности всех полей, занесения данных в БД, поиск, редактирование и другие доступные функции. Тестированием занимается внутриведомственная комиссия по внедрению новых АИС.

Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу в действие:

При подготовке объекта автоматизации  к вводу АС в действие  необходимо его установить на компьютер и осуществить связь с БД. Работа с построенной АИС не должна составлять проблем персоналу, знающему устройство  ПК, обучение и ознакомление с АИС осуществляется в течение недели.

1.6.6 Требования к документации

По окончанию выполнения поставленного  задания разработчик должен предоставить в трех экземплярах: инструкцию по эксплуатации АИС, ГОСТ 24.208-80, текст программы, спецификацию, смету.

1.6.7 Источники разработки

ТЗ разрабатывалось на основе ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы», ГОСТ 2.301 «Единая система конструкторской документации. Форматы», ГОСТ 2.105 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам»

1.6.8 Этапы решения задачи

Состав и содержание работ определяется требованиями к  выполнению курсового проекта, и  включают в себя следующие этапы (Таблица 1):

Таблица 1 - Этапы решения задачи.

2. Проектная часть

2.1 Описание модели проектируемой  информационной системы

Функциональная модель процесса формирования заявок в нотации IDEF0 при использовании проектируемой системы представлена на рисунках 5 и 6, а на рисунке 7 представлена модель этого же процесса в нотации eEPC.

Также, была разработанная диаграмма деятельности (Рисунок 8), диаграмма Use Case (Рисунок 9), диаграмма состояний работы консультанта (Рисунок 10), диаграмма последовательности работы консультанта (Рисунок 11 и Рисунок 12).

Рисунок 5 - Функциональная модель процесса формирования заказа с использованием информационной системы IDEF0

Рисунок 6 - Функциональная модель процесса формирования заказа с использованием информационной системы в нотации IDEF0

Рисунок 7 - Модель процесса формирования заказа с использованием информационной системы в нотации eEPC

Рисунок 8 - Диаграмма деятельности бизнес-процесса

Рисунок 9 - Диаграмма Use Case

Рисунок 10 - Диаграмма состояний

Рисунок 11 – Диаграмма последовательности работы консультанта

Рисунок 12 Продолжение диаграммы последовательности работы консультанта

2.2 Формы первичных документов

Входной информацией является заказ покупателя. Заказ содержит в себе информацию о заказчике (Таблица 2). Также, в заказе содержится информация о заказах (Таблица 3) и о заказанных книгах (Таблица 4).

Таблица 2 - Данные о заказчике

Таблица 3 -Данные о заказах