АИС экономической деятельности предприятий

Содержание:

1. Введение.
2. АИС экономической деятельности предприятий.
3. Комплексы бухгалтерских задач промышленных предприятий.
4. Входная информация.
5. Выходная информация.
6. Технологический процесс обработки экономических задач.
7. Технология компьютерной обработки задач на малом предприятии
8. Заключение.

1. Введение

Современное общество характеризуется  увеличением информационных потоков  в экономике. Наибольший рост объема, информации наблюдается в промышленности, торговле и финансово-банковской сфере. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением технологии выпускаемой продукции и используемых материалов, расширением внешних и внутренних связей экономического объекта. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте и качеству информации, без которой невозможна эффективная маркетинговая, финансово-кредитная и инвестиционная деятельность. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны жизни общества - от материального производства до социальной сферы.  Экономическая деятельность любого предприятия связана с выполнением определенных функций управления. Процесс управления заключается в изменении состояния управляемого объекта для достижения поставленной цели. Принято выделять функции планирования, учета и контроля, анализа и регулирования. При выполнении этих функций формируется информация о работе организации и вырабатываются предложения по совершенствованию системы управления. Реализация функций управления осуществляется при помощи экономической информации, представляющей собой различные сведения экономического характера, полученные в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражающие социально-экономические процессы. Экономическая информация характеризуется через систему натуральных, стоимостных и относительных показателей и подвергается таким процедурам преобразования, как сбор и регистрация, передача, хранение, поиск, обработка.

2. АИС экономической деятельности предприятия

Экономическую информацию классифицируют по различным признакам. По отношению к функциям управления принято выделять плановую и учетную информацию. Плановая информация характеризует события, которые будут совершены в будущем; учетная возникает в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражает уже произошедшие события. В свою очередь учетную информацию подразделяют на бухгалтерскую и статистическую.

Можно отметить следующие  характерные черты учетной информации:

• большой объем первичной документации, возникающей в различных подразделениях;
• строгая периодичность разработки, точность и полнота информации;
• относительно простой алгоритм счета и многочисленные группировки;
• широкое использование нормативно-справочной информации;
• длительность хранения.

Эти особенности и предопределяют применение вычислительной техники  для обработки учетной информации. Экономическая информация имеет сложную структуру построения, элементы которой образуют экономическую информационную систему- совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управляющих решений. Экономическая информационная система отражает сложную иерархическую систему управления объектом в соответствии с выполняемыми им функциями. В ней осуществляется технология преобразования данных и обеспечивается реализация всех процедур преобразования информации.

Системы обработки экономической  информации с использованием персональных компьютеров получили определение: «Автоматизированные (компьютерные) информационные системы».

АИС экономической  деятельности имеет сложную структуру  построения. В структуре АИС принято  выделять два направления. Первое - функциональная часть - связано с экономической информационной системой, аппаратом управления, где ведется обработка комплексов экономических задач. Вторая (обеспечивающая часть) - подсистемы, обеспечивающие технологию функционирования системы; включает в себя информационное, техническое, программное, математическое, организационное, лингвистическое и правовое обеспечения. На современном этапе технологический процесс обработки экономических задач осуществляется непосредственно пользователем на его рабочем месте при помощи персонального компьютера. Деление на функциональную и обеспечивающую части носит условный характер, так как каждый пользователь АРМ владеет набором инструментальных средств, входящих в состав обеспечивающих подсистем, на базе которых осуществляется автоматизированная информационная технология обработки данных .

Информационная  подсистема бухгалтерского учета - упорядоченная подсистема сбора, регистрации, обобщения и наблюдения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах предприятия путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций. В ее основу принято включать учетные задачи, назначение которых - получение информации о фактическом состоянии управляемого объекта. Информационная подсистема бухгалтерского учета представляет информационные потоки и документооборот, характеризующие совокупность первичной информации о совершении хозяйственных операций, на основании которой выполняется различная группировка на счетах аналитического и синтетического бухгалтерского учета с целью получения сводной бухгалтерской отчетности, используемой для анализа хозяйственной деятельности предприятия, принятия руководством управляющих решений и предоставления вышестоящим и заинтересованным органам.

Учетные задачи объединены в комплексы, осуществляющие совокупность операций, выполняемых  определенными участками учета. Как правило, такие комплексы  имеют небольшой объем информации и несложные аналитические разработки. Комплекс бухгалтерских задач характеризуется определенным экономическим содержанием, достижением конкретной цели, которое должна обеспечить функция данного участка учета, ведением определенных синтетических счетов. Комплекс задач содержит информацию о качественно-однородных ресурсах предприятия. Например, в комплексе задач по учету материалов объектами учета являются предметы труда, необходимые для изготовления продукции: сырье, материалы и пр. В комплексе задач используются различные первичные документы и составляется ряд выходных аналитических сводок на основе взаимосвязанных алгоритмов расчетов. Алгоритмы расчетов базируются на методических материалах, нормативных документах и положениях по конкретному участку бухгалтерского учета. В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, характеризуемые логически взаимосвязанными выходными документами, получаемыми на основе единых исходных данных. Например, в комплексе задач по учету основных средств можно выделить задачи по начислению амортизационных отчислений, переоценке основных средств.

3. Комплексы бухгалтерских задач промышленных предприятий

Выделяют следующий состав комплексов бухгалтерских задач для промышленных предприятий.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).
2. Учет материально-производственных запасов (учет материалов, товаров, выпуска готовой продукции). Интеграция с задачами «складской учет», управление продажами, закупками, учет поступления, отпуска, остатков материальных ценностей, учет выдачи МБП, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация.
3. Учет труда и заработной платы. Интеграция с задачей «табельный учет», автоматические начисления и удержания заработной платы по различным системам оплаты, составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет.
4. Учет основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и НМА; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМД, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).
5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями. Используется для определения финансовых результатов.
6. Учет затрат на производство (учет расходов, издержек и затрат); информационно связан с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и др. Комплексом обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.
7. Финансовая отчетность. В этом комплексе формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

В качестве дополнительных комплексов, появившихся в последнее  время в бухгалтерском учете, можно назвать такие, как финансовый анализ, учет внешнеэкономической деятельности, учет финансовых инвестиций в основной капитал, учет ценных бумаг, учет финансовых вложений, учет капитала и резервов и др. Дополнительными модулями обеспечивается многоплановость счетов бухгалтерского учета, возможность ведения параллельного  учета в нескольких планах бухгалтерского учета; составление консолидированной  отчетности корпорации. Комплексы бухгалтерских  задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета. Внешние - взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

Взаимная  увязка комплексов учетных задач  заложена в самой методологии  бухгалтерского учета, системе ведения  счетов и выполнения проводок, где  каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета  и дебете другого. Информационные связи  комплекса учетных задач позволяют  выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. Второй фазой обработки является составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета. Третья фаза обработки заключается в составлении сводного синтетического учета оборотно-сальдовых ведомостей, Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности.

Между комплексами  бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации  вычислительной сети бухгалтерии. Для  таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда  и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения  хозяйственных операций в первичных  документах. Для задач по учету  затрат на производство и сводному учету входной информации, входными данными в основном, служат результаты решения (сводные проводки) других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

Сформированные автоматически  первичные документы по каналам  связи передаются на АРМ бухгалтера соответствующего участка учета. Для  учета хозяйственных операций и  отражения их в Главной книге  и отчетных документах, работники  бухгалтерии формируют проводки по счетам бухгалтерского учета.

Для автоматизации формирования проводок в машине программами предусматривается  создание каталога типовых хозяйственных  операций. Каждая хозяйственная операция может выполнить одну или сразу  несколько типовых проводок по документу. База данных типовых проводок может  корректироваться и дополняться  в соответствии с требованиями предприятия. Описание типовой хозяйственной  операции включает в себя следующие  элементы:

• наименование хозяйственной операции;
• корреспонденция счетов в проводках; при необходимости могут быть указаны субсчета, коды аналитического учета, структурные подразделения;
• алгоритмы расчета суммы проводки.

Все проводки, как уже  отмечалось, фиксируются в журнале  хозяйственных операций - реестре, содержащем перечень хозяйственных операций за отчетный период, расположенный по датам их занесения в журнал.

Основными элементами автоматизированной информационной технологии (АИТ) является информационное, техническое, математическое, программное, правовое и лингвистическое  обеспечения.

При создании ИО автоматизированных информационных систем выполняются  следующие работы:

• определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей);
• устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки;
• выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы индивидуальных первичных документов, приспособленных к машинной обработке;
• ведется создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки;
• создаются различные формы ввода информации на ПК с учетом многоуровневой обработки данных;
• рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации;
• создаются различные формы вывода информации (включая сюда подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников);
• разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм запросов;
• создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПК (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню, пользование инструктивными материалами на основе организации помощи в машине);
• прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов;
• создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты, работы с Интернетом.

Основными носителями информации при автоматизированной обработке учетных задач являются входные и выходные документы утвержденной формы - носители информации, имеющие юридическую силу.

4. Входная информация

Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при  помощи технических средств. Выходная документация включает в себя сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки; изготовляется главным  образом на печатающих устройствах (принтерах) ПК. В бухгалтерском учете  принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Госкомстатом РФ и  Министерством финансов РФ. Вся документируемая  информация обеспечивает приведение множества  экономических показателей в  определенную систему с целью  установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи  между показателями. По ряду документов разработаны единые унифицированные  и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие  требования к документам: стандартная  форма построения, приспособление к  автоматизированной обработке, минимизация  показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для  целей управления показателей.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся: наименование документа; дата составления; наименование организации, от имени  которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном  и стоимостном выражении; наименование должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления; личные подписи указанных лиц.

В соответствии с требованиями унифицированной документации документ должен иметь стандартную форму  построения с выделением трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

• наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);
• характеристика документа (индекс, код по ОКУД);
• наименование документа;
• зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для  автоматизированной обработки. Для  этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка  построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные  клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой - от руки проставляют его коды. В  основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют «подсказы».

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии создания автоматизированной обработки  учетных задач в ходе обследования объекта тщательно изучаются  все виды и формы первичных  документов, применяемых при решении  задач. При этом выявляются унифицированные  документы, а также возможность  замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых  первичных документов, т.е. замена действующих  документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта  работа выполняется специалистами  по автоматизированной обработке совместно  с экономистами-пользователями.

Разработка форм первичных  документов организациями осуществляется в следующей последовательности:

• уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;
• выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, а затем распределяются по трем зонам:

1-я зона - постоянные признаки, располагаемые в заголовочной  части в рамке для проставления  кодов постоянных признаков;

2-я зона - переменные признаки, помещаемые в таблице справа  или слева от наименования  признаков;

3-я зона - количественно-суммовые  основания, размещаемые в таблице  справа.

В некоторые документы  вводятся контрольные суммы, которые  могут располагаться в последней  графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем  арифметического подсчета данных строки, графы или документа. Реального  экономического содержания они не имеют  и используются в дальнейшем для  контроля ввода информации в машину. Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями  для удобства заполнения документа  и ввода данных в ПЭВМ с помощью  клавиатуры.

При разработке форм первичных  документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и  расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и  используются при переводе экономической  задачи на автоматизированную обработку.

Некоторые расчетно-платежные  документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) расположены в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.

Распределение реквизитов документа  по зонам, подлежащим автоматизированной обработке, связано с вводом данных первичных документов в машину. Обоснование  выделения этих зон определялось технологическим процессом централизованной обработки учетных задач на перфорационных машинах и универсальных ЭВМ, где выполнялись трудоемкие операции по предварительному переносу данных документа на машинные носители и  их контролю.

Децентрализованная обработка  бухгалтерских задач на персональных компьютерах привела к появлению  другой организации технологического процесса, в которой отсутствует  предварительный перенос данных на машинные носители. Появились принципиально  новые подходы к вводу информации в машину, где не играет большого значения установленный традиционный порядок расположения реквизитов в  документе: сначала постоянные признаки, затем переменные признаки и количественно-суммовые основания. Главным остается требование соблюдения единого расположения реквизитов в первичном документе и машинном макете, используемом для ввода данных в ПЭВМ.

Процесс создания форм первичных  документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в  памяти машины - вводом информации в ПК непосредственно пользователем путем набора данных с помощью клавиатуры. Ввод информации с первичных документов и запись ее на экран дисплея и машинные носители выполняется по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея или машинном носителе.

Проектирование макета имеет  свои особенности при использовании  персональных компьютеров, так как  составленный макет отражается на экране дисплея. Возможна организация построения различных вариантов макета ввода информации с использованием дисплея.

Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного документа. В этом случае данные документа вводятся в отраженный макет с помощью клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

Стандартный макет ввода  унифицированных документов в ПЭВМ

Второй вариант построения макета заключается в составлении единого стандартного макета для ввода различных унифицированных форм документов. Необходимым условием является ввод в ПЭВМ документов с одинаковым составом реквизитов. После заполнения такого стандартного макета в машине автоматически создается реестр составленных документов.

Обеспечивается отражение  на экране и печать формы первичного документа с заполненными данными.

Третий вариант ввода данных первичного документа имеет несколько иную форму ввода. Вводимые реквизиты располагаются построчно: слева наименования, справа - поле для ручного ввода данных.

Первые два варианта макета ввода данных применяются при  использовании унифицированных  документов, построенных по стандартной  форме, с выделением зон для автоматизированной обработки.

Третий вариант удобен для ввода данных в ПЭВМ с нестандартных  документов, с произвольным расположением  реквизитов, без четко выраженной структуры построения.

Возможность создания форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПК, позволяет реализовать  идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной  первичных документов, которые могут  по мере необходимости изготавливаться  на печатающем устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет  функции первичного документа и  имеет юридическую силу, так как  подписывается составителем. Авторизация  документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине.

5. Выходная информация

Результатом обработки бухгалтерских  задач на ПК являются различные сводки, журналы-ордера, ведомости, сгруппированные  по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают формы вывода на экран дисплея в виде таблиц, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архивации данных.

Важнейшим видом вывода сводных  данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в  следующей последовательности.

При использовании типовых  проектных решений автоматизированной обработки учетных задач изучается  возможность получения типовых  сводок, ранее разработанных в  проектах. Производится, по мере необходимости, привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых данной организации, составление  которых не предусмотрено типовым  проектом. В случае составления индивидуального  проекта выполняется разработка всех выходных документов. Для этого  определяется состав показателей, выводимых  машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в банке данных.

При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается  иерархия группировочных признаков  и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени  убывания уровня их подчиненности, а  количественно-суммовые итоги - по степени  возрастания итогов. Каждой сводке дается наименование и разрабатывается  эскиз ее формы с учетом эксплуатационных возможностей ПК.

В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т.е. наименования сводки, а также подлежащего и  сказуемого. «Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носители и  используются при составлении сводных  таблиц на ПК. Наименования подлежащего  и сказуемого следует делать более  краткими, поскольку размер печатающего  устройства ограничен. Длинные наименования строк и граф сокращаются с  таким расчетом, чтобы не было искажения  содержания. Применение видеотерминальных  устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению  форм документов те же общие требования, но содержит и дополнительные условия, связанные с разработкой специальных  форм запроса и форм вывода ответа на запрос.

К выходным бухгалтерским  сводкам предъявляются следующие  требования. Состав содержащихся в  них показателей должен быть достаточным  для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентом режиме и  при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для использования  таблицы: печатать титульный лист, заголовочную, содержательную и оформляющую части. В соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПК готовую выходную форму, имеющую  юридическую силу и пригодную  для использования на любом уровне управления.