Анализ и оценка поставщиков

ВВЕДЕНИЕ

Эффективность закупок  во многом зависит от правильного  выбора источников поступления и  поставщиков, поэтому коммерческим службам предприятия следует  уделить этому вопросу много  внимания. Здесь актуальным становится систематическое выявление и  изучение источников закупки и поставщиков товара, а также совершенствование организации хозяйственных связей с поставщиками. Оценка эффективности хозяйственных связей характеризует результативность управления коммерческой работой торговой организации. Эффективность хозяйственных связей выражается в закупках товаров у изготовителей по более низким ценам за счет сокращения числа посредников, участвующих в торговом обороте, а, следовательно, уменьшения величины торговых надбавок, устанавливаемых каждым посредником.

Специальные подразделы работы раскрывают суть процесса выбора поставщика. Проанализированы этапы  и критерии выбора поставщиков (мощность, размер организации поставщиков, их месторасположение), запрашивание предложений  поставщиков, анализ их выполнения, разработка процедуры выдачи заказа, а также оценка работы поставщика. Главная проблема при выборе поставщика – отсутствие единичного критерия оценки поставщика. Существует много специфических условий, но можно выделить общие положения, которыми следует руководствоваться в коммерческой деятельности: репутация и имидж, надежность, качество продукции, соответствие его прогрессивным стандартам, возможный объем поставки, соблюдение сроков, графиков поставки, уровень цены на продукцию или услуги (сравнительный анализ цены /качество, цена/ количество), условия поставки и формы расчетов (поставки по плану, по требованию, упаковка, транспортные и страховые услуги, валюта расчетов), взаимоотношение с заказчиками (доверительные, тесные, долговременные, комфортные или эпизодические, формальные, диктаторские), дополнительные услуги.

Однако требования к  поставщикам каждая фирма может  устанавливать на основе собственных  соображений и принятой стратегии  деятельности.

Для изучения поставщиков  и их возможностей работники торговли должны принимать участие в работе ярмарок; выставок - продаж и выставок - просмотров образцов новых и лучших изделий, следить за рекламными объявлениями по радио и телевидению, в газетах и журналах, бюллетенях спроса и предложения, за проспектами, каталогами, прайс-листами.

Цель работы заключается  в анализе и оценки поставщиков  фирмы.

В связи с поставленной целью решались следующие задачи:

1. Рассмотрение теоретических аспектов анализа и оценки

поставщиков фирмы: изучение и поиск поставщиков товаров, организация коммерческих связей и выбор потенциального поставщика.

2. Анализ и оценка поставщиков розничного торгового предприятия

«Орбита»: общая характеристика предприятия, организация товароснабжения, анализ поставщиков товаров, анализ основных потребителей, выделение сегментов рынка и оценка местонахождения предприятия, анализ товарного ассортимента, политика продвижения товаров, анализ основных конкурентов, рекомендации и мероприятия по повышению эффективности организации коммерческой деятельности.

Объектом исследования является розничное торговое предприятие «Орбита».

Теоретико-методологическую базу исследования составили три  группы источников. К первой отнесены авторские издания по исследуемой  проблематике. Ко второй отнесены учебная  литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература). К третьей отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой проблематике.

Структура курсовой работы состоит из введения, глав основной части, заключения, списка использованных источников и приложений.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ АНАЛИЗА И ОЦЕНКИ

ПОСТАВЩИКОВ ФИРМЫ

1.1 Изучение  и поиск поставщиков товаров

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров  предприятия должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.

Важная роль в коммерческой работе отводится изысканию дополнительных ресурсов из местного сырья, продукции  кооперативной промышленности, подсобных, фермерских хозяйств, продукции индивидуальной трудовой деятельности. Коммерческий аппарат должен выявлять возможности развития новых видов производства и восстановления старых забытых промыслов, особенно художественных, вести учет и повседневно регистрировать производителей товаров, еще не связанных договорными отношениями с предприятием, готовить предложения по вопросам увеличения производства нужных товаров, расширения ассортимента, улучшения качества.

Коммерческим работникам следует посещать производственные предприятия (поставщиков-изготовителей) с целью ознакомления с производственными  возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, в работе оптовых ярмарок, выставок - просмотров новых образцов изделий. [5, с. 94].

Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специализированных изданиях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата предприятия. В рыночных условиях формы и методы этой работы претерпели существенные изменения. Главные изменения заключаются в том, что на смену методам централизованного распределения товарных ресурсов пришла рыночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Поэтому коммерческая инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов с целью получения необходимой прибыли должна сочетаться с заботой о конечных покупателях, учетом их платежеспособности, недопущением неоправданного роста цен, предоставлением населению возможности приобрести товары по доступным ценам.

К поставщикам товаров  относят конкретные предприятия  различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного  хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на несколько групп по различным  признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.). В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков - оптовых предприятий.

Поставщики-изготовители - производственные предприятия, фирмы, частные предприниматели и т.д., выпускающие товары потребительского назначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.

Поставщики - оптовые  предприятия закупают товары у поставщиков-изготовителей, а также у оптовых посредников  и реализуют их оптовым покупателям (розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам, розничным торговцам и т.д.).

Поставщиками - оптовыми предприятиями могут быть оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровней различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры) а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржи, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.).

Оптовые посредники в  условиях рыночной экономики приобретают  самостоятельное значение в сфере  закупочной (оптовой) деятельности.

По территориальному признаку поставщики товаров могут  быть местными (внутриобластными), внеобластными, республиканскими и внереспубликанскими. Оптовые предприятия чаще всего закупают товары у внеобластных и внереспубликанских поставщиков, учитывая, что не во всех областях и республиках развито производство тех или иных товаров и их приходится завозить. Местные поставщики-изготовители зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы.

По принадлежности к  той или иной хозяйственной системе  различают внутрисистемных (относящихся  к той же системе, в которую входят и оптовые покупатели) и внесистемных (все остальные) поставщиков.

По форме собственности  поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

Изучая источники закупок  товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указываются данные о производственной мощности предприятия, количестве и ассортименте выпускаемой продукции, возможности производства других товаров, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующие оптовые базы. [8, с. 206]

1.2 Организация  коммерческих связей и выбор  потенциального 

поставщика

Организация коммерческих связей с поставщиками товаров занимает особое место среди инструментов коммерческой деятельности торгового предприятия, так как эта система представляет совокупность форм, методов и рычагов взаимодействия предприятия с потребителями продукции, выраженная в основной деятельности по формированию ассортимента товаров.

В новых условиях хозяйствования организация коммерческой деятельности предприятий строится на основе принципа полного равноправия торговых партнеров  по поставке товаров, хозяйственной  самостоятельности поставщиков и покупателей, строгой материальной и финансовой ответственности стороны за выполнение принятых обязательств.

Все операции по организации  торгово-оперативных процессов и  управлению ими с целью достижения высокой экономической эффективности работы торгового предприятия связаны, прежде всего, с рациональной организацией хозяйственных связей с поставщиками товаров, которые способствуют планомерному развитию экономики, сбалансированности спроса и предложения, своевременной поставке продукции и товаров народного потребления покупателям. Поэтому на каждом торговом предприятии должна проводиться работа по изучению и поддержанию хозяйственных связей с поставщиками. [12, с. 167]

Хозяйственные связи  между поставщиками и покупателями товаров - широкое понятие. Сюда входят экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками в процессе поставок товаров.

Система хозяйственных  связей включает: участие торговых организаций в разработке промышленными предприятиями (объединениями, фирмами) планов производства товаров посредством представления заявок и заказов, хозяйственные договоры, контроль над соблюдением договорных обязательств, применение экономических санкций, участие в работе товарных бирж и оптовых ярмарок, проверку качества (экспертизу) поставляемых товаров, установление оптимальных финансовых взаимоотношений, применение административно-правовых норм и др.

С поставщиками товаров  должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, предпочтительно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары как у поставщиков-изготовителей на стабильной договорной основе, так и у оптовых посредников при экономической и организационной выгодности этих закупок.

Основной формой хозяйственных  связей с поставщиками товаров является договор поставки товаров. Закупка  сельскохозяйственной продукции у  изготовителей может осуществляться на основе договора контрактации. В  системе хозяйственных взаимоотношений с поставщиками могут также использоваться заявки и заказы покупателей,

При эпизодических поставках  товаров или разовых закупках единовременных партий товаров закупки  могут осуществляться путем выдвижения оферты, ее акцепта и оформления товарно-транспортных документов без составления единого письменного договора поставки.

Торговые предприятия  устанавливают связи в основном с местными поставщиками и снабженческо-сбытовыми  посредниками. Поставщиками импортных  товаров чаще всего являются перекупщики товаров - или посредники, или частные фирмы. При таких связях снижаются издержки предприятий розничной торговли, так как товар ввозится поставщиком в магазин, и предприятие не несет транспортных расходов, а оплата производится по мере реализации товара. [18, с. 88]

Необходимость ускорения  адаптации торговли к условиям рыночной экономики требует организации  четкого функционирования хозяйственных  связей торговых предприятий с поставщиками товаров. В этом отношении особую актуальность приобретают прямые договорные связи торговых предприятий с производителями товаров.

Под прямыми договорными  связями подразумеваются непосредственные договорные взаимоотношения между  изготовителями и покупателями товаров  без участия других коммерческих посредников.

При этом современное законодательство определяет, что изготовитель - предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, производящий товары для реализации, а покупатель - торговое предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, реализующий товары оптом или в розницу.

Становление рыночных отношений  привело к существенному росту  поступления товаров в торговые предприятия непосредственно от производственных предприятий за счет сокращения поставок от оптовых предприятий  и других коммерческих посредников. Это обстоятельство связано с тем, что торговля при установлении прямых договорных связей с изготовителями товаров получает более высокие доходы, чем при поставке товаров через оптовое звено, за счет закупки товаров по более низким ценам в результате сокращения числа посредников, участвующих в торговом обороте, а, следовательно, и уменьшения величины торговых надбавок, устанавливаемых каждым посредником.

Организация прямых договорных связей торговых предприятий с производственными  предприятиями по поставкам товаров простого ассортимента (хлебобулочных изделий, пива, безалкогольных напитков, муки, крупы, винно-водочных изделий, молочных продуктов, овощей, фруктов и др.) представляет собой наиболее рациональную и экономически целесообразную форму организации хозяйственных связей. Организация же таких связей по поставкам товаров сложного ассортимента (тканей, швейных товаров, трикотажа, чулочно-носочных изделий, обуви, галантереи, культтоваров и др.) чрезвычайно затруднена в силу действия многих организационно-экономических, торговых, транспортных и других факторов (необходимость подсортировки изделий на оптовых складах, поставка товаров большими партиями, сужение ассортимента, величина розничного товарооборота, удаленность поставщиков от розничной сети и т.д.). Поэтому роль оптовых звеньев в снабжении товарами сложного ассортимента торговых предприятий остается и в рыночной экономике достаточно большой.

По товарам сложного ассортимента важной задачей оптовых  предприятий является установление прямых договорных связей с предприятиями-изготовителями, поскольку в отличие от розничных предприятий оптовые предприятия, имеющие более значительные объемы товарооборота, чем розничные, и располагающие необходимыми складскими площадями, могут получать товары от поставщиков-изготовителей в размерах транзитных отгрузок с необходимой частотой для комплектования широкого торгового ассортимента и регулярного снабжения товарами розничной торговой сети.

Чтобы установить с необходимым  числом изготовителей той или иной продукции для комплектования торгового ассортимента прямые договорные связи, оптовые предприятия должны иметь минимальный оптово-складской товарооборот, позволяющий получать продукцию в размерах транзитных норм отгрузки с необходимой частотой для подсортировки товаров и накопления оптимальных товарных запасов. Этот товарооборот рассчитывается по формуле (1.1):

                                  (1.1)

где Тмин - минимальный  оптово-складской товарооборот за определенный период (год);

Нi - норма транзитной отгрузки от каждого поставщика;

Зi - необходимая частота завоза от каждого поставщика (в разах за определенный период).

Как видно из приведенной  формулы, основными факторами, определяющими  необходимый размер товарооборота, являются:  размер минимальных транзитных норм поставки (денежная стоимость), необходимая частота отгрузок товаров каждым изготовителем (грузоотправителем), установленная с учетом комплектования торгового ассортимента, количество промышленных предприятий (изготовителей), отгружающих этот товар. Оптимальное количество промышленных предприятий (изготовителей), поставляющих товары по прямым договорам, определяется исходя из необходимости комплектования полного торгового ассортимента изделий, вырабатываемых на этих предприятиях, а также уровня специализации предприятий на выпуске тех или иных товаров. Новые условия хозяйствования, развитие и углубление товарно-денежных отношений, полного хозрасчета и самофинансирования способствовали появлению нового типа организации коммерческих отношений между поставщиками и покупателями товаров, открыли широкий простор коммерческой инициативе, самостоятельности и предприимчивости торговых работников. Без этих качеств в современных условиях нельзя успешно осуществлять коммерческую работу. Рациональные хозяйственные связи являются условием динамичного развития экономики и сбалансированности спроса и предложения, способствует своевременной поставке продукции и товаров народного потребления покупателям. [23, с. 106]

В результате проделанной  работы по организации хозяйственной деятельности предприятия как важнейшего направления коммерческой деятельности во многом определяют правильность выбора поставщика и форм осуществления торговых сделок, а также разработаны пути повышения эффективности хозяйственных связей. Результативность хозяйственных связей как важнейшего направления коммерческой деятельности во многом определяет правильность выбора поставщика и форм осуществления торговых сделок. Выбор потенциального поставщика – сложный процесс. Что поставляется и что необходимо для нормального функционирования фирмы? От чего зависят объем и структура поставок? Какова должна быть периодичность поставок? Как выбрать наилучшего поставщика? На эти и другие вопросы необходимо найти ответы в процессе изучения возможностей поставщиков. Кто участвует в принятии решений о закупках товаров промышленного назначения? Кто же осуществляет закупки на рынке товаров и услуг промышленного назначения на суммы в сотни миллиардов долларов? Этим делом может заниматься либо единственный снабженец, либо несколько агентов по закупкам, либо крупный отдел материально-технического снабжения, возглавляемый вице-президентом по закупкам. В ряде случаев специалисты по материально-техническому снабжению сами принимают решение относительно технических характеристик товара и выбора поставщиков. Иногда им поручается только выбор поставщика, а иногда - только оформление заказа. Как правило, они принимают самостоятельные решения по незначительным вопросам, а по крупным проблемам лишь выполняют пожелания других.

Как именно покупатели товаров  промышленного назначения принимают  решения о закупках? Процесс этот аналогичен процессу принятия решения  о покупке широким потребителем. Но в данном случае покупатель преодолевает большее число этапов.

1. Осознание проблемы

2. Обобщенное описание  нужды

3. Оценка характеристик  товара

4. Поиски поставщиков 

5. Запрашивание предложений 

6. Выбор поставщика

7. Разработка процедуры  выдачи заказа

8. Оценка работы поставщика. [17, с. 79]

1.3 Критерии  выбора поставщиков

Выбор поставщика является одной из наиболее важных задач закупочной логистики. Некоторые менеджеры недооценивают значение правильного выбора поставщика для эффективного функционирования всей компании, а оно обеспечивается, во многом, четким выполнением поставщиками своих функций. Некоторые исследования показывают, что во многих компаниях мира, по крайней мере, 50% проблем, связанных с качеством, возникает из–за товаров и услуг, которыми их обеспечили поставщики.

Кроме того, решение по выбору того или иного поставщика необходимо обосновывать перед руководством компании и лица, ответственные за принятие решений о закупках, не могут действовать только интуитивно. Обычно такое решение зависит от оценки способности поставщика удовлетворять критериям качества, объема, условий доставки, цены и обслуживания.

Возможны два направления  выбора поставщика:

1. Выбор поставщика  из числа компаний, которые уже  были вашими поставщиками (или  являются ими) и с которыми  уже установлены деловые отношения.  Это облегчает выбор, так как  отдел закупок фирмы располагает точными данными о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда).

2. Выбор нового поставщика  в результате поиска и анализа  интересующего рынка: рынка, с  которым фирма уже работает, или  совершенно нового рынка. Для  проверки потенциального поставщика часто необходимы большие затраты времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается большая эффективность.

В соответствии с общим  алгоритмом выбора поставщика первоначально  необходимо проанализировать возможные  источники информации о поставщиках. Длительная практика анализа рынка  поставщиков, применяемая различными компаниями, позволяет выделить следующие основные источники информации:

1. Каталоги и прайс–листы;
2. Торговые журналы;
3. Интернет – сайты;
4. Рекламные материалы;
5. Конкурсы;
6. Банки и финансовые институты официальных органов;
7. Выставки и ярмарки;
8. Торги и аукционы;
9. Торговые представительства;
10. Собственные исследования;
11. Переписка и личные контакты с возможными поставщиками;
12. Конкуренты потенциального поставщика;
13. Специализированные информационные агентства и исследовательские

организации;

14. Государственные ведомства, регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В любом случае выбор  поставщика или группы поставщиков  определяется системой критериев. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании следующих основных критериев:

• цена продукции;
• качество продукции;
• опыт работы компании на рынке;
• качество обслуживания покупателей;
• надежность поставок, в том числе соблюдение графика поставок;
• географическое расположение поставщика;
• финансовая стабильность и финансовые условия;
• конкурентные преимущества, а также лидерство на рынке конкретной продукции;
• соответствие поставок логистической стратегии компании;
• уровень затрат на доставку и хранение товара;
• возможность длительного партнерства в бизнесе;
• готовность к поставке;
• гибкость поставки;
• информационная готовность;
• имидж поставщика;
• упаковка продукции;
• дополнительные услуги и др.

Установление системы  критериев для первоначального  отбора поставщиков зависит от маркетинговой (производственной) и логистической стратегии конкретной фирмы. Необходимо также иметь в виду, что система критериев выбора поставщиков является динамичной (особенно в условиях нестабильной экономической ситуации). Для выбора поставщиков в большинстве случаев применяется рейтинговая оценка их соответствия критериям/факторам.

Системе установленных  критериев может отвечать несколько  поставщиков. В этом случае необходимо их ранжировать, опираясь на влияние  непосредственных контактов с представителями поставщиков.

Окончательный выбор  поставщика производится лицом, принимающим  решение в отделе логистики (закупок), и, как правило, не может быть полностью  формализован.

Можно сформулировать следующие  главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщиков:

1. В современных условиях  в качестве основного критерия  выбора следует выдвигать качество  продукции. Качество относится  к способности поставщика обеспечить  товары и услуги в соответствии  со спецификациями. Качество может относиться также и к тому, удовлетворяет ли продукция требованиям потребителя, независимо от того, соответствует ли она спецификации. Если с данными поставщиками уже были установлены отношения, то желательно проанализировать статистику поставки бракованных материалов.

2. Надежность поставщика  – достаточно емкий критерий, включающий следующие параметры:  честность, отзывчивость, обязанность,  заинтересованность в ведении  бизнеса с вашей фирмой, финансовая  стабильность, репутация в своей  сфере, соблюдение ранее установленных объемов поставки материальных ресурсов/готовой продукции.

3. Цена. В цене должны  учитываться все затраты на  закупку конкретного ресурса  или готовой продукции, которые  включают транспортировку, административные  расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т.д.

4. Качество обслуживания. Оценка по данному критерию  требует сбора информации у  достаточно широкого круга лиц  из различных подразделений компании  и сторонних источников. Необходимо  собирать мнения о качестве  технической помощи, об отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, о квалификации обслуживающего персонала и т.п.

5. Условия платежа  и возможность внеплановых поставок. Как уже упоминалось выше, нехватка оборотных средств существенно ограничивает возможности выбора поставщиков. В бизнесе случаются внештатные ситуации, требующие внеплановых поставок или отсрочки платежа. Поэтому поставщики, предлагающие выгодные условие платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантирующие возможность получения внеплановых поставок, позволяют избегать многих проблем снабжения.

1.4 Характеристика  методов выбора поставщиков

Процесс закупки представляет собой цепочку взаимосвязанный действий. Начинается он с составления заявок, а заканчивается практическим поступлением требуемых товаров в нужном количестве с соблюдением качества в заданные сроки, а самое главное – на приемлемых условиях.

Таким образом, процесс  закупки заканчивается выполнением заказа, сделанного на основании имеющихся заявок конкретному поставщику. Поэтому необходимо, чтобы заявки на закупку были своевременно сформулированы, поставщики правильно выбраны, а заказы на поставку и договора с поставщиками правильно и своевременно составлены и оформлены.

Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке начинается с выбора соответствующих  данной заявке поставщиков.

Традиционные методы поиска, анализа и выбора поставщиков  в последнее время дополняется  новыми формами и методами.

Основные методы выбора поставщиков, наиболее используемые в  настоящее время: