Анализ работы и рабочего места

Анализ работы и рабочего место

Введение 

Глава 1. Теоретические  основы анализа и описания работы и рабочего места 

1.1. Характеристика  анализа работы и его этапы 

1.2. Методы  сбора информации для анализа  работ 

1.3. Составление  описание работы и ее спецификация 

Глава 2. Анализ работы и рабочего места руководителя в ООО ПКФ «Техноком»

2.1. Организационно-экономическая  характеристика ООО ПКФ «Техноком»

2.2. Описание  работы и использование рабочего  времени руководителя 

2.3. Анализ  работы и рабочего времени 

Глава 3. Совершенствование  анализа и описания работы и рабочего места руководителя

3.1. Причины,  мешающие рациональному использованию  рабочего времени и меры по  их преодолению 

3.2. Совершенствование  анализа работы с ориентацией  на работника 

Заключение 

Список литературы

Приложение 

Введение

Достижение определенного  результата деятельности отдельного работника, группы или организации в целом  зависит от многих факторов. Одним  из важных является выполняемая отдельным  сотрудником работа, т.е. трудовая деятельность, которая имеет как содержательную сторону, так и процессуальную, технологическую  сторону осуществления деятельности. Все это в совокупности позволяет  выделить и описать тот или  иной участок работы, который в  данном контексте можно назвать  рабочим местом.

Определение основных характеристик  и требований к работе (или к  рабочему месту) и к работнику  осуществляется в ходе анализа работы и ее описания.

Анализ работы — это  процесс систематического исследования работы по определению наиболее существенных ее характеристик, а также требований к исполнителям данной работы.

Таким образом, анализ позволяет  получить данные о требованиях к  работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления  личностной спецификации (т.е. требований к работнику).

Анализ работы может иметь  два аспекта:

• анализ с ориентацией на задачу — для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы и т.д.;
• анализ с ориентацией на работника — для определения характеристик поведения работника, требующихся для успешного выполнения работы.

Различие между аспектами, ориентированными на работу, и аспектами, ориентированными на работника, довольно очевидно. Первые являются описаниями содержания работы, которые связаны  с технологическими аспектами выполнения работы и в общем виде отражают то, что делается работником. Аспекты  с ориентацией на работника характеризуют  связанное с этим обобщенное человеческое поведение.

Данная тема актуальна, так  как анализ работы и рабочего места  необходим для выполнения многих функций по управлению персоналом.

Целью исследования является совершенствование анализа и  описания работы и рабочего места.

Исходя из поставленной цели, в работе решаются следующие задачи:

• дать характеристику анализа работы и рабочего места;
• рассмотреть этапы проведения анализа работы и рабочего места;
• изучить методы сбора информации для анализа работы;
• исследовать процесс составления описания работы и рабочего места;
• провести анализ работы руководителя ООО ПКФ «Технакон»;
• предложить пути совершенствования анализа работы руководителя и его оценки.

Предметом исследования в  работе является анализ и описание работы и рабочего места.

Объект исследования —  работа и рабочее место заместителя  директора по коммерции ООО ПКФ «Технакон».

Глава 1. Теоретические  основы анализа и описания работы и рабочего места

1.1. Характеристика  анализа работы и его этапы

Анализ работы необходим  для выполнения многих функций по управлению персоналом и используется для:

• подготовки описания работы (содержит краткое изложение сути рабочего или управленческого процесса, степень его ответственности, условия работы и т.п.);
• составления личностной спецификации с указанием личностных качеств работника;
• подбора сотрудников и приема их на работу: аналитическая информация учитывается при отборе работников на определенную должность;
• оценки результативности труда работников;
• подготовки кадров и повышения квалификации путем разработки и внедрения программ подготовки кадров. Анализ работы помогает установить знания, навыки и умения, необходимые для выполнения процесса на данном рабочем месте;
• планирования карьеры и служебного продвижения, с учетом достижения работником высоких результатов;
• оплаты труда, так как она должна напрямую увязываться с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т.п.;
• обеспечения безопасности труда, поскольку она зависит от правильного расположения рабочих мест, оборудования, соблюдения определенных стандартов и других условий.

Создание организации  приводит к возникновению рабочих  мест, которые должны быть заняты. Анализ работы – это процедура, посредством  которой определяются обязанности  и характер работ, а также тип  людей (в терминах знаний и умений), которых следует нанять. Анализ позволяет  получить данные о требованиях к  работе, которые затем используются при создании описания работы (в  чем заключается работа) и спецификаций работы (каких людей на нее нанимать).

Рабочая деятельность. Собирается информация о реальных видах рабочей  деятельности, таких, как чистка, шитье  или рисование. Иногда такой список содержит описание того, как, почему и  когда работник выполняет каждый из видов работ.

Человеческое поведение. Может быть включена информация о  человеческом поведении, таком, как  чувственность, общение, принятие решений  и творческие навыки. Сюда должна быть включена информация относительно требований, предъявляемых непосредственно  к человеку, в терминах затрат человеческой энергии, необходимости ходить на длинные  дистанции и т. д.

Механизмы, оборудование, инструменты  и другие приспособления, используемые в работе. В этот раздел следует  включить данные, касающиеся производимых продуктов, обрабатываемых материалов, знаний, которые должны применяться (такие, как знание законов физики), а также оказываемых услуг (таких, как консультирование или ремонт).

Нормы производительности. Собирается информация о нормах производительности (в терминах количества, качества или  затрачиваемого времени на каждый вид  работы), нормах и критериях, по которым  будет оцениваться работа.

Рабочее окружение. В этот раздел следует включить информацию, касающуюся таких аспектов, как физические условия работы, расписание работы, а также организационное и  социальное окружение – например, люди, с которыми работнику придется общаться в процессе работы. Также  в этот раздел может быть включена информация о финансовых и нефинансовых стимулах.

Требования к человеку. Обычно приводится информация, касающаяся таких требований к потенциальному работнику, как знания и умения (образование, обучение, опыт работы и т. д.) и требуемые личные характеристики (интересы, склонности, способности, физические данные и т. п.).

Информация, полученная при  анализе работы, используется как  основа в различных взаимосвязанных  видах деятельности по управлению персоналом.

Набор и отбор. Анализ рабочего места позволяет получить информацию о том, какой вид деятельности соответствует данному рабочему месту и каковы требования, предъявляемые  к потенциальному работнику, который  должен будет работать на этом рабочем  месте. Эта информация, касающаяся описания работы, места и ее спецификации, является основой решения о приеме людей.

Компенсации. Требуется четкое понимание того, что является сутью  работы, для того чтобы оценить  затраты и назначить оплату. Оплата (зарплата и бонусы) обычно зависит  от требуемых навыков, уровня образования, вредности – от всех факторов, которые  определяются при анализе работы. Наличие этих факторов позволяет  классифицировать работы по категориям (секретарь третьей или четвертой  категории, например) для получения  данных относительно стоимости каждого  вида работы.

Оценка исполнения. Оценка исполнения работы подразумевает сравнение  реального качества выполнения работы каждым работником с желаемым. Часто  именно при анализе работы производственные инженеры и другие эксперты определяют нормы производительности труда  и перечень выполняемых работ.

Обучение. Необходимо использовать информацию, полученную при анализе  работы, для разработки программ обучения и повышения квалификации, так  как анализ работы и основанное на нем описание работы показывают, какого типа навыки, а следовательно, и обучение требуются в данном случае.

Анализ работы включает в  себя шесть этапов:

Этап 1. Определение цели, для которой будет использоваться информация, полученная при анализе  работы. Необходимо начинать с установления целей, для которых будет использоваться информация, так как это определяет вид информации и ее источники. Некоторые способы сбора информации (опрос работников о сути работы и ответственности их), лучшим способом подходят для описания работы и подбора работников. Другие методы, используемые при анализе работы (опросный лист для анализа должности), не позволяют получить пространную информацию для создания описания работы, но позволяют получить цифровой рейтинг для каждого вида работ, что может использоваться для сравнения одного вида работ с другим при определении размеров компенсации.

Этап 2. Сбор вспомогательной  информации. Необходимо проанализировать доступную вспомогательную информацию, такую как структура компании, технологические карты и описание работ.

Организационная структура  показывает, как рассматриваемый  вид работ соотносится с другими  видами работ и его место в  общей организационной структуре. В организационной структуре  должны быть определены названия каждой должности, посредством связующих  линий должно быть показано, кто  кому подчиняется и кто с кем общается в процессе работы.

Описание работы может  послужить хорошей отправной  точкой для создания нового скорректированного описания работы.

Этап 3. Выбор репрезентативной должности для анализа. Это необходимо, когда нужно проанализировать большое  количество сходных видов работ  и когда для этого требуется  слишком много времени.

Этап 4. Сбор информации для  анализа работы. Следующим шагом  является непосредственный анализ работы путем сбора информации о рабочей  деятельности, требованиях к поведению  наемного работника, условиях работы и  личных качествах (таких, как черты  характера и способности, необходимые  для выполнения работы). Для этой цели используют один из нескольких методов  анализа работы.

Этап 5. Анализ работы позволяет  получить информацию о сущности и  функциях, выполняемых на данном рабочем  месте. Эту информацию следует проверить  совместно с работником, выполняющим  эту работу, а также с его  непосредственным руководителем. Проверка информации позволит определить, является ли информация фактически корректной, полной и легкой для понимания  всеми заинтересованными лицами. Этот этап анализа может также  помочь получить одобрение работником данных, собранных при анализе  работы, дав ему возможность подкорректировать  Ваше описание его деятельности.

Этап 6. Разработка описания и спецификации работы. В большинстве  случаев описание и спецификация работы представляют собой два реальных результата анализа работы. Описание работы – это документ, содержащий информацию о работе, выполняемой  на данном рабочем месте и ответственности, а также об особенностях рабочего места, таких как условия труда  и безопасность. Спецификация работы содержит информацию о личных качествах, чертах характера, навыках и образовании, необходимых для выполнения работы. Это может быть представлено в  виде как отдельного документа, так и составной части описания работы.

При проведении анализа работы должны быть получены такие ее характеристики, которые в полном объеме и всесторонне  позволят составить описание работы. Поэтому анализ начинается с составления  полного перечня работ. Затем  каждый вид работы расчленяется на отдельные процедуры и операции. Изучаются приемы и методы их выполнения, используемое оборудование, аппараты, инструменты; выявляются условия труда; рабочие взаимоотношения; устанавливается  уровень профессиональной подготовки, знаний и умений, необходимых для  выполнения данной работы на требуемом  уровне.

1.2. Методы  сбора информации для анализа  работ

Непосредственный сбор информации о должностных обязанностях, ответственности  и деятельности работника на рабочем  месте. Существует множество методов, которые можно использовать для  сбора этой информации. В этой главе  мы рассмотри наиболее важные из них.

В сборе информации для  анализа работы обычно участвуют  сотрудники отдела человеческих ресурсов, работник и его непосредственный начальник. Сотрудник отдела человеческих ресурсов (это может быть менеджер по персоналу, специалист по анализу  работы или консультант) может попросить  изучить и проанализировать работу, а затем составить ее описание и спецификацию. Также требуется  участие работника и его начальника. Анализ работы подразумевает совместную работу специалиста, работника и его начальника.

Анализ работы играет важную роль в попытках работодателей следовать  законодательству о равных правах на работу. Основная причина заключается  в следующем. Работодатель должен быть способен показать, что его инструменты  для определения профпригодности и методики оценки эффективности труда действительно связаны с эффективностью труда на данном рабочем месте. Для того, чтобы выполнить эту задачу, требуется квалифицированный специалист по анализу работы.

1. Интервью. Для сбора  данных, необходимых для анализа  работы, используется три типа  интервью: индивидуальное интервью  с каждым работником; групповое  интервью с группой работников, выполняющих одни и те же  обязанности, и опрос руководящих  работников, которые хорошо осведомлены  об анализируемой работе.

Интервью – самый распространенный способ определения обязанностей и  ответственности, соответствующих  рабочему месту, и его распространенность говорит о его преимуществах. Самое важное достоинство заключается  в том, что опрос позволяет  работнику рассказать о своем  поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Кроме того, опрос может  помочь объяснить необходимость  и функции анализа работы. Опрос  также позволяет открыто выразить респонденту его взгляды и  жалобы, которые в противном случае могли бы остаться не замеченными  управляющим.

Основная проблема, связанная  с данным методом, – это искажение  информации вследствие как прямой фальсификации, так и честного ошибочного понимания. Анализ работы часто используется как  первая ступень в изменении заработной платы. Поэтому работники склонны  преувеличивать некоторые свои обязанности  и преуменьшать другие. Получение  корректной информации может, таким  образом, оказаться медленным и  полезным процессом.

2. Наблюдение. Когда работа  является открытой, то прямое  наблюдение того, что работник  делает, может дать большую часть  информации, требующуюся для ответа  на вопросы о самой работе  и для суждения о требованиях,  предъявляемых к работнику.

Наблюдение может быть сплошным и выборочным, причем второе является более сложным, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями, выполняемыми на рабочем месте, информация собирается в произвольные интервалы  времени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является получение моментной картины  того, что работник делает в исследуемом  интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Метод наблюдения достаточно прост и эффективен.

3. Собеседование. Большинство  собеседований представляют собой  интервью «индивидуального» типа  — прямой диалог между аналитиком  и работником и его руководителем.  Когда имеет место значительное  число идентичных работ, то  можно применить «групповые»  интервью — собеседование с  группой работников, выполняющих  одну и ту же работу.

Одним из условий эффективного применения метода собеседования при  анализе работы является четкое планирование собеседования заранее, его общей  схемы, последовательности задаваемых вопросов. Полезно также при подготовке к собеседованию составить контрольные  списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки, основные направления деятельности. Справочники, инструкции и таблицы помогают установить последовательность операций.

Определить последовательность вопросов по управленческим должностям довольно просто. Лучше всего начать с описания работы отдела или сектора.

4. Опросные листы. В  одних случаях опросники представляют собой чрезвычайно структурированный опросный лист. Каждому работнику предлагают списки из различных обязанностей и заданий. Его просят ответить, выполняет ли он каждое задание из списка, и если да, то как много времени обычно тратит на каждое из них. В других опросниках этот лист состоит из исключительно "открытых" вопросов и просит работника "описать основные обязанности, выполняемые на рабочем месте". На практике наилучший опросный лист представляет собой нечто среднее из этих двух крайних случаев.

Вопросники имеют то важное и очевидное преимущество, что  они структурированы и могут  быть составлены таким образом, чтобы  охватить совокупность рабочих операций.

5. Ежедневник/журнал респондента.  Работников можно попросить вести  ежедневник/журнал респондента или  составлять список заданий, которые  они выполняют в течение дня.  Для каждого мероприятия, в  котором он принимает участие,  работник записывает это мероприятие  (и затраченное время) в журнал. Это позволит получить очень  полную картину работы. Работник, может попытаться преувеличить  количество некоторых видов работы  и преуменьшить количество других. Однако сама суть подробного, с указанием затраченного времени,  журнала будет препятствовать  этому.

Интервью, опросные листы, наблюдение и ежедневник/журнал – наиболее популярные методы сбора информации для анализа работы. Они все  обеспечивают достоверную информацию о том, что ответственный за данный вид работы реально делает на рабочем  месте.

6. Количественные методы  анализа работы. Большинство работодателей  использует опросы, опросные листы,  наблюдение или журналы для  сбора информации, необходимой для  анализа работы, есть много случаев,  когда эти описательные методы  не подходят. Например, когда необходимо  для определения уровня оплаты  сравнить виды работ. Тогда  каждому виду необходимо присвоить  определенное количество баллов. Такой "количественный" подход  может оказаться наилучшим. Существует  три наиболее популярных метода: 

• позиционный опросный лист для анализа должности, 
• процедура департамента труда
• функциональный анализ работы.

Позиционный опросный лист для анализа (position analysis questionnaire (PAQ)) – это хорошо структурированный опросный лист. Он заполняется специалистом по анализу работы, который уже должен быть знаком с конкретной анализируемой работой.

Преимуществом PAQ является то, что он позволяет получить количественную оценку или выявить профиль любой  работы в баллах, присваиваемых по пяти базовым позициям:

1) Принятие решений;

2) Профессиональные навыки;

3) Физическая нагрузка;

4) Управление транспортными  средствами/оборудованием;

5) Обработка информации.

Основными достоинством PAQ является то, что он позволяет классифицировать работы, т. е. дать количественную оценку каждой работе, основываясь на таких  ее характеристиках, как требования к принятию решений, выполнению действий, требующих профессиональных навыков, физической нагрузки, управлению транспортными  средствами/оборудованием и обработке  информации. Таким образом. Вы можете использовать результаты, полученные с помощью PAQ, для того, чтобы сравнивать работы между собой и определять, например, какая из работ более  престижная. Эта информация затем  может быть использована для того, чтобы определить ставку или уровень  заработной платы для каждой работы.

1.3. Составление  описание работы и ее спецификация

Описание работы — это  фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы — это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.

К параметрам работы относятся  ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в  ходе анализа работы. Последовательность и назначение анализа и описания работы показаны на рис. 1.

Рис. 1. Последовательность и  назначение анализа и описания работы

Описание работы включает следующие типовые разделы:

а) наименование работы (рабочего места);

б) кому подчиняется работник;

в) за кого непосредственно  отвечает работник;

г) общая цель работы;

д) основные направления деятельности и задачи (их число ограничено основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);

е) условия работы и рабочая  среда — температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.;

ж) рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной работы (рабочего места) с другими  как внутри организации, так и  вне ее;

з) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).

Описания работы могут  и должны использоваться в интересах  всей организации и самого работника. Они используются организацией для  определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры  организации; определения категории  работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения  квалификации кадров; определения непригодности  исполнителя и, если необходимо, его  увольнения, аргументации в суде в  случае трудового конфликта.

Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность; возможность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

Параметры работы определяются на основе ее анализа. Масштаб работы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Сложность работы носит  преимущественно качественный характер. Она отражает степень самостоятельности  в принятии решений и степень  владения трудовым процессом. Под отношениями  по работе понимается установление межличностных  связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации. Отношения по работе являются «мостиком» к формированию структуры организации, основным первичным элементом которой является «должность». Основой для составления по каждой должности должностной инструкции является анализ и описание работы по этой должности.

Считается, что ответственность  за составление описания работы (рабочего места) должна лежать на исполнителе  работы и его непосредственном начальнике. Здесь выделяют два подхода:

• лучшим подходом является случай, когда исполнитель готовит сам проект описания своей работы, обсуждает и согласовывает его со своим непосредственным начальником. Затем с целью обеспечения согласованности с более широкими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальником следующего уровня;
• когда исполнитель работы не может подготовить проект описания самостоятельно, проект составляется и согласовывается совместно исполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается у руководителя следующего уровня.

Описание рабочего места  — всесторонняя информация о требованиях, нагрузке и содержании работы на рабочем  месте. Оно используется при подборе, отборе и найме персонала, при  проведении аттестации рабочих мест и работников. Описание рабочего места включает типовые разделы: наименование рабочего места; классификационная группа рабочего места; количество работников на рабочем месте; характеристика органов управления им; подчиненность органу управления; схема замещения должностей на рабочем месте; содержание работы на рабочем месте (основные трудовые функции); технические характеристики рабочего места (содержание, средства и организация труда); требования, предъявляемые к квалификации работника (уровень образования, профессиональное обучение, профессиональный опыт); требования физического характера (мышечная нагрузка, осанка, острота зрения, слух, влияние окружающей среды); требования психического характера (монотонность работы, способность к регулированию, готовность к кооперации усилий, наличие коллективистского духа).

Описание работы – это  письменный документ, в котором содержится информация о том, что реально  делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в  каких условиях выполняется данная работа. Эта информация затем используется при составлении спецификации работы, в которой изложены знания, способности  и навыки, необходимые для удовлетворительного  выполнения данной работы.

Хотя и не существует типовой  формы для составления описания работы, большинство описаний содержит следующие разделы:

1. Определение работы.

2. Краткое описание работы.

3. Отношения, ответственность  и обязанности.

4. Полномочия.

5. Стандарты исполнения.

6. Рабочие условия.

7. Спецификация работы.

Описание работы будет  также включать в себя общие условия  труда, соответствующие работе. Они  могут включать в себя такие факторы, как уровень шума, опасные условия  или высокая температура.

Таким образом, могут быть установлены характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чем  подход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использование  необоснованных критериев при оценке качества выполнения работы.

Глава 2. Анализ работы и рабочего места руководителя в  ООО ПКФ «Техноком»

2.1. Организационно-экономическая  характеристика ООО ПКФ «Техноком»

Общество с ограниченной ответственностью ПКФ «Техноком» является одной из динамично развивающихся компаний на российском рынке. ООО ПКФ «Техноком» является активным участником рынка электротехнической продукции, производящейся в России, занимается производством электродвигателей малой и средней мощности (коллекторных, асинхронных), малогабаритных осевых электровентиляторов.