Анализ системы регламентации труда персонала предприятия

   СОДЕРЖАНИЕ: 

ВВЕДЕНИЕ_______________________________________________________3

1. Сущность  регламентации трудовой деятельности, ее правовые и нормативные основы____________________________________________5

   1.1. Сущность  и понятия регламентации трудовой  деятельности_______ 5

   1.2. Нормативно-правовое  обеспечение регламентации труда__________8

   1.3. Методы  регламентации трудовой деятельности  на предприятии____ 9

2. Анализ системы регламентации труда персонала предприятия__________16

2.1. Краткая  характеристика ООО «РТБ Иваново»___________________ 16

2.2. Анализ  системы регламентации ООО «РТБ  Иваново»____________ 17

2.3. Предложения  по совершенствованию системы  регламентации труда персонала ООО «РТБ Иваново»_______________________________22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ___________________________________________________31

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ_______________________33

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.________________________________________________ 34

ПРИЛОЖЕНИЕ 2.________________________________________________ 35

ПРИЛОЖЕНИЕ 3.________________________________________________ 36 
 
 
 
 
 
 
 

   ВВЕДЕНИЕ: 

   Для того чтобы эффективно управлять  персоналом, нужно регламентировать его деятельность. Многие руководители и специалисты, особенно в малых предприятиях считают вопрос регламентации деятельности незначительным и не уделяют ему должного внимания, регламентация деятельности - действенный инструмент повышения эффективности работы сотрудников предприятия, но для этого необходимо грамотно организовать такой процесс.

   Потребность в регламентации деятельности появляется тогда, когда увеличивается количество правил в «игре», в которую вовлечена организация. Другими словами, компания развивается, число управляемых объектов -сотрудников, продуктов, процессов - растет, и высшему руководству все труднее справляться с таким объемом управленческой работы.

   Хороший руководитель может эффективно управлять  пятью-семью заместителями и вдохновлять  своим энтузиазмом человек десять ключевых специалистов. Если не установлен четкий порядок распределения обязанностей и ответственности, управленческие воздействия остаются неформальными, полномочия и ответственность фиксируются на уровне устных поручений и всегда есть возможность воспользоваться недоговоренностями.

   Так в небольших компаниях, где численность  сотрудников позволяет руководителю непосредственно контролировать деятельность всех сотрудников, закрепление стандартов деятельности в специально разработанных организационных и нормативных документах нецелесообразно, так как стоимость создания комплекта регламентирующих документов может превысить эффект от их внедрения. Такие компании, численностью 30 –50 человек могут регламентировать свою деятельность, не создавая официальных документов. Как правило, разработка полного комплекта взаимосвязанных регламентирующих документов нецелесообразна на предприятиях, не имеющих цикличных, формализованных бизнес-процессов. То есть стабильных деловых процедур. Каждый новый проект, выполняемый в Компании, в этом случае требует новых решений и предприятие настолько динамично, что разрабатываемые регламентирующие документы инструкции устаревают “до окончания их разработки”.

   Напротив, крупные предприятия, имеющие критическую  массу управления (численность предприятия  превышает 100 человек), стабильно выполняющие  определенный набор бизнес-процессов, не могут эффективно работать без строго определенной системы управления и жесткой регламентации принципов взаимодействия, административной и функциональной подчиненности, зафиксированной в комплекте взаимосвязанных документов.

   Целью курсовой работы является изучение теоретических основ понятия «регламентация»,  анализ существующего состояния регламентации трудовой деятельности персонала на ООО «РТБ Иваново», а так же разработка предложений по усовершенствованию этой системы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   1. Сущность регламентации трудовой деятельности, ее правовые и нормативные основы

 
   1.1. Сущность и понятия регламентации трудовой деятельности 

   Регламентация деятельности - это установление однозначных  правил поведения в рамках определенной деятельности. Для персонала это прежде всего     модели     выполнения     работ.     Можно     выделить     три     способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции [18, с.63].

   Правила - самый жесткий способ регламентации. Правила - это официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры по качеству (ОТК). Кроме того, правилами могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и в некоторых случаях даже личная жизнь сотрудников.

   Нормы - неофициальные и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется сотрудниками организации, а их нарушение порицается. Сотрудники организации, которые принимают самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).

   Традиции - максимально мягкие требования к  поведению сотрудников, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет (по принципу «нравится - не нравится»).

   Для того чтобы деятельность организации  была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.

   Субъекты  деятельности - сотрудники, выполняющие  работу. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах. В создании именно таких документов наиболее сильны кадровые специалисты (специалаисты по управлению персоналом). Как правило, кадровики и руководят всем процессом разработки и мониторинга организационных документов.

   Процессы  деятельности - это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов используются нормативные документы (положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации).

   Есть  еще один тип регламентирующих документов - распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т.п.). Они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства - когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы.

   Отметим, что объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте очень мал, и когда говорят о регламентации, то имеются в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.

   Грамотная система документационного обеспечения  управлением (ДОУ) полезна для всех категорий персонала в организации - топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, линейных руководителей и исполнителей. Рассмотрим подробнее, что же дает регламентация деятельности персонала для каждой категории сотрудников.

   Топ-менеджеры. Для высшего руководства регламентирующие документы - инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации руководителю достаточно один раз установить набор правил - и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться.

   Менеджеры среднего звена. Руководителям среднего звена регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности.

   Линейные  руководители. Для данной категории  руководителей, перед которыми уже поставлены конкретные задачи, регламентация деятельности -это руководство к действию, где должны быть описаны способы (технологии) достижения намеченных целей. На практике во время реализации многих проектов те линейные руководители, которые изначально были настроены против лишних бумажек, получив на руки регламент, со временем осознают, что работать стало гораздо проще и удобнее.

   Исполнители. Данная категория персонала является, пожалуй, основным пользователем регламентирующих документов. Одним из признаков хорошо составленного регламентирующего документа является то, что он понятен исполнителю. Ведь основная причина непринятия большинством сотрудников регламентирующих документов не в том, что они не доработаны или плохо оформлены, а в том, что эти документы недостаточно отражают деятельность конкретного сотрудника. Есть и еще одна причина неприятия - правильная регламентация всегда усиливает нагрузку на сотрудника (повышает его уровень эксплуатации), но не всегда это повышение приводит к росту оплаты труда.

 
1.2. Нормативно-правовое обеспечение регламентации труда 

   При регламентации трудовой деятельности работников государство централизованно определяет наименования профессий рабочих и должностей служащих, которые являются государственными стандартами, разграничение функций, полномочий и ответственности работников, требования к их знаниям и квалификации. С учетом всего этого разрабатываются нормативные материалы по труду и на их базе устанавливаются нормы.

   Нормативно-правовое обеспечение системы регламентации  труда состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на ораны и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации [19, с.54].

   В трудовом законодательстве преобладающее  законодательство занимают акты централизованного регулирования - Трудовой кодекс РФ [6], Постановления правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства здрвоохранения и социального развития РФ, Федеральной службы по труду и занятости РФ.

   Основные  документы нормативно-правового  обеспечения:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (далее -ОКПДТР) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (далее - ЕСКК), он подготовлен в рамках выполнения государственной программы перехода нашей страны на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих отраслей экономики Российской Федерации (далее - ЕТКС) -Нормативный документ, разрабатываемый в централизованном порядке в целях обеспечения единства в тарификации одинаковых по сложности работ как по отраслям производства, так и между отраслями, а также единства в тарификации рабочих равной квалификации. В соответствии с ЕТКС производится присвоение квалификационных разрядов рабочим и составляются программы по подготовке и повышению их квалификации.

 
1.3. Методы  регламентации трудовой деятельности  на предприятии

   Методическое  обеспечение регламентации трудовой деятельности персонала - это «совокупность документов организационного, организационно-методологического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила и требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач управления и регламентации трудовой деятельности персонала и утвержденные в установленном порядке компетентный соответствующим органом или руководством организации» [20, с.136].

   Методическое  обеспечение создает условия  для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам регламентации деятельности персонала. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведения нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

   А. На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники служб управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего использования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

• общие положения;
• порядок приема и увольнения персонала;
• основные обязанности персонала;
• основные обязанности администрации;
• рабочее время и его использование;
• поощрения за успехи в работе;
• ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

   Б. Важнейшим методом регламентации является составление Коллективного договора, разрабатываемого при непосредственном участии службы управления персоналом (отдела кадров; отдела организации труда и заработной платы; юридического отдела). Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе хозяйственной деятельности на календарный год.

   В рамках регламентации трудовой деятельности существенным организационно-регламентирующим методом является составление положений о подразделении и должностных инструкций.

   В. Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения предприятия: его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

• общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности,     какими     нормативно-правовыми документами     оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);
• задачи подразделения;
• организационная структура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения);
• функции подразделения;

- взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с 
указанием информации, документации, передаваемой данным подразделением (от кого, кому, сроки и периодичность);

- права подразделения (в пределах возложенных на него функций);

- ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий 
за некачественное, несвоевременное их выполнение).

- типовые   положения   о   подразделения   содержатся   в   специальной 
литературе по управлению персоналом, но требуется их адаптация, уточнение, применительно к каждой конкретной организации и подразделению.

   Г. Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой должности персонала и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность [20, с. 140]. Ряд авторов дает несколько другое определение должностных инструкций как "нормативного документа, в котором обозначены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника учреждения, на основании которой с работником составляется трудовой договор (контракт)" [21, с. 121]. Должностная инструкция может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационных справочниках [например, 22] , но с учетом конкретных социально-экономических и хозяйственных условий.

   Чтобы составить качественную должностную  инструкцию, необходимо глубоко изучить  те прочесу, работы, которые должны выполняться по данной должности (или  на данном рабочем месте), а также  определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам опыту, то есть составить личностную спецификацию.

   Для правильного и в полном объеме составления должностной инструкции необходимо иметь описание должности, в рамках которой выполняются функции, зафиксированные в ней.

   В зарубежной науке и практике организации  производства и управления персоналом уделяется значительное внимание вопросам анализа и описания должности, работы / процесса (эти понятия принимаются  в данном случае как аналогичные), так как на их основе составляется спецификация (требования к работнику). И в целом они являются фундаментом для многих процедур организации труда и производства, управления персоналом на предприятии, в том числе собеседования, тестирования, отбора, оценки, найма, служебного продвижения и так далее.

   Требования  к должности формулируются на основе анализа и описания должности и процессов, выполняемых работником, порядок описания которой может быть представлен схемой на рис.1.

   Д. Анализ должности - это определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работником или работой. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.

   Основными методами анализа должности, которые по одиночке или в комбинации могут быть использованы для сбора информации, являются: наблюдение, собеседование, анкетирование.

   Цели  описания должности - фиксация данных о содержании работы на данной должности. Такое описание включает разделы:

• наименование должности;
• кому подчиняется работник;
• за кого непосредственно отвечает работник;
• общая цель работы; 
• основные направления деятельности и задачи (их число ограничивается 
  6-7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работников с помощью глаголов:  отвечает, проверяет, составляет и т.п. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах,   таких   как   стоимость, выходной   результат,   время,   скорость, расходы и т.п.);
• условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вредные 
  воздействия и т.п.);

- рабочие взаимоотношения, то есть наиболее значительные контакты 
данной должности с другими (как внутри организации, так и вне ее);

- показатели   ответственности   (за   результаты   работы,   дисциплину, 
подчиненных и другие).

   Описание  должности в рамках предприятия  может осуществлять работник кадровой службы (службы управления персоналом) — специалист-аналитик данной работы или кадровик совместно со специалистом в данной сфере работы. Описания необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, так как они являются основой составления должностной инструкции.

   Как следствие, типовая структура должностной  инструкции позволяет: во-первых, сбалансировать основные функции, права, ответственность по каждой должности; во-вторых, обеспечить повышение эффективности управленческих работ за счет более совершенной технологии процесса управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных процедур и операций; в-третьих, устранить дублирование по отдельным функциям управления; в-четвертых, упорядочить информационные потоки в организации.

   Е. И, наконец, составление личностной спецификации вытекает непосредственно из описания должности и предъявляет собой набор требований, которые данная должность предъявляет к работнику. Личностная спецификация может использоваться администрацией предприятия при подборе, отборе, аттестации кадров предприятия, то есть по своей сути также служит основой для более эффективного размещения персонала, а как следствие - повышению эффективности организации труда и производства.

   Наиболее  полные основные требования к работнику  были предложены английским профессором Алеком Роджером еще в 1930 году, однако в каждом конкретном случае их состав может меняться (табл.1) 

   Таблица 1. Личностная спецификация 

   В табл.1 выделены три основные категории качеств:

1.  Основные требуемые качества, то есть такие, без наличия которых 
работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне.

2. Желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств.

3.  Противопоказания:      качества,      автоматически      исключающие 
кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.

   Как видно, личностная спецификация скорее является сводом трудовых и 
социально-психологических характеристик к работникам, претендующим на 
данную должность. Но в то же время ее разработка тесно связана с процессом разработки должностных инструкций и показывает важность разработки последних для предприятия. Однако, составление личностной спецификации как метод регламентации труда персонала, конечно, ограничено применим в практике управления персоналом в отечественных условиях, поскольку требует привлечения весьма опытных специалистов по управлению персоналом, социологии и психологии, что, например, малоприменимо в деятельности рассматриваемой ниже организации ООО "РТБ Иваново". 
 
 
 
 
 
 
 

   2. Анализ системы регламентации труда персонала предприятия 

2.1. Краткая  характеристика ООО «РТБ Иваново» 

   ОАО «Ремонтно-техническая база Иваново» создано в 1997 г. и зарегистрировано Администрацией Нижегородской области 24 июня 1997 г. 27 декабря 2004 г. ОАО «Ремонтно-техническая база Иваново» в соответствии с решением, принятым учредителями преобразовано в общество с ограниченнной ответственностью.

   В ООО "РТБ Иваново" внедрена иерархическая структура управления, основу составляет линейный принцип построения в соответствии с особенностями деятельности ООО " РТБ Иваново".

   Основные  направления деятельности ООО " РТБ Иваново":

• техническое обслуживание и ремонт тракторов и самоходных машин, автотранспортных средств, легковых автомобилей, в том числе ремонт двигателей, топливных насосов и пусковых двигателей;
• услуги по доставке грузовым транспортом продукции сельскохозяйственного производства и иных грузов;
• услуги по заготовке зеленой массы на комбайнах и ее вывоз тракторами и грузовым транспортом;
• ремонт, строительство и обслуживание оборудования животноводческих ферм; работы по подготовке тока к приему урожая, сортировку, очистку, сушку и помол фуражного и семенного зерна, подготовку комбикормовых смесей; заготовку и распиловку древесины по заказам хозяйств и для собственных нужд.

   В 2007 г., по сравнению с предыдущим годом, сократились объемы хозяйственной деятельности по обслуживанию животноводческих ферм и заготовке зеленой массы, что уменьшило штатную численность работников в данных подразделениях. Однако рост ремонтных работ привел к увеличению на 1,3 % среднесписочной численности персонала ООО " РТБ Иваново".