Анализ системы управления организации (на примере ООО ЧОП «Ветеран»)

Министерство  образования и науки РФ

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

«Челябинский  государственный педагогический университет»

в г. Миассе

Кафедра общегуманитарных и социально-экономических дисциплин

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «основы менеджмента»

На тему: Анализ системы управления организации 

(на примере  ООО ЧОП «Ветеран»)

 

 

 

 

 

                                           Выполнил:

                                                                  студент 3 курса

                                                                  Менеджмент организации

                                                                  группа 301/5

 

 

                                         Проверила:

                                                               к.э.н, доцент

 

 

Дата сдачи:_____________

 

Дата защиты:___________

 

Оценка:________________

 

 

 

Миасс

2012

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………. Глава 1. Теоретические основы анализа системы управления………………. 1.1. Понятие системы управления………………………………………. 1.2. Анализ внутренней  среды организации…………………………… 1.3. Анализ внешней среды  организации……………………………… 1.4. Инфраструктура………………………………………………….. Выводы по первой главе………………………………………………… Глава 2. Анализ системы управления ООО ЧОП «Ветеран»……………….. 2.1. Краткая характеристика  объекта исследования…………………... 2.2. Анализ основных элементов  внутренней среды организации…... 2.3. Анализ основных элементов  внешней среды организации……… 2.4. SWOT – анализ предприятия  ООО ЧОП «Ветеран»……………... 2.5. Основные рекомендации  по совершенствованию системы  управления для ООО  ЧОП «Ветеран»……………………………. Выводы по второй главе………………………………………………… Заключение……………………………………………………………………… Список использованной литературы…………………………………………..   ПРИЛОЖЕНИЕ 1

4 6 6 8 19 21 23 25 25 29 32 35   38 42 43 45

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современных  условиях развития рыночных тенденций  в России, обусловленных качественно  новой системой хозяйственных связей и механизмов конкурентных отношений, одной из актуальных задач адаптации  хозяйствующих субъектов к условиям неопределенности является совершенствование  структур управления производством.

Сегодня для повышения эффективности  функционирования предприятия необходимо совершенствовать каждый этап его становления, начиная от миссии организации и  заканчивая ее культурой.

Менеджмент  как современная система управления предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых для его  эффективного функционирования и развития.

Анализ  организации управления предприятием позволяет оценить гибкость, эффективность, надёжность управления, способность  к постоянным воздействиям со стороны  окружающей среды. Для принятия эффективных  и грамотных управленческих решений  в условиях столь динамичного  развития рынка предприятию необходимо рассматривать целый комплекс экономических  показателей, чётко отражающих сложившуюся  ситуацию, как на самом предприятии, так и вне его.

Актуальность  проведения анализа существующих систем управления в организациях и на предприятиях определяется необходимостью создания более эффективных структур управления, что может быть достигнуто только с помощью комплексного изучения и совершенствования этапов их формирования.

Целью данной курсовой работы является исследование системы управления организации  на примере Частного охранного предприятия  «Ветеран» и дать рекомендации по ее совершенствованию.

Для достижения указанной цели поставлены следующие  задачи:

- изучить  теоретические основы управленческой  деятельности предприятия;

- провести  анализ внутренней и внешней  среды предприятия;

- обобщить  результаты анализа внутренней  и внешней среды предприятия  с помощью SWOT-анализа;

- разработать  рекомендации по совершенствованию  системы управления организации.

Объектом  исследования является Частное охранное предприятие «Ветеран».

Предмет исследования – внешняя и внутренняя среда Частного охранного предприятия  «Ветеран».

Рассмотрение  теоретических и методических вопросов деятельности предприятий сферы  безопасности проведено в работах  отечественных ученых Белокоровин Э.А., Маслов Д.В., Ясин Е.Г., Петрунин Ю.Ю., Борисов В.К. и другие.

Значительный  вклад в изучение рынка услуг  внесли Басовский Л.Е, Виханский О.С., Наумов А.И., Герчикова И.Н., Дорофеев В.Д.,          Коротков Э.М.

В качестве информационной базы для выполнения аналитических работ использовались как вторичные, так и первичные  данные, полученные при сборе информации в ООО ЧОП «Ветеран».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  основы анализа системы управления

1.1. Понятие системы  управления

 

Система – это целое, созданное  из частей и элементов, взаимодействующих  между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков  следует назвать: множественность  элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем  система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь[14].

Управление – это процесс  воздействия на систему с целью  поддержания заданного или перевода её в новое состояние[14]. При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

1. Выход  основной системы.

2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию  о состоянии выхода.

3. Канал обратной связи.

4. Блок управления, сравнивающий  фактический и заданный выход  и в случае необходимости вырабатывающий  управляющее воздействие.

Очевидно, что именно система  управления организации имеет возможность  адекватно реагировать на внешние  и внутренние воздействия, что придаёт  организации способность к адаптации  в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой.

В настоящее время в  составе системы управления организации  выделяют следующие подсистемы:

1. структура  управления;

2. техника  управления;

3. функции  управления;

4. методология  управления.

При этом систему управления можно рассматривать  как с позиции статики, то есть как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как  управленческую деятельность.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

- функциональную  и организационную структуру,  схему организационных отношений,  профессионализм персонала;

- компьютерную  и оргтехнику, мебель, каналы передачи  информации (сети связи), систему  документооборота. В отношении техники  управления следует отметить, что  стройность и действенность системы  управления в немалой степени  зависит от системы документооборота  предприятия. От неё напрямую  зависит и число ошибок учёта  и планирования, и оперативность  реагирования на определённое  воздействие. «Бумажная» бухгалтерия  неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое  «наказуемость» инициативы. Доказано  на практике и находит всё  более широкое практическое применение  понимание того, что функциональность  организации рабочего места повышает  производительность труда работника  и управленца не только технически, но и в результате получения  ими положительного эмоционального  настроя. 

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему  коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение [4].

Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущая  к образованию и совершенствованию  связей между частями системы. Как  явление – это объединение  элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и прочее. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший  интерес представляет структура  управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между  ними полномочий и ответственности  часто предопределяет и технику  управления, и процесс, и методы, и функции.

1.2. Анализ внутренней  среды организации

 

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация  находится и функционирует в  среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том  случае если, среда допускает его  осуществление [8]. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен

уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные – это  ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью  контролируются руководством. Часто  внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе [11].

Основные  переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

- Цели. Организация,  по определению, это по крайней мере 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Основной  целью работы большинства организаций  является получение прибыли. Прибыль  это ключевой показатель организации. Принятый в      1995 г. Гражданский  кодекс России (ст. 50 ч. I) зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

- ее максимизацию;

- получение  «удовлетворительной» прибыли, т.е.  суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;

- минимизацию  прибыли. Этот вариант обозначает  максимизацию минимума ожидаемых  доходов наряду с минимизацией  максимума потерь.

Но не у всех организаций получение  прибыли является главной целью [12]. Это касается некоммерческих организаций, например  церквей, благотворительных фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:

- удовлетворение  потребителя или пользователя  услуг;

- позиция на рынке, часто связанная  с желанием рыночного лидерства;

- условия благосостояния работающих  и развитие хороших отношений  среди персонала;

- публичная  ответственность и имидж организации;

- техническая эффективность, высокий  уровень производительности труда,  придание особого внимания научным  исследованиям и разработкам;

- минимизация  издержек производства и т.д.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные  организации имеют много целей. Для того чтобы получать, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор  руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации  тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все  последующие решения руководства.

- Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации – это  логические взаимоотношения уровней  управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая  позволяет наиболее эффективно достигать  целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. В пример можно привести разделение труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству [17].

На данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет  место горизонтальное разделение труда  по специализированным линиям. Если организация  достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить разделение труда в  организации – один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

Не менее важно и то как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении  нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует многоуровневая структура, а широкой – плоская структура управления.

Не существует идеальной сферы  контроля. Многие переменные внутри организации  и снаружи могут влиять на нее. Кроме того, ни сфера контроля, ни «высота» структуры не показатель величины самой организации.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущность, когда работа четко делится и  по горизонтали, и по вертикали, как  это имеет место в крупных  современных организациях. Если руководство  не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут  сосредоточиться на обеспечении  своих собственных интересов, а  не на интересах организации в  целом.

Формулирование и сообщение  целей организации в целом  и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция  управления играет определенную роль в координировании специализированного  разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

- Еще одним направлением разделения  труда в организации является  формулирование задач. Задача  – это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее  установленным способом в заранее  оговоренные сроки. С технической  точки зрения задачи предписываются  не работнику, а его должности.  На основе решения руководства  о структуре каждая должность  включает ряд задач, которые  рассматриваются как необходимый  вклад в достижение целей организации.  Считается, что, если задача  выполнится таким способом и  в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать  успешно.

Задачи организации традиционно  делятся на три категории. Это  работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере  работа людей состоит из работы с  предметами. Задача же мастера –  это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Два важных момента в работе –  это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего уровня к высшему [19].

Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией  специализации. Как показал в  своем знаменитом примере о производстве булавок Адам Смит, специалист может  существенно увеличить производительность труда. В нашем веке технологические  нововведения и системное сочетание  техники и специализации труда  сделали специализацию задач  углубленной и сложной до такой  степени, о которой и думать не мог Смит.

- Технология как фактор внутренней  среды имеет гораздо большее  значение чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию.  То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале века появилось такое понятие  как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти  повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Классификация технологии по Джоан  Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

- Единичное, мелкосерийное или  индивидуальное производство, где  одновременно изготавливается только  одно изделие.

- Массовое или крупносерийное  производство применяется при  изготовлении большого количества  изделий, которые идентичны друг  другу или очень похожи.

- Непрерывное производство использует  автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки  для непрерывного изготовления  одинакового по характеристикам  продукта в больших объемах. 

Социолог и теоретик организации  Джеймс Томпсон предлагает другие три  категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

- Многозвенные технологии, характеризуемые  серией независимых задач, которые  должны выполняться последовательно.  Типичный образец – сборочные  линии массового производства.

- Посреднические технологии характеризуются  встречами групп людей, таких,  например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят  быть взаимозависимыми.

- Интенсивная технология характеризуется  применением специальных

приемов, навыков или услуг, для  того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Эти две категории не так уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя назвать какой-то один тип  технологии лучше другого. В одном  случае  может быть более приемлем один тип а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

- Люди являются основой любой  организации. Без людей нет  организации. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний  климат, от них зависит то, чем  является организация. 

В силу такого положения люди для  менеджера являются «предметом номер  один» [20]. Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень  сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его  способности и т.п. Все эти отличия  могут оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами  таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов  поведения и деятельности каждого  отдельного человека и стараться  устранять отрицательные последствия  его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для  него характерно наличие отношения  к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

Внутренняя  жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными функциональными группами процессов являются следующие:

- производство;

- маркетинг;

- финансы;

- работа  с кадрами;

- эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Управление производством состоит в осуществлении управления

процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции: управление разработкой и проектированием продукта; выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции; контроль качества.

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами(найм, подготовка и переподготовка).Также предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.