Анализ внешней и внутренней среды организации. 15

Содержание

 
Введение

Основной вопрос, который ставит перед собой любая организация, это, какое направление хозяйственной  деятельности необходимо развивать  для получения максимальной прибыли  и стабильного развития? Для этого необходимо изучить факторы, влияющие на ее развитие. В результате изучения всех доступных факторов, которые  оказывают то или иное влияние  на развитие компании, формируется  стратегия предприятия, которая  должна дать ответы на основной вопрос. Связи этим темой данной курсовой работы является «Анализ внешней и внутренней среды организации» на примере Якутского отделения №8603 ОАО «Сбербанк России».

Актуальность темы обусловлена тем, что современная внешняя среда предприятий характеризуется высокой степенью сложности, конкуренции и неопределенности. Способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде - основное условие в бизнесе. Более того, это условие выживания и развития. Организации должны, с одной стороны, постоянно осознавать новый характер изменений в окружающей среде и эффективно на них реагировать.

Любая организация находится и функционирует в среде, которая окружает ее. Внутренняя среда организации  является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации  функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть также и источником проблем  и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации  и провести эту стратегию в  жизнь, руководство должно иметь  углубленное представление, как  о внутренней среде организации, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в  ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение  изучаются стратегическим управлением  в первую очередь для того, чтобы  вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать  при определении своих целей и их достижении. 

Место прохождения практики - Якутское отделение № 8603 ОАО «Сбербанка России».

Объект исследования: Якутское отделение №8603 ОАО «Сбербанк России».

Предмет исследования: является понятие и изучение организационной структуры, управление персоналом, информационной системы управления в Якутском отделе №8603 ОАО «Сбербанк России».

Целью работы: изучение внешней и внутренней среды предприятия, производственного потенциала, выявление слабых и сильных сторон и потенциальных возможностей, конкурентоспособности предприятия;

В соответствии с целью изучения были поставлены следующие задачи:

1. набраться практического опыта;

2. исследовать деятельность Якутского  отделения №8603 ОАО «Сбербанка  России»;

3. провести анализ стратегии  развития банка на период 2014 года.

В процессе практики были изучены внешние и внутренние положения отделов, должностные инструкции сотрудников, правила документооборота и технологии обработки учетной информации в Сбербанке России, регламенты, правила и другие нормативные документы, разработанные Сбербанком России специально для проведения различных операций в филиалах Сбербанка.

Поставленная цель и задачи предопределяют структуру работы, которая включает введение, шесть основных пунктов, аналитический раздел, заключение, список использованных источников, приложение.

Глава 1. Теоретические аспекты внешней и внутренней среды организации»

1.1 Организация  как открытая система

Термин «организация» происходит от греческого слова «органон» (organon), что означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в единое целое; приведение в стройную систему [21, с.34].

Система - это целесообразная совокупность взаимозависимых, взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, их частей, связей, отношений, функций, образующих единое целое [1, с.92].

Находясь во взаимозависимости, взаимосвязи и взаимодействии, совместно функционируя, составляющие компоненты системы обеспечивают функционирование системы как целого.

При этом принципиально важным является не простое функционирование, а функционирование для получения интегрального или комплексного эффекта по достижению цели, ради чего собственно составляющие множества и организуются в систему, сохраняя себя при этом так же, как целостное образование (рис. 1) [8, с.144].

Слагаемые целого должны быть взаимосвязаны, а развитие целого зависит от наиболее слабой его части.

Залог дееспособности системы как единого целого именно во взаимоувязке потенциалов частей его составляющих.Рамочные условия увязки - цель системы.

Затраты системы на содержание более прочных звеньев ложатся бременем на совокупные затраты системы, снижая ее дееспособность.

Одно из первых определений понятия «система» мы встречаем в работе К. Болдуинга [1, с.92]: «система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:

- поведение  каждого элемента влияет на  поведение целого;

- поведение  элементов и их взаимодействие  на целое взаимозависимы;

- если  существуют подгруппы элементов, то каждая из них влияет  на поведение целого и ни  одна из них не оказывает  такого влияния независимо».

Таким образом, из этого следует, что «система» представляет собой некое единство, а не простую совокупность составляющих ее частей. По этому поводу Р. Акофф отмечает, что «когда система расчленена, она теряет свои сущностные свойства».

Основными системными принципами являются [14, с.16]:

Целостность - несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого.

Структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, т.е. обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры.

Взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия.

Иерархичность - каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы.

5. Множественность  описания каждой системы, дающее  макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и  процессуальное представление о  системе. В связи с этим задачей  системного подхода является  идентифицировать целое, объяснить  поведение и свойства целого  с точки зрения его роли  и функции.

Таким образом, система управления организацией с позиции системного подхода может быть определена как:

1. Концептуальная, если она рассматривается как  модель системы управления.

2. Эмпирическая, если рассматривается конкретная  организация.

3. Искусственная, поскольку она создана и используется  людьми.

4. «Человеко-машинная» («человеко-компьютерная»), поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система.

Замкнутая или открытая в зависимости от решаемых задач и используемой для этого информации - только внутренней или связанной с окружающей средой. Временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.

В широком смысле понятие «организация» означает определенный порядок, а повышение организованности - упорядочение, которое может быть достигнуто при соблюдении трех необходимых условий [18, с.41]:

- если  определены границы системы, т.е. установлено, сколько и каких  образующих единиц она включает;

- если  определены переменные, которые  характеризуют единицы, образующие  систему, и установлены допустимые  отношения между их количественными  значениями;

- если  определен образ действий каждой  единицы и схемы их взаимодействия.

При этом каждая организация любой системы требует такого подбора и сочетания элементов, который не только обеспечивал бы ее гармоничное функционирование и развитие как единого целого, но и сочетаемость с более крупной системой, элементом которой она является.

Сами же элементы, действуя целесообразно, обладают относительно всей организации определенной функцией, которая характеризует роль, назначение того или иного элемента в осуществлении цели.

Организация представляет собой открытую целостную систему. Многочисленными нитями она связана с внутренней и внешней средой, изменения которой оказывают на деятельность организации позитивное и негативное воздействия. Чем сложнее, масштабнее организация, тем больше предпринимателям и менеджерам приходится уделять внимания анализу окружающей среды и учету ее влияния на эффективность управления.

Системная модель - это организация, в которой функционирование, свойства, структура, особенности жизнедеятельности и логика развития зависят от состояния и динамики внешней среды. Данная модель описывает организацию как динамичную систему, тесно взаимодействующую с внешней средой и реагирующую на динамику ее изменения.

Динамичная система — этот термин заимствован из общей теории систем, поэтому в исходном варианте его трактовка предполагала, что всякая организация может быть отнесена к открытым системам, если она обменивается с внешней средой энергией, информацией, системным продуктом, и к закрытым — если такой обмен не происходит. Важную роль в формировании такого взгляда на организацию сыграли разработки представителей общей теории систем.

Применительно к организации это означало, что организация, работающая в модели открытых систем, потребляет материальные и социальные ресурсы, информацию и отдает внешней среде некий системный продукт в отличие от закрытых систем. Поскольку открытость системы определялась ее связью с внешней средой, которая реализовалась через социальную функцию адаптации к внешней среде, такая трактовка модели организации как открытой системы практически совпадала с определением естественной модели организации в версии Парсонса, Барнарда, Гоулднера [8, с.148].

Естественная модель организации — это особый взгляд на природу закономерности функционирования и развития организации. Организация рассматривается как социальный организм (квазиприродный объект), телеологически, эволюционно и поэтапно развивающийся и функционирующий по своим законам, центральной проблемой которого, как и в биологических организмах, является его выживание. Логика формирования формальной структуры в этой модели (например, проектирование организации снизу) состоит в осмыслении, узаконивании и институционализации уже реально сложившихся отношений в организации.

Одну из распространенных моделей организации как открытой системы такого типа разработали Кац Д. и Канн Р. Она характеризуется переориентацией представлений: вместо максимального и рационального использования всех внутренних организационных ресурсов, стабильности и определенности в сфере организационных отношений, что типично для моделей организации как закрытой системы, становятся важными динамизм и гибкость организаций, и способность к созданию новой продукции и стратегий за счет повышения неопределенности, снижения стабильности и предсказуемости отношений.

В этих условиях высокая неопределенность и слабая предсказуемость в сфере организационных отношений и деятельности выступают признаком, позволяющим отличить организации, работающие в режиме открытых систем, от организаций, работающих в режиме закрытых систем.

По мнению З.П. Румянцевой, в результате переноса акцента в работах по системному подходу организаций на выявление и описание ее неразрывной связи с внешним миром формировались черты модели организации как открытой системы, таким образом [18, с.45]:

- компоненты  системы - система состоит из некоторого  количества частей, называемых компонентами  или элементами; они необходимы  для достижения целей системы;

- связи  системы - компоненты системы связаны  между собой,  
что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов;

- структура  системы - форма связи организационно  закреплена 
в структуре, что обеспечивает устойчивость и придает системе стабильность; для систем характерна иерархичность построения структур, т. е. наличие в них подсистем;

- взаимодействие  системы - компоненты воздействуют  друг на 
друга своим нахождением в системе и выходом из нее, и только во взаимодействии всех элементов и связей возможны процессы, с помощью которых возникает результат;

- процесс  системы - в системе одновременно  осуществляется 
ряд процессов, каждый из которых связан с какими-либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему, превращают их в продукты и услуги;

- целостность  и эмерджентные свойства системы - система - целостность (англ. holism, от греч. hobs - целое), проявляющая свойства, возникающие только в результате взаимодействия ее компонентов;

- идентификация  системы - свойства системы, на основании  которых ее можно идентифицировать, т. е. отличить от других явлений, не входящих в систему; для  этого надо определить границы, отделяющие систему от окружающей  среды;

- окружение  системы - явления и факторы, которые, не являясь частью системы, существенно  влияют на нее. Они образуют  окружающую среду системы и  своим воздействием могут менять  ее проведение;

- концепция  системы - система - это концепция, ее  особая форма отражает цели  и ценности людей, которые являются  ее неотъемлемыми элементами  и реализуют собственные идеи  о том, какой должна быть система.

Рассматривая организацию как систему, необходимо учитывать все составляющие ее подсистемы, их взаимодействие между собою и взаимоотношения с внешним и внутренним окружением. Внешняя среда организации как системы характеризуется как совокупностью переменных (элементов), которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента, окружающих ее и оказывающих на ее деятельность заметное влияние. Внутренняя среда организационной системы формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.

Таким образом, следует сделать вывод о том, что все организации являются системами, так как система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Организация, будучи целостным образованием, всегда стремится воспроизводить себя, восстанавливать утраченное равновесие, преодолевать сопротивление, в частности внешней среды.

1.2 Анализ внешней и внутренней среды организации

Выделяют следующие основные характеристики внешней среды [5, с.215]:

- взаимосвязанность  факторов внешней среды — уровень  силы, с которой изменение одного  фактора воздействует на другие  факторы. Изменение какого-либо фактора  окружения может обуславливать  изменение других;

- сложность  внешней среды — число факторов, на которые организация обязана  реагировать, а также уровень  вариативности каждого фактора;

- подвижность  среды — скорость, с которой  происходят изменения в окружении  организации. Окружение современных  организаций изменяется с нарастающей  скоростью. Подвижность внешнего  окружения может быть выше  для одних подразделений организации  и ниже для других. В высокоподвижной  среде организация или подразделение  должны опираться на более  разнообразную информацию, чтобы  принимать эффективные решения;

- неопределенность  внешней среды - соотношение между  количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности  этой информации. Чем неопределеннее  внешнее окружение, тем труднее  принимать эффективные решения.

Под внешней деловой окружающей средой понимается совокупность социально-эколого-экономических факторов, воздействующих на предприятие и оказывающих влияние на эффективность его функционирования.

Для окружающей среды характерно огромное количество переменных, создающих неопределенность в стратегическом плане. Некоторые из общих переменных, предназначенных для измерения неопределенности или динамизма окружающей деловой среды, приведены ниже [20, с.52].

- Степень  изменения цен поставщиков.

- Степень  изменения цен конкурентов.

- Степень  изменений в предложении труда.

- Степень  изменения в кривой спроса  на продукт.

- Степень  изменения цены капитала.

- Степень  изменений в возможностях финансирования.

- Степень  изменения в методах конкуренции.

- Степень  изменений в политике регулирования  рынка.

- Уровень  продаж в отрасли по результатам  выхода на рынок с новой  продукцией.

- Уровень  активности, обусловленной новыми  конкурентами, появившимися на рынке.

- Степень  изменений в результате отклонений  от нормы жизненного цикла  товара.

- Степень  изменений в результате влияния  новой технологии, появившейся в  отрасли.

Как можно увидеть при тщательном анализе этих переменных, они определяют степень изменений в таких категориях, как покупатели, поставщики и конкуренты. В свою очередь, переменные также могут изменяться по мере того, как происходят изменения в бизнесе. Поэтому их обязательно необходимо учитывать в процессе анализа окружающей среды при попытках воздействовать на динамику внешнего окружения.

Внешнюю деловую окружающую среду обычно подразделяют на [20, с.54]:

- общую (дальнюю) окружающую среду;

- специфическую (ближнюю) окружающую среду.

Анализ общей (дальней) окружающей среды включает в себя экономические, социополитические и технологические прогнозы (так называемая система PEST) для определения долгосрочных возможностей предприятия в условиях прогнозируемых возмущений среды.

Анализ экономической среды является первым и важнейшим компонентом анализа общей (дальней) окружающей среды. Он включает в себя прогнозы изменения экономики, выраженные в показателях инфляции, уровня занятости, циклов деловой активности, денежного обращения и т. д. Наиболее агрегированным показателем, используемым в этих прогнозах, является валовой национальный продукт.

Политическая стабильность государства является одним из ключевых факторов, позволяющих снизить риск развития предприятия в рамках принимаемых стратегических решений. От законотворческих органов требуется создание полной и непротиворечивой системы законов по вопросам экономической деятельности, не подвергающихся частому и коренному пересмотру [2, с.190]:

В последнее время большое внимание уделяется социокультурным факторам, воздействующим на эффективность функционирования предприятия. Причем они рассматриваются как на общенациональном, так и региональном уровнях, что обусловлено следующими обстоятельствами [20, с.56]:

- усиление  конкуренции между товаропроизводителями  и, соответственно, дифференциация  товаров по группам потребителей  требуют более детального изучения  последних.

- с другой стороны, инвестирование, направленное на расширение производства, создание новых заводов и сервисных центров напрямую связано с социокультурными факторами, поскольку зависит от образовательного уровня населения, национальных особенностей, с точки зрения общественного разделения труда, и других факторов.

Технологическая среда анализируется при помощи научно-технического прогноза, который на данном этапе решает три основных цели [2, с.191].

Прогнозирует научно-технические тенденции в науках, относящихся к данной отрасли производства (возможность технологического прорыва, возникновение товара с принципиально новыми качествами и т. д.).

Определяет стратегии предприятия в области НИОКР (размер и структура бюджета на НИОКР, создание собственной исследовательской базы, совместная с другими фирмами научная проработка, закупка лицензий и т. д.).

Сопоставляет свои возможности с возможностями конкурентов с точки зрения технического уровня производства и научно-технического уровня выпускаемых изделий.

За рубежом фирмы уделяют анализу общей окружающей среды приоритетное внимание. Так, в США уже в середине 70-х годов 73% компаний анализировали общую окружающую среду в полном объеме, 15% — анализировали ее лишь частично и только 12% компании вообще не занимались данной деятельностью.

Анализ специфической (ближней) окружающей среды обычно ассоциируют с анализом рыночного окружения. Процедура такого анализа предполагает изучение производственных трендов (направлений возможного развития и некоторые количественные характеристики), структурные сдвиги в промышленности, а также конкуренцию при производстве отдельных групп товаров (конкурентный анализ) [20, с.58]. Крупные предприятия, имеющие сильные отделы маркетинга, имеют возможность проводить самостоятельный анализ отраслей-поставщиков и отраслей-потребителей.

Конкурентный анализ специфической окружающей среды проводится чаще всего по трем основным параметрам: структурный анализ конкурентного окружения, определение конкурентных позиций (анализ стратегических групп) и анализ структуры.

Структурный анализ конкурентного окружения проводится по методике, предложенной известным американским экономистом М. Портером [7, с.119]. Он выделил пять сил конкуренции, которые определяют уровень прибыли в отрасли.

Угроза появления в отрасли новых конкурентов.

Способность ваших покупателей добиваться снижения цен.

Способность ваших поставщиков добиваться повышения цен на 
их продукцию.

Угроза появления на рынке заменителей ваших продуктов и услуг.

Степень ожесточенности борьбы между существующими в отрасли 
конкурентами.

Первая конкурентная сила—угроза появления новых конкурентов. Выявленная М. Портером сила касается легкости или трудности, с которой может столкнуться новый конкурент, появившийся в какой-либо отрасли. Очевидно, что чем труднее войти в отрасль, тем меньше конкуренция и тем больше вероятность получения доходов в долгосрочной перспективе.

Вторая конкурентная сила — давление заменителей, выявленная М. Портером, касается легкости, с которой покупатель может заменить один тип продукта или услуги другим. М. Портер отмечает, что заменители становятся особенно серьезной угрозой в том случае, когда дают покупателям не просто альтернативные продукты и услуги, но и существенно улучшают соотношение цена/потребительские качества. Например, внедрение электронных систем сигнализации оказало негативное воздействие на охранный бизнес, поскольку эти системы обеспечили равную степень защиты за значительно меньшую цену.

Третья конкурентная сила — различная способность покупателей добиваться снижения цен — связана с тем, что покупатели не являются равными.

Четвертая конкурентная сила — способность поставщиков добиваться повышения цен — аналогична способности покупателей добиваться снижения цен. Пятая конкурентная сила, которую выделил М. Портер — соперничество между ныне действующими конкурентами. Уровень конкуренции в отрасли определяет и борьба между существующими конкурентами.

Анализ структуры рынка (позиций на рынке) основан на таком понятии, как доля рынка. Доля рынка - процент продаж товара данного предприятия к общему объему продаж этого товара на рынке за определенный период времени. Предприятие должно следить за величиной и качеством доли. Очевидно, что если размер доли увеличивается, то увеличиваются объем продаж и доходы предприятия, однако антимонопольное законодательство определяет верхнюю величину доли рынка, закрепляемую за одним предприятием.

Для облегчения анализа факторов внешней среды их разделяют на факторы прямого и косвенного воздействия.

В заключение раздела следует сделать вывод о том, что факторы внешней среды влияют на деятельность фирмы, и организация должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей. Факторы внешней среды прямого воздействия непосредственно влияют на действие организации и испытывают на себе прямое воздействие деятельности организации. К этим факторам относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы, учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты. Факторы внешней среды косвенного воздействия могут не оказывать прямого немедленного воздействия на действия организации, но, тем не менее, сказываются на них — это состояние экономики, уровень научного и технического прогресса, социально-культурные и политические перемены, влияние национальных, групповых интересов и существенные для организации события (войны, кризисы) в других странах. Эти факторы предопределяют стратегически важные решения, принимаемые менеджментом организации.

Ситуационные факторы внутри организации составляют внутренние переменные, которые в основном, являются результатом управленческих решений, однако, не все и не всегда могут полностью контролироваться руководителями. Основные переменные, которые требуют внимания руководства, - это цели, структура, задачи, технология, люди.

Т.к. организация - это объединение группы людей с осознанными общими целями, то ее можно рассматривать как средство достижения целей, которые могут быть осуществлены только в процессе коллективной, совместной деятельности.

Цели - это конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим фактором координирования деятельности группы [5, с.218].

Организации различных типов ставят перед собой и различные цели. Ориентация, задаваемая ясно сформулированными целями, определяет все последующие решения руководства.

В каждом подразделении организации также необходима выработка своих целей. Цели сходных подразделений в различных организациях могут быть гораздо ближе друг другу, чем даже цели различных подразделений в рамках одной организации, поэтому особенно необходима их координация. Цели подразделений должны удовлетворять деятельности организации как целого, а не входить в противоречия с целями других подразделений.