Анализ внутренней среды организации. 5

Введение. 

Любая организация  находится и функционирует в  рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Организация – социальная общность, состоящая из группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или системы целей.

признаки организации:

- наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью группы;

- наличие, по крайней мере, одной цели, которую принимают как общую все члены группы;

- наличие членов  группы, которые сознательно работают  вместе, чтобы достичь значимую  для всех цель 

Менеджмент как  современная система управления фирмой, предприятием, организацией, действующим  в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий необходимых для  эффективного функционирования и развития производственно-хозяйственной деятельности. Сегодня речь идет о создании такой  системы управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной  необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связанными с ориентацией фирмы  на спрос и потребности рынка, на запросы индивидуальных потребителей; обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах; широким использованием новейших научно-технических  достижений; регулированием межфирменных отношений. 

Организации полностью  зависимы от окружающего мира, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей. Термин внешняя среда вбирает в себя:

- экономические условия;

- потребителей;

- профсоюзы;

- правительственные  акты;

- законодательство;

- конкурирующие организации;

- систему ценностей  в обществе;

- технику и технологию  

Внутренняя организация, в отличие от внешней, вбирает  в себя то, что находится непосредственно  внутри организации, а не за ее пределами. Понятие внутренней среды организации  можно определить следующим образом: внутренняя среда организации –  основные составляющие компоненты организации, которые оказывают непосредственное влияние на ее функционирование. Изучение внутренней среды компании дает руководству  возможность оценить внутренние ресурсы и возможности компании. Выявляя сильные и слабые стороны  компании, руководство имеет возможность  расширять и укреплять конкурентные преимущества и, соответственно,  предупредить возникновение возможных проблем.

2.Внутренняя среда  организации и ее анализ.

  Внутренняя среда  является источником, питающим организацию  ресурсами, необходимыми для поддержания  ее внутреннего потенциала на  должном уровне. Организация находится  в состоянии постоянного обмена  с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно эти моменты  должны быть предметом пристального внимания со стороны руководства. Поэтому основной целью данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней среды организации.

Информация о внутренней среде организации необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые организация  может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет  также лучше уяснить цели и  задачи организации. Важно то, что  помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим  работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Внешняя и внутренняя среда организации всегда функционируют  параллельно друг с другом. Об этом говорит, к примеру, то, что анализ внешних условий может очертить благоприятные и неблагоприятные  возможности предложения на рынке, однако, они могут быть оценены  только в отношении внутренних сильных  и слабых сторон организации. В связи  с этим каждой организации необходимо время от времени проводить анализ внутренней среды.

Можно выделить несколько  причин для проведения анализа внутренней среды организации (2):

1. Найти наилучшие  способы для достижения поставленных  задач.

2. Основывать действия  на реальных, а не на желаемых  фактах.

3. Причины важны  для понимания не только того, что сделано, но и почему  это сделано.

4. Прошлый успех  не является достаточной основой  для будущего успеха.

5. Идеи каждого  могут быть подвержены сомнению.

В анализе внутренних факторов рассматриваются следующие:

1. Состояние рынка  и уровень обслуживания. Важно  разобраться, какие товары и  услуги отвечают определенным  требованиям, и решить, на каких  необходимо сконцентрироваться.

Товары и услуги:

А) подходят для быстрого роста и предложения благоприятных  возможностей бизнеса в пределах требуемых инвестиций;

Б) выполнены и  выполняются хорошо, но их последующий  рост, вероятно, будет замедлен;

В) медленно растут или  снижаются на вялом рынке и  требуют больше затрат, нежели получаемая прибыль;

Г) быстро растут на потенциально большом рынке, но есть сомнения насчет правильных размеров рынка или стоимости введения и развития услуг. Важные стратегические решения могут быть приняты как по тем товарам, которые модернизируются, так и по тем, которые сохраняются или от которых отказываются.

2. Финансовые средства. Оценить следующее:

а) Как размещены  инвестиции?

б) Как организация  разместила полученные на развитие деньги?

в) Как много средств вложено в предприятия с высоким риском, в валюту и т.д.?

г) Насколько эффективно текущее использование финансовых ресурсов как основы для запланированных  изменений?

3. Операционная деятельность  и производительность. Выяснить, насколько  эффективна организация в предоставлении  своих услуг относительно времени,  точности, стоимости и трудозатрат.

4. Технология. Оценить  текущую эффективность и потенциал  для дальнейшего снижения стоимости  в результате инвестиций в  новые технологии.

5. Управление и  штат. Оценить, как распределяются  усилия в отношении глобальных  целей; удостовериться, что есть  достаточное число менеджеров  с высокой квалификацией и  опытом, полезным или потенциально  доступным для достижения поставленных  задач, что они настроены на  эти задачи и могут использовать  руководство для стимулирования  персонала.

6. Организация. Оценить,  помогает или мешает структура  в выполнении задач, и увидеть,  облегчают ли они связь.

7. Информация. Решить, полезна ли соответствующая информация, когда и где она необходима  человеку, нуждающемуся в ней;  оценить ухудшение выполнения  работы из-за плохого или запоздалого  получения информации.

8. Система обслуживания  клиентов. Оценить:

- как много времени  оно занимает;

- во сколько оно  обходится;

- каков потенциал  для его совершенствования.

Анализ внутренней среды организации, сопоставление  ее сильных и слабых сторон и, как  результат, – принятие эффективных  управленческих решений - поможет ей успешно функционировать на конкурентном рынке. 
 
 
 

3. Элементы внутренней  среды организации. 
 

Внутренняя среда  организации имеет свои составляющие элементы или, как их еще называют, внутренние переменные факторы. Под  внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Главными переменными внутри организации, которые постоянно находятся  в поле зрения менеджеров, являются:

- цели;

- структура;

- задачи;

- технология;

- люди;  

Подробнее о каждом из них: 
 

    Цели.

Организация, по определению, это группа людей с осознанными  общими целями.

Организацию можно  рассматривать как средство достижения целей, которое

позволяет людям  выполнить коллективно то, чего они  не могли бы выполнить

индивидуально.

ЦЕЛИ - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации (государственные органы, учебные заведения, некоммерческие больницы и т. д.) также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Различные типы организаций определяют разнообразие целей. Если цель – получение прибыли, то организации занимаются производством товаров или оказанием услуг. Если организации бесприбыльны, то их целью является выполнение своего предназначения в рамках ассигнованных бюджетных средств.

Крупные организации  – многоцелевые. Для получения  прибыли крупная организация  определяет цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров, определение рынка сбыта и т.д. Некоммерческие организации имеют множество целей на пути усиления социальной ответственности.

Для достижения конечной цели организации различные цели ставятся в ее подразделениях. Они  координируются менеджерами в рамках общей цели. 
 

Например, целями регионального туризма можно определить создание комплекса услуг для цивилизованного пребывания внешних и внутренних туристов на конкретной территории государства, удовлетворение их потребностей в соответствии с ожидаемыми результатами.

 С выработки  целей организации начинается  ее оформление в систему, т.е.  такую целостность, которая состоит из взаимозависимых и неразрывно связанных элементов. Потеря хотя бы одного элемента автоматически вызывает разрушение системы в целом.

Формируя организацию  или рассматривая уже готовые  ее варианты, мы должны всегда помнить, что внутренние переменные являются системообразующими. Однако ядро всей системы организации составляют цели. В общем виде целью туризма является удовлетворение потребностей людей посредством путешествий.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Структура. 

       Структура организации отражает  сложившееся в организации выделение  отдельных подразделений, связи  между этими подразделениями  и объединение подразделений  в единое целое. 

       Структура организации – это  логические взаимоотношения уровней  управления и функциональных  областей, построенные в такой  форме, которая позволяет наиболее  эффективно достигать целей организации. 

       Одной из основных концепций,  имеющих отношение к структуре,  является специализированное разделение  труда. В большинстве современных  организаций разделение труда  вовсе не означает случайного  разделения работ между имеющимися  людьми. Характерной особенностью  является специализированное разделение  труда – закрепление данной  работы за специалистами, т.е.  теми, кто способен выполнить  ее лучше всех с точки зрения  организации как единого целого. Для успешной групповой работы необходимо отделение труда по координации от непосредственного выполнения заданий. Такое отделение создает иерархию управленческих уровней, т.е. формальное соподчинение на каждом уровне. Менеджер, находящийся на более высоком уровне управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей низового уровня, а те в свою очередь – на более низкой ступени и так вплоть до исполнительского персонала. Например, начальник производственного отдела имеет в своем подчинении начальников цехов, смен, лабораторий. Начальникам цехов подчиняются начальники участков, мастера. Всю организацию пронизывает соподчинение до уровня исполнительского персонала.

Каждый руководитель имеет в своем подчинении определенное количество людей, что представляет собой его сферу контроля. Сфера  контроля определяет тип организационной  структуры. Если руководитель контролирует большое количество подчиненных, то это широкая сфера контроля. Она дает плоскую структуру управления. Если каждому руководителю подчиняется немного людей, то это узкая сфера контроля, при которой функционирует многоуровневая (или высокая) структура управления Большие организации с плоской структурой имеют небольшое число уровней управления.  

           Необходимость в координации,  существующая всегда, становится  действительно полезной, когда работа  четко делится и по горизонтали,  и по вертикали, как это имеет  место в крупных современных  организациях. Если руководство  не создаст формальных механизмов  координации, люди не смогут  выполнять работу вместе. Без  соответствующей формальной координации  различные уровни, функциональные  зоны и отдельные лица легко  могут сосредоточиться на обеспечении  своих собственных интересов,  а не на интересах организации  в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задачи. 

          Еще одним направлением разделения  труда в организации является  формулирование задач.  

          Задача – это предписанная  работа, серия работ или часть  работы, которая должна быть выполнена  заранее установленным способом  в заранее оговоренные сроки.  С технической точки зрения  задачи предписываются не работнику,  а его должности. На основе  решения руководства о структуре  каждая должность включает ряд  задач, которые рассматриваются  как необходимый вклад в достижение  целей организации. Считается,  что, если задача выполнится  таким способом и в такие  сроки, как это предписано, организация  будет действовать успешно.

Очень важное значение в работе имеет частота повторения задач и время для их выполнения. Операция по закручиванию гайки на конвейере может повториться множество раз за рабочий день. И на выполнение потребуется несколько секунд. Задачи по анализу экономической информации требуют длительного времени и могут не повторяться или повторяться не часто. Таким образом, управленческая, интеллектуальная работа более разнообразная, а время на ее выполнение увеличивается от низового к высшему уровню.

Задачи организации  традиционно делятся на три категории: работа с людьми, предметами и информацией. 

        Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией специализации. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной.  
 
 

Технология.

Технология –  это средство преобразования сырья  в искомые продукты и услуги. Она  предполагает сочетание квалифицированных  навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих  технических знаний, необходимых  для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Любые производственные задачи не могут быть выполнены без  использования конкретной технологии. Она выступает как средство преобразования материала, поступающего на входе производственного  процесса, в форму, получаемую на выходе.

Важное место в  технологии занимает стандартизация и  механизация, которые значительно  снижают издержки производства и  ремонтных работ, так как предполагают использование машин и механизмов вместо людей. Применение в производстве стандартных узлов, замена людей  механизмами и использование  конвейерных линий изменили служебные  обязанности менеджеров, что в  свою очередь повлияло на саму сущность управления производством.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в  форму, получаемую на выходе. Влияние  этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии:

    - промышленной  революцией;

    - стандартизацией  и механизацией;

    - применением  конвейерных сборочных линий.

Стандартизация и  механизация, т.е. использование машин  и механизмов вместо людей, в настоящее  время широко распространены не только в сфере производства.

Все технологии производственных фирм можно разделить на три категории.

   1. Единичное,  мелкосерийное или индивидуальное  производство, где одновременно  изготавливается только одно  изделие или малая серия одинаковых  изделий. Часто такое изделие  изготавливается для определенного  покупателя по его спецификациям  или является опытным образцом. Коммерческие «Боинги» или военные самолеты, уникальное медицинское оборудование или космические корабли – все эти виды изделий производятся индивидуально.

   2. Массовое  или крупносерийное производство  применяется при изготовлении  большого  количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией с использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки.

      Почти  все потребительские товары изготавливаются  на базе технологии массового  производства.

   3. Непрерывное  производство использует автоматизированное  оборудование, которое работает  круглые сутки для непрерывного  изготовления одинакового по  характеристикам продукта в больших  объемах. Примерами непрерывного  производства могут служить переработка  нефти, сталелитейное производство, работа электростанций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Люди. 
 
 

Важно помнить, что  и организация, и руководители, и подчиненные не что иное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или не обучены. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления. Как ведет себя  человек в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.

На индивидуальное поведение человека и успешность деятельности оказывают влияние  множество факторов. Среди них  ведущее место занимают потребности, умственные и физические способности, ценности, взгляды, притязания.

Потребность представляет собой внутреннее физиологическое  или психологическое ощущение недостатка чего-либо. К базисным физиологическим  потребностям относятся потребности  в пище, питье, тепле. Психологические  – это потребности причастности к какому-либо обществу или группе людей. Другие потребности проявляются  только после удовлетворения базисных (11). 
 

Нужда, потребность побуждают или мотивируют человека к действию. В широком смысле мотивация – общая функция управления, процесс побуждения индивидуума к деятельности для достижения целей организации и личных целей. Мотивация подразделяется на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя мотивация  определяется содержанием и значимостью  работы. Если она интересует человека, позволяет реализовать его природные способности и склонности, то это само по себе является сильнейшим мотивом к активности, добросовестному и продуктивному труду. Наряду с содержанием работы существенным внутренним мотивом может быть ее значитмость для развития определенных качеств человека, полезность данного вида деятельности для группы людей и общества, соответствие этой деятельности убеждениям работника.

Внешняя мотивация  может выступать в двух формах: административной и экономической. Иногда внешнюю мотивацию называют стимулированием. Административная мотивация означает выполнение работы по команде, приказу, т. Е. по прямому принуждению с соответствующими санкциями за нарушение установленных норм. Экономическая мотивация осуществляется методами побуждения через экономические стимулы.

Существуют 2 основные формы мотивации: по результатам  и по статусу. Мотивация по результатам обычно применяется там, где можно сравнительно точно определить и выделить результат деятельности сотрудника или группы. При этом вознаграждение связывается с выполнением конкретной работы.

Мотивация по статусу  основана на интегральной оценке деятельности сотрудника, учитывающей его квалификацию, отношение к работе.

Так для предприятий  США характерна мотивация по результатам, основанная на развитой системе разделения труда. В Японии преобладает ранговая мотивация, соответствующая традициям коллективизма и взаимопомощи, горизонтальным связям между сотрудниками.

Мотивационная структура  характеризует соотношение мотивов, определяющих поведение человека. Это соотношение формируется под влиянием как генетических факторов, так и среды в которой человек воспитывался и в которой протекала его деятельность. В общем плане мотивы человека можно разделить на эгоистические и альтруистические. Первые направлены на благосостояние индивидуума, вторые  - семьи, коллектива, общества. 

Традиционной для  экономической науки является проблема влияния характеристик человека на производительность труда.

Для определения  возможностей участия человека в  экономических и управленческих процессах обычно используют понятия «потенциал человека», «трудовой потенциал». Потенциал человека – совокупность его природных данных, образованная, воспитания и жизненного опыта. Трудовой - совокупность характеристик человека, проявляющихся в трудовом процессе. К характеристикам трудового потенциала относятся:

1) здоровье;

2)нравственность  и умение работать в коллективе;

3)творческий потенциал; 

4)активность

5) организованность;

6)образование;

7)профессионализм;

8) ресурсы рабочего  времени; 
 

В системе менеджмента  личность выступает как объект и субъект управления,кроме,конечно исполнителей низшего уровня, которые являются только объектами управления.При формировании коллективов важно изучить работника как личность,его потребности и мотивы. Психологи рекомендуют при руководстве людьми придерживаться некоторых психологических правил:

1)поддержание у  подчиненных чувства самоуважения.

2)внимание проблемам, а не личностям

3) активное использование методов подкрепления положительных реакций на желательное действие или отрицательных на нежелательное

4)выдвижение ясных  требований, поддержание постоянного контакта с людьми. 

По способности  адаптироваться можно выделить три типа людей:

1)с ориентацией  на текущий момент и легкой  к обстановке

2)с ориентацией  на прошлое, способностью действовать в рамках жесткой структуры с четкими разрешениями и запретами, правами и обязанностями

3) с ориентацией  на будущее, не адекватным ситуации поведением, плохо приспособленных к иерархической системе. 

На основе оценки свойств личности можно составить  ее психологический портрет, состоящий из следующих компонентов: темперамент,характер,способности,направленность,интеллектуальность,эмоциональность,волевые качества, общительность, самооценка, уровень самоконтроля и способность к групповому взаимодействию. 

1.Темперамент-динамические  особенности психики человека,т.е. только темп, ритм и интенсивность протекания психических процессов, но не их содержание.

2.Характер- совокупность устойчивых индивидуальных особенностей личности, складывающихся и проявляющихся в деятельности и общении, обусловливающих типичные для нее способы поведения.

3.Способность в психологии рассматривается как особое свойство психологической функциональной системы, выражающееся в определенном уровне ее продуктивности.

4.Интеллект- система психических процессов, обеспечивающих реализацию способности человека оценивать ситуацию, принимать решение и в соответствии с этим регулировать свое поведение. 
 
 

Большое влияние  на поведение людей оказывает  ожидание, т.е. насколько вероятно совершение чего-то значимого для них. Увеличение вероятности совершения ожидаемого от производства, где трудится человек, повышает его активность на занимаемой должности и эффективность работы.

Сильное влияние  на ожидание оказывает восприятие, которое понимается как интеллектуальное осознание стимулов. Человек реагирует  не на действительную окружающую среду, а на то, как он ее воспринимает. Одно и то же явление люди воспринимают совершенно по-разному. Поэтому действительно  происходящее влияет на поведение в  меру его восприятия человеком. Цель не может быть достигнута только созданием  для этого определенных условий. Необходимо, чтобы работники восприняли, осознали свою выгоду при достижении этой цели. Только тогда они будут  прилагать для этого усилия.