Анализ внутренней среды организации. 11

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

 

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И  ПРАВА

 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

Кафедра ОРГАНИЗАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ

 

 

 

 

 

 

Специальность «Государственное и муниципальное управление»

Курсовая работа студента 2-го курса  очной формы обучения

 

 

 

 

 

 

 

Научный  руководитель: К. тех . наук, доцент, проф.   ______________   В.Н.Меркулов

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва  2012

 

Содержание:

 

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Организация…………………………………….…………....................4

§ 1. Понятие организации …………………………………………….................4

§ 2. Организация как система ……………………………………….…..............6

§ 3. Классификации организаций …………………………….…........................8

Глава 2. Внутренняя среда организации……………………………………….10

§ 1. Внутренние переменные…………………………………………................12

1. Цели………………………………………………………………….......13
2. Структура……………………………………………………………......15
3. Задачи……………………………………………………………………17
4. Технология………………………………………………………………19
5. Люди…………………………………………………………………….24
6. Взаимосвязь внутренних переменных……………………………… .27

§ 2 Анализ внутренней среды организации…………………………………...28

1. Анализ использования трудовых ресурсов ………………................30
2. Организационный срез внутренней среды организации...................32
3. Производственный срез внутренней среды организации…………..34
4. Анализ маркетинговой деятельности………………………………..37
5. Анализ финансовых результатов…………………………………….41

Заключение……………………………………………………………..………..43

Список использованных источников…………………………………………..44

Приложение………………………………………………………………….......45

Приложение………………………………………………………………….......46

 

 

Введение

   К выбору темы моей курсовой работы я подходила с особым вниманием.

И, на мой взгляд, я  выбрала актуальную тему - внутренняя среда организации. Ведь каждый человек в течение всей жизни, так или иначе, связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди растут, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. Организация - это, как и объединение людей, так и некая структура, в которой люди осуществляют свои действия для достижения намеченных целей. Но каждая организация – это также и открытая система, которая состоит из множества взаимодействующих элементов и их действий, но только если среда допускает их существование. Каждая организация зависит от внутренней среды. В ней заключаются необходимые силы для существования и функционирования. Можно сказать, что внутренняя среда задает ритм жизни, работы организации.

   В данной работе я рассмотрю само понятие организация, ее структуру и виды. Также обращу свое внимание на все составляющие внутренней среды организации, такие как цели, структура, задачи, технология и люди. Далее мое внимание будет обращено на взаимодействие внутренних элементов среды и на ее анализ.

    Цель моей работы – изучение и анализ внутренней среды организации и всех ее составляющих.

Поставленные задачи:

1) Изучить понятие  организации, ее структуру и виды

2) Изучить внутреннюю  среду организации, рассматривая  ее внутренние переменные (цели, структуру, задачи, технологию, людей)

3)  Проанализировать  внутреннюю среду организации  ( кадровый, организационный, производственный, маркетинговый срезы)

 

Глава 1. Организация.

§ 1. Понятие организации.

      Организация – это одно из самых древних общественных образований на Земле.

      Развитие организации шло медленно, постепенно накапливался опыт их создания, появлялись известные в мире заводы, фабрики, талантливые руководители. Первый научный подход к анализу организации встречается в работе Фредерика Тейлора (сноска). С этого времени появился устойчивый общественный интерес к управлению, который и поспособствовал развитию всех направлений научных исследований в данной сфере, в том числе и организации. Постепенно стали появляться новые научные направления. Одно из них – теория организации.

     Теория  организации изучает принципы, законы  и закономерности для создания, функционирования, реорганизации и ликвидации организации.

     До сих пор единого понимания организации не выработано. Организацию рассматривается как явление и как процесс.

     Если рассматривать как процесс, то организация- это совокупность действий, ведущих к образованию взаимосвязей между частями целого.

А если рассматривать  как явление, то организация – это объединение

элементов для реализации программы или цели и действующих этих элементов на основании определенных правил, процедур.

      Исходя  из всего выше сказанного, можно  сказать, что организация – это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей¹. Заметим, что организации заранее проектируются, моделируются с тем, чтобы сформировать структуру, подчиненную интересам достижения установленных целей. Поэтому с управленческой точки зрения под организацией также понимают действия людей, направленные на создание структуры организации, обеспечивающие необходимые предпосылки ее функционирования и обновления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 2. Организация как система.

    Организация в одних из своих значений означает упорядоченную и организованную систему.

     Система – это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности².

     Каждая  организация должна обладать  всеми признаками системы:

• множество составляющих ее элементов (подсистем)
• единство главной цели для всех подсистем
• наличие связей между элементами
• целостность и единство подсистем
• наличие структуры и иерархичности в организации
• относительная самостоятельность подсистем
• наличие управления элементами системы (организации)

Отсутствие хотя бы одного неизбежно приводит организацию  к ликвидации. Значит необходимое условие деятельности организации – это системный характер организации. Существуют как системы, так и подсистемы организации. Большие подсистемы называют системами.

     Существуют классификации систем, но основной является их группировка в трех подсистемах:

• техническая – включает в себя любые работоспособные изделия, последствия предопределены. Это подсистема наиболее проста по системе принятия решений.
• биологическая – флора и фауна планеты, последствия непредсказуемы.
• общественная или социальная – наличие человека в совокупности взаимосвязанных элементов.

    Наука относит организацию к социальной системе, т.к. организация – это иерархически построенная система, члены которой представляют собой общность людей, объединенных для достижения определенных целей. Данное определение показывает нам все отличительные черты организации как социальной системы.

     Социальная  система может включать биологическую  и техническую подсистемы. Социальные, биологические, технические системы  могут быть: искусственными (созданные по желанию человека для реализации целей), естественными (созданные природой или обществом), открытыми (широкий набор связей с внешней средой и сильная зависимость от нее), закрытыми (внутренние связи для удовлетворения потребностей и интересов). Так же полностью предсказуемыми (функционируют по заранее заданным правилам), частично предсказуемыми (выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых), жесткими (основаны на высоком профессионализме) и мягкими (высокая чувствительность к внешним и внутренним воздействиям).

    

     

    

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 3. Классификации организаций.

1) По отношению к власти:

• правительственные организации — такой статус дается официальными органами власти федерального или местного уровней. К правительственным   организациям  относятся организации, зафиксированные в Конституции, указах Президента.
• неправительственные организации — это те, которые не имеют статуса правительственной организации: коммерческие, некоммерческие, бюджетные, небюджетные.

2) По отношению к главной цели:

• общественные - удовлетворяют социальных потребности и интересы членов общества
• хозяйственные - удовлетворяют потребности индивидуума и общества путем хозяйственно-производительной деятельности

3) По уровню формализации:

• формальные - это предварительно спланированные структуры полномочий и функций, которые устанавливаются на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Они ориентированы на достижение приемлемого уровня производства и общих целей организации.
• неформальные – это те,  в рамках которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно установленного характера, а возникают под влиянием различных факторов, таких, как общий интерес группы работников, объективная необходимость сотрудничать, личная безопасность

4) По отраслевой принадлежности:

• промышленные
• транспортные
• сельскохозяйственные
• торговые

5) По самостоятельности  принятия решений

• головные
• дочерние
• зависимые

 

 

                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Внутренняя среда организации.

    Внутренняя  среда каждой организации формируется  под воздействием внутренних переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру предприятия, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.

     Под структурой организации  понимают состав и соотношение  входящих в него подсистем,  выделяемых по критериям производственных  и управленческих процессов.   

     Основные характеристики структуры организации:

1. Структура:
• размер
• количество сотрудников
• показатели входов и выходов организации
• показатели ресурсов
2. Административный компонент организации (элементарный состав организации)
• часть персонала организации
• специализация (разделение труда внутри организации: горизонтальная, вертикальная)
3. Стандартизация, специализация, дифференциация, формализация
4. Централизация – централизация власти, принимающая решения
5. Конфигурация – пространственное соотношение элементов, структуры

    В организационной структуре различают звенья, т.е. её структурные подразделения (отделы, отделения и т.п.), уровни управления (ступени), связи – вертикальные (подчинения) и горизонтальные (между подразделениями одного уровня), прямые и обратные.

     Ресурсы,  как фактор внутренней среды,  также связаны с протекающими  в организации процессами. Для  их осуществления необходимо  иметь все виды ресурсов –  трудовые, материальные, денежные, информационные  – в количествах, обеспечивающих  решение восставленных целей и задач. Особенностью данного фактора внутренней среды организации является его прямая связь с внешней средой, которая выступает как «поставщик» всего необходимого. Отсюда понятна связь между состоянием ресурсного обеспечения и качеством процессов, протекающих в организации. Она проявляется через такие переменные, как, например, общий уровень образования в стране, состояние здоровья населения, технологическое развитие, системы и размеры заработной платы труда.

     Культура  организации – это совокупность коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций и норм, оказывающих влияние на поведение отдельных индивидов и групп людей, а следовательно, и на процессы, протекающие в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 1. Внутренние переменные.

 

   Внутренние переменные: цели, структура, задачи, технология и люди.

Это ситуационные факторы внутри организации. Если организация – это созданные людьми системы, то внутренние переменные - это результат управленческих решений. И следует помнить, что внутренние переменные полностью не контролируются руководством, потому что подразумевается, что внутренний фактор, как что-то неизведанное, новое, что руководитель должен преодолеть сам в своей работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1. Цели.

    Цели – это желаемое состояние, которое организация стремится воплотить в реальность. Цели должны соответствовать функциональной природе и отражать интересы различных субъектов³.

    Можно выделить  следующую классификацию целей: 

1)официальные (цели о намерениях) и оперативные (конечные результаты, которые должны быть получены по истечению какого-либо срока)

2) общеорганизационные (первичные) и дивизиональные (вторичные)

3) долгосрочные и краткосрочные

    В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

 У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений — по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Однако лежащие в их основе этические понятия в сочетании с острым чувством социальной ответственности зачастую являются скорее философией конкретных организаций, чем следствием их природы как коммерческих или некоммерческих организаций.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку  крупные организации имеют много  целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

Существуют так же и цели подразделений. В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

    Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Но всегда основным направляющим моментом следует считать общие цели организации. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Структура организации.

    Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации⁴.

   Стоит сосредоточить внимание на двух основных концепциях, имеющих отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля.

    Специализированное разделение труда — закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером. Разделение работы по производству автомобиля на многочисленные малые операции, такие, например, как установка фар, также можно рассматривать как конкретную специализацию труда.

Существует 2 основных вида разделения труда: горизонтальное и  вертикальное разделение труда.

Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить разделение труда в организации – один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

       Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители среднего звена могут в свою очередь иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Например, руководитель производства может иметь в своем подчинении до 10 начальников, включая руководителей смен и различных функциональных зон. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала.

Число лиц, подчиненных  одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля — это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой.

Не существует идеальной  сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее.

Так же необходима координация, которая должна существовать всегда.

Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

 

 

 

 

 

 

1.3. Задачи.

Еще одним направлением разделения труда в организации  является формулирование задач. Задача — это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее установленным  способом в заранее оговоренные сроки⁵. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

     Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера — это, в основном, работа с людьми. В то же время, задачи казначея корпорации, в основном, связаны с информацией.

Два других важных момента в работе — это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем, можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер, и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.

     Так же  стоит обратить внимание на специализацию задач. С исторической точки зрения, изменения в характере и содержании задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Как указывал Адам Смит в своем знаменитом примере о производстве булавок, когда работу делят между специалистами вместо того, чтобы поручить ее выполнение одному человеку, потенциальная выгода огромна. Предприниматели того времени быстро поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. Специализация задач быстро нашла свое применение во многих простых операциях. С тех пор и до совсем недавнего времени существовала тенденция расширения специализации и тем самым дробления всей работы на более мелкие операции. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач значительно сложнее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4. Технология.

   Технология — четвертая важная внутренняя переменная, имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается⁶. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья, будь то люди, информация или физические материалы в искомые продукты и услуги.

    Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией; стандартизацией и механизацией; применением конвейерных сборочных линий.

    Первое применение стандартизации, т.е. использования стандартных взаимозаменяемых компонентов в производстве, связывают с именем Эли Уитни — изобретателя хлопкоочистительной машины. Он высказал идеи стандартизации, выполняя по контракту работу по производству мушкетов для армии, которые до этого производились по индивидуальным образцам. Использование стандартных частей значительно сократило стоимость производства и ремонтных работ. Поскольку части мушкета Уитни были взаимозаменяемы с частями других мушкетов подобного типа, такое оружие можно было легко ремонтировать в полевых условиях путем простой замены дефектных частей.

Концепция стандартизации стимулировала дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно новые широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Именно на этом основано массовое производство товаров и услуг, являющееся характеристикой нашего общества. Сегодня существует очень малое количество видов товаров, которые в какой-то степени не были бы стандартизированы. Даже в автомобилях, сделанных по индивидуальным заказам, используют много стандартных компонентов. Стандартизация и механизация, т.е. использование машин и механизмов вместо людей, в настоящее время широко распространены не только в сфере производства.

Стандартизация и механизация  были уже широко известны, когда  в начале нашего века возникла автомобильная  промышленность. В первые годы рабочий  следовал за производимой машиной через весь технологический процесс, меняя, если необходимо, рабочее место, по мере установки основных компонентов на машину.

Сегодня движущиеся конвейерные сборочные линии применяются почти повсеместно при производстве самой сложной продукции. Для полного использования их преимущества операции (задачи), выполняемые рабочими, стали чрезвычайно узко специализированными.

Стандартизация, механизация  и сборочные конвейеры имели  глубочайшее воздействие не только на характер служебных обязанностей и задач, содержание работы, но и в целом на управление. В результате этих и более поздних инноваций технология и задачи стали сильно влиять на организационную эффективность.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

          Классификация технологий по Джоан Вудворд и Джеймсу Томпсону отражает взаимоотношения между содержанием задач и технологией.

           Из всех существующих систем классификации типов технологий наибольшей известностью пользуется система Джоан Вудворд. Изучая производственные фирмы, она обнаружила, что все технологии производственных фирм можно разделить на три категории.

1. Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается  только одно или малая серия  одинаковых изделий. Часто такое  изделие изготавливается для  определенного покупателя по  его спецификациям или является  опытным образцом. Большие компьютеры «Ай Би Эм», коммерческие «Боинги» или военные реактивные самолеты, уникальное медицинское оборудование или космические корабли — все эти виды изделий производятся индивидуально, точно так же, как и продукция, изготовляемая по индивидуальным заказам, например, доски для серфинга, прогулочные суда, мебель, одежда.

2. Массовое или крупносерийное  производство применяется при  изготовлении большого количества  изделий, которые идентичны друг  другу или очень похожи. Такой  тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии массового производства.

3. Непрерывное производство  использует автоматизированное  оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примерами непрерывного производства могут служить переработка нефти, сталелитейное и медеплавильное производство, работа электростанций.