Анализ внутренней среды организации. 12

 

Министерство образования и  науки РФ

НОУ ВПО «Санкт-Петербургский университет  управления и экономики

 

 

МАГАДАНСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

 

Факультет менеджмента, экономики и сервиса

Кафедра Государственное  и муниципальное управление

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

 

По дисциплине:  «Теория организации»

 

 

Тема: Анализ внутренней среды организации

 

 

 

                                                                                                                                             

                                                                          

 

 

    Выполнила:

                                                                               студентка 4 курса

                                                                               группы  15-330

               Степанова Ирина Евгеньевна

                                                                          

                                                                               Научный руководитель:

                                                         Миронова И.А.

                                                                     

                                     

 

                                    

 

 

 

МАГАДАН

 

2014

 

 

 

 

 

 

Содержание:

 

Введение………………………………………………………………………………….3

1. Переменные внутренней среды организации…………………………………..5

1.1 Цели……………………………………………………………………………….…..5

1.2 Структура……………………………………………………………………………..7

1.3 Задачи……………………………………………………………………………...….8

1.4 Технология…………………………………………………………...……………….9

1.5 Люди…………………………………………………………………………..……..10

2. Анализ состояния внутренней среды в ОАО«Газпром»……………………...13

2.1 Краткая характеристика организации………………………………………….….13

2.2 Миссия и основные цели  организации…………………………………...……….14

2.3 Анализ факторов внутренней  среды………………………………………………16

3. Пути  совершенствования работы по  анализу внутренней и внешней  среды в ОАО «Газпром»…………………………………………………………………………..……20

3.1 Рекомендации по совершенствованию  внутренней и внешней среды  в ОАО «Газпром»……………………………………………………………………………………….20

Заключение…………………………………………………………………………….22

Список  использованной литературы………………………………….......………..24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность  темы определяется динамичностью формирования факторов, влияющих на эффективное  развитие организации и качественную разработку, и принятие управленческих решений.

Внутренняя  среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает  в себе тот потенциал, который  дает возможность организации функционировать, существовать и выживать в определенном промежутке времени.[1;53]

Газпром - один из важнейших участников мировых  энергетических рынков, способных внести значительный вклад в их стабилизацию и обеспечение глобальной энергетической безопасности, что является одной  из основных составляющих стратегии  его развития. В мировом рейтинге нефтегазовых компаний Газпром занимает первое место по добыче природного газа. По объемам добычи и переработки  нефти Газпром входит в число  пяти крупнейших российских нефтяных компаний и в число двадцати мировых  лидеров нефтяного бизнеса.

Образ внешней среды в сознании руководителя определяется его прошлым опытом, образованием, функциональными обязанностями  и местом в структуре организации, которое он занимает. Прошлый опыт заставляет руководителей отмечать те изменения в среде, которые  в его личной практике, приводили  к значительным последствиям - успехам  или провалам. Функциональные обязанности  руководителя или сфера его деятельности требуют от него более пристального внимания к одной определенной группе факторов в ущерб другим. Анализ внешнего воздействия с применением  современных научно - практических методов позволяет нивелировать большинство негативных факторов внешней  среды организации: производительности труда, текучести кадров и других определяющих показателей. Руководители должны разрабатывать планы, ориентированные  на длительный временной промежуток, а также краткосрочные планы  с тем, чтобы организации могли  двигаться к достижению своих  целей.

Объектом  исследования является анализ состояния  внутренней и внешней среды на примере ОАО «Газпром».

Предметом исследования в данной курсовой работе является внутренняя и внешняя среда  организации.

Целью исследования является анализ внутренней и внешней среды на примере  ОАО «Газпром» и разработка рекомендаций по их совершенствованию.

Задачи  исследования:

1. Рассмотреть теоретические основы  анализа внутренней и внешней  среды.

            2. Провести анализ состояния внутренней и внешней среды в ОАО «Газпром».

3. Разработать пути совершенствования  работы по анализу внутренней  и внешней среды в ОАО «Газпром».

В работе использованы такие методы, как анализ, синтез, индукция, статистический.

Методология данного исследования состоит в  следующих подходах:

1. Системный - изучает взаимодействие элементов в рамках различных видов некоммерческих организаций;

2. Функциональный - изучает функции отдельных элементов системы.

Информационная  база представлена отчетами, взятые с  официального сайта ОАО «Газпром», а также результаты практических исследований.

Практическая  значимость состоит в том, что  полученные знания из исследования может  использовать и реализовывать современное  поколение, и практиковать их на своих  предприятиях.

В настоящее время Газпром - крупнейшая газовая компания в мире, на основе эффективности ее управления во многом зависит социально - экономическое  развитие России. Важно вовремя внести определенные коррективы и рекомендации по поводу управления организацией. Методы управления, существующие в организации, способствуют эффективному достижению целей Газпрома, обеспечивают возможность  четкого и оперативного принятия управленческих решений и соответствуют  принятым в международной практике подходам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Переменные внутренней среды организации

1.1. Цели

Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет  людям выполнить коллективно  то, чего они не могли бы выполнить  индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. [5;101]Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

В ходе процесса планирования руководство  разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они  должны стремиться.

У организации могут быть разнообразные  цели, особенно это касается организаций  различных типов. Организации, которые  занимаются бизнесом, сосредоточены, главным  образом, на создании определенных товаров  или услуг в рамках специфических  ограничений  по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в  таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные  институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит  отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг  в рамках определенных бюджетных  ограничений. Однако лежащие в их основе этические понятия в сочетании  с острым чувством социальной ответственности  зачастую являются скорее философией конкретных организаций, чем следствием их природы как коммерческих или  некоммерческих организаций.

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка  целей. Например, целью финансового  подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той  же организации может иметь целью  сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

           Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.

Основной  целью работы большинства организаций  является получение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации  на прибыль:

-ее  максимизацию;

-получение  “удовлетворительной” прибыли,  т.е. суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается “удовлетворительной”, если будет учитываться степень риска;

-минимизацию  прибыли. Этот вариант обозначает  максимизацию минимума ожидаемых  доходов наряду с минимизацией  максимума потерь. [1;134]

Но  не у всех организаций получение  прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных  фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:

-удовлетворение  потребителя или пользователя  услуг;

-позиция  на рынке, часто связанная с  желанием рыночного лидерства;

-условия  благосостояния работающих и  развитие хороших отношений среди  персонала;

-публичная  ответственность и имидж организации;

-техническая  эффективность, высокий уровень  производительности труда, придание  особого внимания научным исследованиям  и разработкам;

-минимизация  издержек производства и т.д.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные  организации имеют много целей. Для того чтобы получать, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор  руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации  тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все  последующие решения руководства.

В подразделениях, так же как и во всей организации необходима выработка  целей. Например, целью финансового  подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той  же организации может иметь целью  сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году. Цели подразделений  в различных организациях, которые  имеют сходную деятельность, будут  ближе между собой, чем цели подразделений  в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Нужно  не забывать, что цели подразделений  должны составить конкретный вклад  в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с  целями других подразделений.

 

2. Структура

Структура организации отражает сложившееся  в организации выделение отдельных  подразделений, связи между этими  подразделениями и объединение  подразделений в единое целое.

Структура организации - это логические взаимоотношения  уровней управления и функциональных областей, построенные в такой  форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. [4;165]

Одной из основных концепций, имеющей отношение к структуре является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. На пример,  можно привести разделение труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству.

На  данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет  место горизонтальное разделение труда  по специализированным линиям. Если организация  достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить разделение труда в  организации - один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

Не  менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для  успешной групповой работы. Центральной  характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность  лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся  на высшей ступени, может иметь в  своем подчинении нескольких руководителей  среднего звена, представляющих различные  функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в  подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают  широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует  многоуровневая структура, а широкой - плоская структура управления.

Не  существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри организации  и снаружи могут влиять на нее. Кроме того, ни сфера контроля, ни “высота” структуры не показатель величины самой организации.

Формулирование  и сообщение целей организации  в целом и каждого ее подразделения  представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделения труда.

 

3. Задачи

Еще одним направлением разделения труда  в организации является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее  установленным способом в заранее  оговоренные сроки. [4; 103]С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи  организации традиционно делятся  на три категории. Это работа с  людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере  работа людей состоит из работы с  предметами. Задача же мастера - это  в основном работа с людьми. В  то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Два важных момента в работе - это  частота повторения данной задачи и  время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может  состоять в выполнении задачи по сверлению  отверстий тысячу раз в день. Чтобы  выполнить каждую операцию, требуется  всего лишь несколько секунд. Исследователь  выполняет разнообразные и сложные  задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение  дня, недели или года. Для того чтобы  выполнить некоторые из задач, исследователю  требуется несколько часов или  даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит  менее монотонный, повторяющийся  характер и время выполнения каждого  вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего  уровня к высшему.

           Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией специализации. Как показал в своем знаменитом примере о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить производительность труда.[6;95] В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной до такой степени, о которой и думать не мог Смит.

 

 

 

 

1.4 Технология.

Технология  как фактор внутренней среды имеет  гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами.

Технология  подразумевает стандартизацию и  механизацию. То есть использование  стандартных деталей может существенно  облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную  эффективность, требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

1. Единичное, мелкосерийное или  индивидуальное производство, где  одновременно изготавливается только  одно изделие.

2. Массовое или крупносерийное  производство применяется при  изготовлении большого количества  изделий, которые идентичны друг  другу или очень похожи.

3. Непрерывное производство использует  автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки  для непрерывного изготовления  одинакового по характеристикам  продукта в больших объемах.  Примеры - переработка нефти, работа  электростанций.[2; 162]

Социолог  и теоретик организации Джеймс Томпсон  предлагает другие три категории  технологий не противоречащие трем предыдущим:

1. Многозвенные технологии, характеризуемые  серией независимых задач, которые  должны выполняться последовательно.  Типичный образец - сборочные  линии массового производства.

2. Посреднические технологии характеризуются  встречами групп людей, таких,  например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят  быть взаимозависимыми.

 

3. Интенсивная технология характеризуется  применением специальных приемов,  навыков или услуг, для того  чтобы произвести определенные  изменения в конкретном материале,  поступающем в производство.[2; 170]

Эти две категории не так уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям  массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя  назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более приемлем один тип а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

 

5. Люди

Люди  являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит  то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера  являются “предметом номер один”. Менеджер формирует кадры, устанавливает  систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс  совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень  сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его  способности и т.п. Все эти отличия  могут оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами  таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов  поведения и деятельности каждого  отдельного человека и стараться  устранять отрицательные последствия  его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для  него характерно наличие отношения  к своим действиям и действиям  окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В  этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных  задач, от чего в большой степени  зависит успех функционирования организации.

Внутренняя  жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными функциональными группами процессов являются следующие:

-производство;

-маркетинг;

-финансы;

-работа  с кадрами;

-эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).[7;198]

Управление  производством состоит в осуществлении  управления процессом переработки  сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация  предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции: управление разработкой и проектированием продукта; выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управле-ние хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции; контроль качества.

Управление  маркетингом призвано посредством  маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.

Управление  финансами состоит в том, что  менеджмент осуществляет управление процессом  движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление  бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение  денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

Управление  персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка).Также предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.

Управление  эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.[7;57]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Анализ  состояния внутренней среды в  ОАО «Газпром»

2.1 Краткая  характеристика организации

Открытое  акционерное общество «Газпром» - один из важнейших участников мировых  энергетических рынков, способных внести значительный вклад в их стабилизацию и обеспечение глобальной энергетической безопасности, что является одной  из основных составляющих стратегии  его развития.

В мировом рейтинге нефтегазовых компаний «Газпром» занимает первое место  по добыче природного газа. По объемам  добычи и переработки нефти «Газпром»  входит в число пяти крупнейших российских нефтяных компаний и в число двадцати мировых лидеров нефтяного бизнеса.

Роль  Группы на мировых энергетических рынках не ограничивается ее экспортным потенциалом  и репутацией надежного и стабильного  поставщика энергоресурсов. Специфика  «Газпрома» заключается в том, что  он одновременно является и производителем, и поставщиком энергоресурсов, располагая мощной ресурсной базой и разветвленной  газотранспортной инфраструктурой. Благодаря  географическому положению России у «Газпрома» есть возможность стать  энергетическим мостом между рынками  Европы и Азии, осуществляя поставки собственного газа и оказывая услуги по транзиту газа других производителей.

Группа  «Газпром» имеет достаточно сложную  и широкую организационную структуру. Общее число этих компаний с различным  долевым участием ОАО «Газпром»  превышает 150 единиц.

Группа  располагает одной из крупнейших в мире систем газопроводов и обеспечивает основную часть добычи природного газа и его транспортировку по трубопроводам  высокого давления в Российской Федерации. Также она является крупнейшим экспортером  природного газа в европейские страны, осуществляет добычу нефти и производство нефтепродуктов.

Группа  осуществляет следующие основные виды хозяйственной деятельности: разведка и добыча газа, транспортировка газа, продажа газа, добыча нефти и газового конденсата, переработка нефти, газового конденсата и прочих углеводородов  и продажа продуктов переработки.

Современное состояние объекта и системы  управления можно охарактеризовать как прочное и стабильное. Газпром  с уверенностью смотрит в будущее. С каждым годом «Газпром» совершенствует структуру управления. Реформа направлена на повышение эффективности работы Газпрома как вертикально-интегрированной  компании. Начато создание дочерних обществ по видам деятельности, таким как подземное хранение газа, подземный ремонт, переработка углеводородов, добыча нефти.

Наряду  с прочной позицией организации  существуют проблемы, которые имеют  как стратегический, так и финансовый характер:

- возрастающая  взаимозависимость рынков, которая  в эпоху глобализации приводит  к синхронизации экономик стран  и к возможности быстрого переноса  спадов либо кризисов из одной  страны в другую.

- проблема  международного регулирования отрасли.  Регулирование энергетической отрасли  осуществляется по различным  направлениям. Наиболее важными  сферами являются либерализация,  таможенное и налоговое законодательство, природоохранное законодательство  и энергетическая безопасность.