Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия

СОДЕРЖАНИЕ

Вступление

Описание проблемы архивного хранения информации

История развития решения

Основная часть

Что же такое "Электронный архив предприятия"?

Различные взгляды на состав решения

С чего начать?

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступление

 

Основная Проблема неуклонного увеличения бумажных документов актуальна для всех предприятий, организаций и учреждений.

В своей курсовой работе я рассмотрю методы внедрения и содержания современного архива предприятия.

В первой части своей работы, я рассмотрю проблемы, которые возникают при хранении архивных данных.

Во второй части и заключительной, я предоставлю варианты как правильно и удобно построить архив в практически любой коммерческой организации.

 

 В работе любого предприятия однажды наступает момент, когда становится понятно, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников, особенно если этот документ был создан несколько лет назад.

Самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид, создание и организация архива электронных документов. Правильно организованный документооборот и электронный архив документов становятся необходимыми условиями эффективной работы современного предприятия.

Создание электронного архива предприятия позволяет оптимизировать процесс документооборота и хранения документов, совместного хранения инженерных данных, документов и разработок компании. Организация архива электронных документов предприятия решает проблему утомительного поиска нужной информационной единицы, экономии средств и времени на размножение документов и доведение их содержания до каждого уполномоченного сотрудника.

Организация электронного архива предприятия обеспечивает возможность добавления атрибутов документов (индексация), разграничения прав доступа к документам, интегрирование нох файлов с уже существующими. Появляется оперативность в работе с документами. Эффективность использования документов многократно пошается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т. д.

Система документооборота и электронный архив документов (накопление информации в электронном виде) основаны на работе с базой данных.

Программно — аппаратный комплекс, решающий задачи:

учета документов, их хранения;

управления доступом;

создания электронных документов всех информационных потоков предприятия;

управления документооборотом;

управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой. Решение включает в себя элементы технологии создания и технологии работы с ним. Информация используется как в электронном виде, так и в "традиционном бумажном", т. к. учитывается возможность тиражирования (печати).

"Центром" системы является  программный продукт — система  архива и документооборота. Документы  всех потоков создаются в электронном  виде при помощи программных  средств. Программно осуществляется  обработка отсканированных бумажных  носителей и (или) микрофильмов. Управление  же имеющимися аппаратными средст  также осуществляется специализированными  программами.

"Аппаратная" часть  комплекса включает сканирующее  оборудование, оборудование для  тиражирования (печати). Естественно, к  этой части необходимо отнести  сетевое оборудование, сервер, рабочие  станции и специализированные  устройства хранения.

На системе учета, доступа, управления созданием документов всех информационных потоков мы останавливались подробно ше. Лишь добавим, что документы могут создаваться как в программных средствах разработки, так и "источником" электронного документа может являться сканер. В некоторых случаях вносится лишь учетная запись о документе (например,  достаточно создать лишь картотеку или нет возможности отсканировать документ).

Технология создания и использования решения подробно описывается ниже. Скажем лишь, что при её отсутствии  имеете лишь набор программ и "железа".

Различные взгляды на состав решения

Как от общих, более теоретических взглядов, перейти к практике и создать систему электронного архива? Опыт показывает, данный вопрос имеет две стороны: с одной — сколько предприятий, столько и взглядов, с другой стороны, с точки зрения математической статистики и теории вероятностей, логика присутствует везде и не существует "абсолютного хаоса". Поэтому во всех взглядах на решение существуют не только различия, но и общие стороны.

Общее и различное во взглядах. Модульность решения

Из общих взглядов на создание системы электронного архива, кроме того, что "она должна быть" (иначе весь этот материал не имел — бы смысла) можно отметить следующие:

 

Система должна хранить информацию;

Система должна регистрировать информацию;

Система должна предоставлять информацию;

Система должна позволять использовать информацию (не только "смотреть", но и редактировать, создавать новую на основе ранее созданной, причем, не "нанося ущерб" ранее помещенной на хранение информации);

Система должна управлять информацией;

Система должна быть модульной.

 На рисунке изображено "модульное" представление решения.

Приложение 1. Структурная схема системы электронного архива.

 Можно делить следующие  основные подсистемы системы  электронного архива (Приложение 1):

Подсистема ввода. Она, в свою очередь, включает:

а) Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива. Подсистема ввода сканированных документов состоит из:

Подсистемы ввода узкоформатных документов;

Подсистемы ввода широкоформатных документов.

б) Подсистему ввода документов, создаваемых сразу в электронном виде.


Подсистема хранения. Она включает в себя:

а) Области оперативного хранения;

б) Области долгосрочного архивного хранения.

Подсистема тиражирования. Она включает в себя:

а) Подсистему тиражирования узкоформатных документов;

б) Подсистему тиражирования широкоформатных документов.

Подсистема приложений. Она, в свою очередь, включает:

а) ПО управления аппаратными средст;

б) ПО обработки сканированных изображений;


в) Средства разработки электронных документов;


г) ПО электронного архива и документооборота, включающее:

СУБД;

"Серверную часть";

"Клиентские части".

д) Дополнительные программные средства. Например, конверторы таблиц для разных СУБД (при создании единого информационного пространства) и т. д.

Дополнительное оборудование. В свою очередь, включает:

а) Сервер системы;

б) Рабочие станции;

в) Сетевое оборудование.

Сделаем некоторые замечания к приведенной классификации подсистем. Во-перх,  системе электронного архива возможно и не понадобятся все из них. В этом случае "ненужное" можно просто исключить. Во-вторых, невозможно определить четкие границы между подсистемами. Например, при использовании определенного оборудования одно и то же устройство может относиться к подсистеме тиражирования и сканирования одновременно. Так инженерный комплекс OCE', например, и сканирует, и печатает, и используется как копировальный аппарат. Можно приводить достаточно много примеров использования аппаратных и программных средств одновременно в разных подсистемах, но подобные примеры совсем не исключают фактов наличия этих подсистем. В отдельных случаях одно средство может полнять несколько различных функций, а в некоторых — нет.

 

 

Прежде всего, необходимо четко поставить задачи по дальнейшему использованию архива.

При разработке решения обязательно учитываются:

а) Род деятельности предприятия;

б) Какие информационные потоки присутствуют;

в) Какие документы являются основными;

г) "Сопутствующие" документы";

 

д) Какие документы из старого "бумажного" архива или из архива микрофильмов необходимы прямо сейчас, а какие можно и не спешить переводить в электронный вид;

е) В каких приложениях (средствах разработки) создаются новые документы в электронном виде (особенно, есть ли многофайловые документы, файлы которых имеют связи, например, трехмерные модели и т. д.);

Какие информационные потоки предприятия должна охватывать создаваемая система;

Необходимые атрибуты документов (поля таблиц СУБД) для организации поиска;

Существующие средства автоматизации процессов — предмет изучения на возможность создания единого информационного пространства;

Перспекти развития системы автоматизации предприятия.

 

Учитывать перспективы развития особенно необходимо при планировании внедрения сложных САПР. Дело в том, что подобные средства разработки создают достаточно сложные файлое структуры (например, трехмерная модель может содержать сотни файлов, имеющих связи).

Для работы с такими средст разработки необходимо, чтобы система архива и документооборота не просто позволяла сопоставлять одной учетной записи несколько файлов сложной модели (что тоже является обязательным в приводимом примере), а еще и имела механизм экспорта-импорта структуры изделия (модели). Только в этом случае введение подобных документов в электронный архив не будет долгим и неудобным.

При наличии прямых интерфейсов с подобными системами моделирования вся структура модели переносится в архив автоматически с учетом связей, существующих между файлами.

 

Для работы с такого рода средст разработки ваша система архива и документооборота перед тем, как записать все файлы, например, сложной трехмерной модели, должна проанализировать внутренние связи между ними и переписать их для файлов, размещаемых в электронном архиве. В случае же, если  работаете лишь в офисных приложениях и средствах разработки, создающих "однофайловые" документы, задача несколько упрощается, и стоимость законченного решения снижается.

 

 

Описание создания  подсистем решения. Основные моменты.

 

Последовательность реализации может быть изменена в зависимости от расставленных приоритетов и не совпадать с последовательностью изложения материала;

В процессе реализации каждой подсистемы необходимо учесть вопросы внедрения и обучения персонала.

На самом деле, выше приведен список вопросов по предприятию, ответы на которые необходимы лишь для самого начального обследования. Вопросы более детальных обследований, возникающие при создании каждой подсистемы освещены ниже.

Создание подсистемы сканирования документов, постановка задачи

Перед созданием подсистемы сканирования, необходимо произвести детальное обследование  "бумажного" архива.

Что представляет ценность, а от чего можно избавиться?

В какой электронный формат переводить?

Далее определяется в каком графическом формате  необходимы отсканированные документы. Это необходимо для дальнейшего подбора сканирующего оборудования.

Сначала стоит определиться с "цветом". Дело в том, что в большинстве случаев, при создании электронных архивов, достаточно получение монохромных изображений. Действительно, информацию может нести лишь изображение черных букв, линий на белом фоне. Исключением являются случаи сканирования, например, произведений искусства (которые не затрагивает данная статья) или довольно специфические задачи, которые необходимо будет решать с цветными изображениями. В действительности, постановки таких специфических задач по ряду причин, изложенных ниже, следует избегать.

Всегда стоит помнить о следующих положительных сторонах монохромных изображений, которые сразу "исчезнут" при использовании цветных.

Физический размер файла монохромного изображения гораздо меньше, особенно при использовании алгоритмов сжатия. ше приводился пример о сравнении размера файла, полученного при сканировании листа, созданного в текстовом редакторе Word (его необходимо предварительно распечатать), сохраненного в формате TIFF Monochrome G4 и непосредственно файла документа Word формата DOC. Размеры файлов не будут иметь существенных различий. Поэтому требования к "объему" подсистемы хранения ниже, соответственно, меньше материальные затраты;

Оборудование для массового перевода в монохромные форматы гораздо производительнее, дешевле и надежнее.

Определение необходимого формата файла также связано с дальнейшим использованием электронных изображений отсканированных документов. Например, если  необходимо произвести дальнейшее распознавание, частичную или полную векторизацию или просто оставить изображения в графическом формате, лучше не "изобретать велосипед" и использовать формат TIFF Monochrome G4. Этот формат "дает" любой сканер. Кроме того, существует возможность получения "одностраничных" и "многостраничных" файлов этого формата.

В первом случае, каждая страница многостраничного бумажного документа записывается в отдельный файл, а во втором — весь документ представляет один файл, "внутри" которого  можете "листать" страницы.

 

Для организации просмотра и редактирования файлов "внутри навигатора", форматы которых навигатор "не понимает", можно создать так называемый "сервер просмотра" — специальное приложение.

Необходимо определить разрешение, с которым должна сканироваться информация.

Если речь не идет о произведениях искусства, то, поверьте, 300dpi, ну от силы 400  будет больше чем достаточно (иногда для документов достаточно и 150 — 200 dpi). При таком разрешении  всегда сможете получить отличное изображение  документа на экране или результат его печати на бумаге и производить дальнейшую обработку (например, распознавание).

Использование документов в новых проектах

Следующим этапом является, если так можно разиться, "осмысление" дальнейшего использования сканированных документов. Понятно, что их необходимо занести в систему, дающую возможность поиска и вода на экран и принтер или плоттер. Остановимся подробнее на другой функции создаваемой системы — создании новых документов на основе использования ранее зарегистрированных. Понятно, что лучше создать новую версию документа и производить все работы с ней. Но это задача непосредственно программного продукта — системы архива и документооборота.

У Microsoft существует такой механизм ShellAPI1, при использовании которого при помощи, например, функции Delphi ShellExecute2, одним из аргументов которой является название файла, система сама "подсовывает" для открытия файла в режиме просмотра или редактирования то или иное приложение. Учетная запись может быть ведена на экран либо в табличном виде, либо в другом виде (например, в виде карточки документа). Для поиска учетной записи среди тысяч, а может и миллионов используется механизм запросов к СУБД. Запросы формируются через интерфейс системы архива при помощи доступных и наглядных для пользователя элементов (полей, кнопок и т. д.). Учетной записи соответствует реальный документ в электронном виде.  нажимаете кнопку или набираете из меню (все зависит от реализации системы) пункт "открыть документ". Сканированный документ откроется приложением, проинсталлированным в  системе для работы с файлами, например, формата TIFF, офисный документ откроется соответствующим приложением, например, MS Word.

В системах 3 типа (в них отсутствуют средства маршрутизации, управления разработкой), нет необходимости позволять вносить изменения в документ. Он может быть открыт программой — "просмотрщиком", не позволяющей вносить изменения или все-таки программой, позволяющей вносить изменения, но при этом система не позволит записать эти изменения.

В случае же, если используется система архива 4 типа, то, как правило, существует возможность указать для разных пользователей разные права по открытию файлов разных разделов хранения. Например в современных системах можно указать, что конструктор Сидоров может открывать файлы раздела "Проект №12345 1981 года" только в режиме просмотра соответствующей программой. А что если ему необходимо внести изменения в какой-нибудь компонент, пусть тот же компонент используется в проекте №54321 2002 года с небольшими изменениями, зачем разрабатывать ной? Все глядит приблизительно следующим образом: поскольку пользователю Сидорову разрешено создавать версии документов и помещать их в раздел "компоненты проекта №54321 2002 года, разрабатываемые на основе проекта №12345 1981 года", он просто создаст новую версию, и она автоматически разместится в этом разделе.

Кроме того, для Сидорова также определена возможность редактирования версий в разделе "компоненты проекта №54321 2002 года, разрабатываемые на основе проекта №12345 1981 года". Поэтому он открывает созданную им версию, но уже в режиме редактирования соответствующим приложением и вносит изменения. При этом могут производиться необходимые действия — новая версия рассылается другим пользователям, например, для проверки, дальнейшей доработки, может быть автоматически создано и разослано извещение об изменении и т. д.

Если  данные в архиве, не нужно использовать при разработке новых документов, задача упрощается. При этом  просто реализуется третий способ создания системы архива. Еще раз хочется напомнить, что в материале описывается четвертый, совсем не по той причине, что он лучше. Просто при описании такого способа создания архива, волей-неволей приходится описывать все остальные: файлое масси; картотеки; архив, обобщающий файлой массив и картотеку со средст просмотра, сканирования, тиражирования и хранения.

В каких форматах хранить и использовать переведенные в электронный вид документы

Перед созданием электронного архива (части касающейся сканированных документов), стоит, прежде всего, определиться с тем, что предполагается делать впоследствии с электронными документами. Существует несколько путей, "правильность" следования которым определять только :

 

Внесение в единую базу документов в графических форматах после соответствующей обработки. В этом случае  используете электронные образы Ваших "бумаг". Можно быстро найти необходимый документ, просмотреть, тиражировать (распечатать).

При необходимости использования этого документа для создания нох, возможно создание его новой версии, изменение при помощи растрох и гибридных редакторов, распознавание текстов и т. д.

В любом случае при описываемом подходе, в электронном архиве хранятся документы в графических форматах. Для удобства поиска используется индексация3

Внесение в базу документов в текстох форматах. Хранение в текстовом формате позволяет в дальнейшем производить поиск документов не только по полям СУБД, но и по ключем значениям "внутри текста" самого документа. Такой способ поиска информации возможно более эффективен, но имеет следующие недостатки:

для поиска по тексту "внутри документа" чаще всего нужно записать текст в ячейку таблицы СУБД, что приводит при большом объеме к очень "неповоротлим решениям". Физический объем таблиц СУБД увеличивается, быстродействие системы снижается, ресурсоемкость увеличивается, а создание подсистемы хранения становится проблематичным. Для того, чтобы избежать перечисленных явлений, проще производить запись не самого файла, а ссылки на него в ячейку таблиц СУБД. Сам же файл "извлекается" по ссылке и хранится в отдельном архивном "накопителе". Подробнее подсистема хранения описывается ниже. Но при такой организации подсистемы хранения полнотекстой поиск "внутри" самого документа средст системы архива, как правило, невозможен. С другой стороны, для нахождения документа, как правило, "хватает" поиска по полям СУБД — "карточке" документа и при использовании других механизмов, не требующих полнотекстового поиска "внутри" самого документа;
другой особенностью поиска "внутри" документа, полученного при сканировании, является необходимость его предварительного распознавания.

Дело в том, что растрое форматы, получаемые "на ходе" сканера, не содержат "причных" для SQL - запросов символов (букв, цифр и т. д.). Поэтому, эти символы необходимо "извлечь" из изображения и сохранить в текстовом формате.

Информация в текстовом формате может быть записана в ячейку таблицы СУБД (например, имеющую формат TEXT для MsSQL).

Теперь запрос, например, вида select texts from articles where text like '%архив%', произведет бор всех текстов статей (хранящихся в поле texts таблицы articles), в которых встречается ключевое значение "архив".

На перй взгляд достаточно привлекательно, но в свою очередь особенностью процесса распознавания ("извлечения" из графического формата символов и сохранения их в текстовом формате), является достаточная трудоемкость, и, не в обиду сказано производителям соответствующего ПО, большое количество ошибок, особенно при распознавании старых документов. Процесс имеет наиболее низкую эффективность, если применялись разные шрифты, не говоря уже о рукописных документах, которые распознавать крайне неэффективно, а чаще — невозможно.

Внесение в базу чертежей после их векторизации. Опять же такой способ связан с определенными (и не малыми) затратами, целесообразность которых определять только .

При определении целесообразности того или иного пути, стоит помнить о шесказанном и прибегать к "тотальному" распознаванию и "векторизации" только лишь в том случае, если затраты на эти действия экономически оправдывают себя.

Определение групп документов. Подбор сканирующего оборудования. Классификация документов и сканеров. Производительность оборудования

После проведения всех шеперечисленных пунктов, наконец, мы подошли к решению еще "более практических" вопросов — бору сканирующего оборудования. При боре оборудования необходимо учитывать все шеизложенные требования к сканированным документам.

Учет физических особенностей бумажных носителей, с одной стороны, и невозможность качественной реализации "универсального" устройства "все в одном", которое сканирует быстро и качественно любые документы, с другой стороны, привели к созданию нескольких основных групп оборудования. Например, листы формата A0 можно сканировать со скоростью до 15 метров/минуту при помощи одних устройств, листы формата A4 можно сканировать со скоростью 180 страниц/минуту при помощи других устройств, а сброшюрованные, ветхие, неконтрастные документы невозможно сканировать ни теми, ни другими устройст. Для сканирования подобных типов "бумажных носителей информации" существует совершенно другое оборудование.

Исходя из шесказанного, сначала необходимо провести классификацию подлежащих сканированию бумажных документов по форматам и определить число бумажных носителей каждого формата. Немного успокою Вас, поскольку с точностью до листа считать нет необходимости. Измерять документы, особенно нестандартные, при помощи линейки также не стоит. Условно, все документы по форматам можно разбить на 2 большие группы — узкоформатные (до A3 включительно) и широкоформатные ("больше" формата A3). Такая классификация связана с четким делением оборудования на "узкоформатное" и "широкоформатное". Это деление произведено не по чьей-либо прихоти, а связано с тем, что чисто "механические" принципы сканирования для узкоформатных и широкоформатных документов разные. Невозможно пока, например, сканировать формат A1 со скоростью 180 страниц/минуту, а формат A4 — можно.

"Внутри" каждой из  групп стоит провести дополнительную  классификацию по форматам. Приведем  пример. Если у Вас в "узкоформатной" группе содержатся документы  форматов от А4 и "меньше", то  максимальный формат сканера  должен быть А4. Зачем эти "прописные  истины"? Дело в том, что большинство  производителей сканирующего оборудования  пускает целые модельные ряды. Причем, как правило,  предоставляется  возможность бора сканера с  максимальным форматом A3 или A4. Часто  бывает, что качество, скорость сканирования  обеих моделей (А3 и А4) одинакова, а стоимость существенно отличается (сканер, имеющий максимальный формат  А3 дороже). Того же принципа придерживаются  производители широкоформатного оборудования, пуская, например, сканеры с максимальным форматом А1 и А0. Но может оказаться, что при наличии "подавляющего" числа документов формата A4, все-таки встречаются А3 или "чуть большие, чем А4". Как сканировать их? Об этом позже, а пока стоит посчитать количество материала и все записать.

Следующим шагом является определение "внутри" каждой группы форматов числа ветхих, поврежденных материалов и листов бумаги низкой плотности. Дело в том, что при использовании документного сканера, возможно повреждение таких листов.

Записав результаты обследования по предыдущему пункту, "внутри" каждого формата определяем количество "бликующих" и неконтрастных листов. Например, результат сканирования "блестящих" калек советского производства и неконтрастных "синек" может быть неудовлетворительным, и необходимо будет решать проблемы их сканирования путями, описанными ниже.

Стоить отметить, что каждая группа может и должна классифицироваться на односторонние и двусторонние документы.

Теперь стоит остановиться на определении количества сброшюрованных документов (папок, книг). И их классификации по следующим признакам:

 

Часть документов, которые могут быть расшиты перед сканированием;

Часть документов, которые расшивать нежелательно;

Форматы;

Состояние (часть неконтрастных и часть бликующих носителей).

Ну вот, пожалуй, приблизительно и все. Почему опять "приблизительно"? Дело в том, что очень сложно "воочию" не посмотрев на Ваши документы сказать, что все учтено. При классификации документов по различным признакам внутри каждого формата следует придерживаться следующего правила: чем больше признаков классификации, тем лучше! Например, если  видите, что группа документов "формата А4, хорошего качества, контрастных, не ветхих" содержит на некоторых листах пометки карандашом, которые несут важную информацию, стоит внутри этой группы обязательно создать две подгруппы: "документы, имеющие полезные дополнения, дописанные карандашом" и "прочие документы". Зачем? Все достаточно банально — одно оборудование хорошо отсканирует весь документ, а другое отсканирует так, что карандашные пометки, несущие полезную информацию, не отобразятся. Причем  сможете и не заметить отсутствие карандашной пометки на электронном изображении, поскольку все остальное видно отлично. При этом смысл документа может измениться.

Такую же классификацию можно провести "внутри" любой группы, например, чисто визуально разбить неконтрастные материалы по любому признаку, например, "совсем не контрастные", "неконтрастные" и "не очень контрастные".

Результатом всей  предыдущей деятельности (не только по исследованию бумажных носителей!) перед последующим бором оборудования должны быть следующие вещи:

 

Планируемые сроки сканирования документов, производительность подсистемы сканирования;

Необходимость дальнейшего пополнения архива вновь отсканированными документами;

Окончательное решение о формате электронного изображения;

Классификация документов по форматам, ветхости, состоянию, "сброшюрованности" и всем явленным  при обследовании дополнительным признакам. Эту классификацию лучше всего составить в виде таблицы с указанием "класса" документов и их количества;

Реальные "борки" документов каждого определенного  класса в виде пачек, папок, рулонов, книг и т. д,

Оборудование подсистемы узкоформатного сканирования

Теперь перейдем непосредственно к бору оборудования. Начнем с узкоформатного сканирования. Конечно, если речь идет о тысячах, сотнях тысяч или даже миллионах листов, применение обычного планшетного сканера невозможно. Думаю,  не можете не согласиться с этим, посмотрев на планируемые сроки сканирования. Проблема решается при помощи специальных документных и промышленных сканеров.

Существует достаточное число производителей подобных аппаратов, например, BancTec, Bell&Howell, Fujitsu и другие.

Все устройства делятся по максимальному формату сканируемого документа — A3 или A4, формату получаемого файла (в основном, это TIFF одностраничный и многостраничный). Сканеры классифицируются по признаку "цветности": цветные (16, 24, 36 bit), GrayScale (256 градаций серого, как на хорошей черно — белой фотографии) или монохромные. Возможности по "цвету" прямо пропорциональны стоимости сканирующих устройств. С другой стороны, цветной сканер может "давать" и монохромные и "серые" изображения. Причем иногда экономически оказывается годнее использовать цветной сканер для получения черно-белых изображений, если, например, Ваши документы лучше сканируются именно таким устройством.

Для сканирования двусторонних документов можно конечно использовать и односторонний сканер, но тогда время работ увеличится в 2 раза. В связи с этим, все устройства делятся по возможности сканирования одновременно двух сторон документа за один проход. В этом случае, как правило, лист протягивается между двумя сканирующим камерами, каждая из которых производит сканирование "своей" стороны.

Как правило, все устройства имеют минимум 2 режима подачи документов — автоматический и ручной. В автоматическом режиме на приемный лоток сканера кладется пачка документов, осуществляется автоматическая протяжка всех листов. В ручном режиме документы подаются по 1 листу. Все промышленные и документные сканеры делятся по производительности. Например, "младшая" модель ряда Fujitsu позволяет сканировать со скоростью ~ 15 листов/минуту, а самая "старшая" — до 90 листов/минуту в режиме одностороннего сканирования или до 180 страниц/минуту в режиме двустороннего сканирования. Каждая модель, как правило, имеет конструктивные особенности и дополнительные решения, позволяющие влиять на качество сканирования разных групп документов.