Архивное дело

Содержание

Введение

       В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

       Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими  федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

       Основными задачами Федерального архивного агентства  являются:

• оказание государственных услуг в области архивного дела;
• государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
• обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

       Федеральному  архивному агентству непосредственно  подчиняются 15 федеральных государственных  архивов, Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.

       Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.

       В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации

       С учетом всего вышесказанного изучение архивного дела, а также его управление представляют значительный как теоретический, так и практический интерес, а тема работы видится достаточно актуальной.

       Основной  целью работы является изучение менеджмента в арфивах.

       Для раскрытия избранной темы был  проанализирован широкий круг российских и зарубежных источников, научных  исследований, свидетельств и оценок, аналитических и информационных материалов специальной и общей периодической печати посвященных данному вопросу.

       В качестве инструментария применялись  методы анализа научной и информационной базы, синтеза полученных данных в  теоретические выводы и практические рекомендации.

1 Менеджмент в архивах

1.1 Законодательные и нормативные правовые акты

       Архивное  дело регламентируется следующими законодательно-нормативными документами:

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.).
2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552)
3. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 290)
4. Регламент Федерального архивного агентства (утвержден Приказом Руководителя Федерального архивного агентства от 09.03.2005 г. № 17; зарегистрирован Минюстом России 13.07.2005 г. N 6784).
5. Перечень подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений (утверждено Распоряжением Правительства РФ № 5-р).
6. Положение о Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 289)
7. Положение о Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 301)
8. Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (утверждено Приказом Росархива от 06. 11. 96 № 54 и распоряжением Госкомимущества от 22. 10. 96. № 1131-р)
9. Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, Росархив, 1998 (утверждены приказом Росархива № 51 от 6.07.1998 г.).
10. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Росархив, 1997 (зарегистрирован Минюстом России 8.07.1997 г. N 1344).
11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 года N 536, зарегистрирована в Минюсте РФ 27 января 2006 г. Регистрационный N 7418).
12. Положение о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной служба безопасности Российской Федерации от 25 июля 2006 года N 375/584/352, зарегистрирована в Минюсте РФ 15 сентября 2006 г. Регистрационный N 8296).
13. Положение о порядке рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 20.02.1995 г. № 170).
14. Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны (Указ Президента Российской Федерации от 2 июня 2001 года № 627).
15. Положение о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС (утверждено решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14 июля 2001 г. № 75).

       Ведомственные правовые акты

1. Положение о Почетной грамоте Федерального архивного агентства (утверждено приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 марта 2005 г. № 195.
2. Отраслевое тарифное соглашение по организациям федерального архивного агентства на 2005-2007 годы. (зарегистрировано 15 марта 2005 года, регистрационный номер № 16/05-07.)
3. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации":
• Приказ Федеральной архивной службы России № 16 от 13.02.2002 г. Об изменении приказа Росархива от 29.12.2001 № 101 "Об утверждении и внедрении "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации".
• Текст "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации"
4. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации, Росархив, 2001 (утвержден приказом Росархива № 75 от 09.10.2001 г.).
5. Перечень информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги, Росархив, 2001 (утвержден приказом Росархива № 33 от 28.04.2001 г.).
6. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, Росархив, 2000 (утвержден приказом Росархива № 64 от 23.10.2000 г.).
7. Совместный приказ Министерства культуры Российской Федерации и Росархива № 167/13 от 14.03.2000 г. Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения.
8. Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации).
9. Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрация актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг (утверждены распоряжением Госкомимущества от 22.11.96 г. N 1131-р и приказом Росархива от 06.11.96 г. N 54).
10. Временный порядок рассекречивания и продления сроков засекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну, находящихся в закрытых фондах государственных архивов и центрах хранения документации (утвержден Решением Гостехкомиссии России от 28.06.1994 г. № 16).
11. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утвержден приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176).

1.2 Виды, задачи и  функции архива

       В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь могут создаваться архивы следующих видов:

• архив организации, хранящий документы только данной организации;
• центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации (центрального органа управления, центрального органа общественного объединения), а также документы организаций непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников комплектования; центральный отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив общественного объединения);
• объединенный ведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;
• объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.

       Задачами  архива являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; обеспечение сохранности и ведение учета документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов Национального архивного фонда на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными Госкомархивом; осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

       Для решения стоящих перед ними задач  архив выполняет ряд функций: архив составляет и ежегодно уточняет список организаций-источников комплектования; принимает на хранение документы структурных подразделений организации; проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации; проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; осуществляет фондирование документов и дел; ведет комплекс учетных документов; составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам; создает страховой фонд опий документов архива; контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел; представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей; подготавливает и передает на госхранение документы Национального архивного фонда; участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и др.) по документационному обеспечению управления.

1.3 Организация работы архива

       Работа  архива осуществляется в соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение.

       Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (системы, объединения) согласовывается с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

       Положение об объединенном ведомственном и  ведомственном архиве согласовывается  с соответствующим учреждением  государственной архивной службы Республики Беларусь.

       Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается  с соответствующим учреждением  государственной архивной службы и  утверждается руководителем организации.

       Положение об архиве, являющемся структурным  подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.

       Согласно  штатному расписанию на имеющиеся в  архиве должности разрабатываются  должностные инструкции, которые  согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующий архивом или его директором. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в соответствующей должностной инструкции.

       В архиве составляются:

• годовой план работы;
• годовой план-график приема дел от источников комплектования архива;
• годовой отчет архива.

       Годовое планирование проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджетного рабочего времени, срока исполнения и исполнителя. При разработке плана работы и определения бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах.

       Архивы  совместно со службой документационного  обеспечения управления осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках.

       Подбор, расстановка и использование  работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием.

       Повышение квалификации работников архива на соответствующих  курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива).

       Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.

1.4 Организация работ  по информатизации архивной отрасли

       Осуществление информатизации архивной отрасли требует  проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации составят отраслевую Программу информатизации.

       Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый госархив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. Полезно продолжить согласование научно-исследовательских работ в сфере информатизации с федеральной программой "Информатизация России".

       Практика  информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.

       Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство учреждения - архив учреждения - ведомственный архив - государственный архив. В рамках автоматизации работы с учреждениями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных и государственных архивах. Созданные в учреждениях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с учреждениями-источниками комплектования.

       Следует повысить роль и активность базовых  центров по информатизации, координированность их деятельности, превратить их в проводников прогрессивных информационных технологий в субъектах Федерации. Важно ввести в практику целенаправленные публикации в архивной периодике статей и обзоров по указанной проблематике, аналитических материалов, освещающих опыт автоматизации в отечественных и зарубежных архивных учреждениях. Полезна организация в телекоммуникационных сетях телеконференций по проблемам информатизации архивов.

       По  мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все  более актуальными становятся проблемы защиты АИР от насанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК).Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.

       Важнейшей мерой, направленной на повышение эффективности  и интенсивности информатизации, является разработка нормативно-методической базы применения компьютерных технологий и включение ее в Основные правила работы государственных архивов.

2 Маркетинг в архивах

2.1 Архив - хранилище прошлого или

современный социальный институт

       Распространение информационных и коммуникационных технологий оказывает существенное влияние на преобразования, происходящие во всех сферах жизни современного общества - в производстве, управлении, науке, образовании, культуре, здравоохранении, быту и досуге. Складывается новый тип общества - информационное. В мае 1995 г. группа экспертов Комиссии Европейских сообществ, в состав которой вошли ведущие специалисты практически всех стран Европейского Союза, дала ему такое определение: это общество знания, где главным условием благополучия каждого человека и каждого государства становится знание, полученное благодаря беспрепятственному доступу к информации и умению с ней работать. Кроме того, это глобальное общество, в котором обмен информацией не будет иметь ни временных, ни пространственных, ни политических границ; которое, с одной стороны, способствует взаимопроникновению культур, а с другой - открывает каждому сообществу новые возможности для аутоидентификации и развития собственной уникальной культуры [3, с. 267-268]. С учётом кардинальных изменений, которые происходят сегодня в жизни социума и прежде всего в информационной сфере, рассмотрим роль и задачи архива как социального института.

       Когда речь заходит о судьбах и перспективах архива в информационном обществе или, если рассматривать проблему шире, в мире нарастающей виртуальности, имеется в виду прежде всего архив как определённый материальный объект со специфическими конструктивными характеристиками, вещественное бытие которого многомерно и многоаспектно. С функциональной точки зрения архив - это место хранения документов, то есть материальных объектов, созданных с целью фиксирования, хранения и передачи информации в знаковой форме. И поэтому, говоря о том, исчезнет ли архив в своём традиционном понимании, растворившись в виртуальном континууме информационного общества, или нет, следует установить, в каком из своих функциональных аспектов (информационном, правовом, мнемоническом, мемориальном, научном, просветительском) он оптимально замещается электронным вариантом, а в каком не поддаётся такому замещению [2, с. 73].

       Мы  живём во время, когда развернулось широкомасштабное производство информации в электронной форме и существует огромное множество документов только в электронной форме, когда объёмы накопленной человечеством информации вышли за предел возможности надёжно сохранять её и эффективно использовать привычными средствами. В этих условиях архивы для выполнения своей общественной миссии должны приложить максимум усилий, чтобы вписаться в кардинально новую среду, которую всё чаще называют "гибридной" - ведь речь идёт о длительном (как в настоящем, так и в будущем) сосуществовании документов на различных носителях.

       Сегодня уже никого не удивляет и становится всё более обыденной передача информации посредством компьютерных сетей. В этой связи роль архива в  предоставлении доступа к знаниям значительно расширяется. Он начинает выступать в качестве организатора знания, в том числе получаемого через компьютерные сети - ведь многие люди нуждаются в квалифицированной помощи при получении информации из новых источников и в новых для них областях знаний. Кроме того, выявление и освоение важной информации из среды её формирования (ибо она всегда формируется в определённом месте), а также нахождение её гибкой связи с данным временем, как точно заметил Х.Ленк, стали теперь вполне возможными, но вместе с тем они требуют планетарной информации: будь то отдельные лица или целые учреждения [5, с.31].

       В настоящее время доминирующим фактором развития экономики, основанной на знаниях и новейших технологиях, становится развитие инновационной сферы, так как именно в этой сфере происходит превращение научно-технологического продукта в рыночный товар с высокими потребительскими свойствами. Сама информация в виде документов и данных ещё не является знанием, а лишь сырьём для формирования знаний, используемых, в том числе, в инновационных процессах. В этом смысле информация - сырьё для инноваций. В информационных системах проходит процесс переработки этого сырья. Глубина переработки зависит от целей этих систем. Самые продвинутые информационные системы перерабатывают информационное сырьё до серьёзного аналитического уровня, пригодного для информационного обеспечения процессов расширенного воспроизводства знаний и управления [8]. Вот здесь и должны проявить себя архивы не только как институты социальной памяти, но и как сложные информационные системы.

       Большая часть сведений об особенностях политического, экономического, социального, гуманитарного, экологического развития современного общества сосредотачивается в архивах, образуя социальный информационный потенциал. Потребности общества в ретроспективной информации велики и имеют межгосударственное значение. Учитывая колоссальный познавательный потенциал ретроспективной информации традиционные методы её хранения и распространения теряют свою эффективность. Кардинальное решение проблемы заключается в применении современных информационных технологий, в частности, технологий оцифровки различного вида документов [4].