Архивное хранение документов

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Основы  документационного обеспечения  управления»

тема «Архивное хранение документов»

Выполнила: студентка

гр. М 301-05

Кузнецова А. В.

Проверил преподаватель:

Исмагулов В. К.

Волгоград – 2008 г.

План:

I.    Введение

II.   Экспертиза ценности  документов

III. Описи дел

IV.Оформление дел

V.  Порядок передачи  дел в архив

VI.Хранение документов в электронном виде

VII.     Заключение.

I. Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при  оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

–     информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному  хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

В своей работе я рассмотрю  вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что  включается в этот процесс, дам понятие  следующим терминам:

-           Экспертиза (оценка) научной и практической  ценности документов;

-           Описи дел;

-           Оформление дел;

-           Описание документов постоянного  и долговременного хранения;

-           Обеспечение их сохранности;

II. Экспертиза ценности  документов

После того, как документы  исполнены, они подлежат архивному  хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию  включает:

-           Экспертизу (оценку) научной и практической  ценности документов;

-           Описи дел;

-           Оформление дел;

-           Описание документов постоянного  и долговременного хранения;

-           Обеспечение их сохранности;

-           Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

(Ведомственным называется  архив, находящийся в непосредственном  подчинении соответствующей организации,  не входящей в систему государственной  архивной службы, или являющейся  структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет  хранение документов организаций  и предприятий до передачи  их на государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия  организации должна произвести  экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов  в делопроизводстве производится  при составлении номенклатуры  дел.

Номенклатура дел –  это систематизированный перечень заводимых в организации дел  с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения  документов и формирования дел, обеспечения  поиска документов и учета дел. Она  является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой  системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел  составляется для однородных по характеру  деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным  документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру  деятельности, но разных по структуре  организаций с указанием их индекса  и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации  составляется службой документационного  обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться  типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями  с указанными в них сроками  хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

На экспертные комиссии, кроме  организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том  числе по личному составу, актов  о выделении к уничтожению  документов и дел, не подлежащих дальнейшему  хранению, о неисправимом повреждении  документов постоянного хранения и  о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

-           постоянного хранения в государственных  архивах;

-           временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

-           временного хранения (до 10 лет);

-           подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

III. Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению  рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются  с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет  включительно) срока хранения могут  быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий  период утверждены и переданы в ведомственный  архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного  аппарата архива, обеспечивающей оперативный  поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный  архив, второй – прилагается в  качестве основания к протоколу  заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному  составу составляются отдельные  описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с  временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт  о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения  документов необходимо соблюдать следующее  правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный  в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен  акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством  в 1999 году, могут быть включены в  акт, который будет составлен  не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному  составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

IV. Оформление дел

Оформление дела – это  комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить  в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без  нумерации листов, а также без  составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

-           перегруппировку документов дела  в прямой хронологической последовательности  с января по декабрь (вместо  обратной хронологической последовательности  с декабря по январь, получающийся  при формировании дела в течении года);

-           нумерацию листов дела черным  графитным карандашом в правом  верхнем углу арабскими цифрами;

-           составление для наиболее ценных  дел внутренней описи документов  дела;

-           составление заверительной надписи дела;

-           подшивку дела в твердую темную  обложку из картона на 4 протокола  без металлических зажимов (с  веревочными завязками) или переплет  документов дела;

-           внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела: уточнение  названия структурного подразделения,  если оно менялось, делопроизводственного  индекса, заголовка дела, даты  и др.

V. Порядок передачи дел  в архив

В ведомственный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом  графиком, согласованным с руководителем  структурных подразделений и  утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки  делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как  правило не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр  годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное  подразделение – ведомственный  архив. В этом случае обязанности  архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в  государственный архив.

Взаимодействие государственных  архивов с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства  сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить  срок хранения документов в своем  ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для  хранения документов, желания самой  организации.

При сдаче дел на государственное  хранение организация предоставляет  в государственный архив:

-           отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего  количества дел и крайних дат  документов;

-           описи в трех экземплярах, утвержденные  ЭПК архивного отдела;

-           историческую справку организации,  если дела сдаются на государственное  хранение впервые;

-           справку о неполной сохранности  документов (если какие – либо  дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные  дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный  архив расписываются на всех экземплярах  описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и  один экземпляр акта остаются в государственном  архиве, третий экземпляр описи и  второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно  в делопроизводственной службе.

VI. Хранение документов  в электронной форме

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации  хранения документов, созданных в  электронной форме.

Документы в электронном  виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в  электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий  диск. Документы могут храниться  на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком  диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь  вложенные в нее папки, которые  в свою очередь могут иметь  свои вложенные папки. Каждой папке  присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком  диске компьютера. При работе в  сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь  порядковые буквенные номера и с  ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим  объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие  в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование  компьютерных технологий в офисе  – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность  документов складывается из:

-           устойчивого электропитания;

-           резервного копирования;

-           антивирусной защиты;

-           профилактики и диагностики с  использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу  по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью  локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через  Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и  после того, как все документы  за истекший год будут исполнены. База данных используется только для  справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В  зависимости от объема информации это  может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и  долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы  временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и  перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования  – бумажной или электронной –  и определяются специальными справочниками  – перечнями документов с указанием  сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок  компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделятся по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом  о “О бухгалтерском учете” –  пять лет с правом уничтожения  только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая  проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

VII. Заключение

Подводя итог, я выяснила, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному  хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопро-изводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дела – это  комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

В ведомственный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом  графиком, согласованным с руководителем  структурных подразделений и  утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки  делопроизводственной службы учреждения.

Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют  возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют  существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному  хранению.

По окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного  и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы  учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Список использованной литературы:

1.         Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М;  Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.- 215с.;

2.         Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.- 243с.;

3.         Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание  9-е, исправленное и дополненное.  – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006.- 119с.