Архивное дело в РФ

Федеральное Агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

Санкт – Петербургский  Университет Сервиса  и Экономики 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ работа

По  Документационному обеспечению управления 

Тема: Архивное дело в РФ 
 

                                                                            Выполнил: студент з/о, 4 курса,                                                          

                                                       специальность   0608         

                                                                            Скворцов И.А.                          

                                   Проверил: 
 
 

С.-Петербург

2011 г.

Содержание:

Введение…………………………………………………………………………………3

1. Место архивоведения  в системе других наук…………………………………….4-5

2. Архивное дело  сегодня………………………………………………………….….6-9

3. Современное  законодательство в области архивного  дела………………..….10-13

4. Автоматизация  архивного дела…………………………………………………14-15

Заключение………………………………………………………………………….…16

Список литературы……………………………………………………………………17

Приложения:

Трудовой договор………………………………………………….………………18-23

Штатное расписание………………………………………………………………….24

Должностная инструкция…………………………………………………………….25

Положение о  структурном подразделении………………………………………….26

Приказ………………………………………………………………………………….27

Протокол………………………………………………………………………………28

Акт……………………………………………………………………………………..29

Письмо…………………………………………………………………………………30 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они  делают этот опыт для всех и, в том  числе обеспечивают базу исторических исследований.

Через доступ к  архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у  молодого поколения интерес к  истории и традициям стран  и всего человечества.

Беречь и сохранить  для истории документальные богатства  нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных  архивов, общественных организаций, граждан  России и, конечно, долг, и обязанность  Архивной службы России всех уровней.

Архивные документы  являются важнейшим источником достоверной  информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно  обращаются как отечественные, так  и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем  постоянно возрастает за счет новых  поступлений, причем с течением времени  информационная, историческая и научная  ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес  исследователей к архивной информации.

Цель данной работы - рассмотреть состояние архивного  дела на современном этапе.

В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи стоящие перед данной работой:

1. Рассмотреть  особенности науки архивоведение  и ее место среди остальных  наук;

2. Охарактеризовать  современное состояние архивного  дела в РФ;

3. Рассмотреть  проблемы стоящие перед организацией  архивного дела на современном  этапе его развития. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Место архивоведения  в системе других  наук

Практически все  существующие организации результатом  своей деятельности имеют документ. Документ - результат закрепления  информации о предметах объективной  действительности и о мыслительной деятельности человека посредством  письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях, обладающий свойством аутентичности, юридической  доказательности зафиксированного в нем. Он является обязательным элементом  обеспечения деятельности государства  и создает гарантии системного знания о прошлом.

В системе сохранения исторической памяти наибольшие возможности  ее концентрации обеспечивают архивы, которые отражают систему государственной  власти и государственного устройства в стране. Архивный документ - это  ценный материальный носитель информации. Архивная служба представляет собой  неотъемлемый элемент государственности.

Архивоведение - научная дисциплина, изучающая  вопросы комлектования архивов, а также хранения и использования архивных документов. Архивоведение по изучаемым вопросам во многом совпадает с документоведением (обе дисциплины занимаются изучением документированной информации (документов)). Однако основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается ретроспективной информацией, то есть информацией, не актуальной в настоящий момент времени.

Объектом архивоведения  является текст, содержащийся на листе  бумаги или другая информация на ином носителе.

Предмет архивоведения - классификация документов, хранение документов, обработка, систематизация документов и создание базы данных.

Археография - научная  дисциплина, разрабатывающая теоретические  и методические вопросы публикационной деятельности.

Рассмотрим дисциплины, с которыми взаимодействует архивоведение:

1. История;

2. Археология;

3. Делопроизводство;

4. Информатика;

5. Биология;

6. Химия;

7. Геральдика (изучение  символов и гербов);

8. Криптография (разновидность того или иного  вида приема, известная определенному  кругу лиц или одному лицу  и предназначенная для фиксации  речевой информации с целью  сохранения ее в тайне);

9. Текстология  (занимается изучением теста,  его подлинности, точности, авторства);

10. Дипломатика  (изучает историю происхождения  и структуру документов);

11. Палеография  (изучает способ написания, форму  букв);

12. Сфрагистика  изучает печати;

13. Документальная  лингвистика. Алексеева Е.В. и  др. Архивоведение - М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Архивное дело  сегодня

Архивное дело - отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования  архивных документов.

Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации  представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях:

— в пределах АФ РФ в целом;

— в пределах архива;

— в пределах архивного фонда.

Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного  фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

Сеть государственных  хранилищ образуют все федеральные  архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту  сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Откуда же берутся  архивы?

Одни возникают  на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно  создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей  информации.

К 1991 году Государственный  архивный фонд СССР насчитывал 356 млн. ед. хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных  архивах и более в 213 тыс. ведомственных  архивах.

С распадом СССР количество государственных архивов  РФ сократилось. Согласно Указу Президента РСФСР от 24 августа 1991 года «О партийных  архивах», в связи с тем, что  КПСС была частью государственного аппарата и образовавшиеся в ее деятельности документы подлежат государственному хранению, сеть центральных и местных  партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов.

К концу 1997 года сеть государственных архивов РФ насчитывала 2267 архивных учреждений, из них: федеральных - 18; краевых - 16; областных - 134; городских и районных - 2060; органов  управления архивами - 78. Алексеева  Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. - 2000. - №3.

Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне Архивного фонда страны, которые окончательно были сформулированы в конце 1950-х годов. Они оказали  влияние на формирование сети современных  государственных архивов.

Современными  признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации  являются:

1. Организация  архивных фондов и архивных  документов по формам собственности:

— архивные фонды  и архивные документы государственной  части Архивного фонда РФ;

— архивные фонды  и архивные документы, отнесенные к  федеральной собственности и  находящиеся в исключительном ведении  РФ;

— архивные фонды  и архивные документы, находящиеся  в ведении муниципальных органов;

— архивные фонды  и архивные документы негосударственной  части Архивного фонда РФ.

2. Организация  архивных фондов и архивных  документов по видам носителей,  способам и технике закрепления  информации:

— архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

— кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

3. Организация  архивных фондов и архивных  документов по срокам хранения:

— архивные фонды  и архивные документы, находящиеся  на постоянном хранении в архивах;

— архивные фонды  и архивные документы, находящиеся  на временном хранении в течение  установленных сроков в ведомственных  архивах;

— архивные фонды  и архивные документы, находящиеся  на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и  отраслевых депозитарных фондах;

— архивные фонды  и архивные документы негосударственной  части Архивного фонда. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования - М.: ТЕРМИКА, 2004.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную  и негосударственную. Хранение государственной  части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Вот эти архивы:

1. Государственный  архив РФ;

2. Российский  государственный архив древних  актов;

3. Российский  государственный архив экономики;

4. Российский  государственный исторический архив;

5. Российский  государственный военно-исторический  архив;

6. Российский  государственный военный архив;

7. Российский  государственный архив военно-морского  флота;

8. Российский  государственный архив научно-технической  документации;

9. Российский  государственный архив социально-политической  истории;

10. Российский  государственный архив новейшей  истории;

11. Российский  государственный архив литературы  и искусства;

12. Российский  государственный архив Дальнего  Востока;

13. Российский  государственный архив кинофотодокументов;

14. Российский  государственный архив фонодокументов.

Ведомственные архивы подразделяются на 5 групп:

— архив организации;

— центральный  архив;

— центральный  отраслевой архив;

— объединенный ведомственный архив;

— объединенный межведомственный архив. Алексеева  Е. В. Организация документов и дел  в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

1. государственных  объединений и организаций с  момента их регистрации в соответствии  с законодательством РФ об  общественных объединениях, в том  числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

2. негосударственных  объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций  и предприятий промышленности, сельского  хозяйства, других отраслей экономики,  науки, культуры, социальной сферы,  средств массовой информации;

3. физических  лиц (документы личного происхождения,  фамильные архивы, коллекции документов  и другие).

В соответствии с третьим признаком организации  документов Архивного фонда РФ существуют три формы хранения документов:

Постоянное хранение - вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение - хранение документов учреждениями и  организациями в создаваемых  ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми  актами. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной  власти и управления государственных  учреждений. Временное хранение - хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в  учреждения ФАС, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной  власти и управления государственных  учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное  хранение в учреждении ФАС (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного  обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное  хранение - хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором  между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой  с сохранением за собственником  права распоряжаться архивными  документами. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. - 2000. - №3. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Современное законодательство  в области архивного  дела

Архивы в силу свойства аутентичности сконцентрированных в них документов обязаны удовлетворять  социальные запросы общества, отвечая  на его потребности в исторической памяти. При этом, к сожалению, общество слабо осознает значение архивов. Документ и архивы малопонятны обывателю и власть предержащим. У большинства граждан с советских времен сохранилось отношение к архивам как к воплощению гигантской бюрократической машины, отравлявшей жизнь на всех ее этапах. Это и неудивительно - ведь в советские времена даже не существовало законов, посвященных архивному делу. Эта ситуация изменилась только на переломе эпох: в июле 1993 года были приняты Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах №5341-I, а в 1994 году утверждено Положение об Архивном фонде Российской Федерации.

Так исторически  сложилось, что почти сразу после  этого изменилась вся система  гражданского законодательства России. Осенью 1993 года произошли известные  события, за которыми в декабре последовало  принятие нового основного закона страны - Конституции. Вскоре был принят новый  Гражданский Кодекс. В 1995 году в рамках реализации новой Конституции появился Федеральный Закон № 154-ФЗ «Об  общих принципах организации  местного самоуправления в Российской Федерации». Согласно Конституции, муниципальная  власть не входит с систему органов  государственной власти.

Но архивное дело представляет собой сферу совместного  ведения Российской Федерации и ее субъектов: муниципальные образования имеют свои архивы, и естественно возникла необходимость урегулирования вопросов хранения ими документов. В Основах законодательства такие вопросы не могли быть урегулированы по понятным причинам.

Государственная политика реализуется через нормативные  акты, и принятие федеральных законов  является важнейшей частью государственной  политики в соответствующих сферах. Принятие в 2004 году Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» ознаменовало собой новый этап развития российского общества. Одной из особенностей нового Федерального Закона является форма документа. В законе детально проработаны вопросы организации  архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете  и использовании архивных документов в Закон входят три самостоятельных  раздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов  архивными документами», «Доступ  к архивным документам и их использование». Новый закон более чем в  два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных  вопросов работы с архивными документами  по сравнению с Основами законодательства.

Вторая отличительная  особенность - сфера применения нового закона. Ранее действовали Основы законодательства об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах, название нового Федерального закона - «Об архивном деле в Российской Федерации». В полном объеме новый  закон в части, касающейся муниципальных  архивов, вступит в силу с 1 января 2006 года.

Закон четко  соответствует международным договорным обязательствам России и ее федеральным законам, в частности в том, что касается вывоза и ввоза архивных документов за пределы государства. Новый закон приведен в строгое соответствие с Законом Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804 - I «О вывозе и ввозе культурных ценностей». Во всем, что касается вопросов перемещенных культурных ценностей, в том числе перемещенных архивов, новый закон приведен в строгое соответствие с Федеральным законом от 15.04.1998 № 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации», потому что ранее так называемые трофейные ценности, которых у нас немало в архивах, выпадали из правового регулирования в прежнем архивном законодательстве.

Часть 3 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: «Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации». Это все, что связано с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями жертвам репрессий, узникам нацистских лагерей и т.п. Когда эти люди ищут защиты своих прав, такие справки им выдаются бесплатно. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение - М.: ПрофОбрИздат, 2004 - 272с.

В контексте  раскрытия темы реферата целесообразным является рассмотрение вопросов управления архивным делом в соответствии с  принятым законом.

Вопросы управления архивным делом в Российской Федерации  регламентируются третьей главой структура, которой выглядит следующим образом:

1. Создание архивов.

2. Организация  управления архивным делом в  Российской Федерации.

3. Финансовое  и материально-техническое обеспечение  архивного дела.

4. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Однако данный закон не решил всех проблем, которые  имеют место в архивном деле. Основные из данных проблем представлены на рисунке 2. Охарактеризуем каждую из них.

Сегодня совершенно необходима кропотливая работа приведения существующей нормативно-правовой базы субъектов Российской Федерации  в соответствие с Федеральным  Законом «Об архивном деле». Проблема заключается в том, что некоторые  субъекты федерации имеют собственные  законы, которые до сих пор не приведены в строгое соответствие с нормами Федерального законодательства. К ним относятся законы таких регионов как Татарстан, Башкортостан, Удмуртия, Новосибирская и Московская области, город Москва.

В архивном деле существует особо актуальная задача введения и применения единых стандартов доступа, что является прямым требованием  Конституции РФ. Должны существовать единые правила учета и поиска информации, как и единые правила работы всех публичных архивов: государственных, федеральных, всех субъектов федерации и муниципальных. Здесь следует особо подчеркнуть, что Единые правила работы государственных и муниципальных архивов - это подзаконный акт, который должен быть выпущен Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ в ближайшие год-полтора. Этот документ должен стать нормативным актом, по которому будут жить государственные и муниципальные архивы страны.

Архивные документы  со временем ветшают, приходят в неудовлетворительное состояние. Понятие «неудовлетворительное  физическое состояние документа» вводится архивистами главным образом  для того, чтобы сохранить подлинники документов, а не для закрытия архива для пользователя. Необходимо создание страхового фонда архивов и фонда  пользователя, чтобы этот последний  мог бы работать с микрофильмом документа (то есть его копией) и читать этот документ, пока нет возможности доступа  к подлиннику.

В соответствии с п. 2 ст. 25 закона «Ограничивается  доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную  и иную охраняемую законодательством  Российской Федерации тайну, а также  к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда  Российской Федерации, признанным в  порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом  исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии».

Здесь уместно  напомнить, что любой пользователь архива вправе подать в суд, если его  законное требование не выполнено и  ему отказывают в доступе к  открытым документам на основании того, что последние находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Такая формулировка на деле отражает тот факт, что в архиве отсутствуют необходимые мирофильмированные копии документов, а работники архива не выполняют в полном объеме своих должностных обязанностей.

Очевидно, что  в компетенцию Закона об архивах  не входит установление ответственности  за его нарушение - такая ответственность  устанавливается административным, гражданским, уголовным и иным законодательством  РФ.

Согласно Статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях граждане, виновные в несоблюдении законодательства, правил хранения, комплектования, учета и  использования архивных документов, могут быть привлечены к ответственности  в виде штрафа на сумму от 1 до 3 минимальных  размеров оплаты труда (МРОТ), должностные лица - на сумму от 3 до 5 МРОТ. В этой статье существует правовой вакуум относительно возникновения и объема ответственности за несоблюдение законодательства об архивах юридическими лицами.

Очевидно, что  совершенно необходимо изменение ответственности  за такие правонарушения на более  суровую, поскольку ценность многих утраченных документов и стоимость  реставрации сохранившихся значительно  больше предусмотренной данной статьей.