Архивное хранение электронных документов

Введение 

     Достижения  последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров  позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.

     Раньше  работа с документами требовала  времени и больших трудозатрат  в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять  тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

     Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход  от бумажных носителей информации к  электронным. Для этого в организации  должны быть следующие компоненты:

     • средства для создания и обработки  информации в электронной форме;

     • средства для хранения данных –  архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного  копирования документов периферийным оборудованием);

     • система передачи данных между пользователями;

     • средства для получения твердой  копии архивных данных;

     •собственно программное обеспечение автоматизации  документооборота и управления данными.

      Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы организации архивного хранения электронных документов организациями, в данном случае, отдела образования Шарковщинского райисполкома, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

      Целью написания курсовой работы является разработка и внесение рациональных предложений по организации архивного хранения электронных документов на примере отдела образования Шарковщинского райисполкома с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния архивного хранения ЭД. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

      - рассмотрение описания, организации учета, проблем экспертизы ценности электронных документов;

      - анализ хранения документов в электронной форме;

      -  описание организации архивного хранения ЭД: проблемы, практика, рекомендации;

      - изучение общей характеристики и анализа структуры отдела образования Шарковщинского райисполкома;

      - анализ электронного хранения ЭД в отделе образования Шарковщинского райисполкома;

      - анализ проблем организации архивного хранения ЭД в отделе образования Шарковщинского райисполкома и рекомендациий по их устранению.

      Объектом  исследования выступает отдел образования Шарковщинского райисполкома.

      Предметом исследования является организация архивного хранения ЭД на примере отдела образования Шарковщинского райисполкома.

      Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики архивоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

      Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

      В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно-теоретического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, сравнение, изучение документационных источников.

     Источниковой  базой курсовой работы являются нормативные акты, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

      Анализ  источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей курсовой работы.

      Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная курсовая работа состоит из: введения, двух глав, 6 разделов, заключения, списка нормативных источников и литературы. Выводы настоящей курсовой работы ориентированы на внедрение в практику архивного дела отдела образования Шарковщинского райисполкома. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Методы организации архивного хранения электронных     документов

1.1. Описание, организация учета, проблемы экспертизы ценности электронных документов 

     Электронный документ – это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом «Об электронном документе» от 10 января 2000 г. № 357-З.

     При кратковременном хранении электронных документов их описание (состав описательных статей описи) может быть минимальным в рамках, которые позволяют идентифицировать и учитывать файлы (имя, объем в байтах, дата и время последнего сохранения) и директории (имя, объем включенных файлов, количество включенных файлов и поддиректорий) и выносить суждение об их целостности и неизменности (ЭЦП, контрольная сумма файла). Целям поиска и использования документов обычно служат поисковые возможности информационной системы, в которой находятся документы.

     При организации долговременного хранения указанные реквизиты должны быть дополнены содержательными описательными  статьями: аннотации файлов и совокупностей  файлов, объединенных в директории (папке). Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет неодинаков, в связи с чем (для определения этого набора) можно ввести такой реквизит описи как "вид единиц учета электронных документов".

     При описании носителя информации, на котором  содержатся электронные документы, как правило указывают: его тип  и фирму изготовителя, производственные и серийные номера (они проставлены  на "теле" любого непиратского носителя), емкость носителя.

     Очень важен справочный аппарат к описи, который должен отражать как состав и содержание электронных документов, так и технологические особенности их создания, хранения и использования.

     Ежедневно, выполняя свою работу, мы создаем новые  документы, используем и изменяем имеющиеся, а также применяем созданные заранее заготовки (шаблоны). Весь этот процесс осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть — в электронном виде. Безусловно, многие компании сегодня внедряют системы электронного документооборота, но как быть с теми материалами, которые уже накоплены организацией, а также с теми, которые требуется хранить в бумажном виде?

     Как правило, в таких случаях для  хранения необходимой информации организуется архив — выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности документации, а руководствуется решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение документов. По крайней мере, такая ситуация типична для многих государственных учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.

     Как подобная организация труда влияет на производительность сотрудника? Если  рассмотреть часто встречающийся пример — сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:

• Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.
• Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.
• Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.
• После ознакомления вернуть этот документ в архив.

     Если  мы используем подобную схему, то у  нас могут возникнуть определенные трудности.

     Во-первых, длительность процедуры. Для получения  документа из архива, как правило, требуется несколько дней.

     Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику.

     В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может  не знать, что документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого  сотрудника.

     Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.

     Для выхода из сложившейся ситуации прибегают  к использованию электронных  архивов, которые:

• обеспечивают надежность хранения информации;
• сводят к минимуму потери информации;
• сокращают время на поиск;
• позволяют организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;
• позволяют организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;
• обеспечивают достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;
• позволяют знать о местонахождении оригинала документа;
• позволяют проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

     Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

     Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать  единицами учета электронных  документов для архивов всех уровней.

     Кроме того при обеспечении долговременного  хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые  текстовые форматы необходим  учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

     Следующее замечание связано с необходимостью учета единиц хранения электронных документов – носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

     Было  бы рациональнее указывать идентификацию  единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или  в указателях.

     Экспертиза ценности электронных документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости электронных документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

     Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе, организации или государственные архивы, специалисты по информационным технологиям или архивисты? Где теперь эти информационные ресурсы? Что с ними стало? Практически все они погибли. Главным образом потому, что вовремя не были переведены на новые технологические платформы. Некогда это было сделать, да и некому. Некому также было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, какие нет. Потому, что у сотрудников ИТ-подразделений совсем другие задачи, совершенно отличные от тех, ради которых создаются архивы.

     Возможно, расчет делается на то, что со временем (через 10–15 лет) часть электронных  ресурсов из ведомств и организаций  будет передана на хранение в государственные  архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами – зависимость первых от изменчивости технологической среды.

     Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться [5].

     Определенные  нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1998 г. "Закон РБ о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (ст. 6) лишь обозначили включение в архивный фонд РБ электронных документов. "Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь" (1996 г., п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Республики Беларусь» устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 3 лет".

     В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.

     Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят  в том, чтобы выявить эти документы  в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на республиканском уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.

     В заключении следует отметить, что  методология организации архивного  хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2. Хранение документов в электронной форме 

     С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.

     Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты  времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

     Документы в электронном виде могут создаваться  сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

     Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

     Прежде  всего необходимо создать на жестком  диске папки (директории), в которые  будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного — чаще всего это одна папка.

     Пакет MS Office создает папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника — «Документы Иванова», «Документы Сидорова». Однако при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

     Наиболее  простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая  может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам.

     Начинаться  название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке поставщики металлоконструкций, находящейся в общей папке Переписка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 1997 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

     Иногда  бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку. Например: Переписка с дилерами Минской области.

     В более крупных фирмах для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые соглашения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных, например, сведения по организациям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на складе, полученных заказах и т.п.

     Для более эффективного использования  места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

     Следующий этап — установление доступа к  папкам или дискам с другого компьютера.

     Подключение пользователей к папкам и дискам на удаленном компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы. В последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором сейчас работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которых установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

     Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных

 
классификаторов. 

 
     Один  из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

     • устойчивого электропитания;

     • резервного копирования;

     • антивирусной защиты;

     • профилактики и диагностики с  использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

     Наличие резервной (страховой) копии позволяет  восстановить документы при случайном  их удалении или поломке компьютера.

     Задача  организации резервного копирования  включает в себя:

     • выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;

     • организацию процедуры периодического копирования.

     Не  менее важна организация процесса резервного копирования.

     Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным  копированием, пока не случится утеря  важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня документов на внешний носитель гарантирует от утери проделанной ими работы. Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

     Особенно  важное направление обеспечения сохранности документов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

     Антивирусные  программы предотвращают проникновение  вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

 
     • нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

 
     • дискеты, зараженные вирусом, находящимся  в загрузочном секторе;

     • документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

     Каждый  сотрудник, обменивающийся информацией  на дискетах, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях. Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети — отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия — сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени.

     В целом, хранение документов в электронной  форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

     Особенность электронного хранения состоит в  направлении документов в электронный  архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

     Особенно  актуальным перенос информации на сменные  носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.).