Архивные справочники

 

Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

 «ГЛАЗОВСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ»

 

Отделение среднего профессионального образования

 

 

 

 

Курсовая работа

АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

 

 

 

Автор курсовой работы       А.А.Наговицына

                                                                           группа С-31

 

Специальность                                                032002 «Документационное

обеспечение управления

и архивоведение»

 

Руководитель работы, С.Л.Микрюкова

преподаватель дисциплины

 

 

 

 

 

Глазов 2009

 

 

оглавление

Введение…………………………………………………………………………......3

Глава 1. Архивные справочники...........................................................................5

Глава 2. Архивная опись.........................................................................................7

2.1. Составление собственно архивной  описи дел........................................7

2.2. Составление справочного аппарата  к описи...........................................9

Глава 3. Архивный каталог...................................................................................12

Глава 4. Архивные путеводители.........................................................................14

4.1. Характеристики фондов в путеводителе................................................15

4.2. Справочный аппарат к путеводителю....................................................18

Глава 5. Обзоры документов и другие архивные справочники.....................20

5.1. Характеристика документов в обзоре....................................................20

5.2. Справочный аппарат к обзору.................................................................22

Глава 6. Архивный указатель................................................................................23

Заключение.................................................................................................................25

Список использованной литературы....................................................................27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Тема данной курсовой работы - «Архивные справочники». На сегодняшний день вопрос об архивных справочниках является актуальным, так как изменение, связанное с архивным делом в нашей стране, достаточно сложное.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.  

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

 

Вопросы данной курсовой работы нашли достаточное рассмотрение и отражение таких исследователей, как Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, З.В.Крайская, Е.М.Бурова.

В учебном пособии Е.В.Алексеевой и Л.П.Афанасьевой «Архивоведение» подробно изложено о научно-справочном аппарате архивных документов.

З.В.Крайская в учебном пособии «Архивоведение» рассматривает проблемы становления и функционирования архивной сферы.

Е.М.Бурова в пособии «Архивоведение» рассказывает о видах архивных справочников.

Но, к сожалению, данные учебные пособия рассматривают лишь теоретические вопросы архивного дела, указывают на использование предложенных теоретических знаний на практике.

Цель данной курсовой работы – исследовать особенности применения всех типов архивных справочников, раскрыть их функции и особенности.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) раскрыть основные понятия темы;

2) отразить способы применения разных типов архивных справочников.

 

 

 

Глава 1. АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

Документация должна активно и эффективно используется в работе учреждения и его сотрудников. Для этого необходимо быстро найти документ по любому вопросу. Особенно важно для работников делопроизводственной сферы обеспеченье поисковым аппаратом плановой, отчетной документации, которая используется для изучения основных показателей деятельности учреждения, движения кадров, бюджета за ряд лет, для решения «горячих» вопросов, и даже для того чтобы сделать выставку, провести конференцию, презентацию, издать проспект по истории учреждения – необходимо уделить значительное внимание поиску документов. При создании архивных справочников происходит превращение первичной документной информации, которую можно получить, просматривая дела, во вторичную информацию. В результате этого процесса создается научно-справочный аппарат.

Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов, представленных в различных видах архивных справочниках, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Архивный справочник – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах или архивных документах.

Архивные справочники делятся на типы:

• опись
• путеводитель
• каталог
• указатель
• обзор

Вся совокупность справочников выстраивается в единую цепочку, позволяющую последовательно вести поиск от межархивного уровня до документа – систему научно-справочного аппарата (СНСА).

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Обязательными элементами системы научно-справочного аппарата в архиве являются описи, путеводитель, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели, обзоры документов.

Таким образом, каждый архивный справочник – звено сложной информационной системы, выполняющий строго определенные функции и ни в коем случае не дублируя, а дополняя информацию других типов справочников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Архивная опись

2.1. Составление собственно архивной описи дел

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

 В зависимости от схемы  классификации, объема и завершенности  комплектования фонда (или любого  другого комплекса документов) могут  быть составлены одна или несколько  описей. Отдельная самостоятельная  опись может быть составлена:

• на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения – фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
• все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи  выделяются разделы, подразделы  и более мелкие деления в соответствие со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

• порядкового номера;
• делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого  инвентарного номера);
• заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
• крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
• количества листов в деле;
• примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи

Графа 1- «Порядковый номер»- отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.

Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.

При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 –«Делопроизводственный номер»- это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3- «Заголовок дела»- отражает информационную функцию описи, раскрывая состав  и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках  - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки  после основного заголовка  заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4-«Крайние даты»-  раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 2 года, то -4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.

Графа 5 –«Количество листов»- дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.

 

2.2. Составление справочного аппарата к описи

 

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

• титульный  лист;
• оглавление;
• предисловие;
• список сокращений;
• указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные  таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие  полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании)  разделов описи и справочного аппарата  к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы  шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователя - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

• исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение – фондообразователь;
• дату образования и подчиненность учреждения – фондообразователя;
• функции, масштаб деятельности, структуру  учреждения –фондообразователя и их изменения;
• организацию системы делопроизводства;
• даты и причины ликвидации или реорганизации  учреждения – фондообразователя.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин,  см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к  описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей – ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными,  географическими ( как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными).

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе – заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата  к ней  пронумеровываются в валовом порядке.

Таким образом, архивная опись предназначена для учета единиц хранения и раскрытия их содержания. Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Архивный каталог

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

• определения вида каталога;
• разработки схемы классификации в нем документной информации для каталогизации;
• выявление и отбора документной информации для каталогизации;
• описание документной информации на каталожных карточках;
• индексирование каталожных карточек;
• систематизация карточек и ведения каталога.

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных, кратковременных дел и документов личного состава.

Каталоги могут стоиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым – предметные – именной и географический.

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

• систематический – по отраслям знаний и практической деятельности общества;
• тематический – по темам, подтемам, рубрикам;
• по истории учреждений – по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;
• по истории административно-территориального деления – по видам административно-территориальных единиц, а внутри их – по алфавиту наименований;
• хронологический – по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;
• именной – по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;
• географический – по алфавиту географических и топографических объектов;
• ведомственный по личному составу – данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;
• названий фондов – при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами;

Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогов государственных архивов СССР.

Таким образом, в каталог включаются сведения, которые содержат информацию о сущности событий, факторов, явлений, отраженных в документах, раскрывающих закономерности их развития, показывающих характерные  особенности их проявления, о деятельности фондообразователя или учреждения его системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Глава 4. Архивные путеводители

 

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива (ов), тематический путеводитель по фондам архива (ов).

Путеводитель по архивам (архиву) – вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива – вид архивного справочника, содержащие краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива (ов) – вид путеводителя по фондам архива (ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива (ов), в которой заключена информация оп теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов).

Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.

 

4.1. Характеристики фондов в путеводителе

 

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда – это совокупность сведений  включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации – фондообразователя (для фонда личного происхождения – основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов  фонда. Она может  дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок  расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1. Фонды досоветского периода.
2. Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться оп следующей схеме:

• высшие и местные  органы государственного управления;
• органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;
• культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;
• органы сословно-городского и земского самоуправления;
• учреждения религиозного культа;
• общественные организации;
• фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по такой схеме:

• высшие и местные органы государственного управления;
• органы народного и государственного контроля;
• органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения и организации;
• органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;
• общественные организации;
• фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. В нутрии этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д.

При составлении характеристик фондов существует различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе  принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристике дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики,   объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишний детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в целом – дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные  в ее документах, с учетом специфики е деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда – обязательный элемент характеристики, который может дать указание на следующие архивные элементы:

1. на историческую эпоху деятельности фондообразователя;
2. название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.п.;
3. масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;
4. местонахождение фондообразователя.