Архивный фонд. 2

Оглавление

Введение………………………………………………………………..……3

Глава 1. Понятия «архивный фонд», «архивный документ»

и «архив»………………………………………………………………..…5

Глава 2. Состав Архивного фонда Российской Федерации………..12

Глава 3. Организация документов и дел в пределах

Архивного фонда…………………………………………………………18

Заключение………………………………………………………………..26

Список литературы………………………………………………………28

Введение

              Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещения и утрат материалов, т.е. формирование «архивного наследия», его состав, размещение, организацию.
Поскольку история становления архивов тесно связана с исторической наукой, периодизация возникновения архивохранилищ пересекается с этапами становления и развития государственности.

              К сожалению, до наших дней сохранилось чрезвычайно мало рукописных документов IX-XII вв. (чуть более 130). Это поистине драгоценная капля позволяет представить, сколь многообразна, трудна и насыщенна была жизнь в те времена.[1]

              Большое количество ценнейших документов отложилось в церквях и монастырях. Делопроизводство вели под руководством высшего духовенства низшие церковнослужители – «диаки».

              Документы церкви хранились при главе русской православной церкви – митрополите и епископах, монастырские документы – в церквях монастырей. В годы царствования Петра I были проведены реформы и стали создаваться архивохранилища.

              В годы первой мировой войны (1914-1918) многие архивы понесли существенные потери, так как не были своевременно эвакуированы.
В советский период начала складываться государственная архивная служба, которая собственно сосредоточила в своих архивохранилищах в основном «государственную» часть истории. После Октябрьской революции 1917 г. был принят ряд Декретов о реорганизации и централизации архивного дела. В 30-е гг. ХХ в. были приняты правительственные постановления об упорядочении архивного строительства.

              В 1960 г. изменились подведомственность и правовое положение Главного архивного управления: оно было передано в непосредственное подчинение Совета Министров СССР и получило название Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР, позднее Главархив СССР). Это способствовало либерализации доступа к архивным документам.

              После распада СССР и создании СНГ 6 июля 1992 г. главами СНГ было подписано Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов.

              В данной курсовой работе предполагается рассмотреть Архивные фонды России.

              Объект исследования – Архивные фонды России.

              Предмет исследования – деятельность Архивных фондов России.

              Цель исследования – изучить деятельность Архивных фондов России.
              Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

                  рассмотреть понятия «архивный документ» и «архив»;

                  рассмотреть организацию документов и дел в пределах Архивного фонда;

                  рассмотреть комплектование и экспертизу ценности документов Архивного фонда;

                  рассмотреть учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда.
 

Глава 1. Понятие и организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации

1.1. Понятия «архивный фонд», «архивный документ» и «архив»

              Для того, чтобы ответить на этот вопрос, что понимают под Архивным фондом Российской Федерации, нужно остановиться на понятиях «архивный документ», «архивный фонд» и «архив».

              Дело в том, что определение этих понятий в «Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» тесно связаны между собой. Если вспомнить, что под документом подразумевают результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях, то, архивный документ, это ценный материальный носитель информации.[2]

              Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность. Если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли - он хранится в историческом архиве. Если же только для человека - не важно, закрепляет ли он его право на садовый участок или это просто дорогая сердцу записка - он хранится в личном, семейном архиве.
В проекте Федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» термин «архивный документ» еще сильнее конкретизирован:

              Архивный документ - это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника, в том числе как объект движимого имущества.
Комплекс архивных документов образует архив.

              Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

              Таким образом, у термина «архив» - сразу три значения.
              Архив-учреждение - это, как правило, архив государственный.               Государственный архив - это архив, созданный Правительством РФ, органом государственной власти субъекта РФ для постоянного (вечного) хранения архивных документов.

              Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов с целью их всестороннего использования.

              Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.[3]

              В зависимости от профиля и зоны комплектования государственные архивы могут быть федеральными, областными, краевыми, муниципальными и др.

              Под архивом - структурным подразделением, как правило, понимается ведомственный архив (хотя, ведомственные архивы также могут быть юридическими лицами, т.е. самостоятельными учреждениями). Ведомственные архивы - учреждения или структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование.

              Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив.

              Таким образом, ведомственные архивы являются источниками комплектования для государственных. В отличие от государственных ведомственные архивы хранят документы не только постоянного, но и временного срока хранения (дела, срок хранения которых свыше 10 лет).

              Главная цель ведомственных архивов - информационное обеспечение работы, принятия управленческих решений в организации, на предприятии, а также удовлетворение законных прав и интересов граждан - рабочих и служащих предприятия.

              Архивист должен точно и оперативно оформить справку о трудовом стаже, о заработной плате, о наградах сотрудников и т.д.
Ведомственные архивы также в зависимости от профиля и функций делятся на несколько видов.

              Наиболее распространенный вид ведомственных архивов - архив учреждения, организации. Как правило, такой архив действует на правах структурного подразделения данной организации. Если такого подразделения в организации нет, функции ведомственных архивов могут быть возложены на любые структурные подразделения, а функции архивиста - на любого сотрудника учреждения (специальным приказом руководителя).[4]

              Кроме того, существуют центральные архивы министерств и ведомств, которые хранят документы центрального органа управления (министерства, государственного комитета и др.).

              Центральные отраслевые архивы хранят документы как центрального органа ведомства, так и организаций всех уровней подчинения данного ведомства. Объединенные ведомственные архивы хранят документы нескольких организаций данного ведомства, связанных функциями и подчиненных одному органу (например, объединенный архив учреждений транспорта г. Москвы, учреждений системы образования Московской области др.).

              Наконец, объединенные межведомственные архивы хранят документы организаций нескольких ведомств. Как правило, это документы по личному составу организаций и предприятий какой-либо административно-территориальной единицы.

              Под документами по личному составу понимается комплекс документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных правоотношений граждан и юридических лиц.
Архив как совокупность документов - это личный архив (то есть родовой, семейный архив или архив лица, частная коллекция и собрание документов - словом, все, что хранится гражданами, а не государственными или негосударственными структурами).

              С другой стороны, архивом можно назвать и комплекс документов фирмы, банка, общественной организации или движения, который отложился в этой организации, даже если в ней не создано специальное структурное подразделение для хранения документов.[5]

              В проекте Федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» предложено ввести дополнительное понятие «негосударственный архив» - архив, созданный негосударственным юридическим, а также физическим лицом для постоянного (вечного), временного или депозитарного хранения своих документов.[6] Впрочем, это определение, слишком узко - оно не включает негосударственные исторические архивы, которые хранят постоянно с целью использования, в том числе в научных целях, не только свои документы (Центр документации «Народный архив», Архив НИПЦ «Мемориал», Архив Андрея Сахарова, Библиотека-архив Российского фонда культуры и др.).

Таким образом, можно дать определение архивного фонда.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам:

- тематическому;

- номинальному;

- объектному;

- авторскому;

- хронологическому.

Архивный фонд можно подразделить на:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.[7]

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению

Архивный фонд Российской Федерации в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 подразделяется на:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.[8]

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.

Глава 2. Состав Архивного фонда Российской Федерации.

Статья 5 ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет состав Архивного фонда Российской Федерации. Как мы видим из текста данной статьи, в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, архивные документы следующего вида:

1) Юридические акты. К данному виду документов относятся такие документы как, например, договора, иски и т.д.

2) Управленческая документация. Управленческая документация "обслуживает" определенные управленческие функции, такие, например, как планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п. Распределение всей управленческой документации проводится на группы в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом Российской Федерации.[9]

Сами документы выполняют ряд важных функций:

- Информационную (то есть являются носителем и источником информации);

- Управленческую (позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы);

- Правовую (служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели);

- Коммуникативную (помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами);

- Учетную (накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности);

- Социальную (отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан);

- Культурную (являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции);

- Историческую (являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события и т.д.).[10]

3) Документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ. К данному виду документов относятся отчеты о научно-исследовательских работах, технологических разработках и т.д.

4) Градостроительная документация. К данному виду документации относится о градостроительном планировании развития территорий и поселений и об их застройке.

5) Кино-, фото-, видео- и фонодокументы.

Видеозапись это запись телевизионных, радиолокационных и т.п.. для последующего их визуального воспроизведения.

Кинодокумент - это изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Фотография - это совокупность методов получения стабильных во времени изображений предметов и оптических сигналов на светочувствительных слоях путем закрепления фотохимических или фотофизических изменений, возникающих в светочувствительных слоях под действием излучения, испускаемого или отражаемого объектом.

Фонограмма - это документ, полученный в результате звукозаписи.

Звукозапись - это процесс записи звуковой информации с целью ее сохранения и последующего воспроизведения звуковой информации.

6) Электронные и телеметрические документы.

Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Телеметрия, то есть телеизмерение - это дистанционное исследование биологических процессов и измерений биологических показателей, а также к измерения и передача метеорологических данных с космических объектов или с наземных автоматических метеостанций, находящихся в зонах относительной недоступности.

Биотелеметрия - это способ дистанционного исследования биологических явлений и измерения биологических показателей. При данном методе на изучаемом объекте укрепляют соответствующие датчики, сигналы которых, характеризующие те или иные биологические или физиологические процессы (движение, пульс, дыхание и др.), передают по каналам связи (радио- или телефонная связь) и регистрируют на пункте приема информации. Исследуемый процесс, если он неэлектрической природы, предварительно преобразуют в какие-либо электрические сигналы.

7) Рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары.

Рукопись - это произведение письменности, напечатанное или написанное от руки.

Рисунок - это какое-либо изображение, выполняемое от руки с помощью графических средств - контурной линии, штриха, пятна.

Чертеж - это проекционное изображение предметов в масштабе на определенном носителе информации, например, бумаге, кальке, пленке, фанере и т.п., с помощью графических образов - точек, отрезков прямых и кривых линий, символов, условных обозначений и т.п. Чертеж используют в составе документации, предназначенной для изготовления изделий. Его часто снабжают поясняющими надписями, техническими требованиями, указаниями по изготовлению изделия. Разновидности чертежа - технический рисунок, эскиз, схема.

Эскиз - это предварительный набросок. Эскизы бывают графические, живописные, скульптурные

Схема - это конструкторский документ, на котором условными графическими обозначениями показаны составные части изделия (или установки) и соединения или связи между ними. Схема выполняется, как правило, без учета масштаба и действительного пространственного расположения составных частей изделия. В соответствии с назначением различают схемы структурные, функциональные, принципиальные, соединений, подключений, общие, расположения.

Мемуары - это воспоминания о прошлом, написанные участниками или современниками каких-либо событий. Создаются на основе личного опыта их авторов, но осмысленного в соответствии с их индивидуальностью и общественно-политическими взглядами времени написания. Основным источником сведений для мемуаров являются воспоминания авторов о пережитом, но наряду с ними порой используются различная документация, дневники, письма, пресса и т.п.

Дневник - это подневные записи одного лица или коллектива, ведущиеся синхронно событиям их жизни. Внешняя, но более других обязательная примета дневника - обозначение дат.

8) Копии архивных документов на правах подлинников. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19)[11] к копиям архивных документов на правах подлинников относятся включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, следующие документы:

а) микрофильмы архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем в соответствии с существующими нормативами;

б) копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, в силу чего не могут поступить на постоянное хранение в архив;

в) копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

Копии архивных документов на правах подлинников:

- переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов. При этом в графе данной описи "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с одного дела;

- отснятые с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции. Архивные коллекции учитываются в списке фондов в установленном порядке.

- изготовленные машинописным или электрографическим способом с архивных документов на бумажной основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются в единицы хранения/единицы учета, которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.[12]

9) архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. К данному виду документов относятся документы, образовавшиеся в ходе деятельности торгового или дипломатического представительства, а также других государственных учреждений, находящихся за рубежом

Глава 3. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда

              Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.
              Согласно Закону Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
              В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.[13]

              Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитываются принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы.

              От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.
Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях:

1)     в пределах АФ РФ в целом;

2)     в пределах архива;

3)     в пределах архивного фонда.

              Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

              Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

              Откуда же берутся архивы?

              Одни возникают вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.
К 1991 году Государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн. ед. хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных архивах и более в 213 тыс. ведомственных архивах.